Прострочена заборгованість у бухгалтерському обліку

Фінансовий стан будь-якого підприємства або організації безпосередньо залежить від платіжної дисципліни кожного з його контрагентів. Коли хоча б один з учасників економічних відносин порушує умови платіжної дисципліни, виникають різного роду заборгованості (дебіторська або кредиторська).

Дебіторською називається заборгованість підприємству за виконані ним роботи, надані послуги або реалізовану продукцію з боку інших підприємств, організацій або фізичних осіб.

Коли виникає впевненість щодо неповернення боржником своєї заборгованості або за цією заборгованістю закінчився строк позовної давності, то цей вид заборгованості називається «безнадійна дебіторська заборгованість».

Кожному підприємству хоча б один раз за період своєї діяльності доводилося стикатися з проблемою простроченої заборгованості, яка є однією зі складових безнадійної дебіторської заборгованості.

Прострочена дебіторська заборгованість виникає на підприємстві через несплату замовником або покупцем у встановлені строки зазначеної у відповідних документах грошової суми за товари, роботи або послуги. Простроченою дебіторська заборгованість, згідно з нормативними документами Державного казначейства України, стає на 30 день після закінчення строку обов'язкової сплати платежу.

Для того, щоб бути поінформованим про дебіторську заборгованість, на підприємстві проводять аналіз дебіторської заборгованості, кінцевим результатом якого є сума заборгованостей усіх дебіторів за товари, роботи або послуги (залежно від того, яким видом діяльності займається підприємство). Також досліджують часовий інтервал виникнення заборгованості.

Регулярне ведення бухгалтером такого обліку дозволяє проаналізувати дебіторську заборгованість і своєчасно вжити необхідних заходів щодо запобігання виникненню на підприємстві простроченої дебіторської заборгованості.

Попередньо описаний аналіз заборгованості проводиться на основі документів внутрішньої звітності підприємства, і результати цього аналізу можуть бути використані лише керівництвом з метою прийняття ефективних управлінських рішень. Але для зовнішніх користувачів інформація про стан дебіторської заборгованості на підприємстві також відіграє важливу роль, оскільки її зростання свідчить про фінансову нестабільність.

Прострочена дебіторська заборгованість у бухгалтерському обліку через безглуздість подальшого відображення на рахунках списується двома способами: на фінансовий результат (зменшуючи його на суму заборгованості) та за рахунок резерву сумнівних боргів.

Відрахування, які здійснює підприємство до резерву сумнівних боргів, відображаються на рахунку 94 «Резерв сумнівних боргів». Формування цього резерву в бухгалтерському обліку здійснюється за допомогою запису «ДТ 944 - КТ 38». При списанні простроченої дебіторської заборгованості бухгалтером формуються записи, що показують зменшення резерву сумнівних боргів на суму списаної заборгованості «ДТ38 - КТ 36».

Після списання простроченої дебіторської заборгованості її облік ведуть ще 5 років, і відображається вона на рахунку 071, де відображається заборгованість усіх дебіторів, списана як збиток. Це необхідно для відстеження можливості подальшого стягнення.

Для списання простроченого боргу керівнику суб'єкта господарювання необхідно видати наказ по підприємству про організацію інвентаризації дебіторської заборгованості. Наступним кроком є підготовка документів, що засвідчують наявність простроченої дебіторської заборгованості та неможливість її повернення. Це первинні документи, що підтверджують факт виконання робіт (послуг) або відвантаження товарів, а також судові рішення (якщо такі є), листування, фінансові претензії, акти, що підтверджують звірку з даними бухгалтерського обліку іншої сторони договору.

Таким чином, наявність на підприємстві дебіторської заборгованості вважається звичним явищем, і коли поточна або довгострокова заборгованість переростає у прострочену, це створює певні фінансові труднощі для підприємства. Уповільнюється оборот капіталу, виникає нестача матеріальних ресурсів для розрахунків із заробітної плати та придбання запасів. Тому підприємству необхідно проводити комплекс заходів щодо прискорення платежів через удосконалення розрахунків, застосування передоплати та вексельної форми розрахунків.

Тобто прострочена заборгованість дебіторів на підприємстві повинна виникати рідко або не виникати взагалі, інакше головна мета створення будь-якого підприємства — максимізація економічних вигод (прибутку) — не буде реалізована.

Різновидом заборгованості підприємства є кредиторська заборгованість, яка виникає внаслідок залучення підприємством додаткових активів у свій оборот.

Кредиторська заборгованість виникає на 30 день після закінчення строку обов'язкової сплати підприємством своїх зобов'язань — прострочена кредиторська заборгованість (безповоротна фінансова допомога).

Прострочена кредиторська заборгованість (триває понад 3 роки) у бухгалтерському обліку списується на доходи підприємства.

Причини її виникнення можуть бути як зовнішніми, так і внутрішніми.

У випадках, коли відсутня прострочена дебіторська заборгованість, а підприємство допустило наявність простроченої кредиторської, то це причина внутрішнього характеру (надмірна закупівля ТМЦ, збитковість виробничо-господарської діяльності).

І навпаки, коли відбувається поєднання простроченої кредиторської та дебіторської заборгованості, то це є результатом впливу зовнішніх причин (підприємство не розраховується зі своїми постачальниками та кредиторами внаслідок неплатоспроможності його покупців).

Наявність на підприємстві простроченої кредиторської заборгованості, по-перше, може негативно позначитися на його фінансово-економічному становищі, адже вона може спричинити певні штрафні санкції щодо підприємства-боржника. По-друге, при систематичному її непогашенні це передусім призведе до зниження платоспроможності та ліквідності підприємства, а надалі — до банкрутства.

Будь-яке підприємство, безумовно, повинно відображати у складі своїх доходів усю прострочену кредиторську заборгованість, ефективне управління якою може усунути негативні наслідки її наявності.

Списання простроченої кредиторської заборгованості у бухгалтерському обліку можна відобразити за допомогою проводок «ДТ 37 (63, 68) - КТ 717».

При списанні кредиторської або дебіторської заборгованості ПДВ, який був включений у ціну придбаних/проданих товарів або послуг, не коригується.

Таким чином, наявність на підприємстві простроченої заборгованості (кредиторської або дебіторської) є небажаним явищем, адже це негативно впливає на фінансовий результат діяльності підприємства.

Тому своєчасне стягнення простроченої дебіторської заборгованості є одним із факторів формування сприятливого фінансового стану підприємства.

Якщо вагому частку простроченої кредиторської становить заборгованість перед держбюджетом, позабюджетними фондами або зі сплати ЄСВ, то це свідчить про серйозні фінансові труднощі підприємства. Адже, якщо підприємство не в змозі розрахуватися за своїми зобов'язаннями протягом 3 місяців з моменту настання дати їх сплати, то це є однією з ознак його банкрутства.