Планування витрачання грошових коштів

Документ «Заявка на витрачання грошових коштів» застосовується для документального оформлення рішення про здійснення готівкового або безготівкового платежу чи переміщення коштів.

Цей документ подібний до документа планування надходжень грошових коштів. Відмінність полягає в тому, що, крім реквізитів розрахунків із контрагентами, зібраних на окремій закладці, додано ще дві закладки → «Опис» і «Розміщення».

На закладці «Розміщення» є дві позначки: «автоматичне: «резервування» і «розміщення»». Резервування → означає, що в документі запропоновано використовувати можливість зарезервувати суму для цього платежу в касі або на банківських рахунках. Резервувати гроші можливо за місцями їх зберігання та в запланованих платежах, які ще не надійшли.

Розміщення → означає застосовувати гроші для майбутнього платежу в майбутньому надходженні. Припустімо, що ми оформляємо заявку на оплату постачальнику «Продукти» за договором №– 77. Оплату заплановано готівкою, до «каси добра». Документом №– 3 планування очікується надходження в розмірі 15000,00 грн. від продажу продукції споживачеві «Візіо».

У платіжному календарі з’являться заплановані 15000,00 грн., а плановий залишок на 30.03.2014 р. становитиме -34870,00 грн.

Раніше ми оформили першу закладку заявки на оплату постачальнику «Продукти». Далі перемикаємося на закладку «Розміщення» і вибираємо документ планування надходження грошей, який було заповнено раніше. Це буде «Місце розміщення» майбутнього платежу, тобто щойно надійдуть гроші саме від клієнта «Візіо» у розмірі 15000,00 грн., з’явиться можливість реалізувати заявку на оплату поставок «Продукту».

Друкована форма заявки:

Увага! Давайте для прикладу встановимо розмір оплати за заявкою дещо → 100000,00 грн. За платіжним календарем на момент заповнення заявки на витрачання 10000,00 грн. у «касі добра» з усіма запланованими надходженнями було 25900,00 грн.

А за запланованим надходженням, після надходження оплати за яким ми бажаємо розрахуватися з постачальником, → сума 15000,00 грн.

Провести за таких умов заявку буде неможливо → службове повідомлення достатньо красномовне. Якщо вкажемо суму, наприклад, не в плановому надходженні, а в «касі добра»

Операція проведення також не приведе до успіху → не вистачить грошей і в касі.

Увага! Під час заповнення резерву система автоматично перевіряє наявність коштів у вільному залишку.

Вільним залишком є розмір грошових коштів, який фактично є в наявності в касі або на розрахунковому рахунку, за винятком запасу під інші заявки та грошових коштів за платежами, на які заповнено первинний документ, але не зазначено ознаку оплати.

Тепер, коли надійде фактичний платіж, запланований документом Д000...1, система автоматично прибере з розміщення суму за заявкою та зарезервує в місцях зберігання грошових коштів, які призначені в документі. Покажемо цей ланцюжок дій звітами.

У звіті «Заявки на витрачання коштів» показано заповнену нами заявку.

У платіжному календарі сума за цією заявкою включається до загального результату неоплачених вихідних документів, а в частині уточнення за документами запланованих витрат → ця заявка проходить як неоплачена.

Список розміщень заявок на оплату в документах планування надходжень платежів отримуємо зі звіту «Універсальний». Налаштування показано нижче