Облік готівкових грошових коштів

Надходження та списання грошових коштів

Надходження та списання грошових коштів

Існує збіг між обліком готівкових грошових коштів і безготівкових. Але є й відмінність — додатково за касою потрібно відображати операції:

• надходження роздрібної виручки;

• розрахунків з підзвітними особами,

• передавання виручки до банку та зарахування до каси з банку.

Готівкові грошові кошти, що надійшли, оформлюються за допомогою документа "Прибутковий касовий ордер". Оформлення обліку витрачання готівкових грошових коштів здійснюється завдяки документу "Видатковий касовий ордер". Правила роботи із зазначеними документами аналогічні неописаним документам для безготівкових грошових документів. Тому нижче ми зупинимося лише на особливостях і відмінностях касових ордерів від інших грошових документів.

Управління касовими документами

У касових ордерах, окрім уже знайомих і спільних для всіх платіжних документів прапорців «Відобразити в оперативному обліку» та "Оплачено", існує ще один прапорець: "Відобразити в управлінському обліку". При вимкненні цього прапорця, прапорці "Оплачено" та "Відобразити в оперативному обліку" автоматично вимикаються й стають недоступними. Далі, при проведенні касового ордера лише за бухгалтерським (і податковим) обліком, не формується жодних рухів у регістрах управлінського обліку. Таким чином, у касових документах передбачено можливість фіксування операцій із готівковими грошовими коштами, для цілей регламентованого обліку, незалежно від зовнішніх умов. Таке право фіксування операцій, наприклад, може використовуватися для цілей видачі під звіт сум, що перевищують установлений ліміт каси, і повернення цих сум до каси наступного дня. Відображення цієї операції має сенс виключно для цілей регламентованого обліку.

При увімкненні прапорця "Управлінський облік" правила роботи з касовими документами стають аналогічними вищеописаним правилам роботи з безготівковими документами. Необхідно взяти до уваги ще одну особливість касових документів — дата оплати за документом не може відрізнятися від дати документа (у формі документа всього один реквізит "Дата"). При розрахунках із контрагентами за допомогою касових ордерів, як і при безготівкових платежах, є можливість розбити суму платежу за кількома договорами (угодами).

Документ "Прибутковий касовий ордер" (ПКО) призначений для обліку надходження до каси готівкових грошових коштів. За його допомогою можна відображати такі види господарських операцій надходження готівкових грошових коштів:

• оплата покупця;

• приймання роздрібної виручки (при цьому в документі додається поле "Каса ККМ", для зазначення каси роздрібної точки, від якої приймаються гроші);

• повернення грошових коштів підзвітною особою;

• повернення грошових коштів постачальником;

• придбання в банку готівкових грошових коштів;

• розрахунки з контрагентами за кредитами та позиками;

• інше надходження грошових коштів Наприклад, для надходження грошей як відсотків за акціями, внесення початкових залишків;

• інші розрахунки з контрагентами.

Документ "Прибутковий касовий ордер"

При розрахунках із контрагентами слід зазначати номер договору угоди (якщо це передбачено налаштуваннями договору). Угоди можуть зазначатися списком так само, як у безготівкових грошових документах. Список дозволено заповнити автоматично, з використанням операції "Налаштування заповнення розшифровки платежу", яка розглянута при описі документа "Платіжне доручення вхідне". Крім того, угоди можна заповнити за допомогою кнопки "Підбір". Заборгованість, що виводиться для вибору, визначається перемикачем:

• за фактичною заборгованістю — виводиться заборгованість за неоплаченими відвантаженнями;

• за оперативною заборгованістю — виводиться оперативна заборгованість, тобто прогнозна — за оформленими документами "Замовлення покупця".

Група реквізитів "Запитувати" дозволяє задати відповідні дані для перс грошовий документ. При встановленні одного з прапорців виконуватиметься запит заданого параметра позиції заборгованості.

При поверненні надмірно отриманих або невитрачених сум підзвітними особами слід зазначити посилання на "Видатковий касовий ордер", за яким ці гроші видавалися. Інформація потрібна для коректного закриття розрахунків із підзвітними особами.

При надходженні грошей із банку (з розрахункового рахунку організації), валюта каси збігається з валютою розрахункового рахунку, посилання на який зазначається в документі, Надходження грошей оформлюється з реєстрацією документа "Грошовий чек", треба обов'язково виконувати такі правила:

• чек створюється першим;

• у ПКО дається посилання на чек.

При надходженні роздрібної виручки необхідно, щоб було зазначено посилання на джерело виручки:

• для складів виду "Роздрібний" (і "Оптовий") зазначається каса ККМ;

• для складу виду "НТТ" зазначається саме місце зберігання роздрібних товарів — склад виду "НТТ".

Якщо для організації, від імені якої ведеться облік, у податковій обліковій політиці обрано схему оподаткування "Єдиний податок", то в платіжних документах з'явиться обов'язковий для заповнення реквізит "Стаття декларації з єдиного податку". На додаток до цього, для зручності «єдиноподатників" у платіжних документах передбачено можливість проводити документ лише за податковим обліком, з вимкненим прапорцем "Відобразити в бух. обліку".

Текст для друкованої форми ордера заповнюється на вкладці "Друк".

Функція документа "Видатковий касовий ордер" (ВКО) полягає в тому, щоб вівся облік виплати готівкових грошових коштів.

Документ "Видатковий касовий ордер"

Можливі такі варіанти його використання:

• оплата підряднику;

• внесок готівкою до банку;

• повернення грошових коштів покупцю;

• видача грошових коштів підзвітній особі;

• розрахунки за кредитами та позиками з контрагентами;

• інша витрата грошових коштів;

• видача до каси ККМ грошових коштів;

• інші розрахунки з контрагентами.

Заповнення документа цілком аналогічне документу "Прибутковий касовий ордер".

При розрахунках із контрагентами зазначаються параметри взаєморозрахунків (договір, угода), оплачувані угоди можна внести списком як вручну, так і автоматично. Якщо документ не проводиться за регламентованим обліком, то валюта взаєморозрахунків може відрізнятися від валюти платежу.

При видачі грошей підзвітній особі важливо визначитися:

• якщо це видача авансу, то посилання на авансовий звіт не заповнюється. Але тоді в ордері встановлюється валюта взаєморозрахунків із підзвітною особою, для цілей управлінського обліку, яка в загальному випадку може відрізнятися від валюти платежу;

якщо це погашення заборгованості перед підзвітною особою за витрачені раніше суми, то обов'язково має бути зазначено посилання на "Авансовий звіт", у якому зафіксовано таку заборгованість. Показувати авансові звіти списком не передбачено. Тому для коректності обліку кількість ордерів, якими погашається заборгованість перед підзвітною особою, повинна відповідати кількості погашуваних авансових звітів.

Докладніше про розрахунки з підзвітними особами розказано в розділі "Взаєморозрахунки з підзвітними особами".

При видачі розмінної монети в роздріб слід зазначити касу ККМ або склад виду "НТТ" — куди видаються гроші.

При здаванні виручки до банку заповнення документа визначається способом оформлення операції:

• якщо використовується реєстрація документа "Оголошення на внесок готівкою", тоді треба, щоб цей документ створювався першим;

• у ВКО обов'язково має бути зазначено посилання на оголошення.

При проведенні документів:

• "Прибутковий касовий ордер": реєструється така сама інформація з тими самими принципами, як і за документом "Платіжне доручення вхідне".

• "Видатковий касовий ордер": реєструється така сама інформація, такі самі принципи, як за документом "Платіжне доручення вихідне".

Аналіз інформації за операціями з готівковими грошовими коштами виконується тими самими звітами, що й за операціями з безготівковими грошима.