Учет стажа работников организации

Ввод информации о стаже

Изменения данных о стаже

ПРИМЕР

В статье описан процесс автоматизации учета стажа сотрудников организации в конфигурации «Зарплата и кадры для бюджетных учреждений Украины», редакция 1.0. Информация, приведенная в данной статье также актуальна и для конфигурации «Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины», редакция 1.0.

В типовой конфигурации учет стажа работы в организации ведется автоматически по данным кадрового учета. Все документы, производящие какой-либо расчет в зависимости от стажа, определяют длительность стажа от даты приема в организацию.

В типовой конфигурации предусмотрена возможность учета сведений о стаже работника до начала его работы в организации. Такая информация нужна для расчета заработной платы (оплаты больничных, доплаты за выслугу лет и т.п.) и в большинстве случаев за ее ввод отвечают кадровые службы.

Ввод информации о стаже

Информацию о текущем стаже вносить не нужно. Более подробно описано в консультации «Надо ли вносить в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» информацию о текущем стаже сотрудника в организации?».

Информация о стаже работника до начала его работы в организации вносится в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»:

• Автоматически, если в форме элемента справочника «Физические лица» по кнопке «Труд» ввести данные о трудовой деятельности и нажать «Редактировать информацию о стаже» (Рис. 1).
• 
  Рисунок 1 – автоматическое заполнение регистра сведений «Начальные сведения о стаже сотрудников организации»
  
  
  • Вручную. Для внесения или просмотра данных о стаже в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации», необходимо установить курсор на фамилию работника в списке, отображенном в левой части формы регистра (Рис. 2).
  • 
    Рисунок 2 – ручное заполнение регистра сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»

  Важно!!! В регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» должна быть внесена информация о НАЧАЛЬНОМ стаже до приема на работу только ОДНОЙ строкой по ОДНОМУ виду стажа. При этом если необходимо хранить информацию о стаже по каждому месту работы, то необходимо места работы перечислять при установке флага «Заполнение по данным о трудовой деятельности».

  При добавлении записи по сотруднику выбирается вид стажа, а также указываются даты для расчета величины стажа. Стаж исчисляется в годах, месяцах и днях.

  Важно!!! Если у сотрудника до приема на работу в данную организацию нет трудового стажа, то запись в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» также должна быть, только в колонке «Начальный стаж» указывается «0».

  Данные о стаже работника могут использоваться для определения процента оплаты по больничным листам, для оплаты за выслугу лет и пр. Прогрессивная шкала использования данных о стаже хранится в периодическом (до месяца) независимом регистре сведений «Шкала выслуги лет» (Рис. 3).

  
  Рисунок 3 – регистр сведений «Шкала выслуги лет»

  В данном регистре сведений хранится информация, которая определяет порог и процент ставки, по которому будет отражаться доплата за выслугу лет для данного порога. В типовой конфигурации регистр изначально заполнен, при необходимости информацию можно изменять и дополнять для созданных пользователем видов стажа.

  Стаж работы учитывается в разрезе видов стажа. Вид стажа выбирается из справочника «Виды стажа» (Рис. 4) и классифицирует стаж по способам его учета (общий, для больничного и т. п.).

  
  Рисунок 4 – справочник «Виды стажа»

  Справочник «Виды стажа» имеет предопределенные элементы:

  1. «Общий трудовой стаж»;
  2. «Страховой стаж для больничного».

  При этом справочник «Виды стажа» можно изменить или дополнить для созданных новых видов стажа. Подробнее описано в консультациях «Что делать, если представленных в конфигурации видов стажа недостаточно для начислений, используемых на конкретном предприятии?» и «Какое значение является результатом расчета предопределенного показателя "Стаж работы" при использовании данного показателя в произвольной формуле вида расчета?».

  Также в элементе справочника «Виды стажа» можно установить признак, что данный вид стажа является льготным (спецстаж), в этом случае устанавливается соответствующий флаг в элементе справочника (Рис. 5).

  
  Рисунок 5 – элемент справочника «Виды стажа»

  При установке данного флага также необходимо указывать еще и код льготного стажа – реквизит «Основания льготного стажа». Для этого предназначен специальный справочник «Основания льготного стажа» (Рис. 6).

  
  Рисунок 6 – справочник «Основания льготного стажа»

  При заполнении справочника «Основания льготного стажа» можно воспользоваться функцией подбора из классификатора, который заполнен, согласно приказу Министерства доходов и сборов Украины (Рис. 7).

  
  Рисунок 7 – справочник «Основания льготного стажа»

  Для каждого основания стажа необходимо заполнить его краткое наименование и указать 8-ми разрядный код основания для учета специального стажа в соответствии с требованиями Закона Украины «О пенсионном обеспечении». При заполнении из классификатора код определяется автоматически.

  Более подробно о том, как отразить наличие спецстажа у сотрудника, описано в консультации «Как отразить наличие спецстажа у сотрудника?».

  Для того чтобы увидеть стаж работника на предприятии (с учетом начального стажа) необходимо воспользоваться отчетом «Список сотрудников организаций». Подробнее описано в консультации «Каким отчетом можно увидеть стаж работника на определенную дату?».

  Изменения данных о стаже

  При изменении данных о стаже необходимо корректировать регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации».

  ПРИМЕР

  Сотрудник Хлебодаров В. П. принят на работу 01 января 2014 года в организацию «Управление». До работы в данной организации у сотрудника стаж работы 7 месяцев. В ноябре он не платил взносы и ноябрь в его страховой стаж включать не надо (см. Закон 2240 и Закон 2464).

  После заполнения документа «Прием на работу в организацию» нужно отразить страховой стаж работы до приема на работу в организацию «Управление». Как было сказано выше, регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» можно заполнить как автоматически, так и вручную. По примеру рассмотрен автоматический способ заполнения данных о стаже (Рис. 8).

  
  Рисунок 8 – автоматическое заполнение регистра сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»

  Сотрудник проработал до декабря и его страховой стаж на 01.12.14 должен быть 18 месяцев = 1 год 6 месяцев. Проверить эти данные можно с помощью отчета «Списки работников организаций» (Рис. 9).

  
  Рисунок 9 – отчет «Списки работников организаций» на 01.12.2013

  Но поскольку в ноябре он не платил взносы и ноябрь в его страховой стаж включать не надо (см. Закон 2240 и Закон 2464), тогда нужно внести исправление на 1 декабря в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» (Рис. 10) о стаже 17 месяцев = 1 год и 5 месяцев.

  
  Рисунок 10 – регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»

  В регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» есть реквизит «Дата стажа». Это служебная дата, как она рассчитывается описано в консультации «Как рассчитывается значение реквизита «Дата стажа» в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»?».