Оперативне планування ДДС

Вказівка планованої дати оплати в Замовленнях постачальникам і Замовленнях покупців

Затвердження Заявок на витрачання коштів

Затвердження Планованих надходжень грошових коштів

Включення затверджених «Заявок на витрачання коштів» і «Планованих надходжень грошових коштів» до платіжного календаря

Введення неоплачених платіжних документів

Формування платіжного календаря

Функціональність конфігурацій "Управління виробничим підприємством для України" та "Управління торгівлею для України" дає змогу не тільки відображати в обліку здійснені операції руху грошових коштів, а й планувати такі операції заздалегідь. Така можливість дає змогу ефективніше розпоряджатися коштами підприємства, не допускати дефіциту грошових коштів і підвищувати фінансову дисципліну.

Оперативне планування ДДС можна здійснювати різними способами, що не виключають один одного. Розглянемо ці способи в порядку підвищення достовірності планування:

• вказівка планованої дати оплати в Замовленнях постачальникам і Замовленнях покупців;
• затвердження Заявок на витрачання коштів і Планованих надходжень грошових коштів;
• включення затверджених Заявок на витрачання коштів і Планованих надходжень грошових коштів до платіжного календаря;
• введення неоплачених платіжних документів.

Наведені у статті приклади моделювалися на конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2, версія 1.2.3.

Вказівка планованої дати оплати в Замовленнях постачальникам і Замовленнях покупців

Якщо на момент оформлення або погодження "Замовлення постачальнику" відома планована дата оплати замовлення, її можна внести до системи. При цьому слід пам'ятати, що зазначення дати оплати не призведе до резервування грошових коштів, до посилення контролю за оплатою. Зазначення дати оплати лише дасть змогу побудувати графік вихідних платежів.

Дата оплати зазначається в "Замовленні постачальнику" в полі "Оплата". Крім того, бажано зазначити в полі "Б/рахунок, каса" банківський рахунок (касу), з якого планується здійснювати оплату.

Якщо дата оплати погоджується з постачальником уже після прийняття ним замовлення, потрібно зайти до вже наявного документа "Замовлення постачальнику" і зазначити в ньому дату оплати.

Аналогічно, якщо на момент приймання замовлення від покупця погоджується дата його оплати, у документі «Замовлення покупця» можна заповнити поля "Оплата" і "Б/рахунок, каса". Якщо дата оплати погоджується з покупцем пізніше, то ці поля потрібно заповнити у вже проведеному документі «Замовлення покупця». Зазначення передбачуваної дати оплати в "Замовленні покупця" не дасть змоги фінансовій службі підприємства розраховувати на отримання грошей у строк і планувати їх подальше витрачання, а лише дасть змогу побудувати графік вхідних платежів.

Графік планованих вхідних і вихідних платежів, що включає зокрема оплати за "Замовленнями покупців" і "Замовленнями постачальникам", можна отримати, сформувавши звіт "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)".

Затвердження Заявок на витрачання коштів

Для планування витрачання грошових коштів і контролю за таким витрачанням призначений документ "Заявка на витрачання коштів".

Заявка подається до фінансової служби підприємства, наприклад, у таких випадках:

• менеджером із закупівель – на оплату постачальнику;
• бухгалтером – на сплату податку;
• начальником відділу – на видачу грошей під звіт його співробітнику.

Операцію (мету) планованої оплати обов'язково потрібно вибрати в документі. Крім того, необхідно зазначити потрібну форму оплати, суму та валюту платежу. Бажано також зазначити передбачувану "Дату витрачання" і "Рахунок/Касу", з якої планується виплата.

Заявку на витрачання коштів має затвердити фінансовий директор (співробітник фінансової служби). Затвердженою вважається проведена "Заявка на витрачання коштів".

Грошові кошти, необхідні для виконання заявки, можна зарезервувати в касі (на банківському рахунку) або розмістити в майбутніх надходженнях грошових коштів. Механізм резервування та розміщення грошових коштів дуже схожий на резервування (розміщення) товарів. Резервування грошових коштів можна здійснити вручну, для цього потрібно заповнити таблицю на вкладці "Розміщення", зазначивши місця зберігання коштів (каси, банківські рахунки, плановані надходження грошових коштів) і суми резервованих коштів. Резервування можна здійснити в автоматизованому режимі. Для цього потрібно встановити прапорці "Автоматичне резервування" (для резервування під Заявку наявних на підприємстві коштів) і «Автоматичне розміщення» (для розміщення Заявки в планованих надходженнях коштів), а потім натиснути кнопку "Заповнити/Заповнити і провести".

На підставі затвердженої заявки грошові кошти можуть бути видані з каси або перераховані з банківського рахунку. У системі для цього потрібно ввести документ "Видатковий касовий ордер" або "Платіжне доручення вихідне" на підставі "Заявки на витрачання коштів".

Для посилення контролю за витрачанням коштів можна заборонити касирові видавати, а бухгалтерові перераховувати грошові кошти без затвердженої заявки або в сумі, що перевищує суму заявки. Для цього потрібно в "Налаштуваннях додаткових прав користувачів" у групі "Документи" зняти прапорець "Дозволити проведення платежу без заявки".

Затвердження Планованих надходжень грошових коштів

Документ "Плановане надходження грошових коштів" вводиться в тому разі, якщо ймовірність надходження коштів досить висока і можна планувати подальше витрачання цих коштів.

Якщо в "Замовленні покупця" зазначити дату передбачуваної оплати, то це означає лише те, що можна буде побудувати графік вхідних платежів. Якщо ж на підставі цього документа ввести "Плановане надходження грошових коштів" з тією самою датою, то можна буде під час затвердження "Заявки на витрачання коштів" розміщувати її в "Планованому надходженні", тобто вважати заявку забезпеченою ще не отриманими грошима.

Включення затверджених «Заявок на витрачання коштів» і «Планованих надходжень грошових коштів» до платіжного календаря

Включення "Заявки на витрачання коштів" до платіжного календаря означає, що заявку не тільки затверджено, а й взято під контроль фінансовою службою підприємства. Фінансова служба не тільки стежитиме за виконанням заявки, а й забезпечуватиме своєчасне надходження до каси (на банківський рахунок) грошей, необхідних для виконання заявки.

Якщо Заявку подано для оплати в межах "Замовлення постачальнику", затверджено та включено до платіжного календаря, то таке замовлення вважається оплаченим. Це видно у звіті "Аналіз замовлення постачальнику". Такий підхід пояснюється тим, що менеджер із закупівель, який подав заявку на оплату постачальнику та отримав інформацію про те, що заявку включено до платіжного календаря, може не стежити за виконанням заявки, оскільки всю відповідальність за її виконання бере на себе фінансова служба. Таким чином, з точки зору менеджера із закупівель "Замовлення постачальнику" оплачено.

Так само включення "Планованого надходження грошових коштів" до платіжного календаря означає, що фінансова служба впевнена в тому, що грошові кошти будуть перераховані (передані) платником. Якщо ці кошти не буде отримано в строк, це означатиме, що вони не перераховані банком або не доставлені кур'єром, але сам факт оплати не ставиться під сумнів.

Якщо "Плановане надходження" проведено в межах "Замовлення покупця" і включено до платіжного календаря, то таке замовлення вважається оплаченим покупцем. Товари в межах такого замовлення можуть бути відвантажені, навіть якщо договором передбачено 100%-ву передоплату і гроші фактично не надійшли. Такий підхід пояснюється саме тим, що включення "Планованого надходження грошових коштів" до платіжного календаря означає повну довіру до покупця; ненадходження від нього грошових коштів у зазначений строк може пояснюватися лише незалежними від нього причинами і не повинно впливати на відносини з ним.

Включення "Заявки на витрачання коштів" і "Планованого надходження грошових коштів" до платіжного календаря – рішення, що приймається індивідуально для кожного документа. Для включення документа до платіжного календаря потрібно в документі встановити прапорець "Включати до платіжного календаря".

Введення неоплачених платіжних документів

У всіх документах фактичного руху готівкових і безготівкових грошових коштів є прапорець "Оплачено". Це означає, що такі документи можуть бути введені до системи до того, як відбулося фактичне надходження/витрачання грошових коштів. Введення неоплачених платіжних документів означає, що рух грошових коштів відбудеться абсолютно точно.

Розглянемо кілька прикладів, коли введення ще неоплачених платіжних документів доцільне.

"Платіжні доручення вихідні" можуть формуватися в системі в той момент, коли вони відправляються до банку. Така схема роботи має такі переваги:

• платіжні доручення можуть бути введені на підставі "Замовлень постачальнику" або "Надходжень товарів і послуг" та заповнені автоматично;
• платіжні доручення можуть бути роздруковані або імпортовані до системи "Клієнт-банк";
• після введення до системи платіжних доручень фінансовий директор сьогодні зможе досить точно визначити, на який мінімальний залишок грошових коштів (без урахування надходжень) на розрахункових рахунках він може розраховувати завтра;
• після отримання банківської виписки за допомогою обробки "Виписка банку" можна проконтролювати, чи всі платіжні доручення оплачені банком.

Неоплачене "Платіжне доручення вхідне" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: покупець, договором з яким передбачено передоплату, повідомляє менеджеру з продажу про те, що перерахував гроші, і на підтвердження своїх слів надає платіжне доручення або його факсову копію. Якщо менеджер з продажу ухвалив рішення відвантажувати товар, він вносить платіжне доручення до системи.

Неоплачений "Прибутковий касовий ордер" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: покупець робить замовлення менеджеру з продажу; менеджер з продажу виписує прибутковий касовий ордер і передає його покупцеві; покупець здійснює оплату до каси. У такому разі менеджер з продажу формує "Прибутковий касовий ордер", а касир лише ставить у ньому відмітку про оплату.

Неоплачене "Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: співробітник фінансової служби, який видав розпорядження про переміщення грошей, формує документ. Касир каси-одержувача в момент отримання грошей ставить позначку про оплату.

Формування платіжного календаря

За допомогою звітів "Платіжний календар" і "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)" можна отримати прогноз руху грошових коштів по підприємству на обраний період, визначити, у які моменти може виникнути дефіцит грошових коштів.

Під час прогнозування руху грошових коштів у звіті "Платіжний календар" враховуються:

• неоплачені вхідні документи: планується надходження за неоплаченими документами "Платіжне доручення вихідне", "Прибутковий касовий ордер"; планується надходження до каси-одержувача (на рахунок-одержувач) за неоплаченими документами переміщення грошових коштів;
• документи планування надходження: планується надходження за документами "Плановане надходження грошових коштів", включеними до платіжного календаря
• неоплачені вихідні документи: планується витрачання за неоплаченими документами "Платіжне доручення вхідне", "Видатковий касовий ордер"; планується витрачання з каси-відправника (з рахунку-відправника) за неоплаченими документами переміщення грошових коштів;
• заявки на витрачання коштів: планується витрачання за документами "Заявки на витрачання коштів", включеними до платіжного календаря.

Таким чином, до звіту "Платіжний календар" потрапляють найімовірніші плановані рухи грошових коштів: неоплачені, але підтверджені документально платіжні документи, а також "Плановані надходження грошових коштів" і "Заявки на витрачання коштів", включені до платіжного календаря.

Це також означає, що з точки зору відображення в платіжному календарі такі документи рівнозначні. Наприклад, якщо в межах "Заявки на витрачання коштів" ввести неоплачене "Платіжне доручення вихідне", прогнозована сума залишку на розрахунковому рахунку не зміниться.

ПРИКЛАД:

1. Введемо "Заявку на витрачання коштів" на 06.12.2007

2. На підставі Заявки підготуємо неоплачене "Платіжне доручення вихідне" від 06.12.2007

Як ми бачимо, планований залишок грошових коштів на банківському рахунку на 06.12.2007 не змінився.

Під час прогнозування руху грошових коштів у звіті "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)" враховуються ті самі документи, а також:

• замовлення покупців: планується надходження за документами "Замовлення покупців", у яких проставлено дату оплати та в межах яких не введено документи "Плановане надходження грошових коштів", включені до платіжного календаря;
• замовлення постачальникам: планується витрачання за документами "Замовлення постачальникам", у яких проставлено дату оплати та в межах яких не введено документи "Заявка на витрачання коштів", включені до платіжного календаря.