Нова зарплатна звітність у BAS/FREDO: як провести контроль Д1 і 4ДФ

Що саме змінилося у 2026 році

Контрольне середовище: конфігурація, реліз і копія бази

Крок 1. Закрийте нарахування, а не просто місяць у календарі

Крок 2. Перевірте кадрові реквізити до формування Д1

Крок 3. Сформуйте пакет у BAS і перевірте Д1 по суті

Крок 4. Перевірте 4ДФ окремо від Д1

Крок 5. Звірте Д1 і 4ДФ через контрольні групи

Крок 6. Завантажте звіт у FREDO та врахуйте виправлення 01.03.203

Крок 7. Внутрішній контроль FREDO: до підпису, а не після відмови

Крок 8. Підпис, відправлення та дві квитанції

Типові помилки, які не ловить проста арифметика

Фінальний чек-лист перед завершенням роботи

Помилка у зарплатній звітності рідко виникає в останню хвилину під час натискання кнопки «Відправити». Зазвичай вона з’являється раніше: у картці працівника не оновили реквізит, лікарняні віднесли не до того місяця, документ нарахування перепровели після формування звіту або у FREDO завантажили пакет старої версії. Тому надійний контроль — це не одноразова перевірка готового файла, а послідовність: нарахування → первинний документ → регламентований звіт → контроль → квитанція.

Матеріал актуальний станом на 11 вересня 2026 року. На цю дату діють нові форми Податкового розрахунку, запроваджені наказом Мінфіну від 7 травня 2026 року № 243 зі змінами, внесеними наказом № 284. Вони набрали чинності 17 липня 2026 року та застосовуються з 1 серпня 2026 року. Нижче — робочий алгоритм для типових зарплатних сценаріїв; для пільг, спеціальних категорій застрахованих осіб і нестандартних виплат потрібна окрема перевірка норми та документальної підстави.

Що саме змінилося у 2026 році

Перша контрольна точка — визначити, хто подає розрахунок. Для юридичних осіб та інших податкових агентів, крім ФОП і осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, звітний період залишається місячним. Розрахунок подають протягом 20 календарних днів після завершення звітного місяця. Нова форма для юридичних осіб уперше застосовувалася за липень 2026 року. За серпень 2026 року граничний день подання припадає на 21 вересня, оскільки двадцятий день — неділя.

Для податкових агентів — ФОП та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, з 2026 року діє квартальний період із розподілом показників за кожним місяцем кварталу. Строк — 40 календарних днів після його закінчення. Отже, за III квартал 2026 року граничний день — 9 листопада. Помісячна деталізація при цьому не зникає: у додатках треба правильно зазначити номер місяця та номер додатка.

У FREDO форми версії 11 були додані в оновленні 01.03.198. Для юридичних осіб пакет має головну форму J0500111, Д1 — J0510111, а 4ДФ — J0510411. Для ФОП і незалежної професійної діяльності відповідні коди — F0500111, F0510111 та F0510411. Літера на початку — не косметична відмінність: вона визначає тип податкового агента й періодичність пакета.

Під час перевірки нормативної бази, змін конфігурацій і методичних матеріалів варто звірятися з інформаційною системою ІТС BAS. Законопроєкт, новина або професійне обговорення не є підставою змінювати облік до набрання нормою чинності та появи відповідної форми у робочому релізі програми.

Контрольне середовище: конфігурація, реліз і копія бази

Назви команд, склад документів і механізм заповнення звіту відрізняються у BAS Бухгалтерія, BAS ERP, BAS Управління торгівлею з кадровим контуром та спеціалізованих зарплатних рішеннях. Тому перед початком зафіксуйте:

• повну назву конфігурації BAS та номер її релізу;
• версію платформи, якщо вона впливає на обмін або друк;
• версію FREDO та дату її оновлення;
• звітний період, тип податкового агента і код комплекту форм;
• дату останнього обміну між BAS і FREDO.

Якщо ви записуєте відеоінструкцію для колег або клієнта, обов’язково покажіть на початку точну конфігурацію та реліз BAS, а також версію FREDO. Відео без цих даних швидко стає небезпечним: користувач повторює дії в іншому інтерфейсі або на старій формі й отримує інший результат.

Перед масовим перепроведенням документів зробіть резервну копію інформаційної бази. Водночас не оновлюйте робочу базу в день подання без тесту: спочатку перевірте копію, сформуйте контрольний пакет, порівняйте підсумки й лише потім плануйте оновлення продуктивного середовища.

Крок 1. Закрийте нарахування, а не просто місяць у календарі

Звіт формується з регістрів і документів, тому починати треба не з Д1, а з джерел. Переконайтеся, що проведені всі кадрові накази й документи нарахування: прийняття, переведення, звільнення, відпустки, лікарняні, відрядження, премії, доплати, невиходи, договори цивільно-правового характеру та виплати за ними.

Окремо перегляньте документи, введені після остаточного розрахунку зарплати. Типова ситуація: бухгалтер сформував звіт, потім отримав лікарняний або виправив дату звільнення, але не переформував комплект. У такому разі обороти BAS уже правильні, а XML для FREDO — ні.

Мінімальний контроль ставок і меж у 2026 році

Для звичайної заробітної плати базова контрольна комбінація у 2026 році така: ПДФО — 18 %, військовий збір — 5 %, ЄСВ — 22 %. Для зарплати працівника з інвалідністю за наявності належного підтвердження роботодавець може застосовувати ставку ЄСВ 8,41 %. Спеціальні категорії та виплати перевіряють окремо, а ставку не змінюють лише на підставі позначки у довіднику.

Мінімальна зарплата у 2026 році становить 8 647 грн, загальний мінімальний страховий внесок — 1 902,34 грн. Максимальна база ЄСВ для звичайних доходів — 172 940 грн, тобто 20 мінімальних зарплат; максимальний внесок за ставкою 22 % — 38 046,80 грн. Для грошового забезпечення військовослужбовців та прирівняних категорій діє інша межа — 15 мінімальних зарплат. Донарахування ЄСВ до мінімальної бази виконуйте тільки там, де це прямо вимагає закон, з урахуванням основного місця роботи, повноти місяця та передбачених винятків.

Крок 2. Перевірте кадрові реквізити до формування Д1

Сума може збігатися до копійки, але пакет не пройде логічний контроль через персональні дані. До формування звіту звірте реєстраційний номер облікової картки або дозволений паспортний реквізит, прізвище та ім’я, ознаку основного місця роботи, категорію застрахованої особи, ознаку інвалідності, дати трудових відносин і кадрові документи, що підтверджують кожну спеціальну ознаку.

Не заповнюйте реквізити «за пам’яттю». Кадрова картка повинна спиратися на документ, а зміни мають діяти з правильної дати. Це особливо важливо для перехідних відпускних, лікарняних, декретних виплат і перерахунків минулих місяців: у Д1 вони розкладаються за періодами, до яких належать, а не просто потрапляють одним рядком у місяць виплати.

Крок 3. Сформуйте пакет у BAS і перевірте Д1 по суті

Формуйте звіт після завершення нарахувань, але до підписання зафіксуйте контрольний набір показників із BAS. Зручніше мати окрему таблицю: працівник, місяць, вид доходу, база ЄСВ, сума ЄСВ, ПДФО, військовий збір, дата виплати. Вона допомагає знайти розрив між регістрами, додатками й платіжними документами.

У Д1 перевірте не тільки загальну суму ЄСВ, а й рядки кожної застрахованої особи:

• номер місяця та номер додатка у формі версії 11;
• категорію застрахованої особи та ставку ЄСВ;
• кількість календарних днів трудових відносин, непрацездатності та відпустки без збереження зарплати;
• місяць і рік, за який відображено дохід, особливо для перехідних та сторнованих сум;
• фактичну й додаткову базу ЄСВ, суму внеску та межу максимальної бази;
• ознаки неповного робочого часу, основного місця роботи та спеціальної категорії;
• відсутність дубльованих рядків після повторного заповнення або імпорту.

Підсумок Д1 має узгоджуватися з відомостями нарахування, оборотами рахунків розрахунків з ЄСВ і головною частиною Податкового розрахунку. Якщо різниця є, не виправляйте її ручним коригуванням підсумку: спочатку знайдіть працівника, місяць і документ, що породили розбіжність.

Крок 4. Перевірте 4ДФ окремо від Д1

Д1 відповідає на питання про базу та нарахування ЄСВ, а 4ДФ — про доходи фізичних осіб, ПДФО і військовий збір. Тому механічна вимога, щоб усі підсумки двох додатків дорівнювали один одному, помилкова. Відмінності можуть пояснюватися моментом виплати, неоподатковуваними доходами, окремими ознаками доходу, перехідними сумами або виплатами за цивільно-правовими договорами. Але кожна різниця повинна мати зрозуміле пояснення.

Контроль 4ДФ проводьте у трьох розрізах:

1. За людиною. Перевірте ідентифікатор, ознаку доходу, нарахований і виплачений дохід, нарахований та перерахований ПДФО, нарахований і перерахований військовий збір.
2. За місяцем. Порівняйте дані з зарплатними відомостями, банківськими виписками, касовими документами й платіжними інструкціями до бюджету.
3. За видом виплати. Відокремте зарплату, лікарняні, відпускні, цивільно-правові винагороди, оренду, матеріальну допомогу та інші доходи, для яких різняться ознаки й правила оподаткування.

Особливо уважно порівнюйте графи «нараховано» та «виплачено». Вони не зобов’язані збігатися в кожному місяці, але різниця має підтверджуватися датами фактичної виплати. Так само сума утриманого податку не повинна «підганятися» під платіж: спочатку встановіть, чи правильно визначено базу, пільгу, ставку та період.

Крок 5. Звірте Д1 і 4ДФ через контрольні групи

Найефективніша перевірка — не порівняння двох великих підсумків, а пошук відхилень за групами. Побудуйте контроль так:

• працівники зі звичайною зарплатою за повний місяць;
• прийняті та звільнені у звітному періоді;
• працівники з лікарняними, відпускними й декретними;
• особи з інвалідністю та іншими спеціальними ставками ЄСВ;
• працівники із зарплатою нижче мінімальної та можливим донарахуванням бази;
• виконавці за цивільно-правовими договорами;
• сторнування й виправлення минулих періодів.

Усередині кожної групи простіше пояснити різницю між доходом для 4ДФ і базою ЄСВ у Д1. Якщо пояснення немає, поверніться до документа BAS, а не редагуйте XML вручну. Ручна правка маскує джерело помилки, і наступного місяця вона повториться.

Крок 6. Завантажте звіт у FREDO та врахуйте виправлення 01.03.203

Станом на 11 вересня 2026 року актуальним є оновлення FREDO 01.03.203 від 11 вересня 2026 року. Воно окремо виправляє обмін із обліковою системою: під час формування звіту з BAS налаштовано автоматичне заповнення даних у полі «Стать» та їх коректне відображення у графі 06 друкованої форми Д1 J0510111/F0510111.

Це уточнення важливе саме для ланцюга BAS → FREDO. Оновлення не виправляє помилкові персональні дані у вихідній базі та не скасовує перевірку. Після встановлення 01.03.203:

• перевірте фактичну версію у вікні програми, а не лише наявність завантаженого пакета;
• повторно сформуйте або завантажте тестовий звіт із BAS;
• відкрийте Д1 і звірте поле «Стать» з кадровими даними;
• перегляньте друковану форму та графу 06;
• переконайтеся, що комплект має версію 11 і правильну літеру J або F.

Якщо пакет створювався до оновлення, безпечніше переформувати його з перевіреної бази й заново виконати контроль, ніж переносити окремі реквізити вручну. Старий екземпляр збережіть лише як службове порівняння, чітко позначивши, що він не призначений для відправлення.

Крок 7. Внутрішній контроль FREDO: до підпису, а не після відмови

Запустіть перевірку комплекту у FREDO й опрацюйте кожне повідомлення. Помилки блокують подання; попередження потребують змістовного рішення. Якщо програма допускає відправлення, це ще не означає, що дані правильні з погляду первинних документів.

Перед підписанням звірте «шапку» розрахунку: код території, тип платника, звітний період, номер розрахунку, тип «Звітний», «Звітний новий» або «Уточнюючий», перелік додатків і кількість аркушів. Далі порівняйте підсумки головної форми з Д1 та 4ДФ. Звітний новий використовують до спливу граничного строку для заміни прийнятих даних, а уточнюючий — після нього; спосіб виправлення залежить від виду помилки, тому не копіюйте рядки без аналізу ознак включення та виключення.

Для співробітника, який веде зарплату нерегулярно, корисно пройти практичний курс із розрахунку зарплати в BAS: цінність навчання тут не в запам’ятовуванні кнопок, а в розумінні зв’язку між кадровою подією, нарахуванням, податком і рядком регламентованого звіту.

Крок 8. Підпис, відправлення та дві квитанції

Після перевірки накладіть підписи у встановленій для підприємства послідовності та відправте весь пакет. Не вважайте роботу завершеною, коли документ лише зник із папки чернеток або отримав статус відправленого.

Квитанція № 1 підтверджує доставлення документа та результат автоматизованої перевірки формату. Вирішальною є квитанція № 2: у ній зазначено, прийнято пакет чи не прийнято, реєстраційний номер, дату й результат обробки. Перевірте квитанції не тільки для головної форми, а й для додатків у складі комплекту. Наявність квитанції без читання її тексту — одна з найдорожчих звичок у звітній роботі.

Збережіть разом:

• остаточний XML-пакет, який фактично відправлено;
• квитанції № 1 і № 2;
• контрольні відомості з BAS;
• протокол внутрішньої перевірки та пояснення суттєвих різниць;
• номер релізу BAS і FREDO на дату формування.

Типові помилки, які не ловить проста арифметика

• Неправильний тип форми. Юридична особа формує пакет F або ФОП — пакет J.
• Стара версія. У реєстрі лишився скопійований комплект версії 10, хоча для поточного періоду потрібна версія 11.
• Звіт сформовано до останнього перепроведення. Нарахування в BAS змінилося, а файл обміну — ні.
• Невірний місяць у квартальному пакеті ФОП. Суми правильні, але віднесені не до того місяця кварталу.
• Дублювання після повторного імпорту. Дані завантажили в уже заповнений додаток замість створення чистого комплекту або контрольованого оновлення.
• Неактуальне поле «Стать» у Д1. FREDO не оновлено до 01.03.203 або у BAS помилкові вихідні персональні дані.
• Плутанина між нарахуванням і виплатою. Показники 4ДФ прирівняли до бухгалтерського нарахування без звірки дати виплати.
• Квитанція не прочитана. Є файл квитанції, але пакет фактично не прийнято.

Фінальний чек-лист перед завершенням роботи

1. Конфігурація й реліз BAS зафіксовані; FREDO оновлено до 01.03.203.
2. Тип платника, звітний період і комплект J/F версії 11 вибрані правильно.
3. Усі кадрові та зарплатні документи проведені до формування звіту.
4. Ставки, мінімальна й максимальна база ЄСВ відповідають 2026 року та категорії працівника.
5. Д1 звірено по працівниках, місяцях, категоріях, днях, базі й сумі ЄСВ.
6. 4ДФ звірено по доходах, виплатах, ознаках, ПДФО та військовому збору.
7. Різниці між Д1 і 4ДФ пояснені документами, а не ручним коригуванням.
8. Поле «Стать» і графу 06 друкованої форми Д1 перевірено після імпорту.
9. Внутрішній контроль FREDO виконано до підписання.
10. Отримано й прочитано позитивну квитанцію № 2 для комплекту; файли та докази контролю збережено.

Нова форма не робить звітність складною сама по собі. Складність виникає, коли нормативна дата, реліз програми й фактичні документи живуть у різних версіях реальності. Якщо вести контроль від первинної події до квитанції та фіксувати версії на кожному етапі, помилка знаходиться ще до відправлення, а не після відмови контролюючого органу.