Регламентований облік кадрів

Загальні принципи

Номери та дати кадрових документів

Табельні номери

Трудові договори

Штатний розпис

Регламентований облік

Управлінський облік

Облік даних про персонал організацій

Прийняття на роботу в організацію

Зміна даних про працівника

Звільнення з організації

Договори цивільно-правового характеру

Звітність по персоналу

Облік стажу працівників

Військовий облік

Наведені у статті приклади відтворювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2.

У цій статті будуть розглянуті загальні принципи та особливості ведення регламентованого обліку кадрів.

• Загальні принципи
• Штатний розпис
• Облік даних про персонал організацій:
• • Прийняття на роботу в організацію
  • Зміна даних про працівника
  • Звільнення з організацій
• Договори цивільно-правового характеру
• Звітність по персоналу
• Облік стажу працівників
• Військовий облік

Загальні принципи

Кадровий облік є самостійною підсистемою, що дає змогу автоматизувати роботу відділу кадрів, однак частина інформації, що реєструється в цій підсистемі, необхідна для розрахунку заробітної плати, а саме дані про рух кадрів.

Номери та дати кадрових документів

У конфігурації передбачено ведення окремої нумерації документів кожного виду: «Прийняття на роботу в організацію», «Кадрове переміщення організацій», «Звільнення з організації» (Рис. 1).

Рисунок 1 – журнал кадрових документів

Документи кадрового обліку дають змогу відображати події щодо співробітників організацій, при цьому дата реєстрації кожного документа може відрізнятися від реальних дат подій.

Тобто загальним принципом усіх документів кадрового обліку є те, що реєстрація події, яка відбулася з працівником, здійснюється датою, зазначеною в рядку табличної частини, а не датою документа.

Табельні номери

Використання табельних номерів у конфігурації є опціональним, тобто табельний номер може бути змінений вручну.

Табельні номери зазначаються у довіднику «Співробітники організацій» (Рис. 2).

Рисунок 2 – довідник «Співробітники організацій»

Видимість табельних номерів у документах кадрового обліку та розрахунку заробітної плати налаштовується в обліковій політиці організації щодо персоналу шляхом встановлення прапорця «Показувати табельні номери в документах» (Рис. 3).

Рисунок 3 – облікова політика щодо персоналу

Трудові договори

Необхідність ведення трудових договорів визначається потребами кожної організації.

Дані трудового договору (про умови прийняття на роботу та умови оплати праці) вводяться вручну на вкладці «Трудовий договір» у довіднику «Співробітники організацій» (Рис. 4).

Рисунок 4 – заповнення вкладки «Трудовий договір» довідника «Співробітники організацій»

Інформація про трудовий договір використовується для автоматичного заповнення табличної частини документа «Прийняття на роботу в організацію», але залишається незмінною під час проведення кадрових документів.

Із форми елемента довідника «Співробітники організацій» за кнопкою «Друк» можна роздрукувати трудовий договір по співробітнику.

Штатний розпис

Регламентований облік

Структура організацій з деталізацією до робочих місць (штатних одиниць) представлена штатним розписом.

Ведення штатного розпису є функцією суто кадрового обліку та не впливає на можливість прийняття співробітників на роботу. Тобто контроль наявності вакансій не передбачений.

Штатний розпис організацій зберігається в періодичному до дня регістрі відомостей «Штатний розпис організацій».

У формі регістру відображається для перегляду структура організації (підрозділи) та для вибраного підрозділу штатний розпис (Рис. 5).

Рисунок 5 – регістр відомостей «Штатний розпис організацій»

Також у формі регістру відображаються надбавки за штатною одиницею.

Такі надбавки автоматично призначаються штатній одиниці відразу під час прийняття на роботу або надалі під час переведення на цю посаду, і розраховуються під час нарахування зарплати всім співробітникам організації, які працюють на цьому робочому місці.

Із форми регістру можна отримати друковану форму штатного розпису з розрахунком місячного фонду оплати праці.

Створення штатного розпису та внесення до нього змін (доповнень) здійснюється за допомогою документа «Зміна штатного розпису організацій» (Рис. 6). Датою зміни вважається дата документа.

Рисунок 6 - документ «Зміна штатного розпису організацій» на вкладці «Штатні одиниці»

У табличній частині на вкладці «Штатні одиниці» вводиться список штатних одиниць організації і для кожної одиниці зазначається:

• Кількість ставок.
• Максимальна та мінімальна тарифна ставка.
• Вид тарифної ставки (місячна, денна або годинна).
  Цей реквізит визначає систему оплати праці, тобто спосіб розрахунку розміру заробітної плати.
• Валюта тарифної ставки.
  У разі зазначення розміру тарифної ставки у валюті, відмінній від гривні, перерахунок у валюту регламентованого обліку для відображення у звітах здійснюється за курсом, встановленим на поточний місяць у регістрі відомостей «Курси валют для розрахунку з персоналом».
• Графік роботи.
  Значення використовується для заповнення за замовчуванням відповідного реквізиту в документі прийняття на роботу на цю штатну одиницю.

У табличній частині «Надбавки» можна зазначити доплати, пов'язані зі штатною одиницею, тобто ті, що нараховуватимуться всім працівникам, які займають цю штатну одиницю, наприклад, доплата за шкідливі умови праці (Рис. 7).

Рисунок 7 – заповнення документа «Зміна штатного розпису організацій» на вкладці «Надбавки»

Звітність за штатним розписом представлена такими стандартними звітами:

• «Штатний розпис організацій» (Штатний розпис у довільній формі) – звіт відображає список штатних одиниць з інформацією про кількість вакантних, запланованих і зайнятих ставок та іншими характеристиками штатних одиниць (Рис. 8).
• 
  Рисунок 8 – стандартний звіт «Штатний розпис організацій»
  
  
• «Штатна розстановка організацій» у звіті відображено інформацію про те, які штатні одиниці, який працівник займає в розрізі підрозділів і посад (Рис. 9).
• 
  Рисунок 9 – стандартний звіт «Штатна розстановка організацій»

Управлінський облік

У конфігурації передбачена можливість зберігати не тільки штатний розпис організації, а й штатний розпис кожної організації загалом, тобто структуру підприємства (відповідно до довідника «Підрозділи») з деталізацією до робочих місць.

Штатний розпис для цілей управлінського обліку зберігається в періодичному регістрі відомостей «Кадровий план» (Рис. 10).

Рисунок 10 – регістр відомостей «Кадровий план»

Формування кадрового плану, а також внесення до нього змін і доповнень здійснюється за допомогою документа «Зміна кадрового плану» (Рис. 11).

Рисунок 11 – документ «Зміна кадрового плану»

У документі вводиться список робочих місць підприємства, для кожного з яких зазначаються:

• планована кількість;
• планові щомісячні витрати;
• валюта витрат.

Облік даних про персонал організацій

Список працівників організацій, а також дані про умови роботи, доповнюються та змінюються тільки документами кадрового обліку:

• «Прийняття на роботу в організацію»;
• «Кадрове переміщення організацій»;
• «Звільнення з організації».

Інформація про умови оплати праці працівників вводиться переважно кадровими документами «Прийняття на роботу в організацію», «Кадрове переміщення організацій» і «Введення відомостей про планові нарахування та утримання».

Цю інформацію (про розмір тарифних ставок і про додаткові нарахування працівників) у конфігурації прийнято називати плановою, оскільки фактичний розмір заробітної плати залежить не тільки від розміру ставки, а й від такого параметра, як відпрацьований час.

Прийняття на роботу в організацію

Прийняття на роботу, тобто реєстрація співробітника як працівника організації, у регламентованому та управлінському обліку здійснюється за допомогою документа «Прийняття на роботу в організацію» (Рис. 12).

Рисунок 12 – документ «Прийняття на роботу в організацію»

Під час прийняття на роботу:

• визначається, де і ким працюватиме новий співробітник (підрозділ і посада);
• зазначається графік роботи;
• зазначається кількість займаних ставок. Докладніше про прийняття на неповну ставку описано в розділі «Прийняття на неповну ставку»;
• задаються всі постійно діючі персональні нарахування та утримання;
• задається перелік внесків до фондів, які мають бути розраховані виходячи із заробітку співробітника. Цей перелік автоматично заповнюється даними, що відповідають стандартному повному набору внесків (ЄСВ із зарплати та ЄСВ із лікарняних). Якщо співробітник є інвалідом, то список внесків слід відкоригувати вручну.

Документ «Прийняття на роботу в організацію» може бути введений:

• на підставі елемента довідника «Співробітники організацій». При цьому до нового документа автоматично буде перенесено дані, зазначені на вкладці «Трудовий договір»;
• вручну.

Якщо дата прийняття і дата початку базового періоду не збігаються, для коректного розрахунку суми індексації заробітної плати в реквізиті табличної частини «Базовий період індексації» слід зазначити місяць, який є базовим для розрахунку індексації.

Докладніше методика внесення інформації для коректного розрахунку індексації описана у статті «Індексація зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи».

Прийняття на неповну ставку

Кількість займаних ставок (значення реквізиту «Ставка») не впливає на розрахунок зарплати. Слід розрізняти поняття «півставки» у кадровому обліку та під час розрахунку зарплати.

Для кадрового обліку прийняття на півставки означає зменшення кількості вакансій на 0,5.

Приклад

Якщо штатним розписом передбачена одна штатна одиниця, то після прийняття співробітника на півставки є можливість прийняти ще одного співробітника, але тільки на півставки.

Для організації оплати в розмірі півставки можна використати один зі способів:

• На вкладці «Нарахування» документа «Прийняття на роботу в організацію» зазначити суму, що дорівнює половині окладу, графік призначити співробітнику повний, тобто такий самий, як і співробітникам, які працюють на повній ставці.
• На вкладці «Нарахування» документа «Прийняття на роботу в організацію» зазначити повний оклад і призначити працівникові графік неповного робочого часу.

З методикою складання графіків неповного робочого часу можна ознайомитися у статті «Методика внесення інформації про норму робочого часу».

Сумісництво

Оформлення на роботу за сумісництвом також відображається документом «Прийняття на роботу в організацію», при цьому розрізняють зовнішнє та внутрішнє сумісництво.

Для оформлення прийняття на роботу за сумісництвом слід створити новий елемент довідника «Співробітники організацій», зазначивши в ньому відповідний вид зайнятості (Рис. 13).

Рисунок 13 – вибір виду зайнятості під час створення елемента довідника «Співробітники організацій»

Зовнішнє сумісництво оформлюється, якщо співробітник працює за основним місцем роботи в іншій організації, незалежно від того, чи ведеться облік по цій організації в інформаційній базі, чи ні. Це обумовлено частиною другою статті 21 КЗпП України.

Внутрішнє сумісництво оформлюється, якщо працівник приймається на роботу в ту саму організацію, але на іншу посаду.

Зміна даних про працівника

Зміна даних про працюючого співробітника оформлюється документом «Кадрове переміщення організацій».

За допомогою цього документа відображається:

• переведення співробітника до іншого підрозділу або на іншу посаду;
• зміна графіка роботи співробітника;
• зміна даних про оплату праці.

З методикою заповнення документа «Кадрове переміщення організацій» можна ознайомитися у статті «Сервісні можливості документа «Кадрове переміщення організацій»».

Звільнення з організації

Звільнення працівників оформлюється документом «Звільнення з організації» (Рис. 14). При цьому відбувається скасування всіх нарахувань, утримань і пільг працівника. Дата звільнення вважається останнім робочим днем працівника.

Рисунок 14 – документ «Звільнення з організації»

Під час заповнення документа:

• перелік можливих причин звільнення вибирається з довідника «Підстави звільнення (причини звільнення з компанії)»;
• список підстав звільнення працівників згідно з Кодексом законів про Працю вибирається з довідника «Статті КЗпП».

За потреби, залежно від потреб організації, інформацію до довідників слід вносити вручну, при цьому для довідника «Статті КЗпП» є можливість за кнопкою «Підбір» вибрати необхідну статтю із вбудованого списку статей звільнення за КЗпП.

Договори цивільно-правового характеру

Договором цивільно-правового характеру (ЦПХ) є договір, за яким одна сторона зобов'язується виконати роботу, а друга сторона її прийняти після завершення та оплатити відповідно до договору.

Існує низка договорів цивільно-правового характеру, які укладаються між юридичною та фізичною особою, що не є суб'єктом підприємницької діяльності. Перелік таких договорів наведено у главах 61-63 Цивільного кодексу України.

У конфігурації для відображення трудових відносин за договорами ЦПХ призначений документ «Договір на виконання робіт з фіз. особою» (Рис. 15).

Рисунок 15 – документ «Договір на виконання робіт з фіз. особою»

З методикою заповнення документа «Договір на виконання робіт з фіз. особою» можна ознайомитися у статті «Оплата праці працівника на підставі договору цивільно-правового характеру (ЦПХ)».

Звітність по персоналу

Кадрова звітність по персоналу представлена в конфігурації такими звітами:

• «Особова картка» типова форма № П-2 (Рис. 16).
• 
  Рисунок 16 – звіт «Особова картка», уніфікована форма № П-2
  
  
• «Список працівників організації» (Рис.17).

• Звіт надає можливість сформувати різноманітні списки працівників організацій, відібрані та згруповані за різними критеріями. Інформація, що виводиться у звіті, також вибирається з великого списку показників.

  Звіт за замовчуванням налаштований так, щоб у результаті вийшов список працівників, які працюють на поточну дату, з їхніми табельними номерами, упорядкований за підрозділами.

  Можливі показники звіту:

  • Найменування працівника (з довідника Фізичні особи);
  • ПІБ працівника повністю або прізвище та ініціали працівника;
  • Код ДРФО;
  • Стать, дата народження та місце народження;
  • Підрозділ і посада;
  • Кількість займаних ставок;
  • Табельний номер;
  • Вид документа, серія та номер документа, що посвідчує особу;
  • Дата видачі та ким видано документ;
  • Сімейний стан;
  • Громадянство тощо.

  Можливі групування звіту:

  • Підрозділ;
  • Посада;
  • Стать;
  • Сімейний стан тощо.
  
  Рисунок 17 – звіт «Списки працівників організації»
  
  
• «Рух працівників організації» (Рис. 18). Звіт дає змогу переглянути статистику за вибраний період про прийняття на роботу та звільнення працівників у розрізі підрозділів, як по організації, так і по підприємству загалом.
• 
  Рисунок 18 – звіт «Рух працівників організації»
  
  
• «Статистика кадрів організації» (Рис. 19). Цей звіт дає змогу переглянути різні кількісні дані на певну дату, що характеризують склад працівників, наприклад: кількість співробітників за підрозділами, кількість співробітників, які перебувають на лікарняному тощо.
• 
  Рисунок 19 – звіт «Статистика кадрів організації»
  
  
• «Середньооблікова чисельність співробітників» і «Середньооблікова чисельність співробітників (ЕПЗ)» (Рис. 20-21). Ці звіти розраховують і відображають:
• • середньооблікову кількість штатних працівників за конкретний звітний період, згідно з п.3.1 Інструкції № 286;
  • середньооблікову чисельність співробітників в еквіваленті повної зайнятості за конкретний звітний період, згідно з п.4.1 Інструкції № 286.
  
  Рисунок 20 – звіт «Середньооблікова чисельність співробітників»
  
  Рисунок 21 – звіт «Середньооблікова чисельність співробітників (ЕПЗ)»

  Слід зазначити, що дані про середньооблікову чисельність співробітників в еквіваленті повної зайнятості (ЕПЗ) можна отримати лише після розрахунку заробітної плати у вибраному періоді.

  Облік стажу працівників

  Облік стажу роботи в організації ведеться автоматично, тобто всі документи, що здійснюють будь-який розрахунок залежно від стажу, визначають тривалість стажу від дати прийняття в організацію.

  Стаж роботи обліковується в розрізі видів стажу. Вид стажу вибирається з довідника «Види стажу» (Рис. 22).

  
  Рисунок 22 - довідник «Види стажу»

  Довідник «Види стажу» може доповнюватися користувачем і має наперед визначені елементи:

  • «Загальний трудовий стаж»;
  • «Страховий стаж для лікарняного».

  У конфігурації також реалізовано механізм обліку спецстажу працівників і підготовка звітності щодо них до ПФУ.

  Перелік робочих місць, робота на яких зараховується до спеціального стажу, фіксується документом «Атестація робочих місць для обліку спецстажу» в регістрі відомостей «Робочі місця для обліку спецстажу» (Рис. 23).

  
  Рисунок 23 – формування записів у регістрі відомостей «Робочі місця для обліку спецстажу» документом «Атестація робочих місць для обліку спецстажу»

  Зарахування спецстажу співробітникам за поточний місяць здійснюється документом «Розрахунок спецстажу працівників організацій» і фіксується в регістрі відомостей «Спецстаж працівників організацій» (Рис. 24).

  
  Рисунок 24 – формування записів у регістрі відомостей «Спецстаж працівників організацій» документом «Розрахунок спецстажу працівників організацій»

  Докладніше з методикою обліку стажу працівників організації в конфігурації можна ознайомитися у статті «Облік стажу працівників».

  Військовий облік

  Інформація, необхідна для ведення військового обліку, зберігається в регістрі відомостей «Військовий облік» (Рис. 25).

  
  Рисунок 25 – регістр відомостей «Військовий облік»

  Дані військового обліку можуть бути внесені або відкориговані через поле «Військовий облік» елемента довідника «Фізичні особи» або безпосередньо у формі регістру.

  Під час внесення інформації про військовий облік використовуються довідники «Військові звання» та «Військкомати», які користувач може доповнювати самостійно.

  Звітність для військкоматів представлена такими звітами:

  • «Список громадян, які підлягають постановці на військовий облік»;
  • «Список юнаків 15ти 16ти років»;
  • «Прийняті та звільнені працівники, які підлягають призову»;
  • «Сповіщення до військкоматів»;
  • «Чисельність працюючих і заброньованих громадян запасу»;
  • «Донесення про кількість громадян, які перебувають у запасі».