Облік стажу працівників організації

Введення інформації про стаж

Зміни даних про стаж

ПРИКЛАД

У статті описано процес автоматизації обліку стажу співробітників організації в конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна і для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

У типовій конфігурації облік стажу роботи в організації ведеться автоматично за даними кадрового обліку. Усі документи, що здійснюють будь-який розрахунок залежно від стажу, визначають тривалість стажу від дати прийняття до організації.

У типовій конфігурації передбачена можливість обліку відомостей про стаж працівника до початку його роботи в організації. Така інформація потрібна для розрахунку заробітної плати (оплати лікарняних, доплати за вислугу років тощо) і в більшості випадків за її введення відповідають кадрові служби.

Введення інформації про стаж

Інформацію про поточний стаж вносити не потрібно. Докладніше описано в консультації «Чи потрібно вносити до регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» інформацію про поточний стаж співробітника в організації?».

Інформація про стаж працівника до початку його роботи в організації вноситься до регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації»:

• Автоматично, якщо у формі елемента довідника «Фізичні особи» за кнопкою «Праця» ввести дані про трудову діяльність і натиснути «Редагувати інформацію про стаж» (Рис. 1).
• 
  Рисунок 1 – автоматичне заповнення регістру відомостей «Початкові відомості про стаж співробітників організації»
  
  
  • Вручну. Для внесення або перегляду даних про стаж у регістрі відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» необхідно встановити курсор на прізвище працівника у списку, відображеному в лівій частині форми регістру (Рис. 2).
  • 
    Рисунок 2 – ручне заповнення регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації»

  Важливо!!! До регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» має бути внесено інформацію про ПОЧАТКОВИЙ стаж до прийняття на роботу лише ОДНИМ рядком за ОДНИМ видом стажу. При цьому, якщо необхідно зберігати інформацію про стаж за кожним місцем роботи, то необхідно місця роботи перелічувати під час установлення прапорця «Заповнення за даними про трудову діяльність».

  Під час додавання запису щодо співробітника обирається вид стажу, а також зазначаються дати для розрахунку величини стажу. Стаж обчислюється в роках, місяцях і днях.

  Важливо!!! Якщо у співробітника до прийняття на роботу в цю організацію немає трудового стажу, то запис у регістрі відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» також має бути, тільки в колонці «Початковий стаж» зазначається «0».

  Дані про стаж працівника можуть використовуватися для визначення відсотка оплати за лікарняними листками, для оплати за вислугу років тощо. Прогресивна шкала використання даних про стаж зберігається в періодичному (до місяця) незалежному регістрі відомостей «Шкала вислуги років» (Рис. 3).

  
  Рисунок 3 – регістр відомостей «Шкала вислуги років»

  У цьому регістрі відомостей зберігається інформація, яка визначає поріг і відсоток ставки, за яким відображатиметься доплата за вислугу років для цього порога. У типовій конфігурації регістр спочатку заповнений, за потреби інформацію можна змінювати та доповнювати для створених користувачем видів стажу.

  Стаж роботи обліковується в розрізі видів стажу. Вид стажу обирається з довідника «Види стажу» (Рис. 4) і класифікує стаж за способами його обліку (загальний, для лікарняного тощо).

  
  Рисунок 4 – довідник «Види стажу»

  Довідник «Види стажу» має наперед визначені елементи:

  1. «Загальний трудовий стаж»;
  2. «Страховий стаж для лікарняного».

  При цьому довідник «Види стажу» можна змінити або доповнити для створених нових видів стажу. Докладніше описано в консультаціях «Що робити, якщо представлених у конфігурації видів стажу недостатньо для нарахувань, що використовуються на конкретному підприємстві?» і «Яке значення є результатом розрахунку наперед визначеного показника "Стаж роботи" при використанні цього показника в довільній формулі виду розрахунку?».

  Також в елементі довідника «Види стажу» можна встановити ознаку, що цей вид стажу є пільговим (спецстаж), у цьому разі встановлюється відповідний прапорець в елементі довідника (Рис. 5).

  
  Рисунок 5 – елемент довідника «Види стажу»

  Під час установлення цього прапорця також необхідно зазначати ще й код пільгового стажу – реквізит «Підстави пільгового стажу». Для цього призначений спеціальний довідник «Підстави пільгового стажу» (Рис. 6).

  
  Рисунок 6 – довідник «Підстави пільгового стажу»

  Під час заповнення довідника «Підстави пільгового стажу» можна скористатися функцією добору з класифікатора, який заповнений згідно з наказом Міністерства доходів і зборів України (Рис. 7).

  
  Рисунок 7 – довідник «Підстави пільгового стажу»

  Для кожної підстави стажу необхідно заповнити її коротке найменування та зазначити 8-розрядний код підстави для обліку спеціального стажу відповідно до вимог Закону України «Про пенсійне забезпечення». Під час заповнення з класифікатора код визначається автоматично.

  Докладніше про те, як відобразити наявність спецстажу у співробітника, описано в консультації «Як відобразити наявність спецстажу у співробітника?».

  Для того щоб побачити стаж працівника на підприємстві (з урахуванням початкового стажу), необхідно скористатися звітом «Список співробітників організацій». Докладніше описано в консультації «Яким звітом можна побачити стаж працівника на певну дату?».

  Зміни даних про стаж

  У разі зміни даних про стаж необхідно коригувати регістр відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації».

  ПРИКЛАД

  Співробітник Хлібодаров В. П. прийнятий на роботу 01 січня 2014 року до організації «Управління». До роботи в цій організації у співробітника стаж роботи 7 місяців. У листопаді він не сплачував внески, і листопад до його страхового стажу включати не потрібно (див. Закон 2240 і Закон 2464).

  Після заповнення документа «Прийняття на роботу до організації» потрібно відобразити страховий стаж роботи до прийняття на роботу до організації «Управління». Як було сказано вище, регістр відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» можна заповнити як автоматично, так і вручну. На прикладі розглянуто автоматичний спосіб заповнення даних про стаж (Рис. 8).

  
  Рисунок 8 – автоматичне заповнення регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації»

  Співробітник пропрацював до грудня, і його страховий стаж на 01.12.14 має бути 18 місяців = 1 рік 6 місяців. Перевірити ці дані можна за допомогою звіту «Списки працівників організацій» (Рис. 9).

  
  Рисунок 9 – звіт «Списки працівників організацій» на 01.12.2013

  Але оскільки в листопаді він не сплачував внески, і листопад до його страхового стажу включати не потрібно (див. Закон 2240 і Закон 2464), тоді потрібно внести виправлення на 1 грудня до регістру відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» (Рис. 10) про стаж 17 місяців = 1 рік і 5 місяців.

  
  Рисунок 10 – регістр відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації»

  У регістрі відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації» є реквізит «Дата стажу». Це службова дата, як вона розраховується, описано в консультації «Як розраховується значення реквізиту «Дата стажу» в регістрі відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації»?».