Планування витрачання грошових коштів. Забезпечення заявок.

Для планування витрат грошових коштів і формування забезпечення цих витрат використовується документ "Заявка на витрачання грошових коштів".

Заявка на витрачання грошових коштів

Передбачено планування витрат грошових коштів у розрізі різних напрямів господарської діяльності — оплата постачальнику; видача грошових коштів підзвітній особі; перерахування податку; перерахування заробітної плати тощо.

Дата запланованої витрати визначається значенням спеціального реквізиту "Дата витрати", саме ця дата буде враховуватися для включення даних до звіту "Платіжний календар".

Багато параметрів заявки є необов'язковими для заповнення. Але якщо виникає необхідність забезпечення заявки (резервування та розміщення), зазначення валюти й форми оплати є необхідним. Резервування неможливе без прив'язки до конкретного місця зберігання грошових коштів.

Заявку можна зареєструвати введенням на підставі замовлення постачальнику, рахунку на оплату постачальника, будь-яких документів придбання. За необхідності формування графіків оплати постачальнику слід створити кілька документів — заявок з відповідними сумами часткової оплати та датами витрати. Суми й дати користувач визначає самостійно.

Виконанням заявки є фактичне списання грошових коштів з банківського рахунку (з каси) організації, при цьому обов'язково потрібно зробити посилання на вихідну заявку. Платіжні документи фактичної витрати грошових коштів можна створити введенням на підставі заявки. Під час проведення платіжних документів із зазначенням заявки на використання коштів контролюється співвідношення суми документа з поточним залишком нездійснених платежів за заданою заявкою.

Діє деяке обмеження щодо зв'язку документів прогнозного й оперативного шару. Якщо в заявці чітко визначена форма оплати, то обмежується список документів, які можуть посилатися на цю заявку. Наприклад, виконанням заявки з формою оплати "Готівка" може бути лише документ "Видатковий касовий ордер". Документ "Платіжне доручення вихідне" може бути створений "введенням на підставі" такої заявки, але він не буде заповнений автоматично і в ньому не можна буде зазначити посилання на заявку, а отже, з погляду аналізу планів, заявка залишиться невиконаною.

Якщо заявку відхилено або запланована витрата грошей втратила актуальність, то заявку слід приховати документом "Закриття заявок на витрачання коштів".

Функції забезпечення запланованих витрат грошових коштів виконуються за допомогою:

• резервування наявних у залишку вільних грошових коштів на банківських рахунках і в касі;

• розміщення заявок у запланованих надходженнях грошових коштів (це можна назвати "резервуванням очікуваних надходжень грошей").

Механізми резервування наявних грошових коштів і розміщення запланованих витрат та очікуваних надходжень є опціональними. Тобто їх використання не є обов'язковим і в кожному окремому випадку планування вирішується користувачем окремо. Резервування під заявку здійснюється документом "Заявка на витрачання коштів" за даними вкладки "Розміщення". Такий варіант резервування повністю залежить від рішення користувача.

Інформація про зарезервовані грошові кошти зберігається в регістрах "Грошові кошти в резерві" і "Грошові кошти до списання". При цьому слід розрізняти резервування "під заявку" та "під документ":

• Резервування під документ належить до облікового (оперативного) шару підсистеми й здійснюється неакцептованими платіжними документами. Такий варіант резервування відображається в регістрі "Грошові кошти до списання" автоматично та незалежно від рішення користувача;

• Резервування під заявку належить до прогнозного шару підсистеми й здійснюється документом "Заявка на витрачання коштів" за даними вкладки "Розміщення". Такий варіант резервування залежить від рішення користувача й відображається в регістрі "Грошові кошти в резерві".

Важливо! Резерв призначається з дати запланованої витрати грошей, тобто до цієї дати гроші в розмірі суми резервування перебувають у вільному залишку. Наприклад, якщо за заявкою від 1-го числа зарезервовано гроші на 10-те число, то навіть 9-го числа можна буде витратити всі гроші, наявні на рахунках підприємства. І лише 10-го числа *Під час проведення* неакцептованих документів виконуватиметься контроль вільного залишку з урахуванням наявного резерву, що не гарантує наявність на рахунку до потрібного числа залишку в необхідному розмірі.

Якщо на вкладці "Розміщення" зазначено посилання на документ запланованого надходження — це розміщення, якщо банківський рахунок або каса — резервування. Процедуру забезпечення заявки можна виконати як вручну, так і автоматично. Якщо на вкладці "Розміщення" встановити прапорці "Резервування" та/або "Розміщення", то за кнопкою "Заповнити та провести" система виконає автозабезпечення заявки. Залежно від прапорців здійснюється пошук вільних фактичних залишків грошових коштів та/або вільних очікуваних надходжень. Результат автозаповнення табличної частини можна відкоригувати вручну. Цей функціонал працює лише в оперативному режимі проведення й аналогічний функціоналу забезпечення товарних замовлень.

Резервування впливає на розрахунок "вільного залишку грошових коштів" з моменту встановлення резерву й до моменту зняття. Зняття резерву "під заявку" здійснюється в момент оформлення первинного документа на списання грошових коштів. Причому, якщо документ неакцептований, то резерв переводиться зі стану резерву "під заявку" до стану резерву "під первинний документ".

На рівні ролей користувачів можлива заборона на введення та друк видаткових грошових документів без заявки — підстави. Це визначається в налаштуванні додаткових прав користувача:

• дозволити проведення платежу без заявки,

• друк непроведених документів.

Таким чином, заявка може бути інструментом для оперативного контролю перевищення суми фактичного списання грошових коштів над установленим під час фінансового планування лімітом.

Під час проведення операції реєструється така інформація:

• фіксується сума планової витрати грошей (надходження в регістрі накопичення "Заявки на витрачання коштів");

• якщо заплановане надходження пов'язане з контрагентом, то збільшується прогнозована заборгованість контрагента перед підприємством (надходження в регістрі накопичення залишків "Розрахунки з контрагентами");

• якщо виконується резервування "під заявку", то це фіксується датою витрати грошей встановленням "резерву" (надходження в регістрі накопичення "Грошові кошти в резерві");

• якщо виконується розміщення заявки в "очікуваних" надходженнях, то цей факт реєструється датою витрати (надходження в регістрі накопичення "Розміщення заявок на витрачання коштів").

Аналіз інформації про заплановану витрату грошових коштів виконується за допомогою звіту «Заявки на витрачання коштів». Звіт можна згрупувати, наприклад, за датою запланованої витрати та за видом операції. У додаткових полях вивести інформацію про контрагента й валюту взаєморозрахунків. У колонці "Витрата" відображається виконання заявки.

Аналіз заявок на витрачання грошових коштів

За допомогою цього ж звіту можна отримати графік платежів контрагенту. Для отримання графіка у звіті можна встановити групування за контрагентами або відбір за певним контрагентом. Крім того, слід встановити групування за параметром "Заявка на витрачання коштів. Дата витрати". У звіті можна отримати дані у валюті управлінського звіту, у валюті взаєморозрахунків і у валюті платежу. За потреби інформацію про валюту взаєморозрахунків можна вивести в додатковому полі.