З електронними документами працювати вигідно і нескладно. Сервіс подання електронної звітності.

Що таке сервіс подання електронної звітності? Які документи потрібні, щоб подавати звіти в електронному вигляді? Набридло стояти в чергах під час подання звіту? Електронний звіт допоможе вирішити цю проблему.

На сучасному етапі розвитку бізнес неможливо уявити без електронного документообігу, від обміну інформацією в компанії до обміну документами між підприємствами. Сюди ж можна віднести і подання звітності до різних податкових органів, пенсійного фонду, статистики.

З січня 2010 року в органах статистики України здійснюється приймання електронної звітності. Подання звітності до органів державної статистики в електронному вигляді здійснюється відповідно до «Порядку подання електронної звітності до органів державної статистики», затвердженого наказом Держкомстату від 12.01.2011 № 3 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.03.2011 за № 408/19146.

Основна мета впровадження електронної звітності — це спрощення процедури подання статистичної та фінансової звітності, що дає такі переваги: економія часу — тепер немає необхідності вистоювати величезні черги, що є перевагою для підприємців (переважно для бухгалтерів); економія ресурсів — персонал, який був задіяний у прийманні звітності, тепер можна перевести на її перевірку; немає необхідності подавати документацію в паперовому вигляді, що зменшує обсяг роботи як для підприємців (зменшення паперової роботи та економія ресурсів), так і для державних органів, усі звіти автоматично вносяться до бази даних, зменшується кількість помилок під час подання звітів завдяки первинному контролю.

Отже, подання електронної звітності — це вигідно, але що для цього необхідно. По-перше, необхідне програмне забезпечення для формування звітності в електронному вигляді у форматі, встановленому Держкомстатом України. Перелік програмного забезпечення, за допомогою якого можна подавати електронну звітність у 2012 році, представлений на офіційному сайті Головного управління статистики у Київській області (детальніше можна ознайомитися за адресою http://www.ukrstat.gov.ua/elektr_zvit/per_pz.htm). Нам пропонують використовувати такі програми: «Бест-звіт+», «M.E.Doc», «1-С Звіт», «БуЗОК», «Звіт-Оператор», «Арт-Звіт». Також тут представлена їхня коротка характеристика, яка містить інформацію про те, які форми звітності ми зможемо подавати через ці програми. Лідерами серед програмного забезпечення, у якому передбачені всі необхідні документи для подання електронної звітності, є «Бест-звіт +», «M.E.Doc», «1-С Звіт».

Я наведу приклад роботи з «M.E.Doc» (http://www.me-doc.com.ua/), спочатку Вам необхідно придбати програму, ознайомитися з прайс-листом можна на сайті, де потім сформувати рахунок на оплату та отримати код доступу. Якщо до системи не введено код доступу — вона працюватиме в демонстраційній версії. Якщо система «M.E.Doc» використовуватиметься під час роботи з кількома підприємствами, Вам необхідно отримати код доступу для кожного окремо.

Також необхідно мати електронний цифровий підпис (про який йтиметься далі) та електронну поштову скриньку на одному з надійних поштових серверів. Детальніше з програмою можна ознайомитися в інструкції з роботи з «M.E.Doc», яка представлена на сайті.

По-друге, електронний цифровий підпис акредитованих центрів сертифікації ключів. Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, електронний підпис яких можливо накладати на електронні звіти, що подаються до органів державної статистики, також представлений на сайті Головного управління статистики у Київській області (адреса для ознайомлення http://www.ukrstat.gov.ua/elektr_zvit/inf_akcen/centr.htm). Представлений перелік п’яти організацій з адресами їхніх сайтів, на яких ви зможете ознайомитися з їхньою продукцією.

Отже, необхідно вибрати акредитований центр сертифікації та оплатити його послуги. Я виберу для наочного прикладу «Український сертифікаційний центр», оскільки мала з ним справу. На сайті УСЦ (http://www.ukrcc.com/) можна ознайомитися з переліком документів, необхідних для отримання сертифікатів відкритих ключів. Під час вибору необхідної кількості сертифікатів потрібно враховувати, що якщо бухгалтера за статутом немає, то на нього не потрібно відкривати сертифікат.

Так, наприклад, для моєї фірми було вибрано сертифікат відкритого ключа електронно-цифрового підпису директора та печатки підприємства для юридичної особи, за прайс-листом коштує 160,00 грн. (http://www.bestzvit.com.ua/serv/price.php). Після оплати необхідно сформувати комплект документів (http://ukrcc.com/ua/package-documents/). Для фірми, яку ми розглядаємо, — юридичної особи — необхідні такі документи:

• Заповнений, підписаний керівником і скріплений печаткою юридичної особи Договір про надання послуг ЕЦП — у двох примірниках або Картка приєднання до електронного договору про надання послуг ЕЦП — в одному примірнику. Приклади договору та картки приєднання представлені на сайті;
• Оригінал установчого документа юридичної особи або його нотаріально засвідчена копія: Статут юридичної особи або Положення про неї. Надається для ознайомлення та перевірки правильності наданих копій;
• Копію свідоцтва про державну реєстрацію або копію довідки з ЄДРПОУ;
• Копії документів про призначення на посади кожного з підписантів, копії їхніх паспортів і довідок про присвоєння ідентифікаційних номерів;
• Заявки на формування посилених сертифікатів ЕЦП, створені в системі «M.E.Doc» в електронному та паперовому вигляді;
• Довіреність для представника юридичної особи та паспорт довіреної особи (для пред’явлення), підписана керівником і засвідчена печаткою;
• Акт наданих послуг, підписаний керівником і засвідчений печаткою.

Також якщо юридична особа є платником ПДВ, необхідно надати копію свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ.

Приймаються лише якісні копії, засвідчені підписом керівника та печаткою юридичної особи й позначкою «Копія вірна» на кожній сторінці, на якій є текст. З власного досвіду зауважу — підписи бажано, щоб були максимально схожими, для безпроблемного прийняття документів. А також мати при собі носій для запису сертифікатів і секретних ключів. Формування заявки за наявності всього пакета документів займе 10-15 хвилин. Потім завантажуємо сертифікати до програми.

І по-третє, доступ до мережі Інтернет.

Отже, встановлюємо програму «M.E.Doc», проходимо майстер налаштування, реєструємо підприємство. Якщо Ви є клієнтом УСЦ, то для Вас доступна можливість завантаження сертифіката через Інтернет. Якщо на комп’ютері відсутня мережа Інтернет, завантаження сертифіката можна провести з будь-якого носія.

Отже, заповнюємо дані про підприємство, вибираємо комплект бланків і налаштовуємо поштове з’єднання.

Потім, користуючись програмою, заповнити електронний звіт. У меню «Звітність» відкрити «Реєстр звітів», створити новий звіт, на вкладці «Бланки» вибрати необхідний звіт, заповнити, перевірити на вкладці «Наступні дії» вибрати «Перевірити звіт» (виправити помилки), потім «Передати звіт на підпис» і «Подати до контролюючого органу» та очікувати квитанції: Повідомлення про надходження електронного звіту та про перевірку звіту.