Бухгалтеру /
Регламентированные отчеты

Оглавление

Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу физических лиц (форма № 1 ДФ)

Общие положения

Сроки представления

Порядок представления

Порядок составления

Документы

 

Общие положения

В соответствии с пп.«б» п.176.2 ст.176 НКУ налоговый агент обязан представлять налоговый расчет суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, а также суммы удержанного из них налога контролирующему органу по месту своего расположения.

Руководствуясь этой нормой, Минфин Украины приказом от 13.01.2015 г. № 4 утвердил формуПодаткового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), а также порядок ее составления и представления (Порядок № 4).

В п.1.3 раздела I Порядка № 4 конкретизирован перечень лиц (налоговых агентов), которые обязаны составлять и представлять форму № 1ДФ:

• юридические лица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения );
• самозанятые лица ( физические лица – предприниматели и физические лица , осуществляющие независимую профессиональную деятельность);
• представительства нерезидентов – юридических лиц, инвесторов (операторов) по соглашению о распределении продукции, которые независимо от организационно-правового статуса и способа налогообложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физическому лицу и/или обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет.

Налоговая декларация, расчет – это документ, представляемый налогоплательщиком контролирующему органу в сроки, установленные законом, на основании которого осуществляется начисление и/или уплата налогового обязательства , либо документ, свидетельствующий о суммах дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, суммах удержанного и/или уплаченного налога (п.46.1 ст.46 НКУ).

Налоговый расчет – это документ, свидетельствующий о суммах дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, суммах удержанного и/или уплаченного налога. На основании сведений о суммах удержанного и/или уплаченного налога, отражаемых в этом расчете, начисление налогового обязательства не производится (п.1.2 раздела I Порядка № 4).

Таким образом, форма № 1ДФ является налоговой декларацией. Ведь в ней отражаются суммы дохода, начисленные (выплаченные) в пользу плательщиков НДФЛ (физических лиц), а также суммы удержанного и/или уплаченного налога с таких доходов.

В первую очередь это означает то, что рассматриваемая форма отчетности должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п.48.3 ст.48 НКУ, и которые должны быть заполнены.¹ В противном случае она не будет признана налоговой декларацией (не будет считаться представленной) со всеми вытекающими отсюда отрицательными последствиями (подробнее см. « Ответственность за нарушение законодательства»).

Сроки представления

В соответствии с пп.«б» п.176.2 ст.176 НКУ налоговый расчет представляется контролирующему органу в сроки, установленные для налогового квартала. То есть, с учетом пп.49.18.2 ст.49 НКУ, форма № 1ДФ представляется в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного (налогового) квартала.

Таким образом, предельные сроки представления формы № 1ДФ за отчетные (налоговые) периоды 2016 года следующие:

• 10 мая 2016 года – за I квартал;
• 9 августа 2016 года – за II квартал;
• 9 ноября 2016 года – за III квартал;
• 9 февраля 2017 года – за IV квартал.

Если последний день срока представления налоговой декларации приходится на выходной или праздничный день², то последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем (п.49.20 ст.49 НКУ, п.2.1 раздела II Порядка № 4).

Порядок представления

В соответствии пп.«б» п.176.2 ст.176 НКУ форма № 1ДФ за отчетный (налоговый) период представляется контролирующему органу только в случае начисления доходов плательщику налога налоговым агентом в течение отчетного периода. При этом отчетность представляется независимо от того, выплачивались в течение отчетного (налогового) квартала доходы или нет (п.2.2 раздела II Порядка № 4).

В соответствии с п.2.3 раздела II Порядка № 4 форма № 1ДФ может быть подана в соответствующий контролирующий орган одним из следующих способов:

• средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия об использовании электронной цифровой подписи ответственного лица налогового агента в порядке, определенном законодательством;
• на бумажном носителе вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
• на бумажном носителе, если количество строк в налоговом расчете не превышает десяти.

При этом установлено, что кроме бумажного носителя, форма № 1ДФ может быть подготовлена (составлена) на электронном носителе информации в электронной форме с использованием специализированного программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются в органе ГФСУ по месту постановки налогового агента на учет. Такое программное обеспечение размещено на официальном портале ГФСУ³. Здесь следует помнить о требованиях, изложенных в п.49.4 ст.49 НКУ, согласно которым налогоплательщики , относящиеся к крупным и средним предприятиям, представляют налоговые декларации в орган ГФСУ в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронной подписи подотчетных лиц, в порядке определенном законодательством⁴.

Приведенная норма распространяется и на порядок представления формы № 1ДФ. Ведь эта форма является налоговой декларацией, а лица ее представляющие (налоговые агенты) – плательщиками налога (плательщиками НДФЛ).

Критерии отнесения предприятий (субъектов предпринимательства) к крупным, средним и малым приведены в части третьей ст.55 ХКУ:

• к субъектам крупного предпринимательства относятся юридические лица независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, у которых среднее количество работников за отчетный период (календарный год) превышает 250 человек⁵ и годовой доход от любой деятельности превышает сумму, эквивалентную 50 млн. евро, определенную по среднегодовому курсу НБУ;
• к субъектам малого предпринимательства относятся физические лица – предприниматели и юридические лица независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, у которых среднее количество работников за отчетный период (календарный год) не превышает 50 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 10 млн. евро, определенную по среднегодовому курсу НБУ;
• к субъектам среднего предпринимательства относятся другие субъекты (не относящиеся к малым и крупным).

Таким образом, представлять форму № 1ДФ в бумажном виде (если количество строк в форме не превышает 10, вместе с электронной формой на электронном носителе) имеют право только субъекты малого предпринимательства – предприниматели и юридические лица, соответствующие приведенным критериям. Все остальные субъекты хозяйствования обязаны представлять форму № 1ДФ в электронной форме.

В зависимости от штатной численности налогового агента (численности работников, состоящих в штате субъекта хозяйствования) форма № 1ДФ представляется (п.2.4 раздела II Порядка № 4):

• одной порцией – со штатной численностью до 1000 человек;
• несколькими порциями (отдельными налоговыми расчетами) – со штатной численностью более 1000 человек (последняя порция должна быть представлена не позже указанных выше предельных сроков представления).

В соответствии с п.2.3 и 2.6 раздела II Порядка № 4 налоговый расчет представляется в контролирующий орган по:

• местонахождению юридического лица или его обособленного подразделения (в случае, когда такое подразделение уполномочено начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет);
• местонахождению юридического лица с представлением копии налогового расчета по местонахождению обособленного подразделения (в случае, когда такое подразделение не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет)⁶;
• налоговому адресу физического лица – налогового агента.

Порядок составления

Налоговый расчет состоит из двух разделов:

• раздел І «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку». В нем отражаются суммы доходов, с которых взимается НДФЛ и суммы удержанного из них налога. Данные указываются по каждому физическому лицу (выплате);
• раздел II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір». В нем отражаются суммы доходов, с которых взимается военный сбор и суммы удержанного из них сбора. Данные указываются в целом по предприятию без разбивки по конкретным физическим лицам (без персонификации)⁷.

Общие принципы, которыми следует руководствоваться при составлении Формы № 1ДФ, заключаются в следующем.

1. Форма составляется без нарастающего итога, а только за отдельный отчетный период (I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал).
2. Форма заполняется машинописным текстом или печатными буквами без помарок, зачеркиваний, исправлений и уточнений (в случае составления формы в бумажном виде).
3. В незаполненных полях информационной строки формы проставляется прочерк.
4. Денежные показатели формы проставляются в гривнях с копейками.
5. В форме отражаются как доходы, подлежащие налогообложению, так и доходы, с которых НДФЛ не взимается.

Порядок заполнения отдельных показателей налогового расчета изложен в разделе III Порядка № 4. Обращаем внимание на следующие моменты:

• в графе 3а «Сума нарахованого доходу» раздела I отражается сумма начисленного дохода без вычета сумм НДФЛ, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (ЕСВ) и других, предусмотренных законодательством платежей;
• в графе 3 «Сума виплаченого доходу» раздела I отражается сумма фактически выплаченного дохода, но без вычета сумм НДФЛ, ЕСВ и других, предусмотренных законодательством платежей;
• в графе 5 «Ознака доходу» раздела I указывается признак начисленного дохода в соответствии с приложением к Порядку № 4. На каждое физическое лицо заполняется столько строк в форме № 1ДФ, сколько признаков дохода оно имеет (сколько видов дохода начислено)⁸;
• в графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» раздела I отражается признак НСЛ в соответствии с приложением к Порядку № 4. Если в отчетном квартале к заработной плате работника применялись НСЛ с разными признаками, на работника следует заполнять количество строк, соответствующее количеству признаков льготы;
• в строке «Військовий збір» раздела II отражаются общие суммы начисленного и выплаченного дохода (графы «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» и «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)»), и общие суммы начисленного и перечисленного военного сбора (графа «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)»).

Пример. Составление формы № 1ДФ за I квартал 2016 года.

Работникам предприятия в I квартале 2016 года начислена заработная плата и удержаны НДФЛ и военный сбор в размерах, указанных в таблице.

Таблица. Суммы заработной платы, начисленной за I квартал 2016 года, удержанного НДФЛ и военного сбора

№ п/п	ФИО	Налоговый номер	Сумма, грн.:
			начисленной зарплаты	удержанного налога	удержанного сбора
1	Устименко Сергей Николаевич	1111111111	27000,00	4860,00	405,00
2	Кузьменко Светлана Алексеевна	2222222222	33000,00	5940,00	495,00
3	Макаров Евгений Петорович	3333333333	3900,00	329,94	58,50
	Итого		63900,00	11129,94	958,50

При этом в отчетном периоде:

• Устименко Сергей Николаевич уволился 25 марта 2016 года;
• Кузьменко Светлана Алексеевна принята на работу 11 января 2016 года;
• к заработной плате Макарова Евгения Петровича за каждый месяц была применена налоговая социальная льгота в размере 689 грн.

Заработная плата на предприятии начисляется и выплачивается своевременно и в полном объеме.

Налоговый расчет за I квартал 2016 года будет иметь следующий вид. следующий вид.

Документы

1. Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII (КЗоТ);
2. Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (НКУ);
3. Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV (ХКУ);
4. Закон Украины от 22.05.2003 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи» (Закон № 852);
5. Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога, утвержденный приказом Минфина Украины от 13.01.2015 г. № 4 (Порядок № 4);
6. Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5 (Инструкция № 5);
7. Инструкция по статистике численности работников, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 г. № 286 (Инструкция № 286);