Службове відрядження в межах України

У своїй діяльності підприємства часто зіштовхуються з необхідністю відправляти своїх працівників за межі місця роботи для виконання певних завдань, пов’язаних з діяльністю такого підприємства. В українському законодавстві такі поїздки мають оформлятися в якості службових відряджень.

Кожна компанія самостійно розробляє правила, згідно яких відбуваються відрядження. При цьому, звісно, мають бути дотримані вимоги українського податкового і трудового законодавства. Можна виділити такі основні вимоги:

1) оплата праці за час відрядження не має бути нижчою від середнього заробітку;

2) збереження робочого місця за працівником;

3) компенсація витрат, що включає в себе виплату:

а) добових;

б) вартості проїзду;

в) вартості найму житла.

4) обмеження у залученні певних категорій осіб. Так, забороняється залучати вагітних жінок і жінок з дитиною віком до трьох років. Жінки, які мають дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю можуть бути залучені в разі надання на це згоди.

Для державних службовців та працівників підприємств, що фінансуються з державного бюджету, існують дві інструкції, які регулюють оформлення відрядження і компенсацію витрат працівнику. Перша затверджена Наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 № 59, друга – Постановою Кабінету Міністрів від від 2 лютого 2011 р. № 98. Хоча дія даних інструкцій розповсюджується на компанії з бюджетним фінансуванням, але певні раціональні моменти слід виділити і адоптувати у власних правилах.

Перш за все це порядок оформлення відряджень. Згідно інструкції Мінфіну поїздка здійснюється за розпорядженням керівника, а документами, що підтверджують її зв'язок з діяльністю підприємства є запрошення приймаючої сторони, укладений договір та ін.

По друге, це питання добових. Добові починають відраховуватися від початку відправлення транспорту від місця постійної роботи і закінчується прибуттям транспорту до постійного місця роботи. При цьому можливе урахування часу, необхідного для того, щоб працівник міг дізнатися до місця відправлення транспорту. Доба починається о 0 годині і закінчується о 24 годині. Щодо питання оплати, то згідно інструкції Кабміну добові складають 60 грн. в межах України.

По третє, це питання оплати проїзду. Раціональним видається намагання здешевити дані витрати, зокрема невідшкодування за поїздки на таксі та узгодження з керівником поїздок у м’яких вагонах та авіаперельотів першого та бізнес класу.

По четверте, оплата найму житла. Постанова Кабміну визначила відшкодування у розмірі до 600 грн. за добу, ця сума може бути орієнтиром для Вас під час встановлення власних правил відшкодування.

І наостанок, треба впевнитися, що понесені витрати були дійсними. Це квитки під час подорожі транспортом, чеки, розрахункові документи із готелю.

Юристи компанії OGP звертають вашу увагу на важливість правильного оформлення відрядження, адже це допоможе правильно подати податкову звітність, так само як і звітність в середині компанії. Нагадуємо, що кошти, отримані на відрядження, не є базою податку на доходи фізичних осіб.

Підготовлено юристамиOGP.UA