Оперативне планування рухів грошових коштів

Концепція підсистеми

Концепція підсистеми

У підсистемі "Управління грошовими коштами" крім відображення фактичних рухів грошей передбачено реєстрацію намірів — запланованих рухів грошей. Календарне планування руху грошових коштів поділяється на дві категорії:

• Планування в межах оперативного обліку — виникає за наявності часового розриву між реєстрацією платіжних документів і датою оплати (акцепту). Імовірність виконання таких намірів дуже висока, а строки прогнозу дуже короткі. Як документ, що відображає наміри, виступають неакцептовані платіжні документи (платіжні доручення, касові ордери та інші). Такі планові платежі вже можна визнати майже здійсненими — затримка між інформацією та самим платежем зумовлена, фактично, можливостями банку з обробки платежу, будь-якими вимогами законодавства чи іншими причинами;

• Календарне оперативне планування — для цілей управління фінансовими потоками підприємства може вимагатися інформація про планові платежі на триваліший строк і, можливо, з меншим ступенем імовірності. Такі прогнози можна будувати на основі наявної в управлінському обліку інформації:

• про замовлення покупців або замовлення постачальникам;

• про обов'язкові щомісячні платежі (податки, зарплата, комунальні платежі тощо);

• про заплановані витрати підрозділів підприємства тощо.

В описаних випадках ще немає можливості оформлювати первинні документи, оскільки часто невідомо навіть, за яким розрахунковим рахунком і коли саме буде здійснено платіж. Також на момент такого роду прогнозування може бути невідомим і запланований залишок грошових коштів на потрібний день. Для вирішення таких завдань призначені документи, механізми (регістри) обліку та звітність прогнозного шару підсистеми "Управління грошовими коштами".

Прогнозний шар підсистеми управління грошовими коштами дає змогу:

• планувати надходження та витрати грошових коштів;

• формувати платіжні календарі;

• будувати графіки оплати постачальникам і надходжень від покупців.

Прогноз руху грошових коштів

У рішенні передбачена можливість резервування наявних у залишку вільних грошових коштів під планові витрати грошових коштів. Такий механізм може використовуватися для оплат, які обов'язково мають бути здійснені. Крім того, для забезпечення запланованих оплат можна резервувати не лише фактичні залишки грошових коштів, а й

Загальну схему документообігу підсистеми наведено на рисунку:

• документів запланованого надходження.

• Дати надходження та суми часткових надходжень розраховуються користувачем самостійно.

Виконанням плану є фактичне надходження грошей із посиланням на документ планування. Створювати платіжні документи, що відображають фактичний рух грошових коштів, рекомендується введенням на підставі документа планування. Якщо параметри планування відрізняються від фактичних (наприклад, гроші надійшли в готівковій формі, а планувалися в безготівковій), тоді платіжний документ може створитися з незаповненими реквізитами. Саме тому рекомендується не заповнювати під час планування всі параметри, які точно невідомі.

Якщо фактично план не був виконаний повністю або частково (наприклад, покупець відмовився від замовлення, а отже, гроші не надійдуть), то закрити такі заплановані надходження спеціальним документом "Закриття запланованих надходжень".

Заплановані надходження, включені до платіжного календаря, впливають на розрахунок запланованого залишку грошових коштів, який можна проаналізувати звітом "Платіжний календар" за датами.

Під час проведення операції реєструється така інформація:

• фіксується сума планового надходження грошей (надходження в регістрі накопичення •ў "Заплановані надходження грошових коштів");

• якщо заплановане надходження пов'язане з контрагентом і встановлено прапорець "Включати * платіжний календар", то зменшується прогнозована заборгованість контрагента перед підприємством (витрата в залишковому регістрі накопичення "Розрахунки з контрагентами").

Під час проведення документа з операцією фактичного надходження з посиланням на документ планового надходження реєструється така інформація:

• відповідна сума реєструється як фактичне надходження і списується як планове надходження (витрата з регістру накопичення "Заплановані надходження грошових коштів").

• якщо в цьому запланованому надходженні були розміщені заявки на витрачання грошових коштів (є рухи в регістрі "Розміщення заявок на витрачання грошових коштів" за поточним документом планування), то під час проведення фактичного платежу грошові суми, потрібні для виконання цих заявок, будуть автоматично переведені зі стану розміщених у стан зарезервованих. При цьому в регістрі "Розміщення заявок на витрачання грошових коштів" залишок за документом планування буде зменшено, а в регістрі "Резервування грошових коштів" залишок за заявкою буде збільшено.

Механізм резервування очікуваних надходжень суміжних коштів називається розміщенням грошових коштів. Механізм резервування наявних грошових коштів і розміщення (резервування очікуваних надходжень) багато в чому ::-:аналогічний "товарному" резервуванню та розміщенню.

Планові надходження та заявки на витрату грошових коштів можуть змінювати величину планованої заборгованості контрагентів. У цьому разі вони впливатимуть на розрахунок параметрів, які контролюються підсистемою обліку товарних замовлень згідно з налаштуваннями договору. До таких параметрів належать:

• оплата резерву під замовлення,

• передоплата за замовленням покупця.

Передбачена можливість поділу запланованих надходжень за ступенем надійності:

• заплановані платежі з низьким ступенем імовірності — не включаються до платіжного календаря та не впливають на розрахунок параметрів, контрольованих у межах договору. Для таких платежів прапорець "Включати до платіжного календаря" вимкнений,

заплановані платежі із середнім або високим ступенем імовірності -- включаються до платіжного календаря та впливають на розрахунок параметрів, контрольованих у межах договору. Для таких платежів прапорець "Включати до платіжного календаря" увімкнений.