Системні механізми та принципи

Види обліку

Підприємство

Організації

Структура підприємства

Посади

Види обліку

У прикладному рішенні підтримуються два види обліку:

• управлінський облік,

• регламентований (бухгалтерський і податковий). Кожен вид обліку спирається на:

  • єдиний документообіг,

  • єдину нормативно-довідкову інформацію всюди, де це доцільно - тобто немає відмінностей в інтерпретації фізичних сутностей з точки зору різних видів обліку,

  • загальні облікові механізми та їх системи,

  • індивідуальні облікові механізми та їх системи.

У прикладному рішенні підтримується висока зв'язність інформації між різними підсистемами та областями функціональності. Тому важливо знати точне місце кожної програмної сутності в межах усієї системи - це суттєво полегшує інтерпретацію та розроблення ефективної методики її використання в контексті впровадження на конкретному підприємстві.

Ключовою особливістю конфігурації є те, що регламентований (бухгалтерський і податковий) облік викладається в розрізі організацій (юридичних осіб), а оперативний і управлінський - в розрізі всього підприємства, яке в будь-якому разі може складатися з кількох юридично відокремлених організацій. Цей підхід дає змогу управляти підприємством як єдиним організмом, не зважаючи на його юридичну структуру.

Важливо розуміти, що прикладне рішення не орієнтоване на автоматизацію діяльності груп компаній, оскільки в ньому не передбачено механізмів розрахунку часток взаємного володіння/контролю юридичних осіб, виділення внутрішньогрупових оборотів і обліку внутрішньогрупових операцій.

Підприємство

Уся господарська діяльність, що відображається в інформаційній базі, здійснюється в межах якогось конкретного підприємства. Оскільки типове рішення спрямоване на управління, у конфігурації передбачено можливість роботи від імені однієї або кількох юридичних осіб, пов'язаних між собою. При цьому типова конфігурація орієнтована на підприємства всіх форм організації та власності, за винятком бюджетних установ.

Організації

Опис кожної юридичної особи, від імені якої відображаються конкретні господарські операції, здійснюється в довіднику "Організації". Інформаційна база не зберігає інформацію про суть зв'язків, що існують між різними юридичними особами в межах холдингу. Під час відображення будь-якої господарської операції необхідно вказувати організацію. Це обов'язковий реквізит будь-якого документа, багатьох довідників і регістрів відомостей.

Для зберігання інформації про організації та постійних відомостей про них призначений довідник "Організації". Для кожної організації можна визначити значну кількість параметрів.

Організація

Обов'язковими для подальшої роботи є такі реквізити:

• "Найменування" - зрозуміле або загальновживане на підприємстві;

• "Юр. фіз. особа" - ознака визначає тип: юридична або фізична особа.

• "Префікс" - один, два або три символи, які додаватимуться перед номерами документів будь-якого виду, виписаних від імені цієї організації. Цей механізм дає змогу коректно розділити нумерацію документів у розрізі організацій у межах єдиного інформаційного поля підприємства.

• "Повне найменування" - те найменування, яке дозволено використовувати в офіційних документах, виписаних від імені цієї організації;

• "Відображати в регламентованому обліку" - прапорець керує доступністю ознак відображення документів (господарських операцій) у регламентованих видах обліку (бухгалтерському та податковому);

• "Основний банківський рахунок" - посилання на елементи довідників "Банківські рахунки". Ці значення підставлятимуться в первинні банківські документи за замовчуванням. При цьому потрібно розуміти, що кількість розрахункових рахунків для кожної організації спеціально нічим не обмежена, і завжди є можливість внесення та використання будь-якої їх кількості.

Крім цього передбачено кілька вкладок, на яких зібрано відповідні реквізити.

• на вкладці "Основні" зазначаються всі коди, які має описувана юридична особа. Надалі інформація з цієї вкладки використовуватиметься під час формування друкованих форм;

• на вкладці "Контактна інформація" описуються всі контактні параметри організації.

• на вкладці "Відповідальні особи" визначаються ті співробітники, які мають право підпису або несуть будь-яку іншу юридичну відповідальність: керівники, головні бухгалтери, касири. Інформація про відповідальних осіб організацій зберігається в періодичному регістрі відомостей "Відповідальні особи організацій". У регістрі з точністю до секунди визначаються фізична особа (з довідника "Фізичні особи") та посада, яку вона обіймає, для кожної організації. Надалі ця інформація використовується під час формування друкованих форм і для зберігання історії зміни цих параметрів з плином часу.

Структура підприємства

Інформація про організаційну структуру підприємства зберігається в довіднику "Підрозділи".

Структура підприємства

Підрозділ можна вказати практично в усіх документах прикладного рішення. Погляд на події, що відбуваються з підприємством, з цієї точки зору важливий під час обліку та планування продажів і постачання, управління відносинами з клієнтами, аналізу різних операційних показників.

Довідник незалежний, тобто структура підприємства з боку управлінського обліку може визначатися без урахування юридичної структури організацій, що входять до холдингу. Довідник ієрархічний, при цьому підтримується ієрархія елементів. Тобто якщо в майбутньому якийсь підрозділ трансформується в складнішу структуру (наприклад, у бухгалтерії буде виділено сектори), відобразити це в довіднику буде легко - шляхом створення нових елементів, батьківською групою для яких буде підрозділ, що реструктуризується.

Територіальна структура підприємства може відрізнятися від організаційної. Наприклад, будівля центрального офісу відокремлена від складського господарства та торгового представництва, і в ній є певний набір приміщень загального користування (переговорні, їдальня тощо). Для опису територіальної структури підприємства передбачено довідник "Території" та підпорядкований йому довідник "Приміщення", за допомогою яких описується будь-яка територіальна конфігурація підприємства.

Для опису складських сховищ і торгових площ, а також їх зв'язків призначені довідники "Склади" та "Групи доступності складів". Детальніше вони будуть описані в розділі, присвяченому обліку товарно-матеріальних цінностей.

Посади

Список посад підприємства зберігається в довіднику "Посади організацій". Це незалежний довідник, тому немає необхідності визначати одну й ту саму посаду для кожної організації - достатньо й одного запису.