Проблеми автоматизованого обліку товарів у роздрібній торгівлі. Негативний результат — теж результат, тільки навіщо він нам такий?

Напевно, кожному з нас доводиться щодня стикатися з інноваційними технологіями. У наш час автоматизація стосується абсолютно всіх видів діяльності, починаючи з освіти й закінчуючи промисловістю. Автоматизація не лише допомагає збільшити прибуток, а й полегшує підприємцю ведення бізнесу. Цю тезу розкриємо на прикладі обліку товарів у роздрібній торгівлі.

Роздрібна торгівля — досить вигідна галузь господарювання, що розвивається з кожним днем. Але існує величезна кількість проблем, пов’язаних з обліком товару. Виникає питання: а як же раніше обходилися без автоматизованих систем? Річ у тім, що облік товару в роздрібному магазині був завжди, і раніше його вів товарознавець. Зараз люди цієї спеціальності виконують інші функції.

Спираючись на дані статистики, можна зазначити, що прибуток організації за допомогою правильно впровадженої автоматизованої системи може збільшитися до 50-60 %.

Але при цьому кожна автоматизована система повинна відповідати цілям і функціям підприємства. Автоматизація торгівлі, своєю чергою, знижує навантаження на персонал, зменшує кількість трудовитрат, дає можливість керувати товаропотоками й дозволяє контролювати наявність товару на складах, впливає на збільшення обігів, розширює види діяльності (як приклад можна говорити про появу інтернет-магазинів) тощо. Важливим елементом автоматизації є систематизація процесів. Особливо потребує автоматизації обліку товарів підприємство, яке має не один склад або реалізує велику номенклатуру товару. Наведемо приклад роздрібної торгівлі, де широко використовується автоматизація товарів. Це магазини взуття — такі як «Інтертоп», «Respect», «Ecco» та інші, які дають можливість усім і кожному ознайомитися з асортиментом товару. Персоналу важко запам’ятати всі види моделей чоловічого й жіночого взуття — для цього головне знати штрих-код товару. У такому разі можна уточнити наявність того чи іншого товару або телефоном, або через інтернет. Коли товар кодується (кожен товар має свій унікальний код), автоматично вноситься інформація про наявність, продаж або відсутність товару, що цікавить, до бази даних.

Це не єдиний приклад, оскільки автоматизація обліку товарів здійснюється повсюдно — у супермаркетах, у великих і малих магазинах.

Найбільш затребуваною програмою обліку є 1С (платні послуги). Для роботи в цій програмі необхідна спеціальна підготовка. Тому фірма «1С» широко використовує рекламу та просування своїх продуктів. Це і рекламні ролики, інструктивні матеріали тощо, оскільки існують й інші програми: «Турбо Бухгалтер», «БЭСТ-5», «Счетовод», «ФРЕГАТ-Торговля», «Парус» та інші.

Виникає питання: якщо з автоматизованими системами все так просто й зрозуміло, чому з’являються від’ємні залишки?

Від’ємні залишки — це проблема, з якою стикаються підприємства з великою номенклатурою товару. Якщо товар продано зі складу, а в торговельному залі він не був зафіксований, ось і від’ємний залишок, внесений до бази даних.

Причини, через які виникають від’ємні залишки, дуже різні. Це:

• пересортиця;
• помилки, що виникають під час заповнення накладної;
• помилки під час інвентаризації;
• не виключені й технічні причини.

Варто також врахувати той чинник, що ціна за високоефективну автоматизовану систему повинна бути досить високою, адже ефективний продукт не може бути дешевим, а використання піратської програми карається в нашій країні,.

Для того, щоб підприємство не мало від’ємних залишків, а мало прибуток і продуктивну діяльність, установлення самої автоматизованої системи недостатньо.

Багато що залежить від персоналу. Проблеми також можуть виникнути через некваліфікованих співробітників. Керівництву необхідно докласти всіх зусиль для того, щоб співробітники організації мали уявлення про програми, з якими матимуть справу. Це може бути як інструктаж або курси 1С, так і індивідуальне навчання. Не потрібно чекати інвентаризації: якщо виникають помилки в обліку, необхідно їх виправляти. Часто після звільнення досвідчених співробітників нові співробітники не можуть включитися в роботу, що відображається на її результатах.

Прибуток організації безпосередньо залежить від правильної ціни на товар. Програми автоматизації (зокрема 1С) вирішують це завдання, але питання про необхідність негативних результатів усе ж виникає. Чи потрібні вони нам? Адже негативні результати — це теж результати. Але багато хто вважає, що з від’ємними залишками боротися марно. Попри це, практика показує, що головне — ставити мету й досягати її. З чого ж починати?

По-перше, необхідно визначити той рівень помилок, який є допустимим для організації. Крім усього іншого потрібно уникати дублювання товарів.

Окрім методів, які можуть застосувати безпосередньо співробітники та керівники організації, існують ще програмні методи усунення від’ємних залишків. Один із них — це заборона «від’ємних залишків». Але цей метод не завжди ефективний для великих магазинів, оскільки при визначенні від’ємних залишків комп’ютер не в змозі видати чек, тобто зафіксувати покупку. А для усунення несправностей потрібен час. Як наслідок — звіти надходять до офісу із запізненням, помилки з кожним днем збільшуються, бухгалтерія не має достовірних даних про стан складу.

Як вихід — частіше проводити інвентаризацію, оскільки надходження нового товару буде заміщати залишки товару, завищувати їх.

Таким чином, автоматизація обліку в роздрібній торгівлі робить бізнес простішим, прискорює роботу бухгалтерії підприємства, дозволяє правильно визначити величину прибутку. Але при цьому потрібно враховувати всі нюанси, що виникають у роботі підприємства, адже однієї автоматизованої системи недостатньо.

Програмні методи боротьби з негативними результатами лише «згладжують» недоліки, а не ліквідують їх.

Можна стверджувати, що від’ємні залишки — це погана підготовка персоналу, це недосконалість технологій, відсутність контролю за рухом товару на підприємстві.