Кадрові рішення під час воєнного стану: маршрут від керівника до бухгалтера
Практичний довідник для малого підприємства про те, як провести прийняття, переведення, призупинення або звільнення одним контрольованим маршрутом: від рішення керівника й належного документа до табеля, розрахунку зарплати та актуальної звітності.. Одна подія — один контрольований маршрут. Таблиця «подія → заява → наказ → табель → зарплата → звітність». Прийняття: не допускайте працівника «на день раніше». Переведення: спочатку визначте, чи потрібна згода. Призупинення: це не простій, не відпустка і не покарання. Звільнення: воєнний стан змінює процедуру, але не створює довільної підстави. Звітність у 2026 році: не використовуйте торішній шаблон. Що є лише воєнною нормою, а що залишиться після воєнного стану. Комунікація з працівником — частина документа, а не формальність. Типові помилки, які дорого виправляти. Фінальний чек-лист перед проведенням у BAS
Одна подія — один контрольований маршрут
Таблиця «подія → заява → наказ → табель → зарплата → звітність»
Прийняття: не допускайте працівника «на день раніше»
Переведення: спочатку визначте, чи потрібна згода
Призупинення: це не простій, не відпустка і не покарання
Звільнення: воєнний стан змінює процедуру, але не створює довільної підстави
Звітність у 2026 році: не використовуйте торішній шаблон
Що є лише воєнною нормою, а що залишиться після воєнного стану
Комунікація з працівником — частина документа, а не формальність
Типові помилки, які дорого виправляти
Фінальний чек-лист перед проведенням у BAS
У малому підприємстві кадрова подія часто починається з короткої фрази керівника: «Нехай виходить у понеділок», «Переведіть її в інший відділ», «Ми поки не можемо дати роботу» або «Оформіть звільнення». Для бухгалтера кожна така фраза означає різний набір дат, підстав і наслідків. Якщо пропустити хоча б одну ланку, помилка переходить далі: з наказу — у табель, з табеля — у зарплату, із зарплати — у звітність.
Цей довідник актуальний станом на 11 вересня 2026 року. На цю дату воєнний стан в Україні діє, а спеціальні правила трудових відносин застосовуються в чинній редакції Закону № 2136-IX. Матеріал спирається на норми, що набрали чинності, а не на законопроєкти. Водночас перед кожною нетиповою операцією варто ще раз звірити редакцію закону та форму звітності саме на дату оформлення.
Одна подія — один контрольований маршрут
Найбезпечніше не передавати бухгалтеру усне доручення, а створювати коротку «картку кадрової події». Її може вести кадровик, офіс-менеджер або сам бухгалтер. Головне, щоб до проведення операції в BAS були визначені:
- працівник, посада та підрозділ;
- вид події та її законна підстава;
- ініціатор і документ, що підтверджує волевиявлення сторін;
- дата наказу та дата, з якої змінюються трудові відносини;
- режим роботи, графік, місце роботи й умови оплати;
- позначення в табелі та період, якого воно стосується;
- нарахування, утримання, компенсації та строки виплати;
- повідомлення працівника, спосіб зв’язку й доказ доставки;
- зовнішня звітність і відповідальний за її подання.
Правильний маршрут виглядає так: керівник формулює господарську потребу, відповідальна особа перевіряє правову підставу, сторони оформлюють потрібне волевиявлення, керівник підписує наказ, бухгалтер отримує копію наказу до закриття табеля, а після розрахунку звіряє кадрову подію зі звітністю. Дата в усіх ланках має розповідати одну й ту саму історію.
Таблиця «подія → заява → наказ → табель → зарплата → звітність»
| Подія | Заява або інша підстава | Наказ | Табель | Зарплата | Звітність |
|---|---|---|---|---|---|
| Прийняття | Заява може бути внутрішнім підтвердженням домовленостей, але вирішальними є погоджені умови трудового договору. Перевіряють документи працівника, посаду, місце роботи, графік, оплату, дату початку та військово-облікові дані, якщо вони потрібні. | Видають до допуску до роботи. Фіксують дату початку, посаду, підрозділ, основне місце чи сумісництво, строк договору, випробування, графік і оплату. | Від першого фактичного дня роботи показують години або дні за встановленим графіком. Табель не може починатися раніше за оформлене прийняття. | Нараховують за фактично відпрацьований час і погодженими умовами. Перевіряють мінімальні гарантії, базу єдиного внеску та податки за чинними правилами. | До початку роботи подають повідомлення до ДПС, якщо для такого працівника немає законного винятку. Подію та нарахування відображають у чинному Податковому розрахунку, зокрема у Д5, Д1 і 4ДФ за наявності відповідних даних. |
| Переведення | Для звичайного переведення потрібна згода працівника; її зручно оформити заявою або двосторонньою угодою. Без згоди діє лише вузький воєнний виняток, тому керівник має надати письмове обґрунтування обставин. | Зазначають, постійне чи тимчасове переведення, нову роботу, підрозділ, дату, строк, графік, оплату та підставу. Для зміни істотних умов окремо фіксують повідомлення працівника. | До дати переведення обліковують старий режим, від дати переведення — новий. Якщо змінюється графік, бухгалтер має отримати його разом із наказом. | Із визначеної дати застосовують нові умови. За спеціального переведення без згоди оплата за виконану роботу не може бути нижчою за середню зарплату за попередньою роботою. | Постійне переведення на іншу посаду або роботу та переміщення між підрозділами відображають у Д5 за чинними правилами. Нарахування потрапляють до Д1 і 4ДФ. |
| Призупинення дії трудового договору | Ініціатива може виходити від будь-якої сторони. Замість формальної заяви може бути повідомлення, але потрібні докази, що через збройну агресію одночасно неможливі і надання роботи роботодавцем, і її виконання працівником. | Описують причини та двосторонню неможливість виконання обов’язків, строк, спосіб обміну інформацією, працівників і дані для їх ідентифікації, а також умови відновлення. Одностороннє призупинення — сукупно не більш як 90 календарних днів; довше можливо лише за згодою сторін і не довше дії воєнного стану. | Відпрацьованих годин немає. Використовують окреме погоджене в локальному порядку позначення, яке не змішують із прогулом, простоєм або відпусткою без збереження зарплати. | За період призупинення роботодавець не нараховує зарплату, гарантійні й компенсаційні виплати, відпускні та допомогу з тимчасової непрацездатності. Суми, що належали працівнику до початку призупинення, залишаються до виплати. | Саме призупинення не є окремою подією для Д5, адже трудові відносини не припиняються. Д1 і 4ДФ формують за фактичними нарахуваннями та виплатами й за правилами чинної форми. |
| Звільнення | За ініціативи працівника — заява з підставою і бажаною датою. За угодою сторін — підтверджена згода обох сторін. За ініціативи роботодавця заяви немає: потрібні належна підстава, процедура та докази. | Формулювання підстави й посилання на норму мають бути точними. Працівника ознайомлюють доступним погодженим способом, а доказ повідомлення зберігають. | Заповнюють до дати припинення трудових відносин включно відповідно до фактичної роботи, відпустки, непрацездатності або іншої підтвердженої причини відсутності. | Проводять остаточний розрахунок: зарплата, компенсація невикористаної відпустки, інші належні суми та, коли передбачено підставою, вихідна допомога. Надають письмову інформацію про нараховані й виплачені суми. | Припинення показують у Д5 із точним формулюванням законної підстави, а виплати — у Д1 і 4ДФ. Звичайне звільнення працівника підприємства окремим повідомленням за формою прийняття до ДПС не дублюють. |
Прийняття: не допускайте працівника «на день раніше»
Воєнний стан дає сторонам право за згодою визначити форму трудового договору. Це спеціальне правило не скасовує потреби домовитися про всі істотні для роботи умови й належно оформити прийняття. Для малого підприємства практичний комплект зазвичай містить документи працівника, погоджені умови, наказ, особову облікову інформацію, дані військового обліку у передбачених випадках і квитанцію про прийняте ДПС повідомлення.
Повідомлення про прийняття звичайного найманого працівника подають до початку його роботи. Відправлений файл без позитивної квитанції — ще не завершений контроль. Якщо трудові відносини оформлюються через державну електронну систему, для якої передбачена автоматична передача даних, відповідальна особа все одно має перевірити результат реєстрації, а не покладатися на припущення.
Спеціальні можливості воєнного часу — випробування для будь-якої категорії працівників та строковий договір для оперативного заміщення тимчасово відсутнього працівника або подолання кадрового дефіциту. Це можливості, а не автоматичні формулювання для кожного наказу. Строковість повинна відповідати реальній потребі, а умова про випробування — бути погодженою до початку роботи. Окремий 45-денний максимум випробування стосується визначених законом критично важливих підприємств оборонно-промислової сфери та прийняття ними військовозобов’язаних працівників; переносити його на будь-який малий бізнес не слід.
Контрольна точка для бухгалтера
Не створюйте працівника в зарплатній базі лише з усного повідомлення. Звірте РНОКПП або паспортні дані, дату початку, ознаку основного місця роботи чи сумісництва, посаду за кадровим документом, підрозділ, графік, оклад або тариф і реквізити наказу. У табелі перший робочий день, у наказі, повідомленні до ДПС і кадровому документі BAS має збігатися.
Переведення: спочатку визначте, чи потрібна згода
Звичайне постійне або тимчасове переведення на іншу роботу оформлюють за згодою працівника. Не варто підміняти переведення «переміщенням», якщо фактично змінюється трудова функція, посада чи інші погоджені умови. У картці події керівник повинен описати не лише нову назву посади, а й дату, строк, підрозділ, місце роботи, режим і оплату.
Воєнний виняток дозволяє роботодавцю перевести працівника без згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, які загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Одночасно мають виконуватися три запобіжники: робота не протипоказана за станом здоров’я, працівника не переводять у місцевість з активними бойовими діями, а оплата за виконану роботу не нижча за середню зарплату на попередній роботі. «Так зручніше підприємству» для цього винятку недостатньо.
Ще одна тимчасова особливість: про зміну істотних умов праці та умов оплати у період воєнного стану можна повідомити не пізніше ніж до їх запровадження. Це не означає, що повідомлення можна не робити. Зберігайте дату, канал і підтвердження ознайомлення, особливо якщо дистанційна комунікація є єдиною доступною.
Для звітності важливо відрізняти постійне переведення від короткої тимчасової зміни. Д5 формується, зокрема, коли працівника переведено на іншу постійну посаду або роботу чи переміщено між структурними підрозділами. Тому бухгалтеру потрібен не просто наказ «перевести», а чітка класифікація події.
Призупинення: це не простій, не відпустка і не покарання
Призупинення дії трудового договору можливе, коли збройна агресія виключає виконання обов’язків обома сторонами: роботодавець об’єктивно не може надати роботу, а працівник — виконувати її. Якщо підприємство може організувати роботу дистанційно, запропонувати її в безпечному місці, оформити простій або сторони фактично продовжують взаємодію, підстава для призупинення потребує особливо ретельної перевірки.
Чинне з 14 березня 2026 року обмеження встановлює сукупний строк одностороннього призупинення не більш як 90 календарних днів під час дії воєнного стану. Продовження понад цю межу можливе тільки за згодою сторін і максимум до припинення або скасування воєнного стану. Старі накази без кінцевої дати або з формулюванням «до завершення воєнного стану» слід перевірити: наказ на строк понад законну межу втрачає чинність після її спливу, якщо сторони не погодили продовження.
У наказі недостатньо написати «у зв’язку з воєнним станом». Треба зафіксувати фактичні причини, неможливість виконання обов’язків обома сторонами, строк, спосіб зв’язку, ідентифікаційні дані працівників та умови відновлення. Призупинення не припиняє трудових відносин і не може бути прихованим дисциплінарним заходом.
Якщо роботодавець достроково скасовує призупинення, працівника повідомляють про необхідність стати до роботи за 14 календарних днів. Коли строк просто закінчується в дату, вже визначену наказом і доведену працівникові, бухгалтер і керівник мають заздалегідь синхронізувати відновлення графіка, табеля та оплати.
Що передати бухгалтеру
- наказ і доказ його направлення працівникові;
- дату початку, останній день призупинення та лічильник використаних 90 днів;
- погодження сторін, якщо строк продовжено понад 90 днів;
- окремий локальний код табеля, який не створює хибного прогулу;
- перелік сум, нарахованих до призупинення, але ще не виплачених;
- дату відновлення та доказ 14-денного повідомлення при достроковому поверненні.
Звільнення: воєнний стан змінює процедуру, але не створює довільної підстави
Спочатку встановіть, хто ініціює припинення і яка саме норма застосовується. Заява працівника, угода сторін, закінчення строку, скорочення, прогул та інші підстави мають різні процедури. Сам факт війни або складний фінансовий стан підприємства не замінює законної підстави.
Працівник може розірвати договір у строк, зазначений у заяві, якщо в районі розташування підприємства ведуться бойові дії та існує загроза його життю і здоров’ю. Цей спеціальний порядок не застосовують до примусово залучених до суспільно корисних робіт та до працівників, залучених до робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Отже, заява повинна містити не лише дату, а й обставини, на які посилається працівник.
Для звільнення з ініціативи роботодавця діють спеціальні правила. Воно допускається під час тимчасової непрацездатності або відпустки, крім відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами й для догляду за дитиною до трьох років, але датою звільнення визначають перший робочий день після закінчення відповідного періоду. Попередня згода профспілкового органу за загальним правилом не застосовується, крім звільнення працівників, обраних до профспілкових органів.
Важливий запобіжник діє для працівника, чиє робоче місце розташоване на території активних бойових дій: за відсутність на роботі його не можна звільнити як за прогул. Цей час не оплачується і не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки, але автоматично перетворювати таку відсутність на прогул не можна.
У день звільнення бухгалтер закриває табель, розраховує зарплату, компенсацію невикористаної відпустки та інші належні суми, утримує податки, готує письмовий розрахунок і забезпечує виплату в законний строк. Якщо трудовий договір припиняється після призупинення, спеціальна норма вимагає провести розрахунок і видати паперову трудову книжку, коли вона зберігається у роботодавця, не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника.
Звітність у 2026 році: не використовуйте торішній шаблон
Станом на 11 вересня 2026 року застосовуються нові форми Податкового розрахунку, затверджені наказами Міністерства фінансів № 243 та № 284. Вони діють з 17 липня 2026 року й застосовуються з 1 серпня: юридичні особи вперше подали оновлений Розрахунок за липень 2026 року. Для юридичної особи звітний період — місяць, а для фізичної особи — підприємця або особи, яка провадить незалежну професійну діяльність, передбачено окремий квартальний Розрахунок. Саме тому копіювати старий календар подання або старий файл форми небезпечно.
У Д5 реєструють кадрові факти: прийняття, звільнення, постійне переведення на іншу посаду чи роботу та переміщення між підрозділами. Причину звільнення записують у точній відповідності до закону з посиланням на належну статтю і пункт. Призупинення трудового договору до переліку подій Д5 не входить. Нараховані доходи та єдиний внесок відображають у Д1, а доходи й утримані податки — у 4ДФ за фактичними показниками.
Після кадрової події корисно виконати три звірки:
- Наказ проти табеля. Дата початку або припинення має збігатися з першим чи останнім днем відповідного режиму.
- Табель проти розрахунку. Відпрацьовані години, оплачувані й неоплачувані відсутності повинні пояснювати суму нарахування.
- Розрахунок проти звітності. Д1, 4ДФ і Д5 мають узгоджуватися між собою за РНОКПП, датами, категорією особи, нарахуваннями та підставою припинення.
Коли команді бракує практики саме в наскрізному проведенні операції, корисно відпрацювати її в навчальній базі: курс зарплата + BAS поєднує кадрові документи, табель, нарахування, утримання, виплату та підготовку регламентованої звітності. Такий тренувальний цикл допомагає побачити помилку до того, як вона потрапить у робочу базу.
Що є лише воєнною нормою, а що залишиться після воєнного стану
Тимчасові спеціальні правила. Закон № 2136-IX діє у період воєнного стану і загалом втрачає чинність із дня його припинення або скасування. До тимчасових належать, зокрема, погодження сторонами форми трудового договору, ширша можливість випробування і строкового найму, вузьке переведення без згоди, повідомлення про зміну істотних умов без звичайного завчасного строку, особливості звільнення під час лікарняного чи відпустки, спеціальний режим робочого часу, альтернативні способи кадрової комунікації та саме призупинення дії трудового договору. Після завершення воєнного стану застосовувати ці спрощення за інерцією не можна.
Постійні обов’язки. Законна підстава кадрового рішення, заборона дискримінації, достовірний облік роботи, мінімальні гарантії оплати, податки й єдиний внесок, належний остаточний розрахунок, зберігання кадрових документів та подання звітності не зникають. Після припинення воєнного стану підприємство повинне переглянути локальні накази, графіки, способи повідомлення та всі незавершені тимчасові режими.
Є вузькі винятки щодо строку дії окремих положень: норми про відшкодування втрачених через агресію сум діятимуть до завершення такого відшкодування. Для щоденного кадрового маршруту це не підстава продовжувати воєнні спрощення після скасування воєнного стану.
Комунікація з працівником — частина документа, а не формальність
Сторони можуть за згодою визначити альтернативні способи створення, пересилання та зберігання кадрових документів і обрати доступний канал електронної комунікації. Запишіть цей канал у трудовому договорі, додатковій угоді або окремому погодженні: корпоративна пошта, визначений месенджер, електронний кабінет чи інший спосіб, який дозволяє встановити відправника, одержувача, зміст і дату.
Працівник і роботодавець зобов’язані підтримувати можливість зв’язку та не пізніше десяти календарних днів повідомляти про зміну контактних даних, у тому числі під час призупинення. Якщо сторона цього не зробила, повідомлення за останніми відомими контактами вважається належним. Практичний висновок для малого підприємства простий: ведіть реєстр контактів і доказів доставки поруч із кадровими наказами.
Типові помилки, які дорого виправляти
- Усне рішення без дати. Бухгалтер дізнається про переведення після закриття місяця і змушений перераховувати зарплату та звітність.
- Одна назва для різних відсутностей. Призупинення, простій, відпустка без збереження зарплати та прогул мають різні підстави й наслідки.
- Одностороннє призупинення «до кінця війни». Після набрання чинності 90-денною межею таке формулювання без погодженого продовження створює ризик незаконного ненарахування.
- Переведення без згоди для звичайної виробничої потреби. Воєнний виняток вимагає конкретної загрози та дотримання всіх установлених умов.
- Допуск до роботи до повідомлення ДПС. Воєнний стан не скасовує повідомлення про прийняття звичайного найманого працівника.
- Застаріла форма звітності. Після 1 серпня 2026 року слід використовувати оновлені форми й актуальний реліз облікової програми.
- Різні підстави у наказі та Д5. Формулювання причини звільнення має бути точним і послідовним у всіх документах.
- Відсутність доказу повідомлення. Скріншот без номера, дати й одержувача слабший за системний журнал доставки або електронний документ із підтвердженням.
Фінальний чек-лист перед проведенням у BAS
- Є законна підстава, а не лише управлінське побажання.
- Визначено, загальна це норма чи тимчасовий воєнний виняток.
- Заява, угода або повідомлення відповідає фактичному ініціатору.
- Наказ містить точну дату, умови роботи, оплату та потрібні реквізити.
- Працівника повідомлено погодженим способом, доказ збережено.
- Табельний код не спотворює причину роботи або відсутності.
- Нарахування відповідають табелю, а всі належні до події виплати враховано.
- Повідомлення до ДПС, Д1, 4ДФ і Д5 визначені за статусом роботодавця та видом події.
- Облікова програма підтримує форми, чинні на дату подання.
- Керівник і бухгалтер бачать однакову фінальну картку події.
Для малого підприємства надійний кадровий облік — це не кількість папок, а відсутність розриву між рішенням, документом і цифрою. Коли кожна подія проходить один маршрут, керівник розуміє її вартість і строк, працівник отримує належне повідомлення, а бухгалтер може без здогадок закрити табель, зарплату та звітність. Саме така дисципліна дозволяє користуватися воєнними нормами там, де вони справді потрібні, не перетворюючи тимчасове спрощення на постійний ризик.
