Перехід ФОП між групами у 2026 році: календар без податкової пастки

Головне правило: заява працює лише з нового кварталу

Спочатку перевіряємо право на нову групу

Яку заяву подати до 15 вересня

ПДВ: три різні сценарії, які не можна змішувати

Що зробити із залишками при анулюванні ПДВ

Облік товарних запасів після зміни групи

РРО та ПРРО: готуємо касу до першої операції, а не після неї

Перехідні оплати, повернення і договори

Чек-лист бухгалтера на вересень

П’ять пасток, які трапляються найчастіше

Зміна групи єдиного податку здається простою лише до моменту, коли в одному рішенні зустрічаються чотири різні календарі: заява, ПДВ, РРО та облік залишків. Помилка в одному з них може залишити підприємця на старій групі ще на квартал, спричинити втрату ПДВ-статусу в невдалий момент або відкрити продажі без належно підготовленого ПРРО.

Станом на 11 вересня 2026 року найближча контрольна дата — 15 вересня 2026 року. Саме до цього дня включно треба подати заяву, якщо ФОП хоче добровільно перейти на іншу групу єдиного податку з IV кварталу, тобто з 1 жовтня. Актуальність строку підтверджують вересневі роз’яснення ДПС України. Нижче йдеться про правила, що вже діють, а не про проєкти змін чи очікувані новації.

Головне правило: заява працює лише з нового кварталу

Підпункт 298.1.5 Податкового кодексу дозволяє платникові єдиного податку самостійно перейти до іншої групи, якщо він відповідає її вимогам. Заяву подають не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного кварталу. Отже, у вересні 2026 року логіка така:

timeline
    title Календар переходу між III та IV кварталами 2026 року
    section III квартал
        11 вересня : Перевірити критерії нової групи, дохід і договори
        До 15 вересня включно : Подати заяву F0102003 та документи для ПДВ, якщо вони потрібні
        16–30 вересня : Отримати квитанції та перевірити обробку заяви
        30 вересня : Закрити зміну РРО, зафіксувати залишки та завершити ПДВ-період
    section IV квартал
        1 жовтня : Почати застосовувати нову групу і ставку
        Жовтень–грудень : Контролювати річний ліміт без обнулення попередніх кварталів
        До завершення кварталу : Звірити реєстри, касу, ПДВ-статус і товарний облік

Якщо пропустити 15 вересня, добровільний перехід з 1 жовтня не відбудеться. Наступне звичайне вікно — перехід з 1 січня 2027 року за умови своєчасної заяви в грудні. Надсилати документ в останню годину ризиковано: технічна відправка ще не дорівнює прийняттю. Потрібна позитивна друга квитанція або інше належне підтвердження прийняття.

Спочатку перевіряємо право на нову групу

Нижча ставка сама по собі не означає, що нижча група дозволена. Важливі вид діяльності, коло замовників, кількість працівників і дохід від початку календарного року. Перехід не обнуляє річний дохід 1 жовтня: для контролю ліміту треба бачити всю суму, отриману з 1 січня.

Мінімальний страховий внесок з ЄСВ у 2026 році становить 1 902,34 грн на місяць, якщо ФОП не має законної пільги. Зміна групи сама по собі не скасовує цього обов’язку. Для першої та другої груп конкретну ставку єдиного податку встановлює місцева рада, тому в таблиці наведено законодавчий максимум, а не гарантовану суму для кожної громади.

Найчастіша помилка під час переходу вниз — дивитися лише на оборот. Наприклад, консультант може вкладатися в ліміт другої групи, але надавати послуги компаніям на загальній системі. Для другої групи це проблема незалежно від суми доходу. Так само перша група не підходить інтернет-магазину лише тому, що в нього немає працівників.

Яку заяву подати до 15 вересня

Чинна форма заяви про застосування спрощеної системи затверджена наказом Мінфіну № 308 у редакції наказу № 440 від 11 вересня 2024 року. В Електронному кабінеті для ФОП використовується форма F0102003. У заяві треба правильно вказати поточну й нову групу, ставку, дату зміни, місця діяльності, КВЕДи та дані про ПДВ, якщо вони стосуються переходу.

Для звичайної зміни групи всередині спрощеної системи ключовим документом є саме ця заява. Розрахунок доходу за попередній календарний рік подають під час переходу на спрощену систему із загальної, тому не варто механічно додавати його до кожної зміни групи. Водночас для варіанта з ПДВ потрібні окремі реєстраційні дії, описані нижче.

Практична перевірка перед відправленням

• зіставте КВЕДи в ЄДР і реєстрі платників єдиного податку з фактичними операціями;
• перерахуйте дохід від 1 січня 2026 року, включно з оплатами, що надійшли на всі підприємницькі рахунки та через еквайринг;
• перевірте кількість працівників і статус основних замовників;
• вкажіть дату застосування нової групи — 1 жовтня 2026 року;
• збережіть заяву, квитанції та після переходу замовте або сформуйте витяг із реєстру платників єдиного податку.

Якщо податкові правила треба не просто прочитати, а відпрацювати на первинних документах, деклараціях і в BAS, доречно обрати бухгалтерські курси за потрібною ділянкою — від базового обліку до ПДВ і підготовки звітності.

ПДВ: три різні сценарії, які не можна змішувати

Перехід на третю групу 5%

Для ставки 5% реєстрація платником ПДВ не потрібна: ПДВ включений до складу єдиного податку. Якщо ФОП переходить з першої або другої групи на третю зі ставкою 5%, він подає заяву про зміну групи до 15 вересня та застосовує нову ставку з 1 жовтня.

Перехід з першої або другої групи на третю групу 3% з ПДВ

Тут однієї позначки про групу недостатньо. До початку кварталу підприємець має бути зареєстрований платником ПДВ. Під час зміни групи заява F0102003 і реєстраційна заява платника ПДВ за формою № 1-ПДВ подаються не пізніше ніж за 15 календарних днів до кварталу. Для старту 1 жовтня практична гранична дата та сама — 15 вересня.

Зміна лише ставки третьої групи з 5% на 3% з ПДВ

Це вже не перехід між групами, тому працює інший строк: заяву про зміну ставки та форму № 1-ПДВ подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до кварталу. Для IV кварталу 2026 року розрахункова дата — 20 вересня. Оскільки вона припадає на вихідний, безпечне рішення — не перевіряти на практиці можливість перенесення, а подати документи завчасно в робочий день.

Вихід із ПДВ: з 3% на 5% або до першої чи другої групи

У заяві зазначають дані ПДВ-реєстрації та ставлять позначку про анулювання реєстрації останнім днем періоду перед переходом. Окрему форму № 3-ПДВ у такому випадку не подають: після внесення запису до реєстру єдинників контролюючий орган анулює ПДВ-реєстрацію. Для переходу з 1 жовтня останнім днем ПДВ-статусу має бути 30 вересня, але цей результат потрібно перевірити в реєстрі, а не лише припустити на підставі відправленої заяви.

Що зробити із залишками при анулюванні ПДВ

Сам перехід між групами не означає, що весь товар треба продати, списати або переоцінити. Проте припинення ПДВ-реєстрації створює окремий ризик. Якщо на дату анулювання залишилися товари, послуги чи необоротні активи, ПДВ за якими потрапив до податкового кредиту, але вони не були використані в оподатковуваних господарських операціях, пункт 184.7 ПКУ вимагає нарахувати податкові зобов’язання виходячи зі звичайної ціни.

Тому до 30 вересня варто провести фактичну інвентаризацію і сформувати три переліки:

1. товари та матеріали, за якими податковий кредит не формувався;
2. залишки, за якими кредит був відображений і які ще не використані в оподатковуваних операціях;
3. необоротні активи та передплачені послуги з невикористаним податковим кредитом.

За другим і третім переліками бухгалтер визначає базу та відображає зобов’язання в останньому ПДВ-періоді не пізніше дати анулювання. До цієї ж дати потрібно звірити реєстрацію податкових накладних і розрахунків коригування, стан електронного ПДВ-рахунку та незакриті аванси. Це той випадок, коли інвентаризація потрібна не для красивого акта, а для суми податку.

Облік товарних запасів після зміни групи

Обов’язок вести товарний облік залежить не лише від номера групи. За Порядком № 496 він, зокрема, стосується ФОП — платників ПДВ, а також підприємців, які продають технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом, лікарські засоби й медичні вироби, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Якщо через перехід на третю групу 3% з ПДВ обов’язок виникає вперше, перший запис у Формі обліку повинен відобразити товари, наявні на дату набуття цього обов’язку. Підставою є опис початкових залишків із найменуванням, кількістю та вартістю. Далі надходження і вибуття відображаються на підставі накладних, митних декларацій, актів закупівлі, чеків та інших первинних документів.

Якщо ФОП перестає бути платником ПДВ і не торгує ризиковими категоріями, обов’язок за Порядком № 496 може припинитися, але старі регістри та первинні документи знищувати не можна. Вони підтверджують походження товару, попередній облік і розрахунок ПДВ на дату анулювання.

РРО та ПРРО: готуємо касу до першої операції, а не після неї

У 2026 році ФОП першої групи можуть не застосовувати РРО/ПРРО. Для ФОП другої та третьої груп, які проводять розрахункові операції, каса потрібна: це стосується готівки, карток через POS-термінал та оплат через інтернет-еквайринг. Оплата виключно банківським переказом на IBAN без використання картки чи платіжного сервісу не вважається такою розрахунковою операцією.

Отже, підприємець, який переходить з першої групи на другу або третю і прийматиме готівку чи картки з 1 жовтня, має до першої такої оплати:

• зареєструвати РРО або ПРРО та господарську одиницю;
• оформити касирів і електронні підписи, якщо вони потрібні;
• завантажити номенклатуру, ціни та коректні податкові налаштування;
• перевірити зв’язок ПРРО з BAS або іншою обліковою системою;
• провести тест без створення фіктивного фіскального продажу та навчити працівників відкривати й закривати зміну.

Під час переходу до першої групи не слід вимикати касу 30 вересня посеред незакритої зміни. Спочатку закривають зміну, зберігають фіскальні дані, перевіряють набуття нового статусу і лише тоді оформлюють припинення використання конкретного РРО/ПРРО за процедурою. Архів чеків залишається частиною документів підприємця.

Перехідні оплати, повернення і договори

Нова група діє з 1 жовтня, але договори не діляться автоматично на «старі» й «нові». Для єдиного податку дохід зазвичай виникає за касовим методом — у день надходження коштів. Тому варто окремо промаркувати:

• аванси, отримані до 30 вересня, за якими постачання буде вже у жовтні;
• оплати після 1 жовтня за акти або накладні вересня;
• повернення покупцям після зміни групи;
• еквайрингові платежі на межі кварталу, коли чек і зарахування банком мають різні дати;
• договори з контрагентами, які не дозволені для послуг на другій групі.

Не варто штучно переносити гроші між кварталами без аналізу документів. Краще скласти реєстр перехідних операцій із датами договору, акта, чека, банківського зарахування, повернення та ПДВ-події. Такий реєстр швидко показує, де потрібне індивідуальне рішення.

Чек-лист бухгалтера на вересень

До подання заяви

• підтвердити, що вид діяльності, клієнти, працівники й річний дохід відповідають новій групі;
• порівняти не лише ставку єдиного податку, а й військовий збір, ПДВ, вартість каси та адміністрування;
• перевірити чинну форму F0102003 і заповнити дату переходу 1 жовтня 2026 року;
• для переходу на 3% підготувати форму № 1-ПДВ;
• відправити документи не пізніше 15 вересня та отримати підтвердження прийняття.

До 30 вересня

• провести інвентаризацію товарів, послуг і необоротних активів;
• окремо визначити залишки з податковим кредитом для пункту 184.7 ПКУ;
• закрити ПДВ-період і перевірити податкові накладні, якщо ПДВ-реєстрація анулюється;
• підготувати РРО/ПРРО до правил нової групи;
• створити резервну копію бази та оновити BAS/1С до актуального релізу, не змінюючи податкові налаштування заднім числом.

З 1 жовтня

• перевірити групу, ставку й дату в реєстрі платників єдиного податку;
• перевірити ПДВ-статус окремо;
• застосовувати нову ставку лише до доходів, дата визнання яких припадає на новий період;
• розпочати товарний облік із опису залишків, якщо обов’язок виник;
• контролювати річний ліміт без обнулення показників попередніх кварталів.

П’ять пасток, які трапляються найчастіше

1. Подати 16 вересня і чекати переходу з 1 жовтня. Для добровільної зміни групи це вже запізно.
2. Обрати другу групу лише за розміром доходу. Послуги неприпустимому колу замовників порушують критерії навіть за малого обороту.
3. Вважати, що ПДВ припиниться без фінального розрахунку. Залишки з податковим кредитом можуть створити зобов’язання за звичайною ціною.
4. Зареєструвати ПРРО після першої карткової оплати. Каса має бути готова до операції, а не після порушення.
5. Переналаштувати BAS заднім числом. Податкову схему змінюють із дати переходу, зберігаючи історію документів і резервну копію.

Безпечний перехід — це не одна заява, а короткий проєкт із відповідальними датами. До 15 вересня потрібно юридично зафіксувати вибір, до 30 вересня — закрити ПДВ і касові питання та зафіксувати залишки, а 1 жовтня — підтвердити статус у реєстрах і лише після цього працювати за новими налаштуваннями. Такий порядок забирає кілька робочих годин, але захищає цілий квартал від виправлень, штрафів і суперечок про те, яка ставка мала застосовуватися.