Оформлення замовлень під час ведення обліку за характеристиками товарів.

Оформлення замовлень покупцеві

Оформлення замовлень постачальнику

У конфігурації Управління торгівлею для України реалізовано можливість кількісного обліку товарів з різними характеристиками (колір, розмір, габарити, об'єм морозильної камери тощо). Передбачено також можливість вимкнення цієї можливості, якщо за товарами не ведеться облік за характеристиками. Для вимкнення обліку за характеристиками в картці товару, за яким не ведеться облік за характеристиками, необхідно зняти прапорець Вести облік за характеристиками. 

Однак у тому випадку, якщо за товаром ведеться облік за характеристиками, характеристики враховуватимуться в усіх документах. Зокрема, характеристики враховуватимуться під час резервування товарів, у разі оформлення документа Замовлення покупця, а також під час оформлення замовлень постачальнику. При цьому незазначення характеристики в документі розглядатиметься як окрема порожня характеристика, за якою також вестиметься кількісний облік. 

Розглянемо методику оформлення замовлень покупців і замовлень постачальників у разі ведення обліку за характеристиками. Наведені в методиці приклади моделювалися в типовій конфігурації "Управління торгівлею для України", редакція 2.3, реліз 2.3.2.6. Ця методика застосовна також для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України".

Оформлення замовлень покупцеві

Розглянемо кілька варіантів оформлення. 

Перший варіант. Покупець замовляє товар із суворо визначеними характеристиками. У цьому випадку в документі Замовлення покупця в графі Характеристика зазначається та характеристика, з якою замовляється товар. Під час відвантаження товарів на підставі документа Замовлення покупця оформляється документ Реалізація товарів і послуг, у якому автоматично заповнюються характеристики товарів. У тому випадку, якщо товару з такими характеристиками немає на складі, то він замовляється у постачальника. 

Другий варіант.  Під час замовлення товару покупцеві не важливі характеристики товарів, йому важливий сам факт замовлення товару. Однак товар при цьому має резервуватися з поточного залишку. У цьому випадку менеджер, який оформляє замовлення, для того щоб товар було зарезервовано,  все одно повинен зазначити характеристики товару. Вибір товару з певними характеристиками надається менеджеру. У діалозі добору товарів менеджер може проаналізувати кількість товарів з певними характеристиками на складі. Для того щоб проаналізувати кількість товарів у розрізі характеристик, у діалозі добору треба вибрати варіант добору За залишками і цінами номенклатури. 

Наприклад, покупець замовив товар "Холодильник BOCH". Йому неважливо, який колір оздоблення буде  у цього холодильника, не цікавлять габарити та розмір морозильної камери. Тому менеджер вибирає будь-який із різновидів цього товару зі списку. Мабуть, критерієм добору для менеджера в цьому випадку має бути найбільша кількість товару з певними характеристиками на складі.

Для того щоб товар з певними характеристиками було зарезервовано на складі, необхідно зазначити склад у графі Розміщення у документі Замовлення покупця. 

Відвантаження за замовленням оформляється за допомогою документа Реалізація товарів і послуг, оформленого на підставі замовлення. У документ Реалізація товарів і послуг товар заповнюється з тими характеристиками, які зазначені в замовленні. Оскільки за умовами завдання для товару має вестися кількісний облік у розрізі характеристик, то дуже важливо, щоб під час відвантаження було зафіксовано відвантаження товарів із реальними характеристиками.    

Якщо під час відвантаження товару з'ясувалося, що товар треба відвантажити з характеристиками, відмінними від тих, які зазначені в замовленні, то перед оформленням відвантаження необхідно оформити документ Коригування замовлення покупця. Документ вводиться на підставі документа Замовлення покупця.

У документі Коригування замовлення покупця, оформленому на підставі замовлення покупця, автоматично заповнюється інформація про товар, оформлений у замовленні, з мінусом. Для коригування характеристик необхідно ввести ще один додатний запис про товар, але з іншими характеристиками. 

Під час оформлення відвантаження за замовленням враховуватимуться всі раніше оформлені коригування замовлень. У документах Реалізація товарів і послуг, оформлених на підставі замовлення покупця, будуть заповнені вже нові характеристики товарів. 

Оформлення замовлень постачальнику

Під час оформлення замовлень постачальнику також можливі два варіанти. 

Перший варіант. Замовлення постачальнику оформляється за товарами із суворо визначеними характеристиками. Під час надходження товарів оформляється документ Надходження товарів і послуг, у якому автоматично зазначаються характеристики товарів, указані в замовленні. 

При цьому відбувається автоматичне резервування товарів за тими замовленнями покупців, за якими відбувалося резервування товарів із певними характеристиками. Якщо під час надходження товарів виявилося, що надійшов товар із характеристиками, відмінними від указаних у замовленні, то необхідно спочатку оформити документ Коригування замовлення постачальнику, а потім уже оформити документ Надходження товарів і послуг. Документ коригування в цьому випадку має бути створений для того, щоб скоригувати схему резервування товарів за замовленнями покупців. 

Другий варіант. Замовлення постачальнику оформляється без зазначення характеристик товарів. За такого способу оформлення розподіл товарів у замовленні постачальнику за замовленнями покупців відбуватиметься лише за тими товарами, для яких зазначено порожню характеристику. Під час надходження товарів для того, щоб вести правильний  кількісний облік за характеристиками, необхідно  зазначити характеристики товарів. У тому випадку, якщо необхідно, щоб товар із зазначеними характеристиками було зарезервовано під замовлення покупців, то перед оформленням документа Надходження товарів і послуг необхідно оформити документ Коригування замовлення постачальнику. Документ оформляється аналогічно документу Коригування замовлення покупця. 

У тому випадку, якщо схему резервування виправляти не треба, то можна скоригувати характеристики товарів після їх надходження на склад за допомогою документа Коригування серій і характеристик товарів.