Використання механізму контрольованих значень

Установлення контрольованих значень

Використання контрольованих значень

Після того, як бюджет підприємства сформовано та затверджено керівництвом, його обороти можуть використовуватися для контролю:

• за виконанням бюджету;
• за формуванням бюджету на наступний період (або на коротший період).

Для цього обороти бюджету виступають як контрольовані значення.

Можливе і зворотне використання механізму контрольованих значень: під час формування бюджету здійснюється контроль відповідності його оборотів значенням, заданим вручну.

Установлення контрольованих значень

Для установлення контрольованих значень призначено документ "Установлення контрольованих значень за бюджетами".

Контрольовані значення можуть використовуватися під час планування та під час виконання. Якщо під час установлення зазначено, що контрольоване значення використовуватиметься під час планування, це означає, що контролюватимуться суми оборотів за статтями під час формування бюджетів. Якщо контрольоване значення використовуватиметься під час виконання, це означає, що контролюватимуться суми заявок на витрачання коштів, віднесені до однієї статті бюджету.

Контрольовані значення бувають двох видів: обмежувальні та цільові. Обмежувальне контрольоване значення не повинно перевищувати встановлене обмеження: контроль здійснюється на рівні документів; документ не буде проведено, якщо його проведення призведе до перевищення контрольованим значенням обмеження. Цільове контрольоване значення може перевищувати встановлене обмеження: контроль здійснюється на рівні звіту, до якого виводиться відхилення між контрольованим значенням та встановленим обмеженням.

Під час установлення контрольованих значень обов'язково зазначаються сценарій, період і стаття оборотів. Інші аналітики бюджетування (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) зазначаються необов'язково: якщо необов'язкову аналітику бюджетування для контрольованого значення зазначено, здійснюватиметься контроль документів бюджетування (заявок на витрачання коштів), у яких зазначено саме це значення аналітики бюджетування; якщо необов'язкову аналітику бюджетування для контрольованого значення не зазначено, здійснюватиметься контроль документів для всіх значень цієї аналітики.

Обмеження можуть задаватися двома способами:

• ручне визначення значення обмеження (попередній бюджет);
• визначення граничного відхилення від оборотів бюджету за вибраним сценарієм (контролюючий сценарій).

У разі використання виду обмеження "Попередній бюджет" вручну задаються абсолютні суми обмежень.

ПРИКЛАД: Бюджет формується "знизу вгору", суми оборотів за статтями вносяться для кожного ЦФВ. Керівництво підприємства встановлює граничні значення за видатковими статтями оборотів для кожного ЦФВ. Граничні значення мають бути вручну внесені до документа "Установлення контрольованих значень за бюджетами" з видом обмеження "Попередній бюджет". Зазначається використання контрольованих значень "Під час планування".

У разі використання виду обмеження "Контролюючий сценарій" насамперед зазначається контролюючий сценарій, обороти за яким буде взято за основу під час розрахунку обмежень. Періодичність контролюючого та контрольованого сценарію можуть не збігатися. Контрольований період повинен бути кратним періодичності контролюючого сценарію. Це пояснюється тим, що під час розрахунку обмежувального значення використовуються обороти за контролюючим сценарієм. Обороти за сценарієм можуть бути розраховані лише за період, що дорівнює або кратний його періодичності. Отже, контролювати має сенс обороти за період, що дорівнює або кратний періодичності контролюючого сценарію.

Потім визначається допустиме відхилення від суми оборотів за контролюючим сценарієм. Відхилення може бути абсолютним або відносним; абсолютне відхилення задається у валюті контрольованого сценарію, відносне відхилення задається у відсотках. Може бути задано як додатне, так і від'ємне відхилення.

На відміну від контролюючого сценарію та відхилення, які завжди однаково задаються й використовуються для виду обмеження "Контролюючий сценарій", аналітики бюджетування визначаються по-різному залежно від того, чи задається вид обмеження "Контролюючий сценарій (за всіма оборотами)" або "Контролюючий сценарій (вибірково)". Для виду обмеження "Контролюючий сценарій (за всіма оборотами)" обмеження визначається однаково для всього контрольованого періоду та для всіх статей бюджету. Для інших аналітик бюджетування (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) можливі лише два режими:

• контролювати обороти за аналітикою — у такому разі обмеження розраховується та контролюється окремо для кожного значення аналітики;
• не контролювати обороти за аналітикою — у такому разі обмеження розраховується та контролюється загалом за статтею оборотів, без розподілу за значеннями цієї аналітики.

Для виду обмеження "Контролюючий сценарій (вибірково)" обмеження можуть по-різному задаватися для різних статей оборотів, контрольованих періодів та інших аналітик бюджетування.

ПРИКЛАД: Сформовано бюджет РГК на місяць. Необхідно контролювати видачу грошових коштів. Суми, видані в межах кожної статті бюджету в кожному підрозділі, можуть перевищувати суми бюджету не більше ніж на 5%. У документі "Установлення контрольованих значень за бюджетами" вибирається вид використання "Під час виконання", це означає, що контроль здійснюватиметься лише щодо видачі грошових коштів, тобто лише для видаткових статей бюджету РГК. Для всіх цих статей потрібно встановити однакове обмеження. Це означає, що в документі можна зазначити вид обмеження "Контролюючий сценарій (за всіма оборотами)". Видачу коштів потрібно контролювати окремо для кожного підрозділу, отже, в документі потрібно встановити прапорець "Контролювати обороти за ЦФВ". Контроль видачі коштів у розрізах проєктів і контрагентів не потрібен, отже, інші прапорці заповнювати не потрібно.

ПРИКЛАД: Сформовано бюджет РГК на 1-й квартал. Слід сформувати бюджет на березень, причому під час його формування потрібно контролювати обороти за видатковими статтями бюджету. Суми оборотів за кожною статтею бюджету та кожним ЦФВ за березень не повинні перевищити 30% суми оборотів бюджету за 1-й квартал. У документі "Установлення контрольованих значень за бюджетами" вибирається вид використання "Під час виконання". Контроль необхідно встановити лише для видаткових статей бюджету. Це означає, що попри те, що обмеження встановлюється однаково для всіх видаткових статей і всіх ЦФВ, слід вибрати вид обмеження "Контролюючий сценарій (вибірково)". У табличній частині документа потрібно перелічити всі видаткові статті бюджету РГК і всі ЦФВ, за якими плануються витрати за цими статтями. Для всіх рядків зазначається відносне відхилення -70%, це означає, що обмеження буде розраховано як 30% від суми обороту квартального бюджету.

Використання контрольованих значень

Контроль здійснюється по-різному залежно від заданих під час установлення виду та використання контрольованих значень. Обмежувальні значення використовуються і під час проведення документів, і під час формування звіту "Контрольовані значення за бюджетами"; цільові значення використовуються лише під час формування звіту.

Обмежувальні значення, що використовуються під час планування, контролюються під час проведення документів бюджетування, тобто документів "Бюджетна операція" та "Розрахунок за моделлю бюджетування". У цих документах задано всі аналітики бюджетування. Це означає, що контроль здійснюється автоматично. Якщо під час проведення документа контрольоване значення перевищить встановлене обмеження, то документ не проводиться, видається повідомлення про перевищення контрольованого значення.

Обмежувальні значення, що використовуються під час виконання, контролюються під час проведення документів "Заявка на витрачання коштів". Контроль здійснюється в тому разі, якщо в документі задано всі аналітики бюджетування. Водночас ці аналітики не є обов'язковими для заповнення в документі "Заявка на витрачання коштів". Це означає, що контроль обмежувальних значень під час виконання здійснюється лише за бажанням співробітника, який затверджує заявку, і для здійснення контролю співробітнику необхідно заповнити в документі вкладку "Бюджетування": контрольований сценарій і статтю оборотів в обов'язковому порядку, номенклатуру та контрагента лише в тому разі, якщо контроль за цими аналітиками бюджетування передбачено під час установлення контрольованих значень. ЦФВ (підрозділ) і проєкт (кілька проєктів у разі оплати списком) також повинні бути зазначені на першій вкладці документа. Різне розташування аналітик бюджетування пояснюється такими міркуваннями: планування руху грошових коштів завжди ведеться в розрізі підрозділів і проєктів, тому ці аналітики мають бути заповнені в документі "Заявка на витрачання коштів" незалежно від того, чи здійснюється контроль виконання бюджету РГК; інші аналітики бюджетування використовуються лише для контролю обмежувальних значень.

Під час контролю "Заявки на витрачання грошових коштів" береться до уваги не дата формування або затвердження заявки, а дата запланованого витрачання коштів: необхідність контролю та обмежувальне значення визначаються для періоду, у якому планується витрачання грошових коштів.

Поточні обороти за будь-якими контрольованими значеннями, незалежно від їх виду та використання, можуть бути отримані зі звіту "Контрольовані значення за статтями оборотів". Звіт дає змогу порівняти встановлене обмеження та поточне використання для контрольованих значень за одним сценарієм і вибраними аналітиками бюджетування. Під поточним виконанням розуміється:

• сума оборотів бюджету за контрольованим сценарієм для контрольованих значень, що використовуються під час планування;
• сума затверджених заявок на витрачання коштів для контрольованих значень, що використовуються під час виконання.