Структура зберігання даних підсистеми "Бюджетування"

Основні об'єкти зберігання даних

Зв'язок між оборотами за статтями бюджету та проведеннями за планом рахунків бюджетування

Зберігання даних підсистеми в розрізі сценаріїв планування

Інші розрізи бюджетування

Обороти бюджетів

План рахунків бюджетування

Кількісний і сумовий облік

Звіти підсистеми

Основні об'єкти зберігання даних

Дані підсистеми "Бюджетування" зберігаються в інформаційній базі у двох різних поданнях:

• обороти за статтями бюджету (записуються до регістру накопичення "Обороти бюджетів");
• проведення за рахунками плану рахунків бюджетування.

Регістр "Обороти бюджетів" є оборотним. Це означає, що користувач може отримати інформацію про обороти за статтею бюджету або фактичні дані підсистеми "Бюджетування", але не може отримати за даними цього регістру інформацію про залишки за статтею бюджету на початок або кінець періоду планування. Таку інформацію можна отримати з більш універсального об'єкта зберігання даних — регістру бухгалтерії, пов'язаного з планом рахунків бюджетування.

Зв'язок між оборотами за статтями бюджету та проведеннями за планом рахунків бюджетування

Загальний принцип формування рухів у підсистемі такий: під час формування бюджетної транзакції або трансляції фактичних даних до підсистеми бюджетування реєструється оборот за статтею бюджету; при цьому можуть формуватися проведення за планом рахунків бюджетування відповідно до шаблону, заданого для статті бюджету. Сформувати проведення без формування обороту за статтею бюджету в загальному випадку неможливо.

Шаблони проведень можуть задаватися для кожної статті бюджету. Шаблон включає рахунки за дебетом і кредитом (без зазначення субконто, які буде визначено автоматично за даними транзакції). Кількість проведень, які можуть бути сформовані під час реєстрації обороту бюджетів, необмежена.

Винятком є механізм коригування залишків за рахунками плану рахунків бюджетування. Цей механізм дає змогу ввести залишки за рахунками, а також скоригувати залишки на початок нового періоду планування.

Зберігання даних підсистеми в розрізі сценаріїв планування

Усі дані підсистеми формуються і зберігаються в розрізі сценаріїв планування. Сценарність планування дає змогу:

• формувати та порівнювати варіанти одних і тих самих бюджетів (наприклад, оптимістичний і песимістичний);
• формувати бюджети на періоди часу різної тривалості, від року до дня;
• вести облік і аналіз фактичних даних за допомогою механізмів бюджетування.

Для регістру "Обороти бюджетів" сценарій є виміром. Для плану рахунків бюджетування сценарій є роздільником.

Планові дані в підсистемі можуть формуватися в розрізі необмеженої кількості сценаріїв. Фактичні дані після їх трансляції до підсистеми зберігаються без зазначення сценарію. Саме зберігання фактичних даних у розрізі окремого, порожнього сценарію дає змогу аналізувати їх за допомогою звітів підсистеми "Бюджетування".

Під час формування бюджетної транзакції зазначення сценарію планування є обов'язковим. Це означає, що під час формування оборотів за статтями бюджету та пов'язаних із ними проведень під час формування бюджетів сценарій завжди зазначений. Під час трансляції фактичних даних до підсистеми сценарій не зазначається. Під час коригування залишків за рахунками плану рахунків бюджетування можна як зазначати, так і не зазначати сценарій. Якщо сценарій зазначений, це означає, що коригуються залишки рахунків за бюджетом. Якщо сценарій не зазначений, це означає, що коригуються фактичні залишки за рахунками.

Інші розрізи бюджетування

Обороти бюджетів

Обороти бюджетів, як за плановими, так і за фактичними даними, можуть зберігатися в розрізах:

• статей оборотів;
• ЦФВ;
• проектів;
• контрагентів;
• номенклатури.

Стаття оборотів є обов'язковим аналітичним розрізом. Зазначення статті оборотів є обов'язковим як під час формування бюджетної транзакції, так і під час трансляції фактичних даних. Статті оборотів визначаються користувачами підсистеми бюджетування (як правило, фінансовим директором) і вносяться до довідника "Статті оборотів за бюджетами", що належить до цієї підсистеми.

ЦФВ і проект є необов'язковими аналітичними розрізами. ЦФВ і проект рекомендується за можливості зазначати для кожної бюджетної транзакції, а також під час трансляції всіх фактичних даних до підсистеми бюджетування. Але якщо такої можливості немає, бюджетна транзакція може бути задана без зазначення цих аналітик. ЦФВ вибирається з довідника "Підрозділи"; проект вибирається з довідника "Проекти". Обидва ці довідники однаковою мірою належать як до підсистеми бюджетування, так і до підсистем, що забезпечують облік фактичних даних. Це означає, що довідники заповнюються користувачами різних підсистем таким чином, щоб забезпечити зручність введення та зіставність даних бюджетування і фактичних даних.

Контрагент і номенклатура також є необов'язковими аналітичними розрізами. Проте їх рекомендується зазначати в оборотах лише за певними статтями. Це означає, що для кожної статті оборотів визначається можливість поділу (обліку) за контрагентами та номенклатурою.

Для тих статей оборотів, для яких визначено можливість поділу за цими аналітиками, така аналітика може бути задана або не задана. Для решти статей оборотів аналітика за контрагентами (номенклатурою) у бюджетній транзакції та під час трансляції фактичних даних не може бути задана. Контрагент і номенклатура вибираються з однойменних довідників. Ці довідники належать до підсистем, що забезпечують облік фактичних даних. У підсистемі бюджетування вони використовуються, але, як правило, не заповнюються.

Перелік аналітик, обов'язковість і можливість їх зазначення визначається технологією формування бюджету. Насамперед фінансовий директор розробляє структуру бюджетів, тобто перелік статей оборотів. Тому стаття оборотів є обов'язковою аналітикою бюджетної транзакції.

Потім розробляється структура ЦФВ і проектів (напрямів діяльності). З погляду фінансового директора бажане формування оборотів за кожною статтею бюджету в розрізі ЦФВ і проектів. А можливість зазначення такої аналітики визначається виконавцями, які формують обороти за статтями бюджету, у кожному конкретному випадку. Причому можливі ситуації, коли в межах однієї й тієї самої статті бюджету частину суми може бути віднесено до конкретних ЦФВ і проектів, а частина суми планується за підприємством загалом. Наприклад, це стосується статей змінних витрат у бюджеті доходів і витрат.

Формування оборотів у розрізі контрагентів і номенклатури бажане для фінансового директора лише за конкретними статтями бюджету, причому такі статті бюджету можуть бути виділені в момент їх формування. За цими статтями бюджету можливість і доцільність внесення такої аналітики також визначається виконавцями, які формують обороти за статтями бюджету, у кожному конкретному випадку. Наприклад, у бюджеті доходів і витрат виробничого підприємства за статтею "Матеріали у виробництво" може бути зазначена аналітика за основними матеріалами й не зазначена аналітика за допоміжними матеріалами.

План рахунків бюджетування

Перелік видів субконто плану рахунків бюджетування збігається з переліком аналітик, що визначаються для оборотів бюджету:

• стаття оборотів;
• ЦФВ;
• проект;
• контрагент;
• номенклатура.

Для кожного рахунку плану рахунків бюджетування може бути зазначено до трьох субконто. Вибір субконто для кожного з рахунків повністю визначається користувачами підсистеми.

Таким чином, підхід до визначення аналітик проведень бюджетування є гнучкішим, ніж до визначення аналітик оборотів бюджету. Такий підхід пояснюється тим, що проведення за планом рахунків бюджетування, як правило, формуються не самостійно, а автоматично, у момент формування оборотів за бюджетом. При цьому значення субконто за рахунками, що беруть участь у проведенні, заповнюються також автоматично тими аналітиками, які зазначені в бюджетній транзакції (під час трансляції фактичних даних).

Це означає, що для рахунку плану рахунків бюджетування доцільно задавати аналітику або таку, що збігається з аналітикою статей оборотів, у шаблонах яких зазначено рахунок, або менш докладну. У разі зазначення для плану рахунків аналітик, які наперед не будуть зазначені в обороті за бюджетом, відповідні субконто в проведенні не будуть заповнені. Таким чином, жорсткий контроль за переліком субконто рахунку не має сенсу.

Кількісний і сумовий облік

Кількісний облік ведеться лише за вибраними користувачем статтями оборотів і рахунками плану рахунків бюджетування.

Кількісний облік для кожної номенклатури ведеться в одиниці виміру залишків. Це означає, що кількісний облік доцільно вести за тими статтями оборотів і рахунками, за якими ведеться аналітика за номенклатурою.

Кількість в оборотах бюджетів зазначається або розраховується в документі, що формує оборот. Кількість у проведеннях за планом рахунків бюджетування розраховується автоматично з урахуванням кількості за оборотом бюджету та коефіцієнта перерахунку кількості, заданого в шаблоні проведень.

Для тих рахунків плану рахунків бюджетування, за якими ведеться кількісний облік, крім оборотів можна також отримати кількісні залишки.

Якщо для рахунку ведеться кількісний облік, це означає, що можна отримати кількісні обороти за кожним із субконто цього рахунку. Кількісні залишки можна отримати лише для тих субконто, для яких установлено ознаку "Кількісний".

Сумовий облік за оборотами бюджету ведеться лише за вибраними користувачем статтями оборотів. Ведення лише кількісного обліку за окремими статтями оборотів можливе, але не рекомендується. Це пояснюється тим, що підсистема "Бюджетування" призначена насамперед для планування та аналізу фінансових даних.

Для бюджетних транзакцій визначаються три суми:

• сума у валюті управлінського обліку;
• валютна сума — сума операції;
• сума у валюті сценарію.

При цьому валютна сума для обороту бюджету зазначається або розраховується в документі, що формує оборот; суми у валюті управлінського обліку та у валюті сценарію розраховуються виходячи з цієї суми і курсів відповідних валют. Курси цих валют можуть бути задані для сценарію; якщо для сценарію не ведуться курси валют, розрахунок здійснюється виходячи з поточного курсу валют.

Під час трансляції фактичних даних визначаються сума у валюті управлінського обліку та валютна сума. При цьому в оборотах бюджету валютна сума зазначається або автоматично заповнюється в документі, сума у валюті управлінського обліку визначається виходячи з валютної суми та курсу валюти управлінського обліку на початок періоду, дані якого транслюються.

Сумовий облік ведеться для всіх рахунків плану рахунків бюджетування та для всіх їхніх субконто. Для проведень можуть визначатися ті самі три суми:

• сума у валюті управлінського обліку — визначається для всіх проведень за планом рахунків бюджетування;
• валютна сума (сума операції) — визначається для проведень за тими рахунками, для яких установлено ознаку "Валютний";
• сума у валюті сценарію — визначається для всіх проведень, для яких зазначено непорожній сценарій, тобто для проведень, сформованих бюджетними транзакціями, і коригувань залишків за прогнозними балансами.

Суми проведень, сформованих під час формування обороту бюджету, розраховуються автоматично з урахуванням сум за оборотом бюджету та коефіцієнта перерахунку суми, заданого в шаблоні проведень.

Крім оборотів, для кожного рахунку плану рахунків бюджетування можна отримати залишки на початок і кінець періоду в тих самих валютах. Водночас для того, щоб отримати залишки за субконто, необхідно для цього субконто встановити ознаку "Сумовий".

Звіти підсистеми

Інформацію про обороти бюджетування можна отримати зі спеціалізованих звітів підсистеми "Обороти за статтями бюджетів", "Звіт за бюджетом".

Інформацію про обороти та залишки на рахунках плану рахунків бюджетування можна отримати зі звітів "Оборотно-сальдова відомість (бюдж.)", "Оборотно-сальдова відомість за рахунком (бюдж.)", "Аналіз рахунку (бюдж.)", "Обороти рахунку (бюдж.)", "Картка рахунку (бюдж.)".

Слід зазначити, що з одних і тих самих звітів можна отримати інформацію як про результати фінансового планування за вибраним сценарієм, так і про фактичні дані (у такому разі сценарій не вибирається).

Крім того, можна провести план-фактний аналіз виконання бюджету:

• за даними оборотів за статтями — за допомогою звіту "Порівняльний аналіз оборотів за бюджетом";
• за даними оборотів за статтями — за допомогою звіту "Порівняльний аналіз оборотів за статтями бюджету";
• за залишками на балансових рахунках — за допомогою звіту "Порівняльний аналіз залишків на рахунках бюджетування".

Ті самі звіти можна використовувати для порівняння планових даних за різними сценаріями або за різні періоди; фактичних даних за різні періоди.