Принципи обліку товарно-матеріальних цінностей

Аналітичний облік ТМЦ

Оперативний режим проведення документів

Розділення кількісного та партійного обліку ТМЦ. Ордерний облік.

Контроль залишків ТМЦ

Ордерний облік

Аналітичний облік ТМЦ

Для оперативного обліку ТМЦ недостатньо мати інформацію про їхню сумарну вартість, а часто недостатньо знати навіть просто їх перелік і кількість. Якщо у підприємства кілька складів, і одні й ті самі активи знаходяться на різних складах, то для підвищення ефективності, оперативності й точності обліку потрібно знати кількісний і номенклатурний розподіл ТМЦ у розрізі складів. Для активів з обмеженим строком зберігання потрібно зберігати інформацію про закінчення цих строків, щоб запобігти залежуванню та псуванню активів. Якщо під час інвентаризації на складі виявлено бракований товар, то в системі необхідно зафіксувати інформацію про неналежну якість цього товару. Якщо якісь запаси придбано або виготовлено спеціально під певне замовлення покупця, то потрібно запобігти можливості використання таких ТМЦ для інших потреб тощо. Фіксація в системі такої додаткової інформації про властивості об'єкта, про місце знаходження та іншої необхідної інформації дає змогу аналізувати дані про залишки й рухи ТМЦ у розрізі цих параметрів. Види такої додаткової інформації називатимемо аналітичними розрізами складського обліку. Ведення аналітичного обліку за додатковими властивостями накладає такі зобов'язання на реєстрацію господарських операцій в обліку:

• під час оприбуткування точно зазначати значення цих властивостей за фактом операції,

• під час вибуття зазначати аналітичні параметри відповідно до наявних залишків,

• якщо відбувається зміна значення аналітичного параметра для наявних ТМЦ — обов'язково реєструвати таку операцію в системі, навіть якщо вона не пов'язана з реальним рухом ТМЦ. Наприклад, у разі виявлення некондиційного товару на складі потрібно зареєструвати в системі неналежну якість певної кількості товару.

У типовій конфігурації підтримується такий набір розрізів аналітичного обліку ТМЦ:

• Склад — у товарних документах для будь-якої номенклатури має бути зазначено місце її зберігання, тобто куди вона надійшла і звідки вибуває, переміщення між складами однієї організації реєструється в інформаційній базі спеціальним документом,

• Організація — ТМЦ завжди належать якійсь конкретній організації. Під час передання товару іншій організації потрібно відображати операцію у два етапи — видаткова накладна за організацією-відправником і прибуткова накладна за організацією-одержувачем,

• Номенклатура — кожна матеріальна цінність має бути зафіксована в довіднику "Номенклатура" (перелік ТМЦ і послуг) лише один раз незалежно від варіанта її використання. Якщо ми частину стільців купуємо для продажу, а частину стільців — отримуємо за договором комісії, то це одна й та сама номенклатура, але з різним статусом. Різні статуси номенклатури визначаються різними документами типового рішення або різними видами операцій одного документа, але в переліку ТМЦ — це одна картка,

• Додаткова характеристика — будь-які довільні уточнювальні характеристики, необхідні для аналізу рухів і залишків ТМЦ (вага, об'єм, колір, виробник, матеріал виготовлення тощо),

• Серія — строк придатності, серійний номер і номер сертифіката,

• Якість — використовується за потреби відокремлювати в складському обліку некондиційну або браковану номенклатуру від якісних товарів,

• Замовлення — використовується за потреби зарезервувати певну партію товару під замовлення покупця.

Якщо підприємству якісь із цих аналітичних розрізів не потрібні, то для них можна задати одне-єдине значення й лише його зазначати в документах, що відображають операції з ТМЦ. Наприклад, якщо підприємство не веде окремий облік бракованих товарів, а відразу їх списує, то можна використовувати лише одну наперед визначену якість "Новий". Деякі з цих розрізів не є обов'язковими для всіх ТМЦ, наприклад, додаткові характеристики та серії.

Оперативний режим проведення документів

Найважливішим базовим принципом товарного обліку є важливість проведення документів в "оперативному режимі". Лише за такого проведення виконується контроль:

• кількісних залишків за складом;

• встановленого резерву на ТМЦ;

• встановлених покупцеві лімітів за зворотною тарою;

• правильності формування звітів про продані товари та продукцію за договорами комісії;

• різних параметрів взаєморозрахунків з контрагентами;

• перевищення встановленої максимально допустимої суми заборгованості;

• наявності необхідної передоплати для відвантаження товару,

• контроль днів заборгованості тощо.

За допомогою налаштування додаткових прав користувача можна дозволити проведення документів в оперативному режимі на вибуття товарів у більшій кількості, ніж є в залишку — "Дозволити перевищення залишку товарів на складі" і "Дозволити перевищення залишку товарів організації".

Якщо встановлено прапорці для цих налаштувань, то документи реалізації (списання) проводитимуться в будь-якому разі, але під час проведення в оперативному режимі, за потреби, буде видано повідомлення про недостатність товару в залишку.

Усі документи з датою, відмінною від поточної робочої дати, проводяться автоматично неоперативно, тобто без контрольних перевірок. Проведення в оперативному режимі автоматично вмикається під час першого проведення облікового документа поточною робочою датою. Під час повторного проведення цього ж документа поточною датою система видає запит користувачеві: "Вибір режиму проведення — оперативний або неоперативний". У разі вибору оперативного режиму знову виконується контроль усіх установлених обмежень і час документа автоматично змінюється. Документ переноситься в кінець списку поточних документів.

Розділення кількісного та партійного обліку ТМЦ. Ордерний облік.

Наступним базовим принципом товарного обліку є паралельний кількісний і партійний облік собівартості одних і тих самих ТМЦ.

Передбачається, що в оперативному режимі з максимально можливою мірою достовірності має вестися облік ТМЦ у натуральних вимірниках (тобто у кількісному вираженні). Рухи ж сумових еквівалентів натуральних вимірників (тобто собівартості) підпорядковуються іншим законам і, у загальному випадку, можуть здійснюватися із затримкою в часі.

Наприклад, у момент виписування видаткової накладної покупцеві розрахунок собівартості товарів, що продаються, займає час і уповільнює процес проведення документа. Хоча першочергового значення ці дані в поточний момент не мають. Набагато важливіше отримати інформацію про наявність кількісних залишків за складом, оперативно зареєструвати зменшення складських залишків, зафіксувати заборгованість покупця тощо. А розрахунок собівартості вибуття можна виконати й пізніше.

Для забезпечення цього в типовій конфігурації передбачено різні сховища інформації про кількість і собівартість ТМЦ, іноді цілком незалежні одне від одного. Такий підхід забезпечує значну гнучкість документальних схем, які може підтримувати конфігурація, але він призводить до деякого ускладнення процесів отримання потрібних даних з інформаційної бази.

Контроль залишків ТМЦ

"Оперативність" режиму проведення впливає на контроль кількісних залишків і не впливає на контроль сумових залишків за партіями. Контроль сумових залишків ТМЦ виконується завжди. Незалежно від режиму проведення під час списання партій виконується визначення вартісних залишків ТМЦ. Якщо вони відсутні, то документ проводиться без списання партій, але видається відповідне повідомлення. А контроль кількісних залишків виконується лише в оперативному режимі проведення, якщо налаштуванням користувача не дозволено від'ємні залишки.

Ордерний облік

На основі окремого формування та зберігання кількісних і вартісних даних про ТМЦ побудовано систему ордерного обліку. Видатковий і прибутковий ордер на товари — документи внутрішнього складського обліку, якими оформлюють лише кількісні переміщення ТМЦ у розрізі місць зберігання. Документи, якими реєструють сумові показники цих кількісних рухів, називають фінансовими документами.

Ордери використовуються для швидкого обліку руху товарів на складах у числовому вираженні. Під час операцій «Надходження товарів» фінансові документи можуть запізнюватися, а прибуткові ордери надають можливість швидко оформити надходження продукції на склад і збільшити обсяг доступних залишків на складі в обліковій системі. Під час здійснення продажу товарів усе відбувається навпаки, насамперед виписуються фінансові документи, а потім на їх підставі здійснюється відвантаження зі складу й оформлюється видатковий складський ордер.

Важливим принципом ордерної системи в типовій конфігурації є її опціональність. Тобто рішення про використання ордерної системи під час оформлення якоїсь конкретної господарської операції можна приймати окремо для кожного випадку.