Приобретены хозяйственные материалы за счёт работника: как отчитаться и возместить расходы
Форма отчёта об использовании средств, выданных на командировку или под отчёт (далее — Отчёт), утверждена приказом Министерства доходов и сборов Украины от 24.12.2013 № 845. Учитывая, что учреждение работнику под отчёт средства (наличные) не выдавало, нормы Налогового кодекса Украины в части использования средств и сроков составления Отчёта не применяются.Работник учреждения за собственные средства приобрёл хозяйственные материалы. Каков срок подачи отчёта об использовании собственных средств? В течение какого срока учреждение должно возместить такие расходы?
Работник учреждения за собственные средства приобрёл хозяйственные материалы. Каков срок подачи отчёта об использовании собственных средств? В течение какого срока учреждение должно возместить такие расходы?
Форма отчёта об использовании средств, выданных на командировку или под отчёт (далее — Отчёт), утверждена приказом Министерства доходов и сборов Украины от 24.12.2013 № 845. Учитывая, что учреждение работнику под отчёт средства (наличные) не выдавало, нормы Налогового кодекса Украины в части использования средств и сроков составления Отчёта не применяются.
В нашей ситуации необходимо руководствоваться Гражданским кодексом Украины (ГК) относительно совершения действий в имущественных интересах другого лица без его поручения.
Так, частью первой статьи 1159 ГК определено, что лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчёт об этих действиях и передать ему всё, что при этом было получено.
Следовательно, работнику в день приобретения или в следующий рабочий день необходимо составить Отчёт и подать его в бухгалтерскую службу учреждения вместе с документами, подтверждающими такое приобретение, и хозяйственными материалами, которые были им приобретены.
Кроме того, в соответствии с частью первой статьи 1160 ГК работнику необходимо подать на имя руководителя служебную записку с просьбой возместить понесённые им расходы и обосновать свои действия (необходимость приобретения).
В случае обоснованности действий работника учреждение в соответствии с частью второй статьи 530 ГК обязано возместить такие расходы в семидневный срок со дня предъявления работником требования о возмещении (то есть дня получения (регистрации) служебной записки).
Если же работник при первой возможности не сообщил учреждению о приобретении хозяйственных материалов, то он в соответствии с частью второй статьи 1160 ГК теряет право на возмещение понесённых им расходов.
