Примеры оформления отпуска в 1С 8

Определение стажа, дающего право на отпуск

Перенос (продление) отпуска

Разделение отпуска на части

Отзыв из отпуска

Определение стажа, дающего право на отпуск

Сотрудник Петрушкин С. В. принят на работу 23 марта 2013 года. 8 января 2014 г. сотрудник написал заявление о предоставлении отпуска.

Внесем информацию о стаже сотрудника в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работникам организации» (рис. 1). Подробнее читайте в статье «Учет стажа работников организации».

Рис. 1 – документ «Начальные сведения о стаже работникам организации»

Для подтверждения информации о том, что сотруднику положено предоставить отпуск согласно стажу, можно воспользоваться отчетом «Списки работников организации» (рис. 2). Подробнее о настройках самого отчета можно узнать из консультации «Каким отчетом можно увидеть стаж работника на определенную дату?».

Рис. 2 – документ «Списки работников организации»

По этой информации, согласно законодательству, сотрудник имеет право на предоставление отпуска. Количество положенных ему дней можно уточнить с помощью отчета «Использование отпусков», где в настройках отчета добавить поле «Положено дней (пропорционально времени)» (рис. 3).

Рис. 3 – отчет «Использование отпусков»

Перенос (продление) отпуска

Сотрудник Сокоруб П.С. написал заявление 3 января о предоставлении отпуска с 13 по 26 января 2014 года. 27 января сотрудник предоставил больничный с 22 по 24 января 2014 года. Согласно законодательству (см. закладка «Справка») отпуск продлен с 27 по 29 января 2014 года.

Для расчета оплаты отпуска создаем документ «Начисление отпуска работникам организаций» (рис. 4).

Рис. 4 – документ «Начисление отпуска работникам организаций»

Для выплаты сумм отпускных создаем документ «Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Выплата отпуска» и заполняем по характеру выплаты (рис. 5).

Рис. 5 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Выплата отпуска»

Для перечисления суммы отпускных воспользуемся документом «Расходный кассовый ордер» (рис. 6).

Рис. 6 – документ «Расходный кассовый ордер»

Далее отражаем больничный лист с помощью документа «Начисление по больничному листу» (рис. 7).

Рис. 7 – документ «Начисление по больничному листу»

Для корректного расчета сумм начисления отпускных перед расчетом заработной платы необходимо выполнить перерасчет с помощью обработки «Перерасчет зарплаты» (рис. 8).

Рис. 8 – обработка «Перерасчет зарплаты»

При этом сумма в документе по начислению отпуска будет изменена (рис. 9).

Рис. 9 – документ «Начисление отпуска работникам организаций» (исправленный)

Для переноса дней отдыха на другой срок создаем новый документ «Начисление отпуска работникам организаций» (рис. 10).

Рис. 10 – документ «Начисление отпуска работникам организаций» (перенос отпуска)

В таком случае, к выплате сотруднику в документе «Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Очередная выплата» (рис. 11) будет отражена только сумму больничного листа. То есть в нашем примере всего сотруднику начислено в месяц 2744,28+1524,60+1268,19=5237,07 грн., а выплачено всего 4268,88 грн. Разница 1268,12 грн. и отразится в документе.

Рис. 11 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Очередная выплата»

Разделение отпуска на части

Проанализировать информацию по сотруднику о том, когда и за какой период был использован отпуск, можно с помощью отчета «Использование отпусков» (рис. 12). Рассмотрим на примере сотрудника Василюк С.Н.

Рис. 12 – отчет «Использование отпусков»

По данным отчета, сотрудницей за рабочий период с 01.04.13 по 31.01.14 использовано 9 дней отпуска, положено 24 дня. Соответственно, 15 дней отпуска ещё необходимо сотруднице предоставить.

Отзыв из отпуска

Сотруднику Борзову А.С. предоставлен ежегодный основной отпуск с 25 ноября по 15 декабря 2013 года. Согласно с производственной необходимостью (произошла производственная авария), сотрудник отозван из отпуска с 11 декабря 2013 года.

Для расчета оплаты отпуска создаем документ «Начисление отпуска работникам организаций» (рис. 13).

Рис. 13 – документ «Начисление отпуска работникам организаций», вид документа «Отпускные»

После расчета создаем документ «Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Выплата отпуска» и заполняем по характеру выплаты (рис. 14).

Рис. 14 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Выплата отпуска»

Для перечисления суммы отпускных воспользуемся документом «Платежное поручение исходящее» (рис. 15).

Рис. 15 – документ «Платежное поручение исходящее»

Далее отражаем начисление заработной платы, ее перечисление и перечисление налогов и взносов за ноябрь месяц.

Для оформления отзыва из отпуска в периоде, следующем за периодом предоставления отпуска (в нашем случае предоставлен в ноябре, а отзыв в декабре), следует создать документ «Начисление отпуска работникам организации» с видом документа «Отзыв из отпуска» (рис. 16). В этом документе указывается ссылка на документ прошлого периода, которым начислены отпускные и период, на который работник отзывается из отпуска.

Рис. 16 – документ «Начисление отпуска работникам организаций», вид документа «Отзыв из отпуска»

Как правильно оформлять отзыв из отпуска в текущем периоде читайте в консультации «Как при расчете заработной платы отразить отзыв из отпуска?».

Далее отражаем начисление заработной платы за декабрь с помощью документа «Начисление зарплаты сотрудникам организаций» (рис. 17). Предположим, что оклад у сотрудника 9610 грн.

Рис. 17 – документ «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», закладка «Начисления»

Согласно законодательству (см. раздел «Справка»), сумма отпускных за неиспользованную часть отпуска, выданная работнику ранее, удерживается из заработной платы, начисленной работнику уже после отзыва из отпуска.

При создании и заполнении по характеру выплаты документа «Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Очередная выплата» (рис. 18) сумма к выплате будет уменьшена на сумму излишне выплаченных сумм по отпуску. В нашем примере сумма равна 6552,27-930,00= 5622,27 грн.

Рис. 18 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Очередная выплата»

Далее выплата проводится по стандартной методике.

Согласно законодательству (см. раздел «Справка») в дальнейшем предприятие обязано предоставить неиспользованную часть отпуска сотруднику и начислить и выплатить ему отпускные в общем порядке.