Методика відображення компенсації відпустки

Загальні положення

Порядок оформлення компенсації за невикористані дні відпустки

Приклад

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Методика також застосовна для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3.

У цій статті розглядається методика оформлення документів для нарахування та виплати сум компенсації за невикористану відпустку.

Загальні положення

1. За бажанням працівника частина щорічної відпустки може замінюватися грошовою компенсацією (частина четверта ст.24 Закону України «Про відпустки» та ст.83 КЗпП). При цьому тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути меншою за 24 календарні дні. Докладніше про компенсацію відпустки описано в підрозділі «Компенсація за невикористану відпустку» довідника «Праця та заробітна плата».
2. Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться згідно з Порядком №100.

Порядок оформлення компенсації за невикористані дні відпустки

Нарахування грошових компенсацій за невикористану відпустку здійснюється за допомогою документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Компенсація відпустки» (Рис. 1). При цьому в документі зазначається кількість днів відпустки, за які виплачується компенсація.

Рисунок 1 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Компенсація відпустки»

Цей документ заповнюється лише для одного працівника, зазначеного в шапці документа. Також у шапці документа зазначаються інші відомості:

• «Організація» – організація, працівникові якої буде оформлено компенсацію. Заповнюється за замовчуванням із налаштувань користувача. Якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації, необхідно вибрати організацію, у якій оформлено працівника;
• «від» – дата реєстрації документа в інформаційній базі;
• «Відповідальний» – відповідальний за заповнення документа в інформаційній базі. Заповнюється за замовчуванням із налаштувань поточного користувача;
• «Працівник» – співробітник, якому нараховується компенсація;
• «Кадровий наказ на відпустку» – якщо за організацією ведеться облік залишків відпусток за періодами (докладніше описано в статті «Налаштування режимів введення залишків відпусток»), зазначається кадровий документ «Відпустки організацій» з видом операції «Компенсація відпустки». Докладніше про відображення компенсації відпустки в кадровому обліку описано в консультації «Як правильно показувати компенсацію відпустки відділу кадрів?»;
• «Перерахунок документа» – використовується за потреби проведення перерахунку введених раніше документів. Поле заповнюється автоматично при використанні механізму виправлень (кнопка «Виправити» у формі документа, що виправляється, яка наявна в документах минулих періодів і розташована в нижньому лівому куті документів) або може бути заповнене самостійно. Докладніше з порядком виправлення можна ознайомитися в статті «Методика виправлення розрахункових документів минулого періоду»;
• «Місяць нарахування» – місяць, у якому відображатиметься це нарахування (за замовчуванням поточний місяць).

Документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» може бути створений автоматично, якщо проведено кадровий наказ на відпустку – документ «Відпустки організацій». Реквізити шапки документа (працівник, кадровий документ на відпустку, вид документа та дні компенсації відпустки) у такому разі заповнюються автоматично (Рис. 2).

Рисунок 2 – створення документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» на підставі документа «Відпустки організацій»

Після заповнення шапки документа слід скористатися кнопкою «Заповнити та розрахувати все» командної панелі документа. При цьому буде розраховано середній заробіток на вкладці «Розрахунок середнього заробітку», а також заповнено та розраховано дані про суму компенсації на вкладці «Нарахування» (Рис. 3).

Рисунок 3 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій», вкладка «Нарахування»

Для розрахунку кількості днів для компенсації можна сформувати звіт «Використання відпусток». Докладніше описано в статті «Розрахунок днів для компенсації за невикористану відпустку».

Порядок розрахунку сум компенсації за невикористані дні відпустки аналогічний порядку розрахунку сум відпускних, який описано в розділі «Розрахунок відпускних» довідника «Праця та заробітна плата».

Приклад

Працівникові законодавчо встановлено відпустку тривалістю 36 календарних днів, з яких 29 календарних днів ним використано. 29.01.2016 р. співробітник Соколов В.В. написав заяву про надання грошової компенсації за решту днів відпустки (7 календарних днів).

Нарахування грошової компенсації за невикористану відпустку здійснюється за допомогою документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Компенсація відпустки» (Рис. 4).

Рисунок 4 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Після відображення нарахування грошової компенсації за невикористану відпустку оформлюється нарахування заробітної плати документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 5).

Рисунок 5 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «Нарахування»

На вкладках «ПДФО» та «Внески ФОП» (Рис. 6) буде розраховано податки та внески. Їх розрахунок виконується із загальної суми нарахувань, тобто з урахуванням компенсації за невикористану відпустку.

Рисунок 6 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладки «ПДФО» та «Внески ФОП»

Для відображення виплати нарахованих сум формується документ «Зарплата до виплати організацій» з видом виплати «Черговая виплата» (Рис. 7). При автоматичному заповненні документа буде враховано як суму основних нарахувань, так і суму компенсації невикористаної відпустки за вирахуванням податків.

Рисунок 7 – документ «Зарплата до виплати організацій»

Подальша виплата відбувається за стандартною схемою. Докладніше про виплату зарплати співробітникам описано в статті «Виплата заробітної плати працівникам організації».

Для формування проводок оформлюється документ «Відображення зарплати в регл. обліку» (Рис. 8).

Рисунок 8 – документ «Відображення зарплати в регл. обліку», вкладка «Проводки»