Складські операції

Велике значення має ведення обліку ТМЦ на складах і контроль за запасами на підприємстві.

Типові господарські операції внутрішнього складського обліку товарів:

• оприбуткування запасів, що надійшли з усіляких джерел, які не пов'язані із закупівлею, — матеріали, отримані в результаті ліквідації основних засобів; запаси, прийняті як відшкодування за претензіями; безоплатне надходження тощо,

• оприбуткування виявлених надлишків,

• інвентаризація місць зберігання товарно-матеріальних цінностей,

• списання запасів,

• переміщення ТМЦ між магазинами, складами підприємства,

• пересортиця,

• формування нових об'єктів складського обліку із запасів, які вже є, та інше.

Для правильного відображення складських операцій, які пов'язані з вибуттям ТМЦ, важливо дотримуватися принципів правильної хронологічної послідовності документів і правильного зазначення облікових параметрів ТМЦ, що вибувають.

Рис.1. Складські операції. Документообіг.

Зверніть увагу, що документи "Списання товарів" і "Вимога-накладна" багато в чому схожі. Основні відмінності між цими документами полягають у такому:

• документ "Вимога-накладна" не використовується для роботи зі складом виду "НТТ", лише документ "Списання товарів" призначений для складу цього виду,

• документи мають різні друковані форми. Документ "Списання товарів" формує "Акт списання товарів", а документ "Вимога-накладна" формує звичайну форму накладної-вимоги або типову форму М-11,

• списання у виробництво матеріалів замовника, які були отримані як давальницька сировина, відображається лише документом "Вимога-накладна"

Відображення операції з інвентаризації ТМЦ на складі будь-якого виду відбувається з використанням документа "Інвентаризація товарів на складі". Цей документ використовується для реєстрації факту проведення інвентаризації та формування необхідних друкованих форм.

Рис.2. Інвентаризація

Коригування складських залишків виконується іншими документами, створеними "введенням на підставі" акта інвентаризації.

Дані в інвентаризаційній відомості можна автоматично заповнити інформацією про залишки позицій номенклатури на потрібному складі (обираємо в шапці документа) за допомогою кнопки "Заповнити - Заповнити за залишками на складі". У цьому разі заповнюються залишки за всіма рахунками обліку матеріальних цінностей за обраним складом. Тобто в документ заповнюються дані 15 рахунку та дані рахунків обліку запасів.

Якщо за ТМЦ ведеться партійний облік і в залишку є один і той самий вид ТМЦ, але за різними цінами, то такі дані виводяться одним рядком. Дані про залишки позицій номенклатури відображені в графі "Облікова кількість" і не підлягають редагуванню. У графу "Кількість" вписуються реальні залишки на складах, які були отримані в результаті проведення інвентаризації. У графі "Відхилення" записується відхилення між реальним залишком, записаним у результаті проведення інвентаризації, і залишком за даними обліку.

Якщо необхідно провести вибіркову інвентаризацію за окремими номенклатурними позиціями, то необхідно використовувати таку методику заповнення документа:

• список потрібної номенклатури заповнити, натиснувши кнопку "Підбір", або довільним чином,

• заповнити облікові дані для них, використовуючи команду "Заповнити - Перезаповнити облікові кількості та суми",

• виправити графу "Кількість" відповідно до фактичних залишків.

На вкладці "Додатково" вписують ПІБ членів і голови інвентаризаційної комісії, працівника, який проводив перевірку. Ці дані будуть використані під час формування друкованої форми документа. Якщо на підприємстві є постійна інвентаризаційна комісія, її склад потрібно зафіксувати в регістрі відомостей "Склад комісії". Якщо комісій на підприємстві кілька (зі списання ТМЦ, зі списання ОЗ, інвентаризаційна тощо), то список видів комісій знаходиться в довіднику "Комісії". Для кожного виду комісії можна вписати свій склад ("Підприємство - Інше - Комісії, Склад комісій").

Документом формуються друковані форми двох видів:

• "Акт інвентаризації товарів на складі",

• "Інвентаризаційний опис (М-21)".

Якщо за результатами інвентаризації були виявлені надлишки матеріальних цінностей, то для зарахування їх на баланс використовують документ "Оприбуткування товарів", який можна вводити на підставі інвентаризації. При цьому ціна товару задається користувачем самостійно або копіюється з документа інвентаризації, а документ формує нову партію.

Рис.3. Оприбуткування ТМЦ

Бувають й інші шляхи надходження ТМЦ на склад — безоплатне отримання активів, у вигляді внеску до статутного фонду, отримання у вигляді цільового фінансування, у вигляді компенсації за претензіями тощо. Спеціалізованого документообігу для таких операцій не передбачено. Але можна використовувати документи, які не призначені безпосередньо для цих операцій, але дають змогу коректно відобразити потрібні проводки.

Для відображення цих операцій можна використовувати документ "Оприбуткування товарів" (вид операції "Товари, продукція").

Під час проведення документ оприбутковує показані в табличній частині запаси на рахунок, заданий у рядках табличної частини, у кореспонденції за кредитом з рахунком, заданим на окремій вкладці. Кореспондуючий рахунок користувач зазначає на вкладці "Рахунки обліку", залежно від відображуваної операції: "718" — дохід від безоплатно отриманих активів, "46" — неоплачений капітал, "48" — цільове фінансування і цільові надходження, "374" — розрахунки за претензіями тощо.

Залежно від обраного рахунку та кількості видів субконто, за якими ведеться аналітичний облік на цьому рахунку, автоматично стає доступною необхідна кількість полів для введення інформації.

Податкові параметри операції залежать від значення реквізитів "Податкове призначення ПДВ" і "Сума ПУ" табличної частини документа. Також необхідно врахувати, що цей документ не має впливу на облік ПДВ. Операції, які впливають на нарахування ПДВ, повинні відображатися документами, описаними на початку пункту.

Якщо за результатами інвентаризації була виявлена нестача ТМЦ або псування, то списання з балансу цих ТМЦ здійснюється документом "Списання товарів", який можна вводити на підставі інвентаризації.

Рис.4. Списання ТМЦ

Собівартість ТМЦ, що списуються, розраховується автоматично та відповідає обліковим методам оцінки запасів. За потреби можна вручну обрати партію для списання або записати фіксовану вартість списання. Цим документом можна відобразити списання псування і нестач зі складу будь-якого виду.

Зверніть увагу, що під час списання псування і нестач виникає "нецільове використання" — запаси купуються, щоб використовувати в оподатковуваній господарській діяльності, а псування і нестача, як правило, не стосуються господарської діяльності (крім нормативних втрат). Тому виникає потреба в податковому коригуванні ПДВ. Такі коригування робляться спеціальним податковим документом.

У табличній частині "Товари" в полі "Податкове призначення (ПДВ)" задається податкове призначення залишку запасу, а на вкладці "Рахунки обліку" в полі "Податкове призначення витрат" задається фактичне податкове призначення операції вибуття. Під час списання псування — це "Негосп. д-сть". Оформляючи так документ (див. Рис. 4), ми отримаємо некоректну операцію з погляду ПДВ. Згідно з розділом V ПКУ потрібно нарахувати податкові зобов'язання за "умовним продажем". Для цього використовують документ "Зміна податкового призначення запасів", який змінить податкове призначення ПДВ на "Необл. ПДВ, негосп. " і нарахує очікувані податкові зобов'язання з ПДВ.

Якщо підприємство має кілька місць зберігання матеріальних цінностей, то виникає потреба відображення переміщення ТМЦ між ними. Така операція відображається документом "Переміщення товарів" з видом операції "Товари, продукція" (див.рис. 5). Як склад "Відправник" обирається склад, з якого здійснювалося відвантаження товару, а як склад "Одержувач" обирається той склад, на який надійде товар.

Рис.5. Переміщення ТМЦ

Також цим документом можна здійснити зміну окремих облікових параметрів. Є можливість переносити вартість і кількість матеріальної цінності з одного рахунку (реквізит "Рахунок обліку відпр.") на інший рахунок обліку (реквізит "Рахунок обліку одерж.") у бухгалтерському обліку. Але при цьому матеріальна цінність не повинна змінювати свою сутність.

Якщо у підприємства є точки роздрібної торгівлі, цим самим документом допустимо переміщати товари в роздріб і назад.

Підприємство використовує матеріальні цінності як на виробничу діяльність, так і на інші потреби господарської діяльності. Відображення використаних ТМЦ у складі поточних витрат, виробничих витрат, витрат на брак або витрат майбутніх періодів здійснюється документом "Вимога-накладна".

Рис.6. Вимога-накладна ТМЦ

У документі можна відобразити такі види витрат:

• На 23 рахунок — виробничі;

• На 91 рахунок — загальновиробничі;

• На 92 рахунок — адміністративні;

• На 93 рахунок — витрати на збут;

• На 94 рахунок — інші операційні.

Документом також можна відобразити операції зі списання ТМЦ на ТЗВ (рахунки 200 або 280) або ВМП (рахунок 39). Документ не використовується для роботи зі складом виду "НТТ".

Рахунок списання (рахунок витрат) для всього переліку номенклатури, що списується, зазначається на вкладці "Рахунок обліку витрат". Якщо ж одним документом треба списати номенклатуру на різні рахунки обліку виробничих витрат, номенклатурні групи продукції або різні статті витрат, то в шапці документа треба встановити прапорець "Рахунки витрат на вкладці "Матеріали". У цьому разі рахунок і аналітика витрат задаються окремо для всіх рядків табличної частини, а вкладка "Рахунки витрат" зникає. Ця функціональність призначена лише для списання матеріалів на витрати основного і допоміжного виробництва (231 і 232 субрахунки). Якщо є потреба списання на інші рахунки — їх потрібно зазначати на вкладці "Рахунки обліку витрат".

При цьому, крім рахунку та аналітики витрат, необхідно зазначити "Податкове призначення витрат". Під час списання у виробництво значення цього параметра задається автоматично за зазначеною номенклатурною групою. В інших випадках його потрібно задавати вручну. Користувачеві потрібно відстежувати відповідність податкових призначень ПДВ (запасу, що списується) і витрат (фактичне використання). Система видає попередження за їхньої відмінності, але документ проводиться без податкових коригувань.

Власні матеріали відображаються на вкладці "Матеріали", а матеріали, які були отримані в переробку, зазначаються на окремій вкладці "Матеріали замовника". В іншому принципи заповнення, формування проводок і рух у регістрах аналогічні документу "Списання товарів". У документі передбачена друкована форма "Накладної-вимоги" типової форми М-11.

У термінах типового рішення "комплект" — це елемент довідника "Номенклатура", який є самостійним об'єктом складського обліку.

Наприклад, комплектом можна вважати новорічний подарунок, який був зібраний на складі підприємства власними силами з фруктів і подарункових пакетиків, наявних на складі. Фактично при цьому залишки використаних ТМЦ зменшуються, а на складі ми маємо нову складську номенклатуру — новорічний подарунок.

Але якщо це не основна виробнича діяльність або розраховувати з такою деталізацією собівартість просто безглуздо, то варто лише відобразити операцію документом "Комплектація номенклатури". При цьому до собівартості отриманої партії виготовленої номенклатури увійдуть лише матеріальні витрати на суму списаних комплектуючих.

Рис.7. Комплектація ТМЦ

Якщо склад комплектуючих постійний, а операція комплектації не разова, то є сенс зафіксувати перелік комплектуючих. Склад відображається для вироблюваної номенклатури в підпорядкованому довіднику "Специфікації номенклатури" (за кнопкою "Перейти" у довіднику "Номенклатура"). В іншому разі вкладку "Комплектуючі" треба заповнювати вручну

За допомогою документа можна відобразити дві зовсім різні операції — комплектацію та розукомплектацію. Вид виконуваної операції обирається натисканням кнопки "Операція". Залежно від виду операції здійснюються дві протилежні дії:

• списання комплектуючих зі складу й оприбуткування готового комплекту на склад;

• списання готового комплекту зі складу й оприбуткування комплектуючих на склад.

Для операції "Розукомплектація" розрахунок вартості комплектуючих виконується автоматично — вартість комплекту, що списується, розподіляється на вихідні комплектуючі пропорційно до частки їх вартості. Частку вартості користувач обирає самостійно в табличній частині з переліком комплектуючих. За замовчуванням під час автозаповнення за специфікацією частка всюди встановлюється рівною одиниці.

Таку операцію, як "пересортиця" ТМЦ, також можна відображати документом "Комплектація номенклатури". У цьому разі задається один комплект і одна комплектуюча.