Нова об’єднана звітність з ПДФО, військового збору та ЄСВ: що змінилося з серпня 2026 року

Чек-лист перед відправленням

Помилки, які особливо ймовірні в перші місяці

Практичний приклад квартальної деталізації ФОП

Як виправляти Д1, 4ДФ і Д5 без задвоєння

Три типи Розрахунку: «Звітний», «Звітний новий» і «Уточнюючий»

Що перевірити в BAS, 1С або програмі подання звітності

З чого складається новий пакет

Перехідний II квартал для ФОП: подавати повторно чи ні

Календар переходу та найближчих строків

Дві форми замість одного універсального бланка

У серпні 2026 року бухгалтеру недостатньо просто вибрати в програмі звіт зі звичною назвою. В об’єднаної звітності з’явилися дві самостійні форми: одна призначена для юридичних осіб та інших податкових агентів, інша — для ФОП і осіб, які провадять незалежну професійну діяльність. Помилка в категорії платника, версії бланка або періоді здатна призвести до неприйнятого пакета навіть за бездоганних сум зарплати й податків.

Нові форми затверджено наказом Мінфіну № 243 зі змінами, внесеними наказом № 284. Вони набрали чинності 17 липня 2026 року, а застосовуються з 1 серпня 2026 року. Для юридичних осіб першим періодом нової форми став липень 2026 року. Для ФОП і незалежних професіоналів фактичний перехід припав на звітність за II квартал 2026 року. Нижче розберемо не лише строки, а й логіку пакета: що належить до основного Розрахунку, коли потрібні Д1, 4ДФ і Д5 та чому коригування тепер не дорівнює повторному відправленню всього звіту.

Дві форми замість одного універсального бланка

Головна зміна — поділ платників на дві групи. В офіційному Порядку використовуються скорочення «Розрахунок ЮО» і «Розрахунок ФОП / НПД».

• Юридичні особи та інші податкові агенти, крім ФОП і незалежних професіоналів, продовжують подавати Розрахунок щомісяця. Електронний ідентифікатор основної форми — J0500111.
• ФОП і особи, які провадять незалежну професійну діяльність, з 2026 року звітують щокварталу, але показники всередині квартального пакета розкривають за кожен місяць. Ідентифікатор основної форми — F0500111.

Квартальна періодичність ФОП не означає, що дозволено скласти квітень, травень і червень в один рядок. У додатках ФІЗ-Д1 і ФІЗ-4ДФ зазначається номер місяця в кварталі: 1, 2 або 3. Тому правильна робоча модель така: один квартальний пакет, але всередині — окремі місячні зрізи. Це важливо для звірки з нарахуванням зарплати, банківськими виплатами, платежами ПДФО та військового збору і рухами за ЄСВ.

Строк подання також залежить від групи. Для місячного Розрахунку діє строк у 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Для квартального — 40 календарних днів після закінчення кварталу. Якщо останній день припадає на вихідний або святковий день, гранична дата переноситься на наступний операційний день.

Календар переходу та найближчих строків

Квартальна періодичність для ФОП і незалежних професіоналів діє з 1 січня 2026 року. Тому за I квартал граничною датою було 11 травня 2026 року: звичайний сороковий день припав на неділю 10 травня. Однак нова технічна форма F0500111 почала застосовуватися лише з 1 серпня. Саме через це II квартал виявився перехідним і потребує окремої перевірки вже поданих звітів.

Перехідний II квартал для ФОП: подавати повторно чи ні

До запуску нової квартальної форми підприємці та незалежні професіонали могли надсилати Розрахунки за квітень, травень і червень за чинною місячною формою. Податкова служба сформулювала перехідне правило, яке захищає від задвоєння даних:

• якщо місячні Розрахунки вже прийняті за всі три місяці II кварталу, повторно подавати квартальний пакет не потрібно;
• якщо прийняті звіти лише за частину кварталу, новий квартальний Розрахунок формують лише за місяці, за які даних ще немає;
• якщо місячні Розрахунки за квітень, травень і червень не подавалися, з 1 серпня слід було подати новий квартальний Розрахунок за II квартал повністю.

Практично це означає, що перед створенням F0500111 потрібно відкрити архів відправленої звітності та виписати за кожен місяць статус останньої квитанції. Орієнтуватися лише на наявність файлу в папці не можна: документ міг бути відправлений, але не прийнятий. До квартального пакета включають не «відсутню суму», а дані за конкретні відсутні місяці.

Приклад: за квітень і травень є позитивні квитанції, а за червень Розрахунок не надсилався. У формі за II квартал зазначають дані червня як третього місяця кварталу. Повторне включення квітня і травня створило б ризик дублів за працівниками, доходами та ЄСВ.

З чого складається новий пакет

Основний Податковий розрахунок — це титульні реквізити, відомості про платника, тип документа, звітний період, номер Розрахунку, позначки про додатки та зведені показники. Він не замінює персональні додатки. Для звичайного роботодавця основна робота, як і раніше, зосереджена в Д1, 4ДФ і Д5.

Д1: нарахування за застрахованими особами

Додаток Д1 містить відомості про нараховану заробітну плату, винагороди та інші доходи, базу і суму ЄСВ за кожною застрахованою особою. Для юридичних осіб використовується форма J0510111, для ФОП і незалежних професіоналів — F0510111 (ФІЗ-Д1).

Юрособа формує Д1 за конкретний місяць. У квартальному пакеті ФОП дані також залишаються помісячними: місяць не можна визначити лише за датою виплати, його задають у реквізитах додатка. Перед відправленням корисно звірити:

• РНОКПП або паспортні дані працівника;
• код категорії застрахованої особи;
• місяць і рік нарахування, особливо для відпускних, лікарняних і перерахунків;
• кількість днів трудових відносин і днів без збереження зарплати;
• базу ЄСВ, застосування мінімального страхового внеску та ставку;
• підсумки Д1 зі зведеними рядками основного Розрахунку.

Якщо у звітному періоді платник не використовував працю фізичних осіб і не було нарахувань, що потребують відображення за застрахованими особами, порожній Д1 не подають.

4ДФ: доходи, ПДФО та військовий збір

Додаток 4ДФ показує нараховані та виплачені доходи фізичних осіб, нарахований і перерахований ПДФО та військовий збір. Ідентифікатори актуальних форм — J0510411 для юридичних осіб і F0510411 для ФОП / НПД.

Основна звірка 4ДФ будується не лише навколо зарплати. До додатка мають потрапити всі доходи, для яких платник виступає податковим агентом: виплати за цивільно-правовими договорами, оренда у фізособи, окремі неоподатковувані доходи з відповідною ознакою та інші операції. Суми «нараховано» і «виплачено», як і «утримано» та «перераховано», не зобов’язані збігатися в кожному місяці, але розбіжність має пояснюватися первинними документами та датами платежів.

Для квартального F0510411 створюються місячні частини. Не можна поставити одну загальну суму військового збору за квартал і вважати деталізацію виконаною: кожен місяць має бути пов’язаний зі своїми рядками доходів.

Д5: події трудових відносин

Д5 призначено для реєстрації відомостей про трудові відносини та інші кадрові події в реєстрі застрахованих осіб. Актуальні ідентифікатори — J0510511 і F0510511. Додаток потрібен, зокрема, коли:

• укладено або припинено трудовий чи визначений цивільно-правовий договір;
• працівника переведено до іншого підрозділу або на іншу постійну посаду;
• особу призначено на нову посаду;
• розпочалася або завершилася військова служба у випадках, передбачених формою;
• розпочалася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами або відпустка для догляду за дитиною.

Д5 не є щомісячною «нульовою» таблицею. Якщо в періоді не було подій, для яких його призначено, додаток не формують. У разі звільнення формулювання підстави переносять у точній відповідності до закону та зазначають відповідну статтю і пункт. Для квартального Розрахунку ФОП Д5 належить до кварталу й містить дати подій; його не потрібно штучно розмножувати на три однакові місячні примірники.

Що перевірити в BAS, 1С або програмі подання звітності

Знімок екрана корисний лише тоді, коли він показує реальну версію вашої програми та ваше фактичне налаштування. Тому перед закриттям періоду краще зберегти власні скриншоти вибору форми, періоду та складу пакета. Вони допоможуть відновити послідовність дій, якщо звіт доведеться виправляти.

Незалежно від назви програми перевірте чотири ознаки актуальності:

1. Версія форми. Для юрособи має обиратися J0500111, для ФОП / НПД — F0500111. Попередні версії J/F0500110 не є новою формою для подання з серпня.
2. Періодичність. У юрособи — місяць, у ФОП / НПД — квартал із місячною деталізацією в додатках.
3. Версії додатків. Останні дві цифри ідентифікаторів Д1, 4ДФ і Д5 також мають відповідати версії 11.
4. Оновлення програми. В офіційному клієнтському ПЗ податкової служби нові форми було додано у версії 1.34.7.0 станом на 29 липня 2026 року. У комерційній або вбудованій програмі номер релізу буде іншим, тому орієнтуйтеся передусім на ідентифікатори бланків та опис оновлення.

Не плутайте формування звіту в обліковій системі та його приймання податковою службою. BAS або 1С може коректно розрахувати зарплату, але вивантажити стару XML-схему. І навпаки, програма подання звітності прийме новий бланк, але не виявить змістової помилки в ознаці доходу чи даті кадрової події. До відправлення збережіть друковану форму або PDF, XML-файл і протокол внутрішньої перевірки; після відправлення — обидві квитанції та остаточний статус прийняття.

Три типи Розрахунку: «Звітний», «Звітний новий» і «Уточнюючий»

Вибір типу залежить не від характеру помилки, а передусім від моменту, коли її знайшли.

«Звітний»: перше подання за період

Тип «Звітний» обирають, коли Розрахунок за конкретний період подається вперше. Для юрособи прикладом буде первинний J0500111 за серпень 2026 року. Для ФОП — первинний F0500111 за III квартал 2026 року. Номер Розрахунку задається в хронологічному порядку; додаток має посилатися на той самий номер основного документа.

«Звітний новий»: помилку знайдено до граничної дати

Якщо первинний Розрахунок прийнято, але до завершення строку виявлено помилку, подають «Звітний новий». Важлива відмінність нової логіки: такий пакет містить лише коригування на підставі раніше прийнятих Розрахунків, а не повну копію всіх правильних даних. У рядку 06 основного Розрахунку позначають лише додатки, у яких щось виправляється; незмінені додатки не перелічують і не надсилають.

Приклад. Юрособа 12 серпня подала звіт за липень, а 17 серпня виявила пропущене нарахування одному працівникові. До 20 серпня формується «Звітний новий» за липень. До пакета включають основний Розрахунок і коригований Д1. Правильні 4ДФ і Д5 повторно не додають.

«Уточнюючий»: помилку знайдено після строку

Після граничної дати використовують тип «Уточнюючий». Він також містить лише коригувальні дані та потрібні додатки. Подавати весь вихідний звіт заново небезпечно: правильні рядки можуть задвоїтися, а підсумки — спотворитися.

Приклад. У жовтні бухгалтер виявив, що в прийнятому 4ДФ за липень зазначено неправильну ознаку доходу. Формується уточнюючий J0500111 саме за липень і додаток J0510411. Помилковий рядок повторюють з ознакою «1» на виключення, потім вводять правильний рядок з ознакою «0». Якщо рядок було просто пропущено, достатньо нового рядка з «0».

Як виправляти Д1, 4ДФ і Д5 без задвоєння

Для персональних рядків працює принцип «виключити старе — ввести нове», але у сум ЄСВ є додаткові коди типів нарахувань. Тому не можна механічно застосовувати один прийом до всіх додатків.

• 4ДФ. Для видалення раніше прийнятого рядка повністю повторюють його дані та ставлять «1» у графі ознаки виключення. Для додавання рядка заповнюють його повністю та ставлять «0». Заміна — це два рядки: спочатку виключаючий, потім уведений.
• Д1. У разі коригувань до граничного строку програма формує рядки на виключення та введення за правилами Д1. Після строку збільшення або зменшення сум ЄСВ відображають із передбаченими кодами типів нарахувань, зокрема 2 і 3. Тут особливо важливі автоматична перевірка програми та звірка результату з головною частиною.
• Д5. Неправильну кадрову подію спочатку виключають точним повторенням помилкового рядка, потім вводять правильну. Не можна видалити лише прізвище або дату: ідентифікація рядка будується за сукупністю реквізитів.

Перед коригуванням вивантажте прийняту версію звіту та працюйте саме з нею, а не з поточними даними кадрової бази. Після відправлення складіть коротку таблицю: який звіт виправлено, який рядок виключено, який уведено, як змінилися податки та ЄСВ, які квитанції отримано. Такий запис заощаджує години під час наступної звірки з електронним кабінетом або даними Пенсійного фонду.

Практичний приклад квартальної деталізації ФОП

Підприємець має двох працівників. У липні обом нараховано зарплату, у серпні одного працівника звільнено, а у вересні другому виплачено винагороду за додатковим договором. За III квартал подається один F0500111 не пізніше 9 листопада 2026 року, але склад пакета відображає три різні місяці:

• ФІЗ-Д1 — відомості про нарахування окремо за липень, серпень і вересень;
• ФІЗ-4ДФ — доходи, ПДФО та військовий збір також окремо за кожен місяць;
• ФІЗ-Д5 — запис про звільнення з фактичною датою події;
• основний Розрахунок — зведені показники та позначки про додатки.

Якщо в одному з місяців дохід фізособам не нараховувався і не виплачувався, не потрібно вигадувати нульові рядки. Але відсутність місяця має бути усвідомленим результатом звірки, а не наслідком того, що програма не завантажила документи. Особливу увагу приділіть перехідним виплатам: вереснева зарплата, виплачена в жовтні, впливає на різні графи нарахованого та виплаченого доходу, а не зникає з квартального обліку.

Помилки, які особливо ймовірні в перші місяці

• Вибрано стару версію форми. Назва звіту виглядає звично, але в XML залишається J/F0500110.
• ФОП створює три місячні пакети замість одного квартального. У 2026 році для цієї категорії діє квартальний Розрахунок із деталізацією всередині.
• Юрособа помилково переходить на квартальне подання. Для юридичних осіб строк залишився місячним.
• Повторно подається весь II квартал. Якщо квітень, травень і червень уже прийняті помісячно, новий квартальний звіт не потрібен; якщо прийнято лише один або два місяці, додають відсутні.
• У «Звітному новому» повторюються всі правильні додатки. Нова форма вимагає лише коригування та додатки, де змінюються дані.
• Д5 формується автоматично порожнім. Це подієвий додаток, а не обов’язкова нульова таблиця.
• Перевіряється лише перша квитанція. Доставлений файл ще не означає прийнятий звіт; потрібен остаточний позитивний результат обробки.
• Строк звітності приймають за строк сплати. Перехід на квартальне подання для ФОП не скасовує окремі правила та дати перерахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Чек-лист перед відправленням

1. Визначте категорію подавача: ЮО або ФОП / НПД.
2. Перевірте ідентифікатор основної форми: J0500111 або F0500111.
3. Переконайтеся, що вибрано правильний місяць або квартал і рік.
4. Для квартального пакета перевірте номер місяця в кожному ФІЗ-Д1 і ФІЗ-4ДФ.
5. Звірте працівників і суми Д1 з розрахунковою відомістю та оборотами обліку зарплати.
6. Звірте 4ДФ з нарахуваннями, банківськими виплатами та платежами податків за датами.
7. Перевірте кадрові накази та необхідність Д5.
8. Зіставте підсумки додатків зі зведеними рядками основного Розрахунку.
9. Запустіть вбудовану перевірку, збережіть XML і друковану форму.
10. Після відправлення дочекайтеся остаточної позитивної квитанції та збережіть увесь пакет в архіві періоду.

Найнадійніша стратегія переходу — не намагатися запам’ятати всі зміни за назвою звіту, а контролювати чотири опорні точки: категорію платника, ідентифікатор версії, звітний період і склад додатків. Юридична особа продовжує місячний ритм. ФОП і незалежний професіонал працюють із квартальним пакетом, не втрачаючи помісячної деталізації. А типи «Звітний новий» і «Уточнюючий» використовуються для точкового коригування, а не для повторного відправлення вже правильних даних.