Робота механізму "Властивості документів"

Особливості ведення взаєморозрахунків

Додавання нової властивості документів у разі ведення взаєморозрахунків «За рахунками»

Приклад 1

Надходження основного засобу на підставі «Рахунку на оплату постачальника»

Оплата постачальнику

Аналіз закупівель у розрізі груп продукції

Додавання нової властивості документів у разі ведення взаєморозрахунків «За договором у цілому»

Приклад 2

Надходження товарів від постачальника

Оплата постачальнику

Аналіз закупівель у розрізі груп продукції

Наведені у статті приклади відтворювалися в конфігурації «Управління торговим підприємством для України» (редакція 1.2). Методика, описана у статті, актуальна також для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України» (редакція 1.3).

Механізм властивостей і категорій, реалізований у конфігурації, є ефективним засобом для аналізу товарообігу в довільних розрізах, наприклад, купівля/продаж різних видів продукції, купівля/продаж за регіонами, класифікація за категоріями контрагентів, за строками придатності товарів, марками тощо.

Часто виникає потреба вести облік на рахунках розрахунків з контрагентами в розрізі різних груп реквізитів. У програмі передбачено можливість використовувати методику «Додавання нової властивості документів». Ця методика дає змогу розмежовувати однотипні операції за різними значеннями з метою оптимізації групування облікової інформації у зручному для користувача вигляді.

Особливості ведення взаєморозрахунків

Обов'язковим аналітичним розрізом обліку взаєморозрахунків у конфігурації є облік за договорами. Методику можна використовувати як для договорів з видом взаєморозрахунків «За замовленнями» або «За рахунками», так і «За договором у цілому». Відмінність полягатиме лише в джерелах перегляду необхідної інформації.

У разі ведення взаєморозрахунків «За розрахунковими документами» за допомогою більшої кількості звітів можна буде згрупувати необхідну інформацію.

У будь-якому з варіантів для придбання у постачальників продукції кожної групи потрібно буде оформлювати окремі документи реалізації та виписувати окремі рахунки на оплату постачальника.

Додавання нової властивості документів у разі ведення взаєморозрахунків «За рахунками»

Приклад 1

Організація ТОВ «Добро» придбаває товари та основні засоби у ТОВ «СофтПостач», а також послуги у ТОВ «Біла акація». Договори з контрагентами ведуться «За рахунками».

Бухгалтеру необхідно виводити результати операцій у розрізі груп продукції: товари, основні засоби та послуги.

Договір з контрагентом ТОВ «СофтПостач» на закупівлю основних засобів і товарів наведено на рисунку 2.1.

Рис. 2.1. Заповнений договір з контрагентом ТОВ «СофтПостач»

Потрібно пам'ятати, що під час ведення взаєморозрахунків з контрагентами за розрахунковими документами в параметрах бухгалтерського обліку має бути увімкнено прапорець «Вести розрахунки за документами» (меню «Сервіс» - «Налаштування обліку» - «Налаштування параметрів обліку» - «Параметри бухгалтерського обліку» - вкладка «Інший аналітичний облік»).

Для використання методики потрібно додати нову властивість документів, наприклад, «Група продукції».

Властивість можна додати безпосередньо з форми документа «Рахунок на оплату постачальника», за піктограмою «Відкрити властивості» (див. Рис. 2.2).

Рис. 2.2. Створення нової властивості з форми документа «Рахунок на оплату постачальника»

Діалогове вікно елемента властивості складається з двох вкладок:

• На першій вкладці «Призначення властивості» можна вказати конкретні об'єкти або групи об'єктів, для яких буде призначено цю властивість. Так, наприклад, вид властивості розмір доцільно призначити для групи «Взуття».

  До списку об'єктів, для яких призначено властивість, можна додати кілька груп номенклатури або навіть вибрати конкретні позиції номенклатури, якщо призначувана властивість має сенс лише для конкретних позицій номенклатури. Якщо до списку об'єктів, для яких призначено властивість, не вибрано жодного елемента, то ця властивість призначається всім об'єктам зазначеного на першій вкладці довідника.

• На вкладці «Значення властивості» вводиться список можливих значень для цього виду властивості.

У цій ситуації властивість призначатиметься всім об'єктам, тому заповнюється лише вкладка «Значення властивостей». Необхідно додати групи товарів, у розрізі яких вестиметься облік (див. Рис.2.3).

Рис. 2.3. Заповнення вкладки «Значення властивості» нової властивості «Групи продукції»

Для кожного прийнятого «Рахунку на оплату постачальника» потрібно заповнювати властивість документа «Групи продукції».

Оскільки ТОВ «Добро» бажає придбати основний засіб, для властивості «Групи продукції» у документі «Рахунки на оплату постачальника» вибирається значення «Основні засоби» (див. Рис.2.4).

Рис. 2.4. Вибір значення для властивості «Групи продукції» у документі «Рахунок на оплату постачальника»

Надходження основного засобу на підставі «Рахунку на оплату постачальника»

Необхідно відобразити придбання основних засобів від контрагента ТОВ «СофтПостач». Зробити це можна за допомогою документа «Надходження товарів і послуг», на підставі записаного «Рахунку на оплату постачальника», за піктограмою «Введення на підставі».

У документі надходження не обов'язково вказувати значення властивості, оскільки воно підтягуватиметься з документа «Рахунок на оплату постачальника». Заповнений на підставі рахунку документ «Надходження товарів і послуг» на вкладці «Обладнання» наведено на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Заповнений документ «Надходження товарів і послуг» від постачальника ТОВ «СофтПостач»

Оплата постачальнику

Оплата постачальнику за наданий основний засіб відображається документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Оплата постачальнику». Властивість для документа не вказуємо, оскільки вибрано «Рахунок на оплату постачальника», у якому властивість задано (див. Рис. 2.6).

Рис. 2.6. Заповнений документ «Платіжне доручення вихідне» на контрагента ТОВ «СофтПостач»

Аналогічним чином відбувається закупівля товарів і послуг. У рахунку вибирається властивість і значення (Групи продукції – Товари, Групи продукції – Послуги), а в документах надходження та оплати, введених на підставі рахунку, ці дані вже не заповнюються.

Аналіз закупівель у розрізі груп продукції

Аналіз можна отримати за допомогою звіту «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами» (меню «Звіти» - «Закупівлі» - «Взаєморозрахунки»).

Слід задати такі налаштування звіту:

1. Установити прапорець «Використовувати властивості та категорії».
2. У вікні «Групування рядків» із пункту «Угода» додати рядок «Групи продукції».
3. У вікні «Відбори» з пункту «Угода» вибрати поле «Групи продукції». Указати тип порівняння – «Не дорівнює».
4. Залежно від бажаного групування можна вказати контрагента та/або організацію.

Основні налаштування звіту «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами» наведено на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Налаштування звіту «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами»

Щоб побачити документи, якими здійснювалася оплата, необхідно встановити прапорець «Розширене налаштування» і як додаткові поля вибрати «Документ руху (реєстратор)» (див. Рис. 2.8).

Рис. 2.8. Розширене налаштування звіту «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами»

Таким чином, можна отримати групування в розрізі елементів: товари, послуги, основні засоби (див. Рис. 2.9) .

Рис. 2.9. Звіт «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами» у розрізі елементів

Аналіз груп продукції можна отримати і за допомогою звіту «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 631».

Для цього в налаштуваннях звіту потрібно:

1. Указати рахунок 631;
2. У вікні «Групування» з пункту «Документи розрахунків з контрагентами» додати поле «Групи продукції (дод. реквізит)» і встановити його першим для зручності перегляду звіту;
3. Якщо задано кілька властивостей, то у вікні «Відбори» з пункту «Документи розрахунків з контрагентами» можна додати поле «Групи продукції (дод. реквізит)». Вид порівняння – «Дорівнює» і задається конкретна властивість.

Залежно від бажаного групування в налаштуваннях можна вказати контрагента та/або організацію (див. Рис. 2.10).

Рис. 2.10. Звіт «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 631» у розрізі властивості «Групи продукції»

Додавання нової властивості документів у разі ведення взаєморозрахунків «За договором у цілому»

Приклад 2

Організація ТОВ «Добро» придбаває товари, основні засоби та послуги у контрагента ТОВ «ВестТрейд» за одним договором. Взаєморозрахунки з контрагентом ведуться «За договором у цілому».

Бухгалтеру необхідно виводити результати операцій у розрізі груп продукції: товари, основні засоби та послуги.

Надходження товарів від постачальника

Як уже було сказано, методика «Додавання нової властивості» також застосовна для аналізу надходження продукції та оплат постачальнику в межах договорів, за якими взаєморозрахунки ведуться «За договором у цілому».

Договір з контрагентом ТОВ «ВестТрейд» наведено на рисунку 3.1.

Рис. 3.1. Заповнений договір з постачальником ТОВ «ВестТрейд»

Якщо властивість ще не існує, додати її можна безпосередньо з форми документа «Надходження товарів і послуг», за піктограмою «Відкрити властивості».

Якщо ж властивість створено, для відображення придбання товарів кожної групи потрібно в кожній прибутковій накладній вибирати властивість і вказувати для неї відповідне значення (див. Рис. 3.2).

Рис. 3.2. Додавання значення властивості в документі «Надходження товарів і послуг»

Оплата постачальнику

Оплата постачальнику за надані товари відображається документом «Платіжне доручення вихідне», введеним на підставі прибуткової накладної, за піктограмою «Ввести на підставі».

Властивість для платіжного доручення вказувати не обов'язково, оскільки вона підтягуватиметься з первинного документа «Надходження товарів і послуг» (див. Рис. 3.3).

Рис. 3.3. Заповнений документ «Платіжне доручення вихідне» на контрагента ТОВ «ВестТрейд»

Аналогічним чином відбувається закупівля основних засобів і послуг. У прибуткових накладних вибирається властивість і значення ( Групи продукції – Основні засоби, Групи продукції – Послуги), а у введених на їх підставі документах оплати значення для властивості можна не вибирати.

Аналіз закупівель у розрізі груп продукції

Групування в розрізі елементів можна вивести за допомогою звіту «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 631».

Для цього в налаштуваннях звіту потрібно:

1. Указати рахунок 631;
2. У вікні «Групування» з пункту «Документи розрахунків з контрагентами» додати поле «Групи продукції (дод. реквізит)» і встановити його першим для зручності перегляду звіту;
3. Якщо задано кілька властивостей, то у вікні «Відбори» з пункту «Документи розрахунків з контрагентами» можна додати поле «Групи продукції (дод. реквізит)». Вид порівняння – «Дорівнює» і задається конкретна властивість.

Залежно від бажаного групування в налаштуваннях звіту можна вказати контрагента та/або організацію (див. Рис. 3.4).

Рис. 3.4. Звіт «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 631» у розрізі властивості «Групи продукції»