Відповідальність бухгалтера за помилки при нарахуванні заробітної плати

Роль бухгалтера та відповідальність за помилки

Види помилок при нарахуванні зарплати та порядок їх виправлення

Відшкодування шкоди та порядок повернення надміру виплачених сум

 

Роль бухгалтера та відповідальність за помилки

Бухгалтер у колективі часто сприймається як головний експерт, до якого звертаються з будь-яких питань, що стосуються зарплати, фінансів або правових аспектів трудових відносин. Завдяки своїй експертності він здатен забезпечити правильне нарахування та виплату заробітної плати, проте варто пам’ятати: бухгалтер ? це теж людина, і він не застрахований від помилок у професійній діяльності.

Помилки при розрахунках можуть дорого коштувати як самому фахівцю, так і всій установі. Особливо ризикованими є помилки у нарахуванні заробітної плати, оскільки вони зачіпають як інтереси працівників, так і інтереси підприємства чи держави. Законодавство суворо регулює порядок відрахувань із зарплати та визначає межі відповідальності винних у неправомірних виплатах.

Види помилок при нарахуванні зарплати та порядок їх виправлення

Законодавство розрізняє декілька типів помилок у бухгалтерському обліку заробітної плати:

• Лічильні (арифметичні) помилки – суто обчислювальні, наприклад, невірне додавання різних частин зарплати, які окремо були підраховані правильно. Такі помилки часто виникають через неуважність під час проведення розрахунків.
• Технічні (неліічильні) помилки – помилки, пов’язані з неправильним трактуванням чи застосуванням норм законодавства або внутрішніх положень підприємства. Наприклад, якщо працівнику надали більшу відпустку, ніж передбачено законом, і відповідно виплатили завищені відпускні.

Законодавство України не містить точного визначення термінів «лічильна помилка» або «технічна помилка», але суть полягає у наступному: якщо допущена арифметична похибка, переплата виникає через неправильний розрахунок. У разі технічної помилки – через неправильне застосування норм права чи фінансової дисципліни.

Якщо працівник отримав надміру нараховану зарплату не з власної вини, повернення цієї суми може бути ініційовано через відрахування із зарплати. Відповідно до Кодексу законів про працю та інших нормативних актів:

• Виправлення надмірних виплат здійснюється шляхом так званих "сторнуючих" проводок у відомостях нарахування та утримання заробітної плати.
• Розмір усіх утримань із заробітної плати не може перевищувати 20%, а у певних випадках – 50%. Наприклад, якщо зарплата бухгалтера становила 2800 гривень, максимально для відшкодування помилки з неї можна утримати 560 гривень на місяць (20% від суми). Якщо переплата перевищує цю межу, залишок стягують в наступні місяці.
• Відрахування не можуть здійснюватися з компенсаційних чи вихідних виплат, якщо це прямо не передбачено законом.

Директор установи після виявлення порушення має не пізніше, ніж за два тижні, видати наказ із зазначенням винної особи та суми відшкодування, а сам працівник має бути ознайомлений з ним не менше ніж за сім днів до початку утримань.

Відшкодування шкоди та порядок повернення надміру виплачених сум

Якщо переплата відбулася через пряму провину бухгалтера, працівник несе матеріальну відповідальність відповідно до законодавства – в межах суми своєї середньомісячної зарплати за останній період. Це означає, що бухгалтер повинен компенсувати шкоду не більше тієї суми, яку він отримав у середньому за місяць, навіть якщо помилково виплачені суми вищі.

Варто також враховувати правила бюджетного періоду: бюджетний рік триває з 1 січня до 31 грудня, і по завершенню року установа втрачає право на витрачання невикористаних асигнувань. Тому всі надміру виплачені кошти та нарахування мають бути повернені у бюджет вчасно, до завершення цього періоду.

У випадку виникнення матеріальної шкоди з вини бухгалтера або іншого робітника її сума визначається відповідним наказом адміністрації, а розрахунки проводяться так, щоб не порушити трудові права працівника та норми КЗпП.

Докладне дотримання норм законодавства дає змогу підприємству мінімізувати ризики та своєчасно реагувати на помилки в обліку заробітної плати. Для бухгалтера це питання не тільки кваліфікації, а й особистої відповідальності перед колективом і державою.