Об'ємно-календарне планування закупівель у конфігурації "Управління виробничим підприємством для України"

Формування потреб у номенклатурі

Формування замовлень постачальникам

Механізм об'ємно-календарного планування ставить перед собою кілька завдань:

• консолідація й узагальнення всіх вихідних даних планування продажів на підставі даних планування виробництва, замовлень покупців і планів продажів;
• розузлування готової продукції до матеріалів під час використання виробничої підсистеми;
• аналіз і коригування необхідної кількості матеріалів і товарів для забезпечення необхідного складського запасу до певних дат;
• підбір постачальників за різними критеріями та визначення цін і строків поставки;
• формування замовлень постачальникам для задоволення потреб виробництва й продажів у номенклатурі;
• контроль необхідних складських запасів.

Усі етапи цього планування можна поділити на два блоки:

• формування потреб на підставі замовлень покупців, планів виробництва й продажів;
• формування замовлень постачальникам для задоволення потреб у номенклатурі.

Передбачається, що такий поділ відповідає реальній роботі на підприємстві. Плановий, виробничий відділи та відділ продажів створюють відповідні плани й аналізують замовлення покупців за певний період. Далі відповідальний співробітник проводить аналіз цих даних і формує потреби в номенклатурі. Сформовані потреби в номенклатурі — це своєрідна межа між відділами планування та відділом постачання, де менеджери формують замовлення постачальникам.

Формування потреб у номенклатурі

Для формування потреб у номенклатурі використовується документ "Формування потреб". Для зручності розуміння інформація, що зберігається в документі, може бути представлена у вигляді таких категорій:

• джерела даних попиту;
• поточні потреби;
• сформовані потреби.

Джерелами даних попиту можуть бути плани продажів, плани виробництва й замовлення покупців. Для введення інформації про джерела даних попиту призначені табличні частини на вкладках "Плани продажів", "Плани виробництва" та "Замовлення покупців". Розглянемо кожну табличну частину окремо.

• Плани продажів. Таблична частина містить перелік планів продажів, за складом яких буде отримуватися потреба. Цей перелік не містить посилань на документи "План продажів", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани продажів". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки є можливість зазначити проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Тільки заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами продажів здійснюватиметься у зазначеному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін." інтервалі.

• Плани виробництва. Таблична частина містить перелік планів виробництва, за складом яких буде отримуватися потреба. Цей перелік не містить посилань на документи "План виробництва", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани виробництва". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки є можливість зазначити проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Тільки заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами виробництва здійснюватиметься у зазначеному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін." інтервалі.

• Замовлення покупців. Таблична частина містить перелік замовлень покупців, за невиконаними частинами яких буде отримуватися потреба. Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Замовлення покупців" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". Під час вибору значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті відвантаження, зазначеній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення. Значення реквізиту "Дата потреби" впливає на дату сформованої надалі потреби за невиконаною частиною зазначеного замовлення або всіма невиконаними замовленнями.

• Внутрішні замовлення. Таблична частина містить перелік внутрішніх замовлень, за невиконаними частинами яких буде отримуватися потреба. Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Внутрішні замовлення" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". Під час вибору значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті відвантаження, зазначеній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення.

• Замовлення на виробництво. Таблична частина містить перелік замовлень на виробництво, за невиконаними частинами яких буде отримуватися потреба. Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Замовлення на виробництво" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". Під час вибору значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті запуску, зазначеній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення.

Поточними потребами можуть бути плани закупівель і потреби за позмінними планами виробництва. Для введення інформації про поточні потреби призначені табличні частини на вкладках "Плани закупівель" і "Позмінні плани". Розглянемо кожну табличну частину окремо.

• Плани закупівель. Таблична частина містить перелік планів закупівель, склад яких буде додано до потреб, розрахованих за даними джерел попиту. Цей перелік не містить посилань на документи "План закупівель", а визначає склад показників, що обмежують вибірку. Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки є можливість зазначити проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Тільки заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами закупівель здійснюватиметься у зазначеному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін." інтервалі.

• Позмінні плани. Таблична частина містить перелік планів потреб виробництва за змінами, склад яких буде додано до потреб, розрахованих за даними джерел попиту. Цей перелік не містить посилань на документи "План виробництва за змінами", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани потреб виробництва за змінами". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки є можливість зазначити проєкт і замовлення, заповнивши однойменні реквізити. Тільки заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Замовлення" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами потреб виробництва за змінами здійснюватиметься у зазначеному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін." інтервалі.

На підставі інформації, зазначеної в описаних вище табличних частинах, здійснюється формування списку потреб. Цей режим викликається кнопкою "Заповнити потреби" на вкладці "Потреби". Розглянемо послідовність механізму формування потреб:

• За переліком показників для джерел попиту здійснюється вибірка даних із відповідних регістрів інформаційної бази. До вибірки не потрапляють позиції номенклатури, для яких зазначено вид "Послуга".
• Номенклатурні групи, отримані з планів закупівель, виробництва або продажів, розподіляються за номенклатурою відповідно до ваг входження.
• Здійснюється коригування отриманих потреб:
• потреби зменшуються на величину резервів за замовленнями (залишки за регістром накопичення "Товари в резерві на складах" на дату документа).
• потреби зменшуються на величину залишків товарів на складах (залишки за регістром "Товари на складах" на дату документа). Із залишків товарів на складах виключаються:
• резерви за замовленнями (залишки за регістром накопичення "Товари в резерві на складах" на дату документа)
• залишки тари (різниця залишків за регістрами накопичення "Товари отримані" й "Товари передані" зі статусом передачі "Зворотна тара" на дату документа)
• товари до передачі зі складів (залишки за регістром накопичення "Товари до передачі зі складів" на дату документа).
• виключаються отримані від'ємні потреби.
• Для позицій, отриманих із джерел попиту зі встановленим видом відтворення "Виробництво", виконується розузлування до матеріалів.
• За переліком показників для поточних потреб здійснюється вибірка даних із відповідних регістрів накопичення.
• Додаються результати вибірки за джерелами попиту (з урахуванням виконаних коригувань) і вибірки за поточними потребами.
• Залежно від режиму вибору показників, зазначеного на вкладці "Додатково", виконується додавання або об'єднання даних. Під час додавання позиції з однаковими значеннями показників "Дата потреби", "Номенклатура", "Характеристика номенклатури", "Замовлення", "Кінцева продукція", "Проєкт" і "Товар тара" згортаються в одну, а значення показника "Кількість" підсумовується. Під час об'єднання позиції за таким самим принципом згортаються в одну, але значення показника "Кількість" набуває максимального значення з тих, що об'єднуються.
• Отриманими потребами заповнюється таблична частина, розташована на вкладці "Потреби".

Сформовані потреби можна змінювати, видаляти або додавати нові. Під час проведення документа склад табличної частини "Потреби" буде записано в рухи за регістром відомостей "Календарні потреби в номенклатурі". Також до цього регістру буде записано рухи, що обнуляють раніше сформовані іншими документами потреби. Тобто потреби, сформовані більш ранніми документами, вважаються задоволеними.

Формування замовлень постачальникам

Як було описано в попередньому розділі, усі потреби в номенклатурі без урахування сформованих замовлень формуються в періодичному регістрі відомостей "Календарні потреби в номенклатурі". Завдання обробки "Календарний план закупівель" — підбір заявлених, але не виконаних замовлень постачальникам під календарні потреби та формування замовлень постачальникам на незадоволені позиції.

Для кожного користувача суворо визначено перелік номенклатури, за постачання якої він відповідає. У довіднику "Номенклатура" необхідно зазначити менеджера, відповідального за закупівлі.

Під час відкриття форми календарного плану закупівель за замовчуванням встановлюється інтервал аналізу потреб із поточної дати до поточної дати плюс календарний місяць. Аналізуються потреби з регістру "Календарні потреби в номенклатурі" на поточну дату (береться зріз останніх) за номенклатурними позиціями поточного менеджера. Якщо таблиця потреб не порожня, то автоматично запускається майстер підбору постачальників і формування замовлень постачальникам. Від нього можна відмовитися, у цьому разі відкриється основна форма календарного плану закупівель.

Основна форма календарного плану закупівель представлена у вигляді дерева. Дерево може відображатися у 2-х видах:

• номенклатура потреби
• дата потреби
• контрагент-постачальник номенклатури
• сформоване замовлення постачальнику

або

• контрагент-постачальник номенклатури;
• номенклатура потреби
• дата потреби
• сформоване замовлення постачальнику

У рядках дерева відображається поточний стан задоволення потреб на кожну дату. Для кожної номенклатурної позиції зазначається, для якої характеристики номенклатури існує потреба. Якщо номенклатура є зворотною тарою, це також відображається поруч із найменуванням номенклатури. Рядки можуть відображатися різними кольорами. Червоний — замовленої кількості номенклатури недостатньо. Синій — замовлено постачальникам більше, ніж потрібно.

Для початкового заповнення замовлень можна скористатися помічником формування замовлень постачальникам. Перед цим необхідно встановити період планування, за який аналізуватимуться дати потреби. Помічник викликається відповідною кнопкою в командній панелі форми. Для формування замовлень постачальникам необхідно послідовно пройти три кроки:

• Крок 1. Визначення списку номенклатурних позицій, для яких необхідно формувати замовлення постачальникам. Можна зазначити, яка саме номенклатура братиме участь у формуванні замовлень. При цьому довідково відображається, яку кількість потрібно замовити згідно з потребою, скільки вже замовлено та залишок незамовленої кількості.

• Крок 2. Далі необхідно налаштувати фільтри для підбору постачальників. Дані про постачальників номенклатури беруться з регістру відомостей "Номенклатура контрагентів". Дані до регістру вносяться вручну, але передбачається, що він заповнюватиметься за допомогою електронного обміну даними у форматі CommerceML. Дані цього регістру можна розглядати як принципову можливість контрагентів постачати ті чи інші товари. Для кожної номенклатурної позиції визначається основний постачальник, можна встановити відповідний прапорець і підбиратимуться тільки основні постачальники номенклатури. Менеджер може зазначити інші значення відборів, такі як: надійність постачальника та строк постачальника для виконання замовлення. Користувач також може зазначити фільтри за властивостями й категоріями, наприклад, регіон, у якому перебуває постачальник.

• Крок 3. Під час натискання кнопки "Далі" здійснюється аналіз номенклатурних позицій, які зазначені на першому кроці помічника, підбираються постачальники для кожної номенклатурної позиції з регістру "Номенклатура контрагентів", аналізуються ціни номенклатури контрагентів із відповідного регістру. Заповнюється табличне поле, де в колонках і рядках — номенклатура потреби та можливі постачальники. Автоматично попередньо встановлюються прапорці на мінімальні ціни кожної номенклатурної позиції. Комірки табличного поля забарвлюються різними кольорами. Темно-червоний — ціна є мінімальною для цього товару і постачальник — основним. Зелений — ціна є мінімальною для цієї номенклатурної позиції. Синій — контрагент є основним постачальником цього товару. Усі ціни відображаються в єдиній валюті — валюті управлінського обліку конфігурації, щоб користувач мав можливість їх порівнювати. У дужках зазначається або тип ціни постачальника, або ознака того, що цю ціну встановлено додатковою угодою до договору (документом "Умови поставки за договорами контрагентів"). Користувач може встановити прапорці для кожного товару в рядках будь-якого постачальника, у якого зареєстровано хоча б одну ціну. За одним із пунктів контекстного меню кожної комірки можна отримати додаткову інформацію:
• відкрити договір із постачальником, що відповідає поточному типу цін, який буде автоматично підставлено в замовлення постачальнику;
• відкрити звіт, що показує історію взаємовідносин із цим контрагентом — історію покупок конкретного товару в зазначеного контрагента;
• якщо ціну встановлено додатковою угодою до договору, можна відкрити форму документа "Умови поставки за договорами контрагентів" або аналіз виконання цих умов.

• Після налаштування відповідностей контрагентів і номенклатури необхідно натиснути кнопку "Готово". Будуть сформовані документи "Замовлення постачальнику". За одним контрагентом усі номенклатурні позиції за одним договором потраплять в один документ, при цьому запланована дата поставки товарів заповниться як мінімальна дата потреби в номенклатурі. Саме за цією датою в замовленні постачальнику здійснюється встановлення відповідностей із датами потреби й ухвалюється рішення щодо задоволення потреб на ту чи іншу дату.

Відкриється основна форма календарного плану закупівель, де з'являться сформовані замовлення постачальникам. Для зручності керування розгортаннями рядків дерева можна скористатися полем вибору, у якому конкретно задається розгортання рядків.

Замовлення постачальникам, які були сформовані та записані в ІБ і використовуються в поточній обробці, блокуються для зміни, поки форма обробки відкрита. Усі замовлення постачальникам, сформовані або змінені в процесі роботи з календарним планом закупівель, в ІБ не записуються, а "живуть" у пам'яті як нові або змінені об'єкти. У дереві нові або змінені замовлення позначаються відповідними піктограмами. Для редагування замовлень із поточної обробки використовується форма замовлення постачальнику, але в особливому режимі. Змінено вид і склад командних панелей, щоб користувач не міг записати об'єкт до ІБ. В іншому всі властивості та дії елементів керування форми замовлення постачальнику збережено.

Крім формування замовлень постачальникам помічником формування замовлень, передбачено "ручне" введення замовлень із деякими сервісними можливостями. Користувач може виділити кілька рядків у дереві значень. До виділених рядків можуть потрапити як дати потреби й номенклатурні позиції, так і постачальники номенклатури. Після цього можна ввести нове замовлення постачальнику. Виділені рядки буде проаналізовано програмою та відкриється форма нового замовлення (кнопка "Нове замовлення" командної панелі табличної частини), заповнена необхідними номенклатурними позиціями та кількістю. Ціни номенклатури й зворотної тари необхідно зазначити самостійно. Під час кожного збереження замовлення протягом роботи календарного плану закупівель здійснюється переформування дерева, оскільки могли змінитися запланована дата поставки за замовленням, склад замовлення або кількість номенклатури.

Для уже сформованих замовлень постачальникам, які відображені в поточному дереві, передбачено режим автокоригування номенклатурних позицій (кнопка "Автокоригування замовлення" командної панелі табличної частини). Коригування працює тільки в бік дозамовлення номенклатури. Якщо за будь-яким товаром деяку кількість недозамовлено, але існує замовлення постачальнику, яке за запланованою датою поставки задовольняє дату потреби цієї номенклатури, то користувач може скористатися автокоригуванням. Відкриється форма замовлення постачальнику, у якій кількість номенклатури відповідатиме необхідній.

Для зручності використання передбачено ще один режим побудови дерева "Контрагент - Номенклатура - Дата потреби - Замовлення". У цьому режимі деякі фрагменти табличного поля підсвічуються "кремовим" кольором. Це рядки з групуваннями "Номенклатура" і "Дата потреби". Саме в цих "кремових" комірках загальні принципи розрахунку підсумків за групуваннями не діють. Для дати потреби відображаються показники, зібрані з усіх номенклатурних позицій за поточною датою, для номенклатури — з усіх дат потреби. У групуваннях рядків білого кольору розрахунок підсумків працює за загальноприйнятим принципом.

У колонках дерева значень відображаються необхідна й замовлена кількість номенклатури, ціна та сума у валюті управлінського обліку, а також сума у валюті взаєморозрахунків. Сума у валюті взаєморозрахунків не підсумовується за групуваннями дерева, оскільки в різних замовлень можуть бути різні договори й відповідно різні валюти взаєморозрахунків, за якими підсумовування неможливе.

Після того, як для всіх номенклатурних позицій сформовано відповідні замовлення, усі дати потреби задоволені, користувач може скористатися другим помічником — помічником встановлення відповідності замовлень покупців і замовлень постачальникам. Якщо в конфігурації використовуються можливості розміщення замовлень покупців у замовленнях постачальникам ще на стадії формування замовлень постачальникам, то помічник зробить це автоматично. Користувач може натиснути відповідну кнопку в командній панелі форми, відкриється нове модальне вікно помічника, у якому інформацію також представлено у вигляді дерева. Робота з деревом помічника аналогічна роботі з деревом основної форми обробки. Під час відкриття автоматично здійснюється аналіз і розміщення замовлень покупців у замовленнях постачальникам. Групування дерева набувають такого порядку й не можуть змінюватися користувачем:

• номенклатура потреби;
• дата потреби;
• замовлення покупця;
• замовлення постачальнику.

Рядки табличних частин номенклатури та зворотної тари в замовленнях постачальникам можуть бути розбиті на кілька рядків, якщо розміщення здійснюється за кількома замовленнями покупців. При цьому вихідні об'єкти замовлень покупців з основної форми календарного плану закупівель не змінюються. Користувач завжди може відмовитися від запропонованого розміщення й повернутися до початкових замовлень постачальникам. Лише за кнопкою "Виконати" відбувається оновлення даних в об'єктах "Замовлення постачальнику", відображуваних у дереві головної форми обробки.

Реальний запис і проведення замовлень постачальникам в інформаційній базі здійснюється під час натискання кнопки "Виконати" в головній формі обробки "Календарний план закупівель".

Потрібно розуміти, що запис і проведення нового документа "Формування потреб" перепишуть дані регістру відомостей "Календарні потреби в номенклатурі" і розподіл замовлень постачальникам за датами потреби може стати дещо іншим, тому необхідно координувати роботу менеджерів відділу закупівель і співробітника, який відповідає за формування календарних потреб у номенклатурі.