Кадровые решения во время военного положения: маршрут от руководителя до бухгалтера
Практическое руководство для малого предприятия о том, как провести прием, перевод, приостановление или увольнение по одному контролируемому маршруту: от решения руководителя и надлежащего документа до табеля, расчета зарплаты и актуальной отчетности.. Одно событие — один контролируемый маршрут. Таблица «событие → заявление → приказ → табель → зарплата → отчетность». Прием: не допускайте работника «на день раньше». Перевод: сначала определите, нужно ли согласие. Приостановление: это не простой, не отпуск и не наказание. Увольнение: военное положение изменяет процедуру, но не создает произвольного основания. Отчетность в 2026 году: не используйте прошлогодний шаблон. Что является только военной нормой, а что останется после военного положения. Коммуникация с работником — часть документа, а не формальность. Типичные ошибки, которые дорого исправлять. Финальный чек-лист перед проведением в BAS
Одно событие — один контролируемый маршрут
Таблица «событие → заявление → приказ → табель → зарплата → отчетность»
Прием: не допускайте работника «на день раньше»
Перевод: сначала определите, нужно ли согласие
Приостановление: это не простой, не отпуск и не наказание
Увольнение: военное положение изменяет процедуру, но не создает произвольного основания
Отчетность в 2026 году: не используйте прошлогодний шаблон
Что является только военной нормой, а что останется после военного положения
Коммуникация с работником — часть документа, а не формальность
Типичные ошибки, которые дорого исправлять
Финальный чек-лист перед проведением в BAS
На малом предприятии кадровое событие часто начинается с короткой фразы руководителя: «Пусть выходит в понедельник», «Переведите ее в другой отдел», «Мы пока не можем дать работу» или «Оформите увольнение». Для бухгалтера каждая такая фраза означает разный набор дат, оснований и последствий. Если пропустить хотя бы одно звено, ошибка идет дальше: из приказа — в табель, из табеля — в зарплату, из зарплаты — в отчетность.
Это руководство актуально по состоянию на 11 сентября 2026 года. На эту дату военное положение в Украине действует, а специальные правила трудовых отношений применяются в действующей редакции Закона № 2136-IX. Материал основан на нормах, вступивших в силу, а не на законопроектах. В то же время перед каждой нетипичной операцией следует еще раз сверить редакцию закона и форму отчетности именно на дату оформления.
Одно событие — один контролируемый маршрут
Безопаснее не передавать бухгалтеру устное поручение, а создавать краткую «карточку кадрового события». Ее может вести кадровик, офис-менеджер или сам бухгалтер. Главное, чтобы до проведения операции в BAS были определены:
- работник, должность и подразделение;
- вид события и его законное основание;
- инициатор и документ, подтверждающий волеизъявление сторон;
- дата приказа и дата, с которой изменяются трудовые отношения;
- режим работы, график, место работы и условия оплаты;
- обозначение в табеле и период, которого оно касается;
- начисления, удержания, компенсации и сроки выплаты;
- уведомление работника, способ связи и доказательство доставки;
- внешняя отчетность и ответственный за ее подачу.
Правильный маршрут выглядит так: руководитель формулирует хозяйственную потребность, ответственное лицо проверяет правовое основание, стороны оформляют необходимое волеизъявление, руководитель подписывает приказ, бухгалтер получает копию приказа до закрытия табеля, а после расчета сверяет кадровое событие с отчетностью. Дата во всех звеньях должна рассказывать одну и ту же историю.
Таблица «событие → заявление → приказ → табель → зарплата → отчетность»
| Событие | Заявление или другое основание | Приказ | Табель | Зарплата | Отчетность |
|---|---|---|---|---|---|
| Прием | Заявление может быть внутренним подтверждением договоренностей, но решающими являются согласованные условия трудового договора. Проверяют документы работника, должность, место работы, график, оплату, дату начала и данные воинского учета, если они необходимы. | Издают до допуска к работе. Фиксируют дату начала, должность, подразделение, основное место или совместительство, срок договора, испытание, график и оплату. | С первого фактического дня работы отражают часы или дни по установленному графику. Табель не может начинаться раньше оформленного приема. | Начисляют за фактически отработанное время и по согласованным условиям. Проверяют минимальные гарантии, базу единого взноса и налоги по действующим правилам. | До начала работы подают уведомление в ГНС, если для такого работника нет законного исключения. Событие и начисления отражают в действующем Налоговом расчете, в частности в Д5, Д1 и 4ДФ при наличии соответствующих данных. |
| Перевод | Для обычного перевода необходимо согласие работника; его удобно оформить заявлением или двусторонним соглашением. Без согласия действует только узкое военное исключение, поэтому руководитель должен предоставить письменное обоснование обстоятельств. | Указывают, постоянный или временный перевод, новую работу, подразделение, дату, срок, график, оплату и основание. Для изменения существенных условий отдельно фиксируют уведомление работника. | До даты перевода учитывают прежний режим, с даты перевода — новый. Если меняется график, бухгалтер должен получить его вместе с приказом. | С определенной даты применяют новые условия. При специальном переводе без согласия оплата за выполненную работу не может быть ниже средней зарплаты по предыдущей работе. | Постоянный перевод на другую должность или работу и перемещение между подразделениями отражают в Д5 по действующим правилам. Начисления попадают в Д1 и 4ДФ. |
| Приостановление действия трудового договора | Инициатива может исходить от любой стороны. Вместо формального заявления может быть уведомление, но необходимы доказательства, что вследствие вооруженной агрессии одновременно невозможны и предоставление работы работодателем, и ее выполнение работником. | Описывают причины и двустороннюю невозможность выполнения обязанностей, срок, способ обмена информацией, работников и данные для их идентификации, а также условия возобновления. Одностороннее приостановление — совокупно не более 90 календарных дней; дольше возможно только по соглашению сторон и не дольше действия военного положения. | Отработанных часов нет. Используют отдельное согласованное в локальном порядке обозначение, которое не смешивают с прогулом, простоем или отпуском без сохранения зарплаты. | За период приостановления работодатель не начисляет зарплату, гарантийные и компенсационные выплаты, отпускные и пособие по временной нетрудоспособности. Суммы, причитавшиеся работнику до начала приостановления, остаются к выплате. | Само приостановление не является отдельным событием для Д5, поскольку трудовые отношения не прекращаются. Д1 и 4ДФ формируют по фактическим начислениям и выплатам и по правилам действующей формы. |
| Увольнение | По инициативе работника — заявление с основанием и желаемой датой. По соглашению сторон — подтвержденное согласие обеих сторон. По инициативе работодателя заявления нет: необходимы надлежащее основание, процедура и доказательства. | Формулировка основания и ссылка на норму должны быть точными. Работника знакомят доступным согласованным способом, а доказательство уведомления сохраняют. | Заполняют до даты прекращения трудовых отношений включительно согласно фактической работе, отпуску, нетрудоспособности или другой подтвержденной причине отсутствия. | Проводят окончательный расчет: зарплата, компенсация неиспользованного отпуска, другие причитающиеся суммы и, когда предусмотрено основанием, выходное пособие. Предоставляют письменную информацию о начисленных и выплаченных суммах. | Прекращение показывают в Д5 с точной формулировкой законного основания, а выплаты — в Д1 и 4ДФ. Обычное увольнение работника предприятия отдельным уведомлением по форме приема в ГНС не дублируют. |
Прием: не допускайте работника «на день раньше»
Военное положение дает сторонам право по соглашению определять форму трудового договора. Это специальное правило не отменяет необходимости договориться обо всех существенных для работы условиях и надлежащим образом оформить прием. Для малого предприятия практический комплект обычно содержит документы работника, согласованные условия, приказ, личную учетную информацию, данные воинского учета в предусмотренных случаях и квитанцию о принятом ГНС уведомлении.
Уведомление о приеме обычного наемного работника подают до начала его работы. Отправленный файл без положительной квитанции — еще не завершенный контроль. Если трудовые отношения оформляются через государственную электронную систему, для которой предусмотрена автоматическая передача данных, ответственное лицо все равно должно проверить результат регистрации, а не полагаться на предположения.
Специальные возможности военного времени — испытание для любой категории работников и срочный договор для оперативного замещения временно отсутствующего работника или преодоления кадрового дефицита. Это возможности, а не автоматические формулировки для каждого приказа. Срочность должна соответствовать реальной потребности, а условие об испытании — быть согласованным до начала работы. Отдельный 45-дневный максимум испытания касается определенных законом критически важных предприятий оборонно-промышленной сферы и приема ими военнообязанных работников; переносить его на любой малый бизнес не следует.
Контрольная точка для бухгалтера
Не создавайте работника в базе зарплаты только по устному сообщению. Сверьте РНОКПП или паспортные данные, дату начала, признак основного места работы или совместительства, должность по кадровому документу, подразделение, график, оклад или тариф и реквизиты приказа. В табеле первый рабочий день, в приказе, уведомлении в ГНС и кадровом документе BAS должен совпадать.
Перевод: сначала определите, нужно ли согласие
Обычный постоянный или временный перевод на другую работу оформляют с согласия работника. Не стоит подменять перевод «перемещением», если фактически изменяется трудовая функция, должность или другие согласованные условия. В карточке события руководитель должен описать не только новое название должности, но и дату, срок, подразделение, место работы, режим и оплату.
Военное исключение позволяет работодателю перевести работника без согласия только для предотвращения или ликвидации последствий боевых действий или других обстоятельств, угрожающих жизни или нормальным жизненным условиям людей. Одновременно должны выполняться три предохранителя: работа не противопоказана по состоянию здоровья, работника не переводят в местность с активными боевыми действиями, а оплата за выполненную работу не ниже средней зарплаты на предыдущей работе. «Так удобнее предприятию» для этого исключения недостаточно.
Еще одна временная особенность: об изменении существенных условий труда и условий оплаты в период военного положения можно уведомить не позднее чем до их введения. Это не означает, что уведомление можно не делать. Сохраняйте дату, канал и подтверждение ознакомления, особенно если дистанционная коммуникация является единственно доступной.
Для отчетности важно отличать постоянный перевод от краткого временного изменения. Д5 формируется, в частности, когда работник переведен на другую постоянную должность или работу либо перемещен между структурными подразделениями. Поэтому бухгалтеру нужен не просто приказ «перевести», а четкая классификация события.
Приостановление: это не простой, не отпуск и не наказание
Приостановление действия трудового договора возможно, когда вооруженная агрессия исключает выполнение обязанностей обеими сторонами: работодатель объективно не может предоставить работу, а работник — выполнять ее. Если предприятие может организовать работу дистанционно, предложить ее в безопасном месте, оформить простой или стороны фактически продолжают взаимодействие, основание для приостановления требует особенно тщательной проверки.
Действующее с 14 марта 2026 года ограничение устанавливает совокупный срок одностороннего приостановления не более 90 календарных дней во время действия военного положения. Продление сверх этого предела возможно только по соглашению сторон и максимум до прекращения или отмены военного положения. Старые приказы без конечной даты или с формулировкой «до завершения военного положения» следует проверить: приказ на срок сверх законного предела утрачивает силу после его истечения, если стороны не согласовали продление.
В приказе недостаточно написать «в связи с военным положением». Необходимо зафиксировать фактические причины, невозможность выполнения обязанностей обеими сторонами, срок, способ связи, идентификационные данные работников и условия возобновления. Приостановление не прекращает трудовые отношения и не может быть скрытой дисциплинарной мерой.
Если работодатель досрочно отменяет приостановление, работника уведомляют о необходимости приступить к работе за 14 календарных дней. Когда срок просто заканчивается в дату, уже определенную приказом и доведенную до работника, бухгалтер и руководитель должны заранее синхронизировать восстановление графика, табеля и оплаты.
Что передать бухгалтеру
- приказ и доказательство его направления работнику;
- дату начала, последний день приостановления и счетчик использованных 90 дней;
- соглашение сторон, если срок продлен свыше 90 дней;
- отдельный локальный код табеля, который не создает ложного прогула;
- перечень сумм, начисленных до приостановления, но еще не выплаченных;
- дату возобновления и доказательство 14-дневного уведомления при досрочном возвращении.
Увольнение: военное положение изменяет процедуру, но не создает произвольного основания
Сначала установите, кто инициирует прекращение и какая именно норма применяется. Заявление работника, соглашение сторон, окончание срока, сокращение, прогул и другие основания имеют разные процедуры. Сам факт войны или сложное финансовое состояние предприятия не заменяет законного основания.
Работник может расторгнуть договор в срок, указанный в заявлении, если в районе расположения предприятия ведутся боевые действия и существует угроза его жизни и здоровью. Этот специальный порядок не применяют к принудительно привлеченным к общественно полезным работам и к работникам, привлеченным к работам на объектах критической инфраструктуры. Следовательно, заявление должно содержать не только дату, но и обстоятельства, на которые ссылается работник.
Для увольнения по инициативе работодателя действуют специальные правила. Оно допускается во время временной нетрудоспособности или отпуска, кроме отпусков в связи с беременностью и родами и по уходу за ребенком до трех лет, но датой увольнения определяют первый рабочий день после окончания соответствующего периода. Предварительное согласие профсоюзного органа по общему правилу не применяется, кроме увольнения работников, избранных в профсоюзные органы.
Важный предохранитель действует для работника, чье рабочее место расположено на территории активных боевых действий: за отсутствие на работе его нельзя уволить как за прогул. Это время не оплачивается и не засчитывается в стаж для ежегодного основного отпуска, но автоматически превращать такое отсутствие в прогул нельзя.
В день увольнения бухгалтер закрывает табель, рассчитывает зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и другие причитающиеся суммы, удерживает налоги, готовит письменный расчет и обеспечивает выплату в законный срок. Если трудовой договор прекращается после приостановления, специальная норма требует провести расчет и выдать бумажную трудовую книжку, когда она хранится у работодателя, не позднее следующего рабочего дня после письменного требования уволенного работника.
Отчетность в 2026 году: не используйте прошлогодний шаблон
По состоянию на 11 сентября 2026 года применяются новые формы Налогового расчета, утвержденные приказами Министерства финансов № 243 и № 284. Они действуют с 17 июля 2026 года и применяются с 1 августа: юридические лица впервые подали обновленный Расчет за июль 2026 года. Для юридического лица отчетный период — месяц, а для физического лица — предпринимателя или лица, осуществляющего независимую профессиональную деятельность, предусмотрен отдельный квартальный Расчет. Именно поэтому копировать старый календарь подачи или старый файл формы опасно.
В Д5 регистрируют кадровые факты: прием, увольнение, постоянный перевод на другую должность или работу и перемещение между подразделениями. Причину увольнения записывают в точном соответствии с законом со ссылкой на надлежащую статью и пункт. Приостановление трудового договора в перечень событий Д5 не входит. Начисленные доходы и единый взнос отражают в Д1, а доходы и удержанные налоги — в 4ДФ по фактическим показателям.
После кадрового события полезно выполнить три сверки:
- Приказ против табеля. Дата начала или прекращения должна совпадать с первым или последним днем соответствующего режима.
- Табель против расчета. Отработанные часы, оплачиваемые и неоплачиваемые отсутствия должны объяснять сумму начисления.
- Расчет против отчетности. Д1, 4ДФ и Д5 должны согласовываться между собой по РНОКПП, датам, категории лица, начислениям и основанию прекращения.
Когда команде не хватает практики именно в сквозном проведении операции, полезно отработать ее в учебной базе: курс зарплата + BAS объединяет кадровые документы, табель, начисления, удержания, выплату и подготовку регламентированной отчетности. Такой тренировочный цикл помогает увидеть ошибку до того, как она попадет в рабочую базу.
Что является только военной нормой, а что останется после военного положения
Временные специальные правила. Закон № 2136-IX действует в период военного положения и в целом утрачивает силу со дня его прекращения или отмены. К временным относятся, в частности, согласование сторонами формы трудового договора, более широкая возможность испытания и срочного найма, узкий перевод без согласия, уведомление об изменении существенных условий без обычного предварительного срока, особенности увольнения во время больничного или отпуска, специальный режим рабочего времени, альтернативные способы кадровой коммуникации и само приостановление действия трудового договора. После завершения военного положения применять эти упрощения по инерции нельзя.
Постоянные обязанности. Законное основание кадрового решения, запрет дискриминации, достоверный учет работы, минимальные гарантии оплаты, налоги и единый взнос, надлежащий окончательный расчет, хранение кадровых документов и подача отчетности не исчезают. После прекращения военного положения предприятие должно пересмотреть локальные приказы, графики, способы уведомления и все незавершенные временные режимы.
Есть узкие исключения относительно срока действия отдельных положений: нормы о возмещении утраченных вследствие агрессии сумм будут действовать до завершения такого возмещения. Для ежедневного кадрового маршрута это не основание продолжать военные упрощения после отмены военного положения.
Коммуникация с работником — часть документа, а не формальность
Стороны могут по соглашению определить альтернативные способы создания, пересылки и хранения кадровых документов и выбрать доступный канал электронной коммуникации. Укажите этот канал в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном согласовании: корпоративная почта, определенный мессенджер, электронный кабинет или иной способ, позволяющий установить отправителя, получателя, содержание и дату.
Работник и работодатель обязаны поддерживать возможность связи и не позднее десяти календарных дней уведомлять об изменении контактных данных, в том числе во время приостановления. Если сторона этого не сделала, уведомление по последним известным контактам считается надлежащим. Практический вывод для малого предприятия прост: ведите реестр контактов и доказательств доставки рядом с кадровыми приказами.
Типичные ошибки, которые дорого исправлять
- Устное решение без даты. Бухгалтер узнает о переводе после закрытия месяца и вынужден пересчитывать зарплату и отчетность.
- Одно название для разных отсутствий. Приостановление, простой, отпуск без сохранения зарплаты и прогул имеют разные основания и последствия.
- Одностороннее приостановление «до конца войны». После вступления в силу 90-дневного предела такая формулировка без согласованного продления создает риск незаконного неначисления.
- Перевод без согласия для обычной производственной потребности. Военное исключение требует конкретной угрозы и соблюдения всех установленных условий.
- Допуск к работе до уведомления ГНС. Военное положение не отменяет уведомление о приеме обычного наемного работника.
- Устаревшая форма отчетности. После 1 августа 2026 года следует использовать обновленные формы и актуальный релиз учетной программы.
- Разные основания в приказе и Д5. Формулировка причины увольнения должна быть точной и последовательной во всех документах.
- Отсутствие доказательства уведомления. Скриншот без номера, даты и получателя слабее системного журнала доставки или электронного документа с подтверждением.
Финальный чек-лист перед проведением в BAS
- Есть законное основание, а не только управленческое пожелание.
- Определено, это общая норма или временное военное исключение.
- Заявление, соглашение или уведомление соответствует фактическому инициатору.
- Приказ содержит точную дату, условия работы, оплату и необходимые реквизиты.
- Работник уведомлен согласованным способом, доказательство сохранено.
- Табельный код не искажает причину работы или отсутствия.
- Начисления соответствуют табелю, а все причитающиеся по событию выплаты учтены.
- Уведомление в ГНС, Д1, 4ДФ и Д5 определены по статусу работодателя и виду события.
- Учетная программа поддерживает формы, действующие на дату подачи.
- Руководитель и бухгалтер видят одинаковую финальную карточку события.
Для малого предприятия надежный кадровый учет — это не количество папок, а отсутствие разрыва между решением, документом и цифрой. Когда каждое событие проходит один маршрут, руководитель понимает его стоимость и срок, работник получает надлежащее уведомление, а бухгалтер может без догадок закрыть табель, зарплату и отчетность. Именно такая дисциплина позволяет пользоваться военными нормами там, где они действительно нужны, не превращая временное упрощение в постоянный риск.
