Списання грошових коштів

Обробка "Виписка з банку"

Відображення операцій витрачання безготівкових грошових коштів, з розрахункових рахунків підприємства оформлюється такими видами документів як:

• "Платіжне доручення вихідне";

• "Акредитив переданий";

• "Платіжна вимога отримана";

• "Платіжний ордер: списання грошових коштів" (використовується у разі часткової оплати банком розрахункових документів).

Можливі такі варіанти операцій, що відображаються документами витрачання грошових коштів:

• оплата постачальнику ― застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду "З постачальником" або "З комітентом";

• повернення грошових коштів покупцю –“ застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду "З покупцем" або "З комісіонером";

• перерахування податку;

• рахунки за кредитами та боргами з контрагентами –“ застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду "Інше" за статтею "Розрахунки за кредитами та позиками" - повернення отриманого кредиту або видача кредиту контрагенту підприємством;

• інші списання безготівкових грошових коштів –“ довільне списання грошових коштів, можна застосовувати для внутрішнього перекидання грошей між рахунками;

• інші розрахунки з контрагентами –“ застосовується для розрахунків за договорами з видом "Інше", наприклад з митницею;

• переказ на інший рахунок –“ застосовується для внутрішнього переміщення грошових коштів (з одного на інший розрахунковий рахунок) організації.

Через симетричність гілок підсистем типової конфігурації правила роботи з обома типами документів (надходження та списання грошових коштів) однакові. Тому правила відображення операцій списання грошових коштів такі самі, як для операцій надходження.

Важливо! Для неакцептованих платежів (проведених за оперативним обліком, але не оплачених) автоматично встановлюється резерв із вільних грошових коштів "під документ". У результаті цього зменшується вільний контрольований залишок на розрахунковому рахунку, і ці гроші можуть бути списані лише у разі встановлення прапорця "Оплачено" в цьому ж документі.

Документ "Платіжне доручення вихідне" призначений для обліку списання грошей, що перебувають на рахунках у банку. Крім того, завдяки йому можна роздрукувати вихідні форми платіжних доручень.

Документ "Платіжне доручення вихідне"

Заповнення документа цілком аналогічне заповненню вхідного платіжного доручення. Відмінність полягає лише в тому, що для створення документа в друкованій формі має бути заповнено призначення платежу. Крім того, документ можна ввести на підставі "торговельних" ("Надходження товарів і послуг", "Рахунок на оплату постачальника", "Замовлення постачальника" та інших) або інтерактивно у вільному режимі. Варіант відображуваної господарської операції вибирається кнопкою "Операція".

Якщо ж операція пов'язана з перерахуванням грошей постачальнику або поверненням грошей покупцю, то заповнити список оплачуваних угод можна вручну або автоматично. Механізм автозаповнення діє так само, як у документах надходження грошей.

Текст призначення платежу (під час реєстрації вихідних платежів) вводиться на вкладці "Друк" вручну або заповнюється автоматично відповідно до інформації, введеної у форму розрахункового рахунку (у довіднику "Банківські рахунки"). Якщо платіжне доручення оформлюється для валютного розрахункового рахунку, передбачено можливість друку "Платіжного доручення в іноземній валюті".

Під час проведення документів перерахування безготівкових грошових коштів реєструється інформація, аналогічна документам надходження:

Якщо встановлено лише прапорець "Відобразити в оперативному обліку":

• реєструється намір вибуття грошових коштів, тобто неакцептоване списання грошей і резервування грошей "під документ" (надходження в регістрі накопичення залишків "Грошові кошти до списання");

• реєструється прогноз (намір) зміни розрахунків з контрагентом - збільшення заборгованості контрагента (надходження в регістрі накопичення залишків "Розрахунки з контрагентами"). Крім випадків, коли обрано дію - "Інше надходження безготівкових грошових коштів".

Якщо встановлено лише прапорець "Оплачено":

• • реєструється фактичне зменшення залишку грошових коштів (витрата в регістрі накопичення залишків "Грошові кошти");

  • реєструється виконання операції оплати - акцепт платежу та зняття резерву грошей "під документ" (витрата в регістрі накопичення залишків "Грошові кошти до списання").

Якщо встановлено обидва прапорці - і "Оплачено", і "Відобразити в оперативному обліку":

• • реєструється факт неакцептованого платежу та його акцепт - встановлення резерву грошей і його зняття (надходження та витрата в регістрі накопичення "Грошові кошти до списання");

  • реєструється фактичне зменшення залишку грошових коштів (витрата в регістрі накопичення залишків "Грошові кошти");

  • реєструється для цілей аналізу рух грошей у розрізі статей руху, контрагентів та угод, проєктів (запис в оборотному регістрі накопичення "Рух грошових коштів");

  • реєструється фактичне збільшення заборгованості контрагента (надходження в регістрі накопичення "Взаєморозрахунки з контрагентами");

  • реєструється план (намір) зміни розрахунків з контрагентом - збільшення заборгованості контрагента (надходження в регістрі накопичення залишків "Розрахунки з контрагентами"). Крім випадків, коли обрано операцію "Інше надходження безготівкових грошових коштів".

Аналіз інформації за операціями списання грошових коштів виконується такими самими звітами, як і за операціями надходження.

Відмінність полягає лише в аналізі незавершених операцій перерахування грошових коштів. Для аналізу неакцептованих видаткових грошових документів або фактичних списань грошей, не проведених за оперативним обліком, потрібно використовувати звіт "Неоплачені вихідні платежі". Якщо у звіті встановити додаткове поле "Контрагент", то можна зрозуміти - кому саме не було відправлено гроші (додатні залишки у звіті) або які перерахування грошей не відображено в оперативному обліку. Від'ємні залишки за конкретними контрагентами вказують на некоректні дані щодо взаєморозрахунків. Оскільки ці фактичні платежі не відобразилися в регістрі накопичення "Взаєморозрахунки з контрагентами".

Аналіз неоплачених вихідних платежів

Вільний залишок грошових коштів можна проаналізувати за допомогою звіту "Аі доступності грошових коштів". Звіт призначений для аналізу об'єднаної інформації в розрізі місць зберігання за:

• фактичними залишками у підприємства грошових коштів, що перебувають у касах і на розрахункових рахунках;

• виписаними, але ще не акцептованими на момент звіту платіжними документами (надходженнями та видатковими);

• зарезервованими заявками грошовими коштами;

• очікуваними залишками грошових коштів.

Очікуваний залишок грошових коштів отримується шляхом віднімання з фактичного залишку сум, зарезервованих під заявки та під первинні платіжні видаткові документи (регістри "Грошові кошти в резерві" та "Грошові кошти до списання"), і додавання сум, що очікуються: за неакцептованими документами надходження (список "Грошові кошти до отримання").

Сума очікуваних надходжень має довідковий характер і не бере участі в розрахунку доступного для використання залишку грошових коштів (наприклад, під час резервування).

Обробка "Виписка з банку"

Як уже говорилося, кожне переміщення грошей оформлюється окремим платіжним документом. Тобто в межах стандартної конфігурації не передбачено документ "Банківська виписка". Але передбачено можливість звірки "живої" виписки банку із зареєстрованими в інформаційній базі платіжними документами. Таку звірку дає змогу виконати обробка "Виписка банку".

Виписка банку

Обробка "Виписка банку" призначена для:

• побудови аналога паперової банківської виписки;

• акцепту групи платіжних документів;

• отримання (контролю) інформації про стан платіжних документів. Тобто для порівняння облікових даних за документами, які вже проведено (безготівковими платежами), з реальною банківською випискою.

Виписка банку: платіжний ордер

Хочеться підкреслити, що це саме обробка, а не документ. Тобто вона не породжує будь-яких проводок і не реєструє господарські події. Її основне призначення полягає в тому, щоб згрупувати первинні документи, які надалі породжують потрібні рухи у відповідних регістрах.

Щоб отримати виписку банку за певний день, реквізит обробки "Дата оплати" встановлюється рівним даті виписки. Система відбирає документи за вказаним в обробці банківським рахунком, які були сформовані датою, меншою або рівною вказаній у реквізиті "Дата оплати". Під час заповнення виписки банку відбираються:

• усі неакцептовані документи (для подальшої обробки), якщо не встановлено прапорець "Виводити лише оплачені";

• документи, акцептовані датою, рівною даті банківської виписки (для інформації).

Обробка дає змогу позначити ті неакцептовані документи, що увійшли до аналізованої банківської виписки. Отже, на екрані можна отримати дані про надходження/витрату грошових коштів за день.

• У разі натискання кнопки "Виконати" система виконує такі операції:

• в усіх позначених документах установлюється прапорець оплати та дата оплати, рівна значенню відповідного реквізиту обробки;

кожен позначений прапорцем документ проводиться.