Надходження ТМЦ за «ордерною схемою»

Ордерна схема

Використання ордерів для відображення надходження товарів може бути пов'язане з безліччю причин:

• Рознесеність у часі процесів доставки товарів на склад і отримання документів;

• Приймання товарів на відповідальне зберігання;

• Неможливість фіксування додаткових характеристик і серій товарів без візуального контролю під час надходження;

• Необхідність фіксувати перелік номенклатури та кількість товару під час передавання товару від експедитора комірнику, зокрема підписом про передавання матеріальної відповідальності;

• Надходження товару за накладною на залізничні перевезення тощо.

Рішення про використання ордера для оформлення надходження товару може бути прийняте на рівні окремої партії товару. Тобто деякі надходження товару можна відображати із застосуванням ордерів, а деякі без ордерів. Водночас на підприємстві може бути прийняте рішення про обов'язкове виписування ордера на всі факти надходження товару. У будь-якому разі порядок використання ордерів має бути обумовлений і регламентований.

Ордерна схема

На схемі представлено документообіг, за допомогою якого може реєструватися процес закупівлі матеріальних цінностей за ордерною схемою.

Документ, яким оформлюються кількісні рухи ТМЦ у розрізі місць зберігання, називається "Прибутковий ордер на товари"

У табличних частинах документа передбачені реквізити для відображення лише натуральних параметрів постачання (номенклатури, її характеристик і серій, кількостей, одиниць вимірювання). Заповнювати табличну частину документа можна за допомогою "Підбору" або автозаповнення за вибраним замовленням (рахунком) постачальника, при цьому не фіксуються жодні дані про вартість запасів, що надійшли. Ордери використовуються для оперативного обліку надходжень ТМЦ на склад у кількісному вираженні. У прибутковому ордері передбачено можливість зарезервувати запаси, що надійшли на склад (прапорець "Без права продажу"). Ця функціональність може бути корисною для ТМЦ, отриманих на відповідальне зберігання. Резерв автоматично знімається під час реєстрації "фінансового" документа з посиланням на такий ордер.

«Прибутковий ордер на товари»

До документів, якими оформлюють рухи за сумовим обліком (фінансові документи), належать "Надходження товарів і послуг", "Авансовий звіт" тощо. На їх основі здійснюється вартісна оцінка прийнятих товарів. При цьому під час проведення документів в оперативному режимі система здійснює контроль відповідності асортименту та кількості номенклатури в прибутковому ордері й у фінансовому документі. У разі спроби зазначити у фінансовому документі іншу номенклатуру або більшу кількість, ніж у прибутковому ордері, документ не проводиться.

Оформлення фінансових документів може здійснюватися майже завжди (крім випадків відповідального зберігання), але правила їх оформлення в конфігурації залежать від того, чи був раніше оформлений товар ордером, чи це безордерний варіант. Оформлення самих ордерів також залежить від того, яким фінансовим документом згодом буде оформлено товар. У разі порушення правил відповідності ордерів і фінансових документів облікові дані будуть некоректними.

За кількістю документів у зв'язці "Ордер - Фінансовий документ" жорсткого обмеження немає. Одним ордером можна оприбуткувати товар, який фактично надійшов за кількома прибутковими накладними, водночас товар, оформлений однією накладною, може надходити частинами, за кількома ордерами, зокрема на різні склади.

Для можливості відображення останнього варіанта (оприбуткування товару однією накладною на кілька складів) у налаштуваннях параметрів обліку має бути встановлене одне з можливих значень реквізиту "Зазначення складів у табличній частині документів":

• "Для документів надходження";

• "Для документів реалізації";

• "Для документів надходження та реалізації".

Під час проведення документа реєструється така інформація:

• реєструється факт надходження товарів за ордером (надходження до регістра накопичення залишків "Товари до отримання на склади");

• збільшується кількість товару на складі, зазначеному в документі (надходження до регістра накопичення залишків "Товари на складах"; для роздрібного складу надходження до регістра накопичення залишків "Товари в роздробі");

• збільшується кількість товарів, що надійшли в розпорядження організації, зазначеної в документі (надходження до регістра накопичення залишків "Товари організації");

• якщо товар оприбутковується від покупця, то в частині формування вартості товару, що надійшов, створюється нова партія з документом, що утворює партії, "Прибутковий ордер на товари" у кількості, зазначеній у документі, але з нульовою вартістю (надходження до регістра накопичення залишків "Партії товарів на складах");

• якщо в документі встановлено прапорець "Без права продажу", то відбувається резервування товару за ордером (надходження до регістра накопичення залишків "Товари в резерві на складах").

Аналіз інформації щодо операцій надходження товарів за ордерами на склад можна провести за допомогою звітів "Відомість за товарами до отримання". За допомогою звіту "Відомість за товарами на складах" можна отримати повну інформацію про всі товари, що надійшли на склад за певний період, незалежно від використовуваного документообігу. За допомогою звіту "Відомість за товарами організацій" можна проаналізувати кількість товару, що надійшов до організації, а якщо в обліковій політиці встановлено прапорець "Вести облік товарів організацій у розрізі складів", то можна отримати інформацію не лише про те, який товар на якому складі перебуває, а й якій організації він належить. Товар, що надійшов за ордерами, також відображається у звіті аналізу доступності товарів на складах":

• у колонці "Зарезервовано", якщо прапорець "Без права продажу" увімкнено;

у колонці "До отримання", якщо прапорець "Без права продажу" вимкнено.