1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговым предприятием для Украины /
Кадровый учет

Оглавление

Регламентированный учет кадров

Общие принципы

Номера и даты кадровых документов

Табельные номера

Трудовые договора

Штатное расписание

Регламентный учет

Управленческий учет

Учет данных о персонале организаций

Прием на работу в организацию

Изменение данных о работнике

Увольнение из организации

Договора гражданско-правового характера

Отчетность по персоналу

Учет стажа работников

Воинский учет

Приведенные в статье примеры воспроизводились в конфигурации « Управление торговым предприятием для Украины », редакция 1.2.

В данной статье, будут рассмотрены общие принципы и особенности ведения регламентированного учета кадров .

• Общие принципы
• Штатное расписание
• Учет данных о персонале организаций:
• • Прием на работу в организацию
  • Изменение данных о работнике
  • Увольнение из организаций
• Договора гражданско-правового характера
• Отчетность по персоналу
• Учет стажа работников
• Воинский учет

Общие принципы

Кадровый учет является самостоятельной подсистемой, позволяющей автоматизировать работу отдела кадров, однако часть информации, регистрируемой в данной подсистеме, необходима для расчета заработной платы , а именно данные о движении кадров.

Номера и даты кадровых документов

В конфигурации предусмотрено ведение отдельной нумерации документов каждого вида: «Прием на работу в организацию», « Кадровое перемещение организаций », «Увольнение из организации» (Рис. 1).

Рисунок 1 – журнал кадровых документов

Документы кадрового учета позволяют отражать события по сотрудникам организаций, при этом дата регистрации каждого документа может отличаться от реальных дат событий.

То есть, общим принципом всех документов кадрового учета является то, что регистрация события, произошедшего с работником, производиться датой, указанной в строке табличной части, а не датой документа.

Табельные номера

Использование табельных номеров в конфигурации является опциональным, то есть табельный номер может быть изменен вручную.

Табельные номера указываются в справочнике «Сотрудники организаций» (Рис. 2).

Рисунок 2 – справочник «Сотрудники организаций»

Видимость табельных номеров в документах кадрового учета и расчета заработной платы настраивается в учетной политике организации по персоналу путем установки флага «Показывать табельные номера в документах» (Рис. 3).

Рисунок 3 – учетная политика по персоналу

Трудовые договора

Необходимость ведения трудовых договоров определяется потребностями каждой организации.

Данные трудового договора (об условиях приема на работу и условиях оплаты труда) вводятся вручную на закладке «Трудовой договор» в справочнике «Сотрудники организаций» (Рис. 4).

Рисунок 4 – заполнение закладки «Трудовой договор» справочника «Сотрудники организаций»

Информация о трудовом договоре используется для автоматического заполнения табличной части документа «Прием на работу в организацию», но остается неизменной при проведении кадровых документов.

Из формы элемента справочника «Сотрудники организаций» по кнопке «Печать» можно распечатать трудовой договор по сотруднику.

Штатное расписание

Регламентный учет

Структура организаций с детализацией до рабочих мест (штатных единиц) представлена штатным расписанием.

Ведение штатного расписания является функцией сугубо кадрового учета и не влияет на возможность приема сотрудников на работу. То есть контроль на наличие вакансий не предусмотрен.

Штатное расписание организаций храниться в периодическом до дня регистре сведений «Штатное расписание организаций».

В форме регистра отображается для просмотра структура организации (подразделения) и для выбранного подразделения штатное расписание (Рис. 5).

Рисунок 5 – регистр сведений «Штатное расписание организаций»

Также, в форме регистра отображаются надбавки по штатной единице.

Такие надбавки автоматически назначаются штатной единице сразу при приеме на работу либо в дальнейшем при переводе на эту должность, и рассчитывается при начислении зарплаты всем сотрудникам организации, работающим на данном рабочем месте.

Из формы регистра можно получить печатную форму штатного расписания, с расчетом месячного фонда оплаты труда.

Создание штатного расписания и внесение в него изменений (дополнений) осуществляется с помощью документа « Изменение штатного расписания организаций » (Рис. 6). Датой изменения считается дата документа.

Рисунок 6 - документ «Изменение штатного расписания организаций» на закладке «Штатные единицы»

В табличной части на закладке «Штатные единицы» вводится список штатных единиц организации и для каждой единицы указывается:

• Количество ставок.
• Максимальная и минимальная тарифная ставка.
• Вид тарифной ставки (месячная, дневная или часовая).
  Данный реквизит определяет систему оплаты труда, то есть способ расчета размера заработной платы.
• Валюта тарифной ставки.
  При указании размера тарифной ставки в валюте, отличной от гривны, пересчет в валюту регламентированного учета для отражения в отчетах осуществляется по курсу, установленному на текущий месяц в регистре сведений «Курсы валют для расчета с персоналом».
• График работы.
  Значение используется для заполнения по умолчанию соответствующего реквизита в документе приема на работу на эту штатную единицу.

В табличной части «Надбавки» можно указать доплаты, связанные со штатной единицей, то есть те, которые будут начисляться всем работникам, занимающим данную штатную единицу, например, доплата за вредные условия труда (Рис. 7).

Рисунок 7 – заполнение документа «Изменение штатного расписания организаций» на закладке «Надбавки»

Отчетность по штатному расписанию представлена следующими стандартными отчетами:

• «Штатное расписание организаций» (Штатное расписание в произвольной форме) – отчет отображает список штатных единиц с информацией о количестве вакантных, запланированных и занятых ставок и прочей характеристикой штатных единиц (Рис. 8).
• 
  Рисунок 8 – стандартный отчет «Штатное расписание организаций»
  
  
• « Штатная расстановка организаций »  в отчете отражена информация о том, какие штатные единицы, какой работник занимает в разрезе подразделений и должностей (Рис. 9).
• 
  Рисунок 9 – стандартный отчет «Штатная расстановка организаций»

Управленческий учет

В конфигурации предусмотрена возможность хранить не только штатное расписание организации, но и штатное расписание каждой организации в целом, то есть структуру предприятия (в соответствии со справочником «Подразделения») с детализацией до рабочих мест.

Штатное расписание для целей управленческого учета храниться в периодическом регистре сведений « Кадровый план » (Рис. 10).

Рисунок 10 – регистр сведений «Кадровый план»

Формирование кадрового плана, а также внесение в него изменений и дополнений осуществляется с помощью документа «Изменение кадрового плана» (Рис. 11).

Рисунок 11 – документ «Изменение кадрового плана»

В документе вводится список рабочих мест предприятия, для каждого из которых указываются:

• планируемое количество;
• плановые ежемесячные затраты;
• валюта затрат.

Учет данных о персонале организаций

Список работников организаций, а также данные об условиях работы, дополняются и изменяются только документами кадрового учета:

• «Прием на работу в организацию»;
• « Кадровое перемещение организаций »;
• «Увольнение из организации».

Информация об условиях оплаты труда работников вводится в основном кадровыми документами «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организаций» и « Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях».

Эту информацию (о размере тарифных ставок и о дополнительных начислениях работников) в конфигурации принято называть плановой, потому что фактический размер заработной платы зависит не только от размера ставки, а от такого параметра как отработанное время.

Прием на работу в организацию

Прием на работу, то есть регистрация сотрудника, как работника организации, в регламентированном и управленческом учете осуществляется с помощью документа «Прием на работу в организацию» (Рис. 12).

Рисунок 12 – документ «Прием на работу в организацию»

При приеме на работу:

• определяется, где и кем будет работать новый сотрудник (подразделение и должность);
• указывается график работы;
• указывается количество занимаемых ставок. Подробнее о приеме на неполную ставку описано в разделе «Прием на неполную ставку»;
• задаются все постоянно действующие персональные начисления и удержания;
• задается перечень взносов в фонды, которые должны быть рассчитаны исходя из заработка сотрудника. Этот перечень автоматически заполняется данными, соответствующими стандартному полному набору взносов (ЕСВ с зарплаты и ЕСВ с больничных). Если сотрудник является инвалидом, то список взносов следует откорректировать вручную.

Документ «Прием на работу в организацию» может быть введен:

• на основании элемента справочника «Сотрудники организаций». При этом в новый документ автоматически будут перенесены данные, указанные на закладке «Трудовой договор»;
• вручную.

Если дата приема и дата начала базового периода не совпадают, для корректного расчета суммы индексации заработной платы в реквизите табличной части «Базовый период индексации» следует указать месяц, который является базовым для расчета индексации.

Подробнее методика внесения информации для корректного расчета индексации описана в статье «Индексация зарплаты сотрудников, работающих по основному месту работы».

Прием на неполную ставку

Количество занимаемых ставок (значение реквизита «Ставка») не влияет на расчет зарплаты . Следует различать понятия «полставки» в кадровом учете и при расчете зарплаты.

Для кадрового учета прием на полставки означает уменьшение количества вакансий на 0,5.

Пример

Если штатным расписанием предусмотрена одна штатная единица, то после приема сотрудника на полставки, есть возможность принять еще одного сотрудника, но только на полставки.

Для организации оплаты в размере полставки можно использовать один из способов:

• На закладке «Начисления» документа «Прием на работу в организацию» указать сумму равную половине оклада, график назначить сотруднику полный, то есть такой же, как и сотрудникам, работающим на полной ставке.
• На закладке «Начисления» документа «Прием на работу в организацию» указать полный оклад, и назначить работнику график неполного рабочего времени.

С методикой составления графиков неполного рабочего времени можно ознакомиться в статье « Методика внесения информации о норме рабочего времени ».

Совместительство

Оформление на работу по совместительству , также отражается документом «Прием на работу в организацию», при этом различают внешнее и внутреннее совместительство.

Для оформления приема на работу по совместительству следует создать новый элемент справочника «Сотрудники организаций», указав в нем соответствующий вид занятости (Рис. 13).

Рисунок 13 – выбор вида занятости при создании элемента справочника «Сотрудники организаций»

Внешнее совместительство оформляется, если сотрудник работает по основному месту работы в другой организации, вне зависимости от того ведется ли учет по этой организации в информационной базе или нет. Это обусловлено частью второй статьи 21 КЗоТ Украины.

Внутреннее совместительство оформляется, если работник принимается на работу в ту же организацию, но на другую должность.

Изменение данных о работнике

Изменение данных о работающем сотруднике оформляется документом «Кадровое перемещение организаций».

С помощью этого документа отражается:

• перевод сотрудника в другое подразделение либо на другую должность;
• изменение графика работы сотрудника;
• изменение данных об оплате труда.

С методикой заполнения документа «Кадровое перемещение организаций» можно ознакомиться в статье «Сервисные возможности документа «Кадровое перемещение организаций»».

Увольнение из организации

Увольнение работников оформляется документом «Увольнение из организации» (Рис. 14). При этом происходит отмена всех начислений, удержаний и льгот работника. Дата увольнения считается последним рабочим днем работника.

Рисунок 14 – документ «Увольнение из организации»

При заполнении документа:

• перечень возможных причин увольнения выбирается из справочника «Основания увольнения (причины увольнения из компании)»;
• список оснований увольнения работников согласно Кодексу законов о Труде выбирается из справочника «Статьи КЗоТ».

При необходимости, в зависимости от потребностей организации, информацию в справочники следует вносить вручную, при этом для справочника «Статьи КЗоТ» есть возможность по кнопке «Подбор» выбрать необходимую статью из встроенного списка статей увольнения по КЗоТ.

Договора гражданско-правового характера

Договором гражданско-правового характера (ГПХ) является договор, по которому одна сторона обязуется выполнить работу, а вторая сторона ее принять по завершении и оплатить в соответствии с договором.

Существует ряд договоров гражданско-правового характера, которые заключаются между юридическим и физическим лицом, не являющимся субъектом предпринимательской деятельности. Перечень таких договоров приведен в главах 61-63 Гражданского кодекса Украины.

В конфигурации для отражения трудовых отношений по договорам ГПХ предназначен документ «Договор на выполнение работ с физ. лицом» (Рис. 15).

Рисунок 15 – документ «Договор на выполнение работ с физ. лицом»

С методикой заполнения документа «Договор на выполнение работ с физ. лицом» можно ознакомиться в статье «Оплата труда работника на основании договора гражданско-правового характера (ГПХ)».

Отчетность по персоналу

Кадровая отчетность по персоналу представлена в конфигурации следующими отчетами:

• «Личная карточка»  типовая форма № П-2 (Рис. 16).
• 
  Рисунок 16 – отчет «Личная карточка», унифицированная форма № П-2
  
  
• «Список работников организации» (Рис.17).

• Отчет предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организаций , отобранные и сгруппированные по различным критериям. Информация, выводимая в отчете, также выбирается из обширного списка показателей.

  Отчет по умолчанию настроен так, чтобы в результате получился список работающих на текущую дату работников с их табельными номерами, упорядоченный по подразделениям.

  Возможные показатели отчета:

  • Наименование работника (из справочника Физические лица );
  • ФИО работника полностью или фамилия и инициалы работника;
  • Код ДРФО;
  • Пол, дата рождения и место рождения;
  • Подразделение и должность;
  • Количество занимаемых ставок;
  • Табельный номер;
  • Вид документа, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
  • Дата выдачи и кем выдан документ;
  • Семейное положение;
  • Гражданство и т.п.

  Возможные группировки отчета:

  • Подразделение;
  • Должность;
  • Пол;
  • Семейное положение и т.п.
  
  Рисунок 17 – отчет «Списки работников организации»
  
  
• «Движение работников организации» (Рис. 18). Отчет позволяет посмотреть статистику за выбранный период о приеме на работу и увольнении работников в разрезе подразделений, как по организации, так и по предприятию в целом.
• 
  Рисунок 18 – отчет «Движение работников организации»
  
  
• «Статистика кадров организации» (Рис. 19). Данный отчет позволяет посмотреть различные количественные данные на определенную дату, характеризующие состав работников, например: количество сотрудников по подразделениям, количество сотрудников, находящихся на больничном и т.д.
• 
  Рисунок 19 – отчет «Статистика кадров организации»
  
  
• «Среднеучетная численность сотрудников» и «Среднесписочная численность сотрудников (ЭПЗ)» (Рис. 20-21). Данные отчеты рассчитывают и отображают:
• • среднеучетное количество штатных работников за конкретный отчетный период, согласно п.3.1 Инструкции № 286;
  • среднесписочную численность сотрудников в эквиваленте полной занятости за конкретный отчетный период, согласно п.4.1 Инструкции № 286.
  
  Рисунок 20 – отчет «Среднеучетная численность сотрудников»
  
  Рисунок 21 – отчет «Среднесписочная численность сотрудников (ЭПЗ)»

  Следует отметить, что данные о среднесписочной численности сотрудников в эквиваленте полной занятости (ЭПЗ) можно получить только после расчета заработной платы в выбранном периоде.

  Учет стажа работников

  Учет стажа работы в организации ведется автоматически, то есть все документы производящие какой-либо расчет в зависимости от стажа, определяют длительность стажа от даты приема в организацию.

  Стаж работы учитывается в разрезе видов стажа. Вид стажа выбирается из справочника «Виды стажа» (Рис. 22).

  
  Рисунок 22 - справочник «Виды стажа»

  Справочник «Виды стажа» может дополняться пользователем и имеет предопределенные элементы :

  • «Общий трудовой стаж»;
  • «Страховой стаж для больничного».

  В конфигурации также реализован механизм учета спецстажа работников и подготовка отчетности по ним в ПФУ.

  Перечень рабочих мест, работа на которых засчитывается в специальный стаж, фиксируется документом « Аттестация рабочих мест для учета спецстажа » в регистре сведений «Рабочие места для учета спецстажа» (Рис. 23).

  
  Рисунок 23 – формирование записей в регистре сведений «Рабочие места для учета сецстажа» документом «Аттестация рабочих мест для учета спецстажа»

  Зачет спецстажа сотрудникам за текущий месяц осуществляется документом « Расчет спецстажа работников организаций » и фиксируется в регистре сведений «Спецстаж работников организаций» (Рис. 24).

  
  Рисунок 24 – формирование записей в регистре сведений «Спецстаж работников организаций» документом «Расчет спецстажа работников организаций»

  Подробнее с методикой учета стажа работников организации в конфигурации можно ознакомиться в статье «Учет стажа работников».

  Воинский учет

  Информация необходимая для ведения воинского учета хранится в регистре сведений «Воинский учет» (Рис. 25).

  
  Рисунок 25 – регистр сведений «Воинский учет»

  Данные воинского учета могут быть внесены или откорректированы через поле «Воинский учет» элемента справочника «Физические лица» или непосредственно в форме регистра.

  При внесении информации о воинском учете используются справочники «Воинские звания» и «Военкоматы», которые пользователь может дополнять самостоятельно.

  Отчетность для военкоматов представлена следующими отчетами:

  • «Список граждан подлежащих постановке на воинский учет»;
  • «Список юношей 15ти 16ти лет»;
  • «Принятые и уволенные работники, подлежащие призыву»;
  • «Извещения в военкоматы»;
  • «Численность работающих и забронированных граждан запаса »;
  • «Донесение о количестве граждан пребывающих в запасе».

Нас находят: дата кадрового события, https://stimul kiev ua/materialy htm?a=reglamentirovannyy-uchet-kadrov#priem-na-rabotu-v-organizatsiyu, https://stimul kiev ua/materialy htm?a=reglamentirovannyy-uchet-kadrov, львовская фирма нанимает работников по обмотке електро двигателей, что означает количество ставок в кадровом, инвестиции в кадры и Регламентированный кадровый учет, 1с 8 отчет по журналу кадровых документов