1С:Предприятие 8.2 /
Разработчикам /
Создание и изменение объектов метаданных

Оглавление

Требования к проведению документов

См. также

 

1. Документы предназначены для ввода первичной информации, связанной с регистрацией событий, воздействующих на учитываемые в системе показатели. Например, при автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия – это учет различных хозяйственных операций; в системах управления производственными процессами – регистрация производственных операций и т. д.

2.1. Регистрация события в системе (т.е. отражение его в учете) выполняется с помощью проведения документа. Большинство документов должны проводиться (свойство Проведение установлено в значение Разрешить).

Логически, непроведенный документ отличается от проведенного тем, что непроведенный документ является «черновиком», не отраженным в учете. Такие документы могут быть сохранены в системе, даже если они не полностью или вообще не заполнены; к ним не применяются никакие проверки и ограничения бизнес-логики (проверки заполнения, дат запрета изменения и т.п.). Данные таких документов не отражаются в учете (не выводятся в отчетах и т. п.)

В то же время, проведенный документ – это «чистовик», формирование и обработка которого завершены и по поводу которого принято решение, что данный документ должен участвовать в учете.

2.2. Если жизненный цикл документа состоит из нескольких этапов, которые соответствуют этапам некоторого процесса, то для описания этих этапов у документа могут быть введены дополнительные статусы. Например, документ «Заказ клиента» может иметь статусы: «не согласован», «к обеспечению», «закрыт»; документ «Расходный кассовый ордер» – сначала зарегистрирован в журнале регистрации кассовых ордеров (КО-3), затем подписан главным бухгалтером (руководителем), передан в кассу, затем зарегистрирован в Кассовой книге, подписан главным бухгалтером (руководителем).

В таких случаях, проведение документа соответствует моменту первичного отражения события в учете, а статусы проведенного документа уточняют, как именно событие отражено в учете.

Если документ проведен, то при переводе документа между статусами пользователям может быть предложено дозаполнить определенные данные документа, к этим данным могут быть применены определенные проверки и ограничения бизнес-логики, специфичные для каждого этапа. До момента проведения, перевод «черновика» документа по статусам не контролируется системой.

Примеры поведения документов с многоэтапным отражением в учете:

• для проведенного документа «Заказ клиента»:
  • при переводе в статус «не согласован» система контролирует только основные параметры заказа;
  • при переводе в статус «к обеспечению» – обязательно для заполнения поле «дата отгрузки», так как логисту необходима информация, к какой дате нужно привезти заказ;
• для проведенного документа «Расходный кассовый ордер» перевод в финальный статус «зарегистрирован в Кассовой книге и подписан главным бухгалтером (руководителем)» означает, что система должна создать бухгалтерские записи, а отчет кассира будет зарегистрирован в журнале-ордере (или другом регистре учета, например, в бюджетных организациях - в журнале операций).

2.3. Исключение из этого правила («большинство документов должны проводиться») составляют

• документы, которые не предназначены для отражения событий в учете. С помощью таких документов только регистрируют различные события с привязкой ко времени: например, входящую корреспонденцию, звонки, встречи и т.п.
• отдельные документы, технология проведения которых сильно отличается от технологических возможностей платформы, но которые должны выглядеть для пользователя так, как будто они проводятся. Например, это документы «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» – для ввода операций вручную, «Регламентная операция» – для выполнения операции закрытия месяца с возможностью ручной корректировки движений и т.п.

Такие документы не проводятся.

2.4. В случае если пользователь должен выполнять регистрацию события в системе и отражение его в учете за одно действие, необходимо записывать новый документ в режиме проведения.

При этом недопустимо решать эту задачу другими способами, в частности, с помощью отключения проведения у документа.

3.1 При отражении события в учете может возникнуть необходимость сформировать «вторичные» данные, со сложными привязками к моментам времени, периодам и к другим объектам системы. В этом случае следует помещать такие данные в регистры. Формирование движений по регистрам следует выполнять при проведении: автоматически или вручную.

При автоматическом формировании движений, пользователь вводит информацию о событии в данные документа, а при проведении на основе введенной в документ информации генерируются движения в различные регистры. Например, для бухгалтерских операций происходит формирование проводок.

При ручном формировании движений, пользователь вводит данные непосредственно в регистры. Такие документы обычно называются ручными операциями. Они могут использоваться для введения начальных остатков, или для ввода хозяйственных операций, которые не были предусмотрены разработчиком конфигурации.

3.2. В отдельных случаях, формирование движений может выполняться отдельным документом. Это востребовано в случае схожей обработки разных видов документов, групповой обработки или реализации сложных бизнес-процессов, требующих явного разделения функций исполнителей. Тогда разные стадии отражения событий в учете реализуются не переходом по статусам у одного документа, а разными документами, которые вводятся на основании друг друга. В этой цепочке только определенные документы при проведении формируют движения.

Например, рассмотрим ситуацию, когда платежное поручение формируется в финансовом отделе, и при этом бухгалтер при проведении не должен изменять первичный документ. В этом случае, документ «Платежное поручение» не делает движений, а движения по платежному поручению формируются отдельным документом «Списание с расчетного счета», который специально предназначен для автоматизированного формирования движений.

3.3. Непроведенные и помеченные на удаление документы не должны иметь активных движений.

3.4. Даже если документ не формирует движений, он должен проводиться, чтобы логически отличаться от «черновика».

4. Для большинства событий отражение в учете может быть обратимым. В таком случае, для этого следует использовать механизм отмены проведения документов.

См. также

• Имена объектов метаданных в конфигурациях
• Порядок записи движенийдокументов
• Самодостаточность регистров

Нас находят: кассовые документы на черновиках, статус документа проведенный, статуси по документам в 1с, проведение документа расходная, первичные кассовые документов на черновиках, первичные документы на черновиках, как изменит дату непроведенного документа в 1с 8 2, как запретить проведение проведенного документа 1с 8 2, запретить изменять документ если он уже проведен 1с 8 2, 1с 8 2 код проведения документа расходная