Основні елементи підсистеми. Горизонт і періодичність планування

Основні елементи підсистеми

Горизонт і періодичність планування

Сценарії планування

Номенклатура та номенклатурні групи

Підрозділи

Проєкти

Замовлення

Основні елементи підсистеми

Для зручності роботи користувачів у прикладному рішенні передбачено спеціальний інтерфейс "Планування". За його допомогою доступ до всіх сутностей і механізмів підсистеми спрощується та стає прозорим.

Горизонт і періодичність планування

Горизонтом планування є інтервал майбутнього часу, на який має сенс планувати діяльність у поточних умовах, тобто фактично горизонт планування визначається найдальшою датою майбутнього, до якої поширюються наші плани. Це той період часу, на який складаються і протягом якого коригуються плани, а також здійснюється контроль їх виконання.

Горизонт планування визначається завданнями планування (динамікою ринку й конкуренції, торговельними можливостями тощо). В умовах постійного попиту та відсутності конкуренції продажі будуть більш прогнозованими, тому горизонт планування продажів може бути досить великим. У випадках нестабільного попиту, коли продажі важко прогнозувати, горизонт планування різко скорочується. Що більш прогнозованим є розвиток підприємства, що більш керованими стають бізнес-процеси, то більшим може бути горизонт планування. Також горизонт планування залежить і від культури планування, наявної на конкретному підприємстві.

Для підвищення контролю за виконанням планів увесь горизонт планування поділяється на періоди планування. Період планування — це мінімальний квант часу планування, для якого фіксуються планові показники. Таким чином, забезпечується можливість контролю всього інтервалу планування (горизонту) за допомогою вкладених у нього часових відрізків періодів планування). У межах прийнятого в прикладному рішенні підходу період планування рівномірно розбиває горизонт планування на рівні частини. Наприклад, під час формування плану на рік потрібно зафіксувати проміжні контрольні показники (поквартальні, помісячні) і відстежувати їх виконання протягом року.

У контексті системи поняття довгострокових, середньострокових і короткострокових планів є методологічними поняттями: межі між ними користувач визначає сам, обираючи ті чи інші значення горизонту та періоду планування для кожного конкретного випадку. При цьому довгостроковий в одних умовах план в інших умовах може виявитися середньостроковим. Наприклад, виведення на ринок нової лінії модного одягу та виробництво автомобіля.

У системі варіанти періодів планування визначені наперед: рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень, день. Саме з такою періодичністю до системи можуть вноситися планові показники в будь-якому поєднанні підтримуваних підсистемою значень аналітичних розрізів, планові дані в підсистему вносяться документами. Кожен документ може формувати дані планування лише за один період. Але при цьому в одному документі можна вказати значення показників не лише на період загалом, а й із розбиттям за підперіодами (контрольні точки). Якщо необхідно задати план на рік із квартальною деталізацією, це можна зробити, наприклад:

• уведенням чотирьох документів із періодом планування в квартал;

• уведенням одного документа з періодом планування рік і з розбиттям показників за підперіодами — квартал.

Таким чином, зрозуміло, що горизонт планування в прикладному рішенні нічим спеціально не обмежений і визначається лише кількістю пов'язаних спільним сценарієм послідовно розташованих у майбутньому документів планування. Період же планування визначається в сценарії, який, своєю чергою, є обов'язковим реквізитом кожного періоду планування.

Важливо розуміти, що періоди планування прив'язані до реальних календарних дат. Це означає, що під періодом планування "місяць"' мається на увазі саме календарний місяць, тобто з 1 по 28, 29, 30 або 31 число, а не період часу в 30 днів із будь-якого числа. З іншого боку, початок будь-якого річного плану автоматично прив'язується до 1 січня, початок будь-якого квартального плану прив'язується до першої дати в кварталі, початок тижневого плану —” до дати понеділка відповідного тижня. Причому прив'язка ця фізична — планові дані фіксуються датою початку відповідного періоду, не розподіляючись за кожним його днем або секундою. Тому, наприклад, формування у звіті плану помісячних продажів за рік, але з 2 січня призведе до втрати в друкованій формі січневих даних.

Сценарії планування

Одним із наріжних принципів планування є варіантність планів. Варіантність планів пов'язана з розробленням кількох альтернативних варіантів досягнення однієї й тієї самої мети та вибором оптимального варіанта, що забезпечує досягнення запланованої мети з найменшими витратами. Для дотримання цього принципу в системі призначені сценарії планування.

Сценарій є роздільником показників планування (кількостей і сум), що визначає як різні оцінки планових показників (наприклад, "оптимістичний" або "песимістичний"), так і варіативність у межах однієї оцінки (наприклад, " оптимістичний від 12 січня" або " песимістичний від 20 січня")*

Крім логічного навантаження, сценарії в системі визначають основні технічні параметри планів та їх застосування: вид об'єкта планування, періодичність, використовувані типи показників.

Сценарії планування

Для зберігання переліку сценаріїв використовується довідник "Сценарії". У ньому міститься перелік сценаріїв, у розрізі яких на підприємстві ведеться планування продажів і закупівель. Довідник ієрархічний, тому сценарії можна (і потрібно) об'єднувати в групи за смисловим навантаженням.

Для цілей планування слід заповнити такі реквізити довідника:

• найменування –“ рекомендується ідентифікувати кожен елемент довідника найменуванням, що містить у собі основні параметри описуваного плану (об'єкт, типи показників), оскільки у звітах видно лише найменування сценарію;

• періодичність –“ цей параметр указує на те, з яким типом періоду (рік, півріччя, квартал, місяць, декада, тиждень, день) можна буде формувати план за цим сценарієм:

  • деталізація планування –“ реквізит визначає об'єкт планування –“ номенклатура (характеристики) або номенклатурні групи, тобто чи буде план за цим сценарієм уточненим або укрупненим;

  • прапорець "Облік за кількістю" –“ увімкнення цього прапорця означає, що за цим планом уводяться й аналізуються натуральні показники;

  • прапорець "Облік за сумами" –“ увімкнення цього прапорця означає, що за цим планом уводяться й аналізуються сумові (грошові) показники.

Важливо! Сценарій є обов'язковим аналітичним розрізом будь-якого виду планування в типовому рішенні. Жоден плановий показник не може зберігатися в системі без прив'язки до якогось конкретного сценарію.

У межах підсистеми об'ємного планування підтримується ведення двох типів показників:

• натуральних (кількісних);

• сумових.

Можливе використання їх як окремо, так і разом. Визначення використовуваних типів показників планових даних здійснюється у сценаріях. Для цього в картці сценарію передбачені прапорці "Облік за сумами" та "Облік за кількістю". Їх увімкнення забезпечує збереження показників відповідного типу для сценарію. При цьому важливо розуміти, що система не контролює відповідність внесених даних налаштуванням сценарію: під час передавання даних між сценаріями з різними налаштуваннями для показників частина інформації може бути просто втрачена. Також не рекомендується часткове ведення планування за сумою та за кількістю: якщо для деякого плану визначено спосіб ведення і за сумами, і за кількістю, то зазначення сум і кількості бажане для кожної планованої позиції.

Важливо розуміти, що основним, провідним типом показників усе ж є натуральні. Оскільки у випадку повного циклу управління продажами та закупівлями планова інформація, накопичена в підсистемі, "передається" далі до облікових розділів прикладного рішення, які, своєю чергою, підтримують оперативний облік. Наприклад, на підставі плану закупівель можна сформувати замовлення постачальникам, які не мають сенсу без кількісних показників.

Планування в натуральних показниках ведеться для кожної позиції номенклатури в тій одиниці виміру, яка визначена для неї як одиниця зберігання залишків. При цьому документи планування підтримують стандартну функціональність перерахунку кількості між одиницями виміру, визначеними для кожної номенклатурної позиції. Інформацію у звітах можна виводити як у базовій одиниці виміру, так і в одиниці зберігання залишків.

Планування за сумами завжди ведеться лише у валюті управлінського обліку. Якщо валюта документа планування відрізняється від валюти управлінського обліку, під час проведення документа всі сумові показники будуть автоматично приведені до значень у валюті управлінського обліку. Загалом планування за сумами буває зручним, коли обсяги товарів, що відвантажуються, плануються, наприклад, виходячи із заданого плану надходження коштів, а продажі орієнтовані не на збут певних товарів, а на отримання доходу (неважливо — за рахунок яких товарів). Сумове планування ведеться з виділенням сум за ПДВ. Це дає змогу, з одного боку, оцінити загальний обсяг планованих платежів, з іншого боку —” оцінити обсяг планованих податків.

Номенклатура та номенклатурні групи

Усі плани можна поділити на укрупнені та уточнені (деталізовані). Ці категорії планів відрізняються деталізацією об'єкта планування.

Об'єкт планування — це той об'єкт, за яким ведеться сумова та/або кількісна оцінка продажів або закупівель у деякій одиниці виміру. Як об'єкти планування можуть виступати:

• номенклатура з точністю до характеристики;

• номенклатурні групи.

Для укрупнених планів як об'єкт планування використовуються номенклатурні групи. Для уточнених планів деталізація проводитиметься до об'єктів номенклатури, при цьому характеристики номенклатури для уточненого плану вказувати не обов'язково.

В елементах довідника "Номенклатура" (на вкладці "Додатково") можна визначити номенклатурну групу, до якої належить елемент номенклатури. Також тут можна вказати входження елемента номенклатури до номенклатурної групи. Вага використовується для розподілу планових показників під час трансформації планових даних з укрупнених планів в уточнені.

Додатковою аналітикою під час планування номенклатури може слугувати її характеристика. Докладніше облік у розрізі характеристик номенклатури описано в розділі, присвяченому управлінню запасами.

Номенклатурні групи –“ це укрупнений класифікатор номенклатури, який описується окремим довідником. Ведення номенклатурних груп дає змогу агрегувати показники в плані. Наприклад, під час планування продажів меблів на 3 роки вперед немає сенсу деталізувати плани до окремих позицій — розумніше та швидше обмежитися укрупненими оцінками.

Номенклатурною групою є об'єднання однорідних номенклатурних об'єктів, товарів. Об'єднання може бути проведене за різними ознаками. Наприклад:

• за видами товарів: м'які меблі, корпусні меблі тощо;

• за видами діяльності: послуги, товари тощо.

Для зберігання переліку номенклатурних груп, у розрізі яких передбачається ведення укрупненого планування закупівель, виробництва та продажів, призначений довідник "Номенклатурні групи".

Довідник «Номенклатурні групи»

Для номенклатурної групи вказується своя одиниця виміру, яка має сенс одиниці натуральної оцінки продажів (не зберігання). Оскільки до групи можуть входити номенклатурні позиції з різними фізичними параметрами, для номенклатурної групи може бути обрана умовна узагальнювальна одиниця виміру, у якій можлива оцінка продажів окремих позицій.

Співвідношення між номенклатурними групами та номенклатурою таке:

• номенклатурні групи не пов'язані з групуванням (ієрархією) номенклатури в довіднику "Номенклатура" –“ це зовсім різні сутності, і їх призначення також різне;

• кілька видів номенклатури можуть входити до однієї номенклатурної групи;

• один елемент номенклатури може входити лише до однієї номенклатурної групи;

• віднесення номенклатури до номенклатурних груп є єдиним для всіх видів планів (тобто для різних видів планів не можна використовувати різні способи групування номенклатури);

• планові показники за номенклатурними групами можуть бути автоматично розбиті на показники за окремими видами номенклатури пропорційно вагам входження номенклатури до групи.

Укрупнені плани більшою мірою призначені для відображення довгострокових і середньострокових стратегій. Під час складання таких планів, як правило, невідомі багато деталей плану, за деякими параметрами планування можуть бути надані лише приблизні прогнозні оцінки. Наприклад, під час складання плану продажів на рік ще немає даних про те, які замовлення надійдуть від покупців, відповідно, неможливо точно вказати, які товари в якому господарському процесі, події або сутності. У підсистемі об'ємного планування продажів і закупівель документ планування — це службова сутність, "цеглинка", з набору яких складається підсумковий план.

Один документ формує план на один період. Для фіксації контрольних точок можна створити плани з меншим періодом на той самий інтервал часу, загальний підсумок яких збігався б із вихідним планом більшого періоду. Інший варіант — у самому документі з більшим періодом внести дані одразу з деталізацією показників за підперіодами. Для фіксації контрольних точок за підперіодами одразу в документі на великий період використовуються реквізити шапки "Періодичність деталізації" і табличної частини "Період".

Наприклад, на підприємстві відділ збуту складається з чотирьох секторів, у межах кожного з яких потрібно формувати три види планів (оптиміст, песиміст, реаліст), причому господарська діяльність підприємства також відстежується керівництвом у розрізі дванадцяти проєктів (товарних брендів).

Під час використання розглядуваної підсистеми прикладного рішення підсумковий план продажів на рік із поквартальною та помісячною деталізацією описуватиметься 2304 документами (4 сектори х 3 види планів х 12 проєктів х 4 квартали + 4 сектори х 3 види планів х 12 проєктів х 12 місяців 576 + 1728) або 576 документами (при деталізації квартальних планів за місячними підперіодами.

Таким чином, зрозуміло, що в будь-якому разі вручну аналізувати документи планування недоцільно. У межах кожного документа принципово неможливо оцінити вплив інших планових показників, "паралельних" документів. Кількість документів у межах одного періоду планування, зі збіжним набором значень аналітичних розрізів, може бути будь-якою. При цьому їх показники в підсумковому загальному плані, сформованому звітом, додаються.

З вищесказаного можна зробити два дуже важливі висновки:

• єдино прийнятним засобом контролю й аналізу планів продажів і закупівель є звіти, і використовувати документи планування для цих цілей не рекомендується;

• ручну роботу з документами планування потрібно мінімізувати. Для роботи з плановими даними потрібно використовувати обробку "Помічник планування".

Під час складання таких планів можна орієнтуватися лише на наближені оцінки, виходячи, наприклад, зі статистики за минулий рік.

Уточнені плани здебільшого є короткостроковими. Для уточнених планів дані мають вже точніший характер, у цих даних менше невизначеності. Такі плани можуть бути обґрунтовані та підкріплені фактами. Наприклад, план продажів на найближчий тиждень може бути повністю складений за даними фактично прийнятих замовлень від покупців. Відмінності даних фактично здійснених продажів за цей тиждень від планових мають бути мінімальними.

Підрозділи

Планування діяльності підприємства ведеться загалом по підприємству без поділу на організації. Тобто для планування використовується управлінська структура підприємства, що базується на довіднику "Підрозділи". Наприклад, для планування продажів можуть використовуватися збутові підрозділи (відділи, сектори, віддалені офіси).

Але якщо плани продажів потрібно сформувати в розрізі організацій, що входять до складу підприємства, то фактично верхньорівнева структура довідника "Підрозділи" має містити перелік організацій. А вже в межах кожної організації може бути свій відділ продажів.

Важливо! Інформація про підрозділ є необов'язковою. Тобто цей розріз можна або взагалі не використовувати, або використовувати частково, лише для одного виду планів.

Проєкти

Можливість ведення фактичного обліку та планування в розрізі проєктів установлюється в обліковій політиці за допомогою прапорця "Вести облік за проєктами". Установлення прапорця призводить до того, що в усіх документах, які відображають фактичний і планований рух товарів і грошей, стає видимим і доступним для заповнення реквізит "Проєкт". Це дає змогу співвідносити рух коштів, продажі та закупівлі з певними проєктами.

З погляду прикладного рішення проєкт — це додатковий аналітичний розріз, призначений для організації планування, обліку та аналізу. Таким чином, ця сутність описує, наприклад, напрями діяльності підприємства, проєкти та будь-що інше. Склад проєктів і їх призначення визначається управлінськими потребами конкретного підприємства в поділі інформації. Наприклад, у межах підприємства проєктами можуть бути «оптова торгівля» і «роздрібна торгівля» або регіони збуту чи товарні бренди.

Передбачена можливість автоматичного розподілу товарних позицій за проєктами. Цей розподіл здійснюється відповідно до заданих для товарних позицій видів розподілу, що дає змогу проводити детальніший аналіз у розрізі проєктів, відповідна функціональність увімкнюється в "Налаштуванні параметрів обліку" (параметр використовувати види розподілу за проєктами).

Проєкт можна вказати як для всього документа, так і для окремих позицій номенклатури. Під час завантаження (надходження) товарів може здійснюватися розподіл за проєктами відповідно до повних проєктів (або видів розподілу за кількома проєктами) для позиції номенклатури.

Для зберігання переліку проєктів використовується довідник "Проєкти". У реквізитах елементів довідника зберігається лише додаткова інформація, що деталізує записи.

Важливо! Інформація про проєкти є необов'язковою. Тобто цей розріз можна або краще не використовувати, або використовувати частково, лише для частини планів.

У договорі контрагента передбачено реквізит "Основний проєкт". У документах, у яких потрібно вказати проєкт, під час вибору договору контрагента буде підставлятися значення проєкту зі списку (у шапку документа).

У позиції номенклатури (у довіднику "Номенклатура") можна вказати належність номенклатури до деякого конкретного проєкту. У такому разі під час закупівель і продажу такої номенклатури операції реєструватимуться як такі, що належать саме до цього проєкту, а не вказаного загалом для документів продажу або закупівлі. Водночас, якщо номенклатура використовується для реалізації кількох проєктів, то можна задати пропорцію, відповідно до якої продажі та закупівлі цієї номенклатури розподілятимуться між проєктами.

Для реалізації такої функціональності потрібно в картці номенклатури вказати не конкретний проєкт, а вид розподілу за проєктами (елемент однойменного довідника). Коефіцієнти розподілу для заданого виду встановлюються документом "Установлення розподілу часток за проєктами".

Розподіл показників за проєктами

Наприклад, під час проведення документа продажу з цією номенклатурою дохід і собівартість продажів автоматично розподіляються між установленими проєктами відповідно до заданих коефіцієнтів. Результати розподілу фіксуються в управлінських регістрах накопичення "Продажі" та "Собівартість продажів". Проаналізувати їх можна звітами "Продажі", "Валовий прибуток" і, головне, для зіставлення з планами — звітом "План-фактичний аналіз продажів", установивши групування за проєктами.

Замовлення

І для планів продажів, і для планів закупівель у прикладному рішенні підтримується можливість поділу інформації про планові показники в розрізі замовлень контрагентів. Ця можливість дуже зручна для підприємств, орієнтованих на позамовне управління продажами. Оскільки Замовлення як сутність підтримується взагалі всіма підсистемами прикладного рішення, є можливість забезпечити наскрізне управління замовленням покупця на різних етапах його виконання.

Важливо! Інформація про замовлення є необов'язковою. Тобто цей розріз можна або взагалі не використовувати, або використовувати частково, лише для частини планів.