Підсистема «Управління грошовими коштами»

Концепція

Концепція

Підсистема передбачає:

• облік переміщення грошових коштів;
• прогноз переміщення грошових коштів.

Облік використовується для вирішення завдань:

• оперативного обліку руху грошових коштів підприємства на рахунках банків і в касах;
• реєстрації окремих операцій;:
• фіксації оплати платіжним документом;
• формування початкового грошового документа без оформлення оплати (реєстрація намірів оплати → вхідної або вихідної);
• фактичного здійснення дії оплати за зареєстрованим раніше документом;
• створення платіжного календаря за неоплаченими грошовими документами (планами оплати).

Прогноз передбачає:

• планування надходжень і витрат із застосуванням заявок на витрачання грошей і документів планування надходжень грошових коштів від контрагентів;
• резервування грошей під майбутні платежі;
• створення платіжного календаря за запланованими витратами й надходженнями.

У цьому розділі аналізуватимуться концептуальні особливості оперативного обліку грошових коштів і короткострокового прогнозування. Нагадуємо, що ми не повторюємо «Посібник користувача» і не розглядаємо докладно дії з кожним документом підсистем → наше завдання надати методи виконання господарських операцій розділів конфігурації.

Характерною рисою підсистеми є те, що початковий документ, який оформляє рух грошових коштів, може мати два стани: акцептований і неакцептований. Між ними може бути часовий проміжок. Часового проміжку немає, якщо платіж одразу акцептований. Неакцептовані документи використовуються для зазначення наміру надходження або витрачання грошей. Акцептовані документи фіксують факт руху грошових коштів. Ознакою акцепту є позначка «Оплачено» у платіжних документах. Увага, дата оплати → це інше поле, мається на увазі, що дата акцепту може не збігатися з датою реєстрації документа.

Послідовність кроків оформлення операції може бути будь-якою. Таким чином, отримавши факсом платіжку, співробітник, наприклад, менеджер з продажу, або оператор, оформляє документ без акцепту (позначку «Оплачено» не увімкнено) з датою фіксації → датою отримання факсу та вмикає позначку відображення документа в управлінському обліку. В управлінських звітах можна одразу побачити очікувані зміни у взаєморозрахунках із контрагентом → у нашого покупця є бажання оплатити нам наш товар, але розрахунковий рахунок його платежем ще не поповнився.

Сума буде у вигляді рядка «Неоплачені вхідні документи» у звіті «Платіжний календар» і в регістрі накопичення «Грошові кошти до отримання». Після отримання грошей на рахунки підприємства в цьому ж документі співробітник фінансової служби вмикає позначку «Оплачено» і встановлює дату отримання коштів на рахунок, проставляє бухгалтерські реквізити, ознаку проведення за бухгалтерським обліком (увага → у такому разі користувачі двічі застосовують один документ).

Якщо проводиться в управлінському обліку документ щодо витрати грошей, але поки що не оплачений, то в платіжному календарі сума документа відображатиметься в графі «Неоплачені вихідні документи» і збережеться в регістрі накопичення «Грошові кошти до списання».

У звіті за неоплаченими вхідними платежами є платіжне доручення без факту оплати.

Аналогічним способом працює і звіт за неоплаченими вихідними платежами. Звіти можна відкрити через верхнє меню → звіти → грошові кошти.

Отже, неакцептований платіжний документ дає змогу вести облік безготівкових платежів, очікуваних до надходження. За такого методу оформлення господарських операцій стає двоступеневим. Явно підкреслюються моменти зазначення намірів і фактів. Так само можна планувати й готівкові платежі.

Увага! Взаємозв'язок із підсистемою взаєморозрахунків із контрагентами. Дії з реєстрації намірів оплати та прогнозування руху грошей тісно об'єднані з прогнозом стану розрахунків із контрагентами.

Наприклад, якщо платіжне доручення покупець надсилає факсом, а оплата ще не надійшла на банківський рахунок, то в системі оформляється його намір на переказ грошей, і, таким чином, зміниться очікуваний стан взаєморозрахунків із цим покупцем.

Отже, припустімо, у відомості за розрахунками з контрагентами зазначено, що клієнт «Візіо» нам заборгував 113,40 грн. на сьогодні. Застосовуємо звіт «Відомість за розрахунками з контрагентами». У звіті будуть показані суми і заплановані до оплати та до отримання і реально отримані від клієнта та переказані постачальнику.

Факсом контрагент «Візіо» надіслав платіжку оплати боргу в повному розмірі. Менеджер прийняв документ і вніс до системи як документ «Платіжне доручення вхідне» без оплати, тому що грошові кошти ще не надійшли.

Створимо той самий звіт, у налаштуваннях звіту внесемо видимість оплати в документі руху:

Після проведення документа оплати без ознаки оплати у цьому звіті заборгованість закриється. Але можна помітити, що платіжне доручення вхідне не оплачено. У платіжному календарі одразу з'являється сума неоплаченого вхідного документа → в очікуваних надходженнях.

За фактичного надходження оплати на рахунок підприємства потрібно виконати платіжку з ознакою оплати в управлінському обліку, задавши фактичну дату оплати (що відрізняється від дати документа).

Створимо звіт «Відомість за розрахунками з контрагентами» з такими самими налаштуваннями.

Остаточні суми звіту не змінилися, а ознака оплати тепер → «Так». З цього випливає, що можна проводити нарахування грошових коштів і в бухгалтерському обліку, увімкнувши позначку «БО» → і в регламентованих звітах будуть показані фактичні взаєморозрахунки. У платіжному календарі заплановані грошові кошти до отримання списуються датою виконання оплати.

Увага! Лише в оперативному режимі можна отримувати відомості управлінського контролю розрахунків із контрагентами.

Під час проведення розрахунків із контрагентами готівкою оформлення документів може відбуватися різними варіантами. Нижче показано два можливі варіанти.

Варіант 1. Ситуація, коли каса та менеджер, який стежить за взаємовідносинами з платником, територіально віддалені, на підприємствах звичайна. У цьому випадку покупець спочатку здає гроші в касу, касир лише заносить до бази прибутковий касовий ордер (ПКО) з увімкненим прапорцем оплати, потім менеджер за номером ПКО знаходить у базі зафіксований документ, задає реквізити для взаєморозрахунків і проводить його за управлінським обліком. Якщо необхідно продемонструвати рухи документа в бухгалтерському обліку → «контировку» проводить співробітник бухгалтерії.

Варіант 2. Протилежна ситуація → покупець обіцяє оплатити товар, менеджер виписує ПКО та вносить зміни в оперативні взаєморозрахунки проведенням за управлінським обліком, щоб можна було оформити видаткові документи. При цьому менеджер не зазначає факт проведення операції отримання коштів (не ставить прапорець оплати), а лише фіксує намір надходження коштів. Покупець підходить до каси, касир шукає в базі ПКО та проводить його з ознакою оплати, і це вказує на те, що гроші отримано.