Як вибрати ефективний варіант програмного забезпечення бухгалтерського обліку на підприємстві?

Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку (скорочено КСБО) почали свій розвиток давно. Вони змінювалися паралельно зі змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів обробки інформації, методів і засобів розробки, концепцією побудови інформаційних систем (ІС). Початок формування ринку КСБО припадає на кінець 80-х років ХХ століття.

На сьогодні існує велика кількість різних програмних засобів автоматизованого бухгалтерського обліку: від автоматизації локальних завдань бухгалтерського обліку до повнофункціональних КСБО у складі інформаційної системи підприємства. Ринок програмних продуктів КСБО пов'язаний із провідними фірмами-розробниками. Наведемо десять найпопулярніших фірм-розробників, а в дужках зазначимо їхній рейтинг за 100-бальною шкалою оцінювання. На першому місці фірма "1С" з оцінкою 91 бал, за нею йдуть: "Интеллект-Сервис" (78 балів), "Парус" (77 балів), "Галактика" (75 балів), "Диасофт" (72 бали), "R-STYLE SOFTWARE LAB" (70 балів), "COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD" (66 балів), "Инфин" (63 бали), "ИHФOСОФ" (60 балів), "ОМЕГА" (58 балів).

Велика кількість програмних продуктів, представлених на ринку, призначена для вирішення завдань обліку, тому закономірно постає питання про ефективний вибір програмного забезпечення для КСБО. Складність вибору пов'язана з істотними відмінностями в побудові програмних засобів, їхньою функціональною повнотою, легкістю пристосування до потреб користувачів, вартістю, зручністю використання на будь-яких програмно-апаратних платформах тощо. Умовно поділимо підприємства за кількістю працівників бухгалтерії на малі (1-3 особи), середні (4-6 осіб), великі (понад 6 осіб). Для малих підприємств, де чисельність працівників бухгалтерії становить 1-3 особи, найдоцільнішим є застосування програмного забезпечення (ПЗ) КСБО, заснованого на універсальній моделі облікових даних і побудованого у вигляді єдиної програмної системи. Цей висновок обґрунтовується тим, що тут відсутня значна спеціалізація працівників за ділянками обліку, а введення даних фактично обмежується формуванням розширених проведень із мінімальною аналітичною інформацією. Крім цього, використання набору спеціалізованих модулів потребує постійного перемикання між ними, а нерідко й виконання технологічних процедур допоміжного характеру, пов'язаних з обміном інформацією. Такий порядок використання системи є менш ефективним, ніж застосування єдиного програмного середовища. З іншого боку, наявність спеціалізації у працівників бухгалтерії потребує використання програмних комплексів, що містять спеціалізовані за функціями та даними модулі, кожен з яких дає більш технологічні рішення щодо обслуговування інформаційних потоків, що виникають на кожній ділянці. Крім цього, зазвичай у бухгалтерії великих підприємств вища потреба в розмежуванні прав користувачів з доступом до інформації, яка буває більш вираженою і простіше досягається, ніж застосування вузькоспеціалізованих комплексів. АРМ.

Істотні відмінності між підприємствами існують з погляду наявності технічного персоналу, здатного виконувати технічне обслуговування КСБО та прив'язку програм до особливостей облікової роботи. На великих підприємствах, як правило, такий персонал є, і тому для адаптації ПЗ КСБО можуть бути залучені власні кваліфіковані працівники. Для малих підприємств важлива підтримка програмної системи дилерами виробника, оскільки власних спеціалістів такі підприємства, як правило, не мають. З аргументами загального характеру, наведеними вище, пов'язаний і критерій підтримки можливості сумісного використання з іншим офісним ПЗ. Для підприємств, які мають власний штат програмістів, актуальною є можливість організації зв'язку стандартного ПЗ КСБО незалежного виробника з програмами власної розробки. А для підприємств, які не мають свого фонду програм, актуальною є можливість його комплексного використання з програмами інших незалежних виробників. Вимоги до можливості функціонування програмних систем у середовищі обчислювальних мереж і на різних програмно-апаратних платформах є досить очевидними. У зв'язку з цим для бухгалтерії з невеликою кількістю АРМ достатнім є застосування однорангових мереж ПК на платформі Intel з використанням того чи іншого різновиду Windows. Для великих бухгалтерій бажане використання програмних систем, що функціонують у мережах ПК з виділеним сервером в архітектурі "клієнт - сервер". Для КСБО з великою кількістю АРМ актуальним є застосування неоднорідних мереж із використанням серверів на потужніших програмно-апаратних платформах. Звідси й вимоги до спеціалізованих програм, які передбачають перспективне масштабування системи та можливість її функціонування на основі технології "тонкого" клієнта. Для корпоративних систем критерії вибору ПЗ КСБО доповнені вимогами підтримки функцій реплікації та консолідації даних з можливістю складання звітності в кількох облікових реєстрах.

Отже, узагальнюючи вищесказане, наведемо загальні критерії вибору програмного забезпечення підприємствами залежно від кількості працівників бухгалтерії. Малим підприємствам слід звернути увагу на такі фактори:

1. Уніфікована модель подання даних.
2. Єдине програмне середовище.
3. Робота в одноранговій мережі або в мережі персональних комп'ютерів з виділеним сервером.
4. Наявність сертифікованих дилерів для впровадження системи фірми-виробника ПЗ у власному регіоні.
5. Можливість сумісного використання стандартного офісного ПЗ і проблемно-орієнтованого ПЗ інших виробників.

Середні підприємства орієнтовані на:

1. Побудову системи у вигляді повнофункціонального набору спеціалізованих за ділянками обліку програмних модулів.
2. Можливість розвитку функцій системи за рахунок професійних засобів розробки.
3. Роботу в мережі ПК з виділеним сервером в архітектурі клієнт-сервер.
4. Функції розмежування прав доступу користувачів до даних.
5. Можливість сумісного використання з ПЗ інших виробників, зокрема з ПЗ власної розробки.

Великі підприємства зацікавлені в:

1. Побудові системи у вигляді набору вузькоспеціалізованих програмних модулів.
2. Можливості розвитку функцій системи за рахунок професійних засобів розробки.
3. Можливості роботи в неоднорідних мережах, значній свободі користувача у виборі апаратних засобів, операційних систем і СУБД.
4. Розвитку функцій розмежування прав доступу до даних і автоматизації виконуваних користувачами дій.
5. Розвиненому розмежуванні функцій бухгалтерського оперативно-технічного та статистичного обліку.
6. Можливості сумісного використання з ПЗ інших виробників, зокрема ПЗ власної розробки.

Для корпоративних підприємств важливі такі критерії:

1. Відповідність переліченим вимогам окремих підприємств і самостійних підрозділів у корпорації.
2. Розвинені засоби реплікації даних віддалених підрозділів.
3. Можливість консолідації даних для створення корпоративної звітності, а також ведення обліку в різних облікових стандартах.

Вибравши відповідну групу програмних засобів, потрібно детально проаналізувати конкретні програми, звернувши увагу на такі фактори:

1. Можливість застосування спеціалізованих програм у використовуваних підприємством програмно-апаратних середовищах;
2. Склад допоміжного ПЗ (СУБД тощо), необхідного для функціонування спеціалізованих програм;
3. Функціональні можливості, ступінь автоматизації та повнота вирішення найбільш складних і важливих для підприємства завдань обліку;
4. Склад адаптивних властивостей, можливості налаштування програми на специфіку ведення обліку в організації;
5. Зручність користувацького інтерфейсу - під час введення та коригування даних, організації доступу до вхідної та результативної інформації;
6. Засоби захисту баз даних від нелегального проникнення, а також засоби оперативного відновлення в разі збоїв у системній роботі комп'ютерів або внаслідок помилок під час експлуатації;
7. Можливість спільного використання з іншими програмними продуктами власної розробки або інших виробників з офісним ПЗ загального призначення;
8. Якість і зручність у використанні документації, наявність інструкцій із застосування програмних засобів;
9. Надійність і ступінь довіри до фірми-розробника, наявність поширених регіональних філій, дилерської мережі та можливості фірмової підтримки. Від цього залежить професійна підтримка системи під час її експлуатації, можливості її розвитку;
10. Цінову політику розробника - вартість ліцензій на придбання програми та надання послуг з її впровадження, склад знижок під час придбання нових версій;
11. Можливість підтримки з боку аудиторських і консалтингових фірм.

Наведемо деякі найбільш поширені програмні продукти та фірми-розробники КСБО, які можуть застосовуватися для різних типів бухгалтерій. Корпоративні бухгалтерії користуються інтегрованими 1С, до яких належать корпоративні інформаційні системи (КІС). Вони підтримують конкретні бізнес-процеси підприємства, виконуючи важливі функції, такі як аналіз і складання балансу та аналітичних звітів, управління фінансами й персоналом, собівартістю, торговельними операціями тощо. Їхня характерна особливість - здатність працювати в територіально розподілених структурах. В Україні найбільшого поширення набули такі КІС: SАР R/3 (SAP AG, країна-виробник Німеччина), "Галактика" (виробник "Галактика") BAAN-IV (виробник "BAAN"), американо-голландська компанія) SCALA (шведська компанія "Bestlutsmodeller АВ"), "Oracle Application" (американська корпорація "Oracle"), "АВД" (Україно-Російська фірма "ИНЭК"), Platinum (Platinum Software Corporation), "ФЛАГМАН" ("Инфософт"). Незважаючи на насичення ринку, вже кілька років поспіль на ньому лідирує московська фірма 1С. Прорив цієї фірми на ринок бухгалтерських програм відбувся завдяки версії програми "1С Бухгалтерия проф. 6.0 для Windоws ". Саме ця програма дала змогу фірмі 1С посісти позицію лідера. На сьогодні потужною КСБО фірми 1С є програма "1C: Предприятие. Версия 7.7 "