Об'ємно-календарне планування закупівель

Формування потреб у номенклатурі

Формування замовлень постачальникам

 

Механізм об'ємно-календарного планування ставить перед собою кілька завдань:

консолідація та узагальнення всіх вихідних даних планування закупівель на підставі даних планування виробництва, замовлень покупців і планів продажів;

розузлування готової продукції до матеріалів при використанні виробничої підсистеми;

аналіз і коригування необхідної кількості матеріалів і товарів для забезпечення необхідного складського запасу до визначених дат;

добір постачальників за різними критеріями та визначення цін і строків поставки;

формування замовлень постачальникам для задоволення потреб виробництва та продажів у номенклатурі;

контроль за необхідними складськими запасами.

Усі етапи цього планування можна розділити на два блоки:

формування потреб на підставі замовлень покупців, планів виробництва та продажів;

формування замовлень постачальникам для задоволення потреб у номенклатурі.

Передбачається, що такий поділ відповідає реальній роботі на підприємстві. Плановий, виробничий відділи та відділ продажів створюють відповідні плани й аналізують замовлення покупців за визначений період. Далі відповідальний співробітник проводить аналіз цих даних і формує потреби в номенклатурі. Сформовані потреби в номенклатурі — це своєрідна межа між відділами планування та відділом постачання, де менеджери формують замовлення постачальникам.

Формування потреб у номенклатурі

Для формування потреб у номенклатурі використовується документ "Формування потреб". Для зручності розуміння інформацію, що зберігається в документі, може бути подано у вигляді таких категорій:

джерела даних попиту;

поточні потреби;

сформовані потреби.

Джерелами даних попиту можуть бути плани та замовлення різних видів. Для введення інформації про джерела даних попиту призначені табличні частини на вкладках "Плани продажів", "Плани виробництва", "Замовлення покупців", "Замовлення на виробництво", "Внутрішні замовлення". Розглянемо кожну табличну частину окремо.

Плани продажів. Таблична частина містить перелік планів продажів, за складом яких буде вилучатися потреба. Цей перелік не містить посилань на документи "План продажів", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани продажів". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки можна вказати проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Лише заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами продажів здійснюватиметься в інтервалі, указаному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін.".

Плани виробництва. Таблична частина містить перелік планів виробництва, за складом яких буде вилучатися потреба. Цей перелік не містить посилань на документи "План виробництва", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани виробництва". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки можна вказати проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Лише заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами виробництва здійснюватиметься в інтервалі, указаному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін.".

Замовлення покупців. Таблична частина містить перелік замовлень покупців, за невиконаними частинами яких буде вилучатися потреба.Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Замовлення покупців" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". При виборі значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті відвантаження, указаній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення. Значення реквізиту "Дата потреби" впливає на дату сформованої надалі потреби за невиконаною частиною зазначеного замовлення або всіма невиконаними замовленнями.

• Внутрішні замовлення. Таблична частина містить перелік внутрішніх замовлень, за невиконаними частинами яких буде вилучатися потреба. Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Внутрішні замовлення" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". При виборі значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті відвантаження, указаній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення.

• Замовлення на виробництво. Таблична частина містить перелік замовлень на виробництво, за невиконаними частинами яких буде вилучатися потреба. Вибірка даних здійснюється із залишків регістру накопичення "Замовлення на виробництво" на дату документа "Формування потреб". Обов'язковим для заповнення реквізитом є "Дата потреби". При виборі значення реквізиту "Замовлення" дата потреби встановлюється днем, що передує даті запуску, указаній у замовленні. Якщо значення реквізиту "Замовлення" не заповнено, то вибираються всі невиконані замовлення.

Поточними потребами можуть бути плани закупівель і потреби за позмінними планами виробництва. Для введення інформації про поточні потреби призначені табличні частини на вкладках "Плани закупівель" і "Плани позмінні". Розглянемо кожну табличну частину окремо.

Плани закупівель. Таблична частина містить перелік планів закупівель, склад яких буде додано до потреб, розрахованих за даними джерел попиту. Цей перелік не містить посилань на документи "План закупівель", а визначає склад показників, що обмежують вибірку. Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Сценарій", "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки можна вказати проєкт і підрозділ, заповнивши однойменні реквізити. Лише заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Підрозділ" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами закупівель здійснюватиметься в інтервалі, указаному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін.".

Плани позмінні. Таблична частина містить перелік планів потреб виробництва за змінами, склад яких буде додано до потреб, розрахованих за даними джерел попиту. Цей перелік не містить посилань на документи "План виробництва за змінами", а визначає склад показників, що обмежують вибірку оборотів із регістру накопичення "Плани потреб виробництва за змінами". Обов'язковими для заповнення реквізитами є "Дата поч." і "Дата кін.". Для додаткового уточнення вибірки можна вказати проєкт і замовлення, заповнивши однойменні реквізити. Лише заповнені значення реквізитів "Проєкт" і "Замовлення" беруть участь в обмеженні вибірки. Вибірка даних за планами потреб виробництва за змінами здійснюватиметься в інтервалі, указаному в реквізитах "Дата поч." і "Дата кін.".

На підставі інформації, зазначеної в описаних вище табличних частинах, здійснюється формування списку потреб. Цей режим викликається кнопкою "Заповнити потреби" на вкладці "Потреби". Розглянемо послідовність механізму формування потреб:

• За переліком показників для джерел попиту здійснюється вибірка даних із відповідних регістрів інформаційної бази. До вибірки не потрапляють позиції номенклатури, для яких указано вид "Послуга".
• Номенклатурні групи, отримані з планів закупівель, виробництва або продажів, розподіляються за номенклатурою відповідно до ваг входження.
• Здійснюється коригування отриманих потреб:
  • потреби зменшуються на величину резервів за замовленнями (залишки за регістром накопичення "Товари в резерві на складах" на дату документа).
  • потреби зменшуються на величину залишків товарів на складах (залишки за регістром "Товари на складах" на дату документа). Із залишків товарів на складах виключаються:
    • резерви за замовленнями (залишки за регістром накопичення "Товари в резерві на складах" на дату документа)
    • залишки тари (різниця залишків за регістрами накопичення "Товари отримані" і "Товари передані" зі статусом передачі "Зворотна тара" на дату документа)
    • товари до передачі зі складів (залишки за регістром накопичення "Товари до передачі зі складів" на дату документа).
  • виключаються отримані від'ємні потреби.
• Для позицій, отриманих із джерел попиту зі встановленим видом відтворення "Виробництво", виконується розузлування до матеріалів.
• За переліком показників для поточних потреб здійснюється вибірка даних із відповідних регістрів накопичення.
• Складаються результати вибірки за джерелами попиту (з урахуванням виконаних коригувань) і вибірки за поточними потребами.
• Залежно від режиму вибору показників, указаного на вкладці "Додатково", виконується додавання або об'єднання даних. При додаванні позиції з однаковими значеннями показників "Дата потреби", "Номенклатура", "Характеристика номенклатури", "Замовлення", "Кінцева продукція", "Проєкт" і "Товар тара" згортаються в одну, а значення показника "Кількість" підсумовується. При об'єднанні позиції за таким самим принципом згортаються в одну, але значення показника "Кількість" набуває значення максимального з об'єднуваних.
• Отриманими потребами заповнюється таблична частина, розташована на вкладці "Потреби".

Сформовані потреби можна змінювати, видаляти або додавати нові. При проведенні документа склад табличної частини "Потреби" буде записано в рухи за регістром відомостей "Календарні потреби в номенклатурі". Також до цього регістру буде записано рухи, що обнуляють раніше сформовані іншими документами потреби. Тобто потреби, сформовані більш ранніми документами, вважаються задоволеними.

Формування замовлень постачальникам

Як було описано в попередньому розділі, усі потреби в номенклатурі без урахування сформованих замовлень формуються в періодичному регістрі відомостей "Календарні потреби в номенклатурі". Завдання обробки "Календарний план закупівель" — добір заявлених, але не виконаних замовлень постачальникам під календарні потреби та формування замовлень постачальникам на незадоволені позиції.

Для кожного користувача суворо визначено перелік номенклатури, за постачання якої він відповідає. У довіднику "Номенклатура" необхідно вказати менеджера, відповідального за закупівлі.

При відкритті форми календарного плану закупівель за замовчуванням установлюється інтервал аналізу потреб від поточної дати до поточної дати плюс календарний місяць. Аналізуються потреби з регістру "Календарні потреби в номенклатурі" на поточну дату (береться зріз останніх) за номенклатурними позиціями поточного менеджера. Якщо таблиця потреб не порожня, то автоматично запускається майстер добору постачальників і формування замовлень постачальникам. Від нього можна відмовитися, у цьому разі відкриється основна форма календарного плану закупівель.

Основна форма календарного плану закупівель подана у вигляді дерева. Дерево може відображатися у 2-х видах:

номенклатура потреби

дата потреби

контрагент-постачальник номенклатури

сформоване замовлення постачальнику

або

контрагент-постачальник номенклатури;

номенклатура потреби

дата потреби

сформоване замовлення постачальнику

У рядках дерева відображається поточний стан задоволення потреб на кожну дату. Для кожної номенклатурної позиції вказується, для якої характеристики номенклатури існує потреба. Якщо номенклатура є зворотною тарою, це також відображається поруч із найменуванням номенклатури. Рядки можуть відображатися різними кольорами. Червоний — замовленої кількості номенклатури недостатньо. Синій — замовлено постачальникам більше, ніж потрібно.

Для первинного заповнення замовлень можна скористатися помічником формування замовлень постачальникам. Перед цим необхідно встановити період планування, за який аналізуватимуться дати потреби. Помічник викликається відповідною кнопкою в командній панелі форми. Для формування замовлень постачальникам необхідно послідовно пройти три кроки:

Крок 1. Визначення списку номенклатурних позицій, для яких необхідно формувати замовлення постачальникам. Можна вказати, яка саме номенклатура братиме участь у формуванні замовлень. При цьому довідково відображається, яку кількість потрібно замовити відповідно до потреби, скільки вже замовлено та залишок незамовленої кількості.

Крок 2. Далі необхідно налаштувати фільтри для добору постачальників. Дані про постачальників номенклатури беруться з регістру відомостей "Номенклатура контрагентів". Дані до регістру вносяться вручну. Дані цього регістру можна розглядати як принципову можливість контрагентів постачати ті чи інші товари. Для кожної номенклатурної позиції визначається основний постачальник, можна встановити відповідний прапорець і добиратимуться лише основні постачальники номенклатури. Менеджер може вказати інші значення відборів, такі як: надійність постачальника та строк постачальника для виконання замовлення. Користувач також може вказати фільтри за властивостями та категоріями, наприклад, регіон, у якому розташований постачальник.

Крок 3. При натисканні кнопки "Далі" здійснюється аналіз номенклатурних позицій, які зазначені на першому кроці помічника, добираються постачальники для кожної номенклатурної позиції з регістру "Номенклатура контрагентів", аналізуються ціни номенклатури контрагентів із відповідного регістру. Заповнюється табличне поле, де в колонках і рядках — номенклатура потреби та можливі постачальники. Автоматично попередньо встановлюються прапорці на мінімальні ціни кожної номенклатурної позиції. Комірки табличного поля зафарбовуються різними кольорами. Темно-червоний — ціна є мінімальною для цього товару та постачальник — основний. Зелений — ціна є мінімальною для цієї номенклатурної позиції. Синій — контрагент є основним постачальником цього товару. Усі ціни відображаються в єдиній валюті — валюті управлінського обліку конфігурації, щоб користувач мав можливість їх порівнювати. У дужках указується або тип ціни постачальника, або ознака того, що ця ціна встановлена додатковою угодою до договору (документом "Умови поставки за договорами контрагентів"). Користувач може встановити прапорці для кожного товару в рядках будь-якого постачальника, у якого зареєстровано хоча б одну ціну. За одним із пунктів контекстного меню кожної комірки можна отримати додаткову інформацію:

відкрити договір із постачальником, що відповідає поточному типу цін, який буде автоматично підставлено в замовлення постачальнику;

відкрити звіт, що показує історію взаємовідносин із цим контрагентом — історію закупівель конкретного товару в зазначеного контрагента;

якщо ціну встановлено додатковою угодою до договору, можна відкрити форму документа "Умови поставки за договорами контрагентів" або аналіз виконання цих умов.

Після налаштування відповідностей контрагентів і номенклатури необхідно натиснути кнопку "Готово". Буде сформовано документи "Замовлення постачальнику". За одним контрагентом усі номенклатурні позиції за одним договором потраплять до одного документа, при цьому запланована дата поставки товарів заповниться як мінімальна дата потреби в номенклатурі. Саме за цією датою в замовленні постачальнику здійснюється встановлення відповідностей із датами потреби та приймається рішення про задоволення потреб на ту чи іншу дату.

Відкриється основна форма календарного плану закупівель, де з'являться сформовані замовлення постачальникам. Для зручності керування розгортанням рядків дерева можна скористатися полем вибору, у якому конкретно задається розгортання рядків.

Замовлення постачальникам, які було сформовано та записано в ІБ і які використовуються в поточній обробці, блокуються для зміни, доки форма обробки відкрита. Усі замовлення постачальникам, сформовані або змінені в процесі роботи з календарним планом закупівель, в ІБ не записуються, а "живуть" у пам'яті як нові або змінені об'єкти. У дереві нові або змінені замовлення позначаються відповідними піктограмами. Для редагування замовлень із поточної обробки використовується форма замовлення постачальнику, але в особливому режимі. Змінено вигляд і склад командних панелей для унеможливлення запису користувачем об'єкта в ІБ. В іншому всі властивості та дії елементів керування форми замовлення постачальнику збережено.

Окрім формування замовлень постачальникам помічником формування замовлень, передбачено "ручне" введення замовлень із деякими сервісними можливостями. Користувач може виділити кілька рядків у дереві значень. До виділених рядків можуть потрапити як дати потреби та номенклатурні позиції, так і постачальники номенклатури. Після цього можна ввести нове замовлення постачальнику. Виділені рядки буде проаналізовано програмою та відкриється форма нового замовлення (кнопка "Нове замовлення" командної панелі табличної частини), заповнена необхідними номенклатурними позиціями та кількістю. Ціни номенклатури та зворотної тари необхідно вказати самостійно. При кожному збереженні замовлення протягом роботи календарного плану закупівель здійснюється переформування дерева, оскільки могли змінитися запланована дата поставки за замовленням, склад замовлення або кількість номенклатури.

Для вже сформованих замовлень постачальникам, що відображені в поточному дереві, передбачено режим автокоригування номенклатурних позицій (кнопка "Автокоригування замовлення" командної панелі табличної частини). Коригування працює лише в бік дозамовлення номенклатури. Якщо за будь-яким товаром деяку кількість недозамовлено, але існує замовлення постачальнику, яке за запланованою датою поставки задовольняє дату потреби цієї номенклатури, то користувач може скористатися автокоригуванням. Відкриється форма замовлення постачальнику, у якій кількість номенклатури відповідатиме необхідній.

Для зручності використання передбачено ще один режим побудови дерева "Контрагент - Номенклатура - Дата потреби - Замовлення". У цьому режимі деякі фрагменти табличного поля підсвічуються "кремовим" кольором. Це рядки з угрупованнями "Номенклатура" та "Дата потреби". Саме в цих "кремових" комірках загальні принципи розрахунку підсумків за угрупованнями не діють. Для дати потреби відображаються показники, зібрані з усіх номенклатурних позицій за поточною датою, для номенклатури — з усіх дат потреби. В угрупованнях рядків білого кольору розрахунок підсумків працює за загальноприйнятим принципом.

У колонках дерева значень відображаються необхідна та замовлена кількість номенклатури, ціна і сума у валюті управлінського обліку, а також сума у валюті взаєморозрахунків. Сума у валюті взаєморозрахунків не підсумовується за угрупованнями дерева, оскільки в різних замовлень можуть бути різні договори й відповідно різні валюти взаєморозрахунків, за якими підсумовувати неможливо.

Після того, як для всіх номенклатурних позицій сформовано відповідні замовлення, усі дати потреби задоволено, користувач може скористатися другим помічником — помічником установлення відповідності замовлень покупців і замовлень постачальникам. Якщо в конфігурації використовуються можливості розміщення замовлень покупців у замовленнях постачальникам ще на стадії формування замовлень постачальникам, то помічник зробить це автоматично. Користувач може натиснути відповідну кнопку в командній панелі форми, відкриється нове модальне вікно помічника, у якому інформацію також подано у вигляді дерева. Робота з деревом помічника аналогічна роботі з деревом основної форми обробки. При відкритті автоматично здійснюється аналіз і розміщення замовлень покупців у замовленнях постачальникам. Угруповання дерева набувають такого порядку та не можуть змінюватися користувачем:

номенклатура потреби;

дата потреби;

замовлення покупця;

замовлення постачальнику.

Рядки табличних частин номенклатури та зворотної тари в замовленнях постачальникам можуть бути розбиті на кілька рядків, якщо розміщення здійснюється за кількома замовленнями покупців. При цьому вихідні об'єкти замовлення покупців з основної форми календарного плану закупівель не змінюються. Користувач завжди може відмовитися від запропонованого розміщення та повернутися до первинних замовлень постачальникам. Лише за кнопкою "Виконати" відбувається оновлення даних в об'єктах "Замовлення постачальнику", що відображаються в дереві головної форми обробки.

Реальний запис і проведення замовлень постачальникам в інформаційній базі здійснюється при натисканні кнопки "Виконати" у головній формі обробки "Календарний план закупівель".

Слід розуміти, що запис і проведення нового документа "Формування потреб" перезапишуть дані регістру відомостей "Календарні потреби в номенклатурі", і розподіл замовлень постачальникам за датами потреби може стати дещо іншим, тому необхідно координувати роботу менеджерів відділу закупівель і співробітника, який відповідає за формування календарних потреб у номенклатурі.