Методика отражения компенсации отпуска

Общие положения

Порядок оформления компенсации за неиспользованные дни отпуска

Пример

Приведенные в методиках рекомендации моделировались в конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом для Украины», редакция 2.1. Методика также применима для конфигурации «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3.

В данной статье рассматривается методика оформления документов для начисления и выплаты сумм компенсации за неиспользованный отпуск.

Общие положения

1. По желанию работника часть ежегодного отпуска может заменяться денежной компенсацией (часть четвертая ст.24 Закона Украины «Об отпусках» и ст.83 КЗоТ). При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть меньше 24 календарных дней. Подробнее о компенсации отпуска описано в подразделе «Компенсация за неиспользованный отпуск» справочника «Труд и заработная плата».
2. Исчисление средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска проводится согласно Порядка №100.

Порядок оформления компенсации за неиспользованные дни отпуска

Начисление денежных компенсаций за неиспользованный отпуск производится с помощью документа «Начисление отпуска работникам организаций» с видом документа «Компенсация отпуска» (Рис. 1). При этом в документе указывается количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация.

Рисунок 1 – документ «Начисление отпуска работникам организаций» с видом документа «Компенсация отпуска»

Данный документ заполняется только для одного работника, указанного в шапке документа. Также в шапке документа, указываются другие сведения:

• «Организация» – организация, работнику которой будет оформлена компенсация. Заполняется по умолчанию из настроек пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать организацию, в которой оформлен работник;
• «от» – дата регистрации документа в информационной базе;
• «Ответственный» – ответственный по заполнению документа в информационной базе. Заполняется по умолчанию из настроек текущего пользователя;
• «Работник» – сотрудник, которому начисляется компенсация;
• «Кадровый приказ на отпуск» – если по организации ведется учет остатков отпусков по периодам (подробнее описано в статье «Настройка режимов ввода остатков отпусков», указывается кадровый документ «Отпуска организаций» с видом операции «Компенсация отпуска». Подробнее об отражении компенсации отпуска в кадровом учете описано в консультации «Как правильно показывать компенсацию отпуска отделу кадров?»;
• «Перерасчет документа» – используется при необходимости проведения пересчета введенных ранее документов. Поле заполняется автоматически при использовании механизма исправлений (кнопка «Исправить» в форме исправляемого документа, которая присутствует в документах прошлых периодов и расположена в нижнем левом углу документов) или может быть заполнено самостоятельно. Подробнее с порядком исправления можно ознакомиться в статье «Методика исправления расчетных документов прошлого периода»;
• «Месяц начисления» – месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц).

Документ «Начисление отпуска работникам организаций» может быть создан автоматически, если проведен кадровый приказ по отпуску – документ «Отпуска организаций». Реквизиты шапки документа (работник, кадровый документ на отпуск, вид документа и дней компенсации отпуска) в таком случае заполняются автоматически (Рис. 2).

Рисунок 2 – создание документа «Начисление отпуска работникам организаций» на основании документа «Отпуска организаций»

После заполнения шапки документа следует воспользоваться кнопкой «Заполнить и рассчитать все» командной панели документа. При этом будет рассчитан средний заработок на закладке «Расчет среднего заработка», а также заполнены и рассчитаны данные о сумме компенсации на закладке «Начисления» (Рис. 3).

Рисунок 3 – документ «Начисление отпуска работникам организаций», закладка «Начисления»

Для расчета количества дней для компенсации можно сформировать отчет «Использование отпусков». Подробнее описано в статье «Расчет дней для компенсации за неиспользованный отпуск».

Порядок расчета сумм компенсации за неиспользованные дни отпуска аналогичен порядку расчета сумм отпускных, который описан в разделе «Расчет отпускных» справочника «Труд и заработная плата».

Пример

Работнику законодательно установлен отпуск продолжительностью 36 календарных дней, из которых 29 календарных дней им использовано. 29.01.2016 г. сотрудник Соколов В.В. написал заявление о предоставлении денежной компенсации за оставшиеся дни отпуска (7 календарных дней).

Начисление денежной компенсаций за неиспользованный отпуск производится с помощью документа «Начисление отпуска работникам организаций» с видом документа «Компенсация отпуска» (Рис. 4).

Рисунок 4 – документ «Начисление отпуска работникам организаций»

После отражения начисления денежной компенсации за неиспользованный отпуск оформляется начисление заработной платы документом «Начисление зарплаты работникам организаций» (Рис. 5).

Рисунок 5 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладка «Начисления»

На закладках «НДФЛ» и «Взносы ФОТ» (Рис. 6) будут рассчитаны налоги и взносы. Их расчет выполняется с общей суммы начислений, т.е. с учетом компенсации за неиспользованный отпуск.

Рисунок 6 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладки «НДФЛ» и «Взносы ФОТ»

Для отображения выплаты начисленных сумм формируется документ «Зарплата к выплате организаций» с видом выплаты «Очередная выплата» (Рис. 7). При автоматическом заполнении документа будет учтена как сумма основных начислений, так и сумма компенсации неиспользованного отпуска за минусом налогов.

Рисунок 7 – документ «Зарплата к выплате организаций»

Дальнейшая выплата происходит по стандартной схеме. Более подробно о выплате зарплаты сотрудникам описано в статье «Выплата заработной платы работникам организации».

Для формирования проводок оформляется документ «Отражение зарплаты в регл. учете» (Рис. 8).

Рисунок 8 – документ «Отражение зарплаты в регл. учете», закладка «Проводки»