Приклади оформлення замовлень покупців
У конфігурації «Управління торгівлею для України» за допомогою підсистеми «Оперативне планування» реалізовано механізм, який дає змогу застосовувати різні стратегії роботи з покупцями. Рішення про застосування тієї чи іншої стратегії з покупцями зазвичай приймає керівництво компанії. У цьому розділі буде розглянуто кілька конкретних прикладів застосування різних стратегій у роботі з покупцями. Приклад 1. Оформлення замовлення покупця з автоматичним резервуванням товарів на різних складах компанії. Приклад 2. Оформлення замовлення покупця з резервуванням товарів у рахунок майбутніх поставок товарів від постачальника. Приклад 3. Оформлення замовлення покупця з подальшим замовленням товарів постачальнику (стратегія роботи «під замовлення»). Приклад 4. Оформлення замовлення покупця з попереднім резервуванням товарів і з оформленням замовлення постачальнику на відсутні товари. Перерозподіл резерву. Аналіз виконання замовлень
У конфігурації «Управління торгівлею для України» за допомогою підсистеми «Оперативне планування» реалізовано механізм, який дає змогу застосовувати різні стратегії роботи з покупцями. Рішення про застосування тієї чи іншої стратегії з покупцями зазвичай приймає керівництво компанії. У цьому розділі буде розглянуто кілька конкретних прикладів застосування різних стратегій у роботі з покупцями. Приклади, наведені в цьому розділі, моделювалися в конфігурації «Управління торгівлею для України», редакція 2.3 (реліз 2.3.3.4). Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2, реліз 1.2.7.8.
Приклад 1. Оформлення замовлення покупця з автоматичним резервуванням товарів на різних складах компанії
Така стратегія зазвичай застосовується в тих випадках, коли покупець просить зарезервувати товар на певний строк і обіцяє протягом цього строку оплатити виписаний йому рахунок (замовлення покупця).
Порядок оформлення:
- Оформлюється новий документ «Замовлення покупця».
- Для того щоб контролювати оплату за рахунком і відвантажувати товар лише на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформлюється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться «За замовленнями» або «За договором у цілому».
- Розмір передоплати за замовленням покупця …- зазначається відсоток передоплати за замовленням (згідно зі встановленими умовами в договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - зазначається та кількість днів, на яку покупець просив зарезервувати товар.
- У документі слід встановити передбачувану дату відвантаження за замовленням. Надалі ця дата використовується для складання графіка відвантаження товарів за замовленнями покупців.
- Автоматичне заповнення схеми розміщення та резервування товарів на складах здійснюється після натискання кнопки «Заповнити і провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для автоматичного розподілу та резервування товарів на складах необхідно встановити прапорець «Автоматичне резервування».
- Після натискання кнопки «Заповнити провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» в документі.
- Надалі може бути оформлено один або кілька рахунків на оплату покупцю.
У разі, якщо товар є в наявності на кількох складах, то пріоритетним складом при автоматичномурозміщенні буде склад, зазначений у шапці документа. Тобто товар насамперед буде розміщено на тому складі, який зазначений у шапці документа, і лише в разі, якщо товару на цьому складі не вистачатиме, він буде розміщений на інших складах компанії.
У разі, якщо товари потрібно пріоритетно зарезервувати на різних складах, їх можна зазначити вручну в графі «Розміщення». Тоді після натискання кнопки «Заповнити і провести» буде заповнено розміщення лише за тими товарами, за якими графа «Розміщення» не була заповнена вручну.
Приклад оформлення договору та заявки за застосування такої стратегії наведено на рисунках 1 і 2.
Рис.1 Оформлення договору взаєморозрахунків при резервуванні товарів на кількох складах
Рис.2 Оформлення заявки покупця при резервуванні товарів на різних складах
Приклад 2. Оформлення замовлення покупця з резервуванням товарів у рахунок майбутніх поставок товарів від постачальника
Така стратегія застосовується в разі, якщо товар покупцю відповідно до умов договору можна відвантажити пізніше: тоді, коли надійде товар, раніше замовлений у постачальника. У цьому разі вивільняється вільний залишок товару на складі, і його можна продати, наприклад, роздрібному покупцю. Передбачається, що на момент оформлення замовлення покупцю в інформаційній базі є оформлені раніше замовлення постачальнику, за якими найближчим часом має надійти товар.
Дата передбачуваної поставки товару за замовленням постачальнику фіксується в замовленні постачальнику в полі «Надходження».
Порядок оформлення:
- Оформлюється новий документ «Замовлення покупця».
- Для того щоб контролювати оплату за рахунком і відвантажувати товар лише на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформлюється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться «За замовленнями» («За договором у цілому»).
- Контроль передоплати за замовленням покупця …- зазначається відсоток передоплати за замовленням (згідно зі встановленими умовами в договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - зазначається та кількість днів, на яку покупець просив зарезервувати товар. Резервування товару відбудеться після оформлення надходження товару від постачальника.
- У документі в полі «Відвантаження» необхідно обов'язково зазначити дату передбачуваного відвантаження за замовленням.
- Автоматичне заповнення схеми розміщення за замовленнями здійснюється після натискання кнопки «Заповнити і провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для автоматичного розміщення товарів у замовленнях постачальнику необхідно встановити прапорець «Автоматичне розміщення».
- Надалі може бути оформлено один або кілька рахунків оплату покупцю.
Після натискання кнопки «Заповнити і провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» в документі. У графі розміщення заповняться ті замовлення постачальнику, у яких дата надходження менша або дорівнює даті передбачуваного відвантаження за оформлюваним замовленням.
Під час розподілу за замовленнями постачальників можна для конкретного товару зазначити пріоритетне замовлення постачальнику.Наприклад, це виправдано в разі, якщо один і той самий товар замовляється в різних постачальників. Ця інформація задається вручну в графі «Розміщення». Тоді після натискання кнопки «Заповнити і провести» буде заповнено розміщення лише за тими товарами, за якими графа «Розміщення» не була заповнена вручну, а пріоритетне замовлення, зазначене користувачем, не змінюватиметься.
Приклад оформлення замовлення покупцю наведено на рисунку 3.
Рис. 3 Розподіл замовлення покупця за раніше оформленими замовленнями постачальників
Приклад 3. Оформлення замовлення покупця з подальшим замовленням товарів постачальнику (стратегія роботи «під замовлення»)
Такий варіант оформлення застосовується в разі, якщо в компанії застосовується стратегія роботи «під замовлення». Покупець оформлює замовлення на придбання товару, і під його замовлення товар замовляється в постачальника. Після надходження товару від постачальника товар резервується для конкретного покупця.
Порядок оформлення:
- Оформлюється новий документ «Замовлення покупця».
- Для того щоб контролювати оплату за рахунком і відвантажувати товар лише на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформлюється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться «За замовленнями» («За договором у цілому»).
- Контроль передоплати за замовленням покупця …- зазначається відсоток передоплати за замовленням (згідно зі встановленими умовами в договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - зазначається та кількість днів, на яку покупець просив зарезервувати товар. Резервування товару відбудеться після оформлення надходження товару від постачальника.
- Графу розміщення в документі «Замовлення покупця» заповнювати не потрібно. Тому в параметрах авторезервування прапорці «Автоматичне заповнення» і «Автоматичне розміщення» також встановлювати не потрібно. Документ проводиться звичайним чином після натискання кнопки «Провести» або «ОК».
- Надалі може бути оформлено один або кілька рахунків-фактур на відвантаження товарів за замовленням.
- Після оформлення замовлення покупця оформлюється документ «Замовлення постачальнику».
- У документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця» зазначається замовлення (або кілька замовлень), за якими має відбутися резервування при надходженні товару від постачальника.
- Можна здійснити автоматичне заповнення замовлення постачальнику. Для автоматичного заповнення використовується кнопка «Заповнити». У разі, якщо замовлення постачальнику має бути оформлено за одним замовленням покупця, потрібно вибрати пункт меню «Заповнити за замовленням покупця». Якщо замовлення постачальнику оформлюється за кількома замовленнями покупців, то для автоматичного заповнення треба використовувати кнопку «Додати за замовленням покупця».
- Надходження товару від постачальника фіксується документом надходження, який оформлюється на підставі документа «Замовлення постачальнику». При надходженні товар резервується для тих замовлень покупців, які зазначені в документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця».
У документах «Замовлення постачальнику» і «Надходження товарів» не обов'язково мають бутизазначені однакові склади. Товар буде зарезервований на тому складі, на який він фактично надійшов (склад, зазначений у документі «Надходження товарів») і зарезервований для замовлення покупця, зазначеного в документі «Замовлення постачальнику». Приклади оформлення замовлення покупцю та замовлення постачальнику за такої стратегії роботи наведено на рисунках 4 і 5.
Рис.4 Оформлення замовлення покупцю в разі застосування стратегії роботи «під замовлення».
Рис.5. Оформлення замовлення постачальнику в разі застосування стратегії роботи «під замовлення».
Приклад 4. Оформлення замовлення покупця з попереднім резервуванням товарів і з оформленням замовлення постачальнику на відсутні товари
У цьому прикладі передбачається поєднання всіх тих стратегій, які були розглянуті в попередніх прикладах. Розглядається варіант, коли здійснюється автоматичне резервування товарів на різних складах компанії, а також у раніше оформлених замовленнях постачальнику, а відсутній товар необхідно замовити в постачальника.
Порядок оформлення:
- Оформлюється новий документ «Замовлення покупця».
- Для того, щоб контролювати оплату за рахунком і відвантажувати товар лише на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформлюється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться «За замовленнями» («За договором у цілому»).
- Контроль передоплати за замовленням покупця …- зазначається відсоток передоплати за замовленням (згідно зі встановленими умовами в договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - зазначається та кількість днів, на яку покупець просив зарезервувати товар. Резервування товару відбудеться після оформлення надходження товару від постачальника.
- У документі в параметрах авторезервування (кнопка «Заповнити і провести») необхідно встановити прапорці «Автоматичне заповнення» і «Автоматичне розміщення».
- У полі «Відвантаження» зазначити дату передбачуваного відвантаження товару за замовленням.
- Автоматичне заповнення схеми резервування за складами та розміщення за замовленнями здійснюється після натискання кнопки «Заповнити і провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для оформлення друкованої форми рахунку на оплату слід надалі ввести документ «Рахунок на оплату покупцю» на підставі документа «Замовлення покупця».
Після натискання кнопки «Заповнити провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» в документі. У графі «Розміщення» заповняться ті склади, на яких є залишки товарів (з урахуванням раніше зарезервованих товарів) і ті замовлення постачальникам, у яких дата надходження менша або дорівнює даті передбачуваного відвантаження за оформлюваним замовленням. При цьому товар насамперед буде розміщуватися в замовленнях постачальників, а потім резервуватися на складах.
- Після оформлення замовлення покупця оформлюється документ «Замовлення постачальнику».
- У документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця» зазначається замовлення (або кілька замовлень), за якими має відбутися резервування при надходженні товару від постачальника.
- Можна здійснити автоматичне заповнення замовлення постачальнику. Для автоматичного заповнення використовується кнопка «Заповнити». У разі, якщо замовлення постачальнику має бути оформлено за одним замовленням покупця, потрібно вибрати пункт меню «Заповнити за замовленням покупця». Якщо замовлення постачальнику оформлюється за кількома замовленнями покупців, то для автоматичного заповнення треба використовувати кнопку «Додати за замовленням покупця». Таблична частина замовлення буде заповнена лише тими товарами, які не зарезервувалися на складах і не були розміщені в раніше оформлених замовленнях постачальників. Тобто фактично тими, для яких при автоматичному заповненні графа «Розміщення» в документі «Замовлення покупця» залишилася незаповненою.
- Надходження товару від постачальника фіксується документом надходження, який оформлюється на підставі документа «Замовлення постачальнику». При надходженні товар резервується для тих замовлень покупців, які зазначені в документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця».
Приклади оформлення замовлення покупцю та замовлення постачальнику наведено на рисунках 6 і 7.
Рис.6. Оформлення замовлення покупцю при автоматичному розміщенні на складах, у замовленнях постачальників і оформленні замовлень на відсутні товари
Рис.7. Оформлення замовлення постачальнику на поставку відсутніх товарів.
Перерозподіл резерву
Перерозподіл резерву здійснюється за допомогою документа «Резервування товарів». За допомогою цього документа можна легко змінювати застосовану схему стратегії резервування та розміщення товарів. Тобто переміщувати резерви товарів зі складу на склад, резерв зі складу на замовлення постачальнику, скасовувати резервування за замовленням постачальнику або за складом.
У документі зазначається замовлення покупця, за яким необхідно скоригувати розміщення, а також варіант вихідного розміщення та нового розміщення.
Так, наприклад, якщо покупець затримує оплату рахунку, то зарезервований для нього товар можна передати іншому покупцю, а для нього зарезервувати товар під майбутні поставки.
У цьому разі необхідно оформити два документи. У документі «Резервування товарів» для першого покупця як вихідне розміщення зазначається склад, на якому раніше було зарезервовано товар, а як нове розміщення – замовлення постачальнику, за яким товар має надійти.
У документі «Резервування товарів» для другого покупця як вихідне розміщення зазначається замовлення постачальнику, а як нове розміщення – склад, на якому товар має зарезервуватися.
Якщо як нове розміщення нічого не зазначається, то скасовується вихідна схема резервування і товар знімається з резервування.
Приклад оформлення документа «Розподіл за замовленнями покупців» наведено на рисунку 8.
Рис.8. Оформлення зміни схеми резервування товарів.
Аналіз виконання замовлень
Для аналізу поточного стану замовлень використовується кнопка «Аналіз» у формі документа «Замовлення покупця».
Отримати зведений графік відвантажень за замовленнями покупців і поставок за замовленнями постачальників можна за допомогою звіту «Оперативний товарний календар». На рисунку 9 наведено приклад сформованого звіту.
Рис.9. Зведений графік надходжень і відвантажень за замовленнями.
Графік відвантаження товарів за покупцями можна сформувати за допомогою універсального звіту «Замовлення покупців». Приклад налаштування звіту та сформований звіт наведено на рисунках 10 і 11.
Рис.10. Налаштування універсального звіту «Замовлення покупців».
Рис. 11. Графік відвантаження товарів у розрізі дат передбачуваного відвантаження та замовлень покупців.
