Приклади оформлення відпустки в 1С 8

Визначення стажу, що дає право на відпустку

Перенесення (продовження) відпустки

Поділ відпустки на частини

Відкликання з відпустки

Визначення стажу, що дає право на відпустку

Співробітника Петрушкіна С. В. прийнято на роботу 23 березня 2013 року. 8 січня 2014 р. співробітник написав заяву про надання відпустки.

Внесемо інформацію про стаж співробітника до регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівникам організації» (рис. 1). Докладніше читайте у статті «Облік стажу працівників організації».

Рис. 1 – документ «Початкові відомості про стаж працівникам організації»

Для підтвердження інформації про те, що співробітнику належить надати відпустку відповідно до стажу, можна скористатися звітом «Списки працівників організації» (рис. 2). Докладніше про налаштування самого звіту можна дізнатися з консультації «Яким звітом можна побачити стаж працівника на певну дату?».

Рис. 2 – документ «Списки працівників організації»

За цією інформацією, згідно із законодавством, співробітник має право на надання відпустки. Кількість належних йому днів можна уточнити за допомогою звіту «Використання відпусток», де в налаштуваннях звіту додати поле «Належить днів (пропорційно часу)» (рис. 3).

Рис. 3 – звіт «Використання відпусток»

Перенесення (продовження) відпустки

Співробітник Сокоруб П.С. написав заяву 3 січня про надання відпустки з 13 по 26 січня 2014 року. 27 січня співробітник надав лікарняний з 22 по 24 січня 2014 року. Згідно із законодавством (див. вкладка «Довідка») відпустку продовжено з 27 по 29 січня 2014 року.

Для розрахунку оплати відпустки створюємо документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» (рис. 4).

Рис. 4 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Для виплати сум відпускних створюємо документ «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Виплата відпустки» та заповнюємо за характером виплати (рис. 5).

Рис. 5 – документ «Зарплата до виплати організації», вид виплати «Виплата відпустки»

Для перерахування суми відпускних скористаємося документом «Видатковий касовий ордер» (рис. 6).

Рис. 6 – документ «Видатковий касовий ордер»

Далі відображаємо лікарняний лист за допомогою документа «Нарахування за лікарняним листом» (рис. 7).

Рис. 7 – документ «Нарахування за лікарняним листом»

Для коректного розрахунку сум нарахування відпускних перед розрахунком заробітної плати необхідно виконати перерахунок за допомогою обробки «Перерахунок зарплати» (рис. 8).

Рис. 8 – обробка «Перерахунок зарплати»

При цьому сума в документі з нарахування відпустки буде змінена (рис. 9).

Рис. 9 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» (виправлений)

Для перенесення днів відпочинку на інший строк створюємо новий документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» (рис. 10).

Рис. 10 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» (перенесення відпустки)

У такому разі до виплати співробітнику в документі «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Черговa виплата» (рис. 11) буде відображено лише суму лікарняного листа. Тобто в нашому прикладі всього співробітнику нараховано за місяць 2744,28+1524,60+1268,19=5237,07 грн., а виплачено всього 4268,88 грн. Різниця 1268,12 грн. і відобразиться в документі.

Рис. 11 – документ «Зарплата до виплати організації», вид виплати «Черговa виплата»

Поділ відпустки на частини

Проаналізувати інформацію щодо співробітника про те, коли й за який період була використана відпустка, можна за допомогою звіту «Використання відпусток» (рис. 12). Розглянемо на прикладі співробітниці Василюк С.Н.

Рис. 12 – звіт «Використання відпусток»

За даними звіту, співробітницею за робочий період з 01.04.13 по 31.01.14 використано 9 днів відпустки, належить 24 дні. Відповідно, 15 днів відпустки ще необхідно надати співробітниці.

Відкликання з відпустки

Співробітнику Борзову А.С. надано щорічну основну відпустку з 25 листопада по 15 грудня 2013 року. Відповідно до виробничої необхідності (сталася виробнича аварія), співробітника відкликано з відпустки з 11 грудня 2013 року.

Для розрахунку оплати відпустки створюємо документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» (рис. 13).

Рис. 13 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій», вид документа «Відпускні»

Після розрахунку створюємо документ «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Виплата відпустки» та заповнюємо за характером виплати (рис. 14).

Рис. 14 – документ «Зарплата до виплати організації», вид виплати «Виплата відпустки»

Для перерахування суми відпускних скористаємося документом «Платіжне доручення вихідне» (рис. 15).

Рис. 15 – документ «Платіжне доручення вихідне»

Далі відображаємо нарахування заробітної плати, її перерахування та перерахування податків і внесків за листопад місяць.

Для оформлення відкликання з відпустки в періоді, наступному за періодом надання відпустки (у нашому випадку надано в листопаді, а відкликання в грудні), слід створити документ «Нарахування відпустки працівникам організації» з видом документа «Відкликання з відпустки» (рис. 16). У цьому документі зазначається посилання на документ минулого періоду, яким нараховано відпускні, і період, на який працівника відкликають з відпустки.

Рис. 16 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій», вид документа «Відкликання з відпустки»

Як правильно оформляти відкликання з відпустки в поточному періоді, читайте в консультації «Як при розрахунку заробітної плати відобразити відкликання з відпустки?».

Далі відображаємо нарахування заробітної плати за грудень за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (рис. 17). Припустімо, що оклад у співробітника 9610 грн.

Рис. 17 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «Нарахування»

Згідно із законодавством (див. розділ «Довідка»), сума відпускних за невикористану частину відпустки, видана працівнику раніше, утримується із заробітної плати, нарахованої працівнику вже після відкликання з відпустки.

Під час створення та заповнення за характером виплати документа «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Черговa виплата» (рис. 18) сума до виплати буде зменшена на суму надміру виплачених сум за відпусткою. У нашому прикладі сума дорівнює 6552,27-930,00= 5622,27 грн.

Рис. 18 – документ «Зарплата до виплати організації», вид виплати «Черговa виплата»

Далі виплата проводиться за стандартною методикою.

Згідно із законодавством (див. розділ «Довідка») надалі підприємство зобов'язане надати невикористану частину відпустки співробітнику та нарахувати й виплатити йому відпускні в загальному порядку.