Кадровий облік і розрахунок заробітної плати: концепція підсистеми

Функції підсистеми можна умовно поділити на дві частини:

• Кадровий облік;

• Розрахунок заробітної плати.

Кадровий облік дає змогу вести облік кадрових переміщень у кожній організації, а саме оформлювати накази (документи про прийняття на роботу, про переведення, про звільнення) і формувати звітність (особові картки працівників, списки працівників із відображенням будь-якої кадрової інформації). У конфігурації ведення кадрового обліку є невід'ємною частиною розрахунку заробітної плати, оскільки кадрові документи містять дані, необхідні для подальшого розрахунку заробітної плати.

У межах системи розрахунку заробітної плати виконуються такі завдання:

• нарахування заробітної плати персоналу;

• регламентований законодавством розрахунок податків і внесків;

• підготовка платіжних документів про виплату грошових коштів працівникам і перерахування сум до бюджету та фондів;

• складання внутрішньої та регламентованої звітності про працю й заробітну плату;

• оформлення бухгалтерських проведень за підсумками розрахунку зарплати.

Для розрахунку заробітної плати конфігурація дає змогу користувачеві:

• вести необмежений список видів нарахувань і утримань та автоматично розраховувати такі види нарахувань і утримань працівникам:

  • за окладом (тарифом) залежно від відпрацьованого часу;

  • індексацію заробітку;

  • будь-які відсоткові надбавки й утримання;

• коригувати список нарахувань, що входять до бази оподаткування для розрахунку внесків.

Виплату зарплати здійснюють як готівковими коштами, так і шляхом перерахування зарплати на карткові рахунки працівників. Виплату зарплати готівковими коштами можна оформлювати за допомогою загальної платіжної відомості або автоматично сформувавши пачку видаткових касових ордерів за працівниками. Також суми заробітної плати можуть бути депоновані. Під час виплат працівникам є можливість автоматично сформувати пакет документів для перерахування до бюджету обов'язкових податків і внесків.

Для цілей формування регламентованої звітності ведеться облік фактів нарахування та сплати до бюджету ПДФО в розрізі працівників. Тобто є можливість правильно відобразити у звітності з ПДФО суму нарахувань за фактом виплати заробітної плати та суму перерахованого до бюджету податку в розрізі працівників.

Для зручності роботи користувача в конфігурації є механізми, що спрощують введення, аналіз і коригування кадрових даних і даних щодо розрахунку зарплати:

• Обробка "Помічник з обліку заробітної плати" (меню "Зарплата") — помічник, що показує хронологію дій, які потрібно виконати, і дає змогу створювати та коригувати документи — від прийняття працівника на роботу до складання проведень з обліку зарплати;

Рис.1. Помічник обліку

"Управління даними працівника" (меню "Зарплата") — інструмент управління інформацією про працівників, що дає змогу оперувати всіма даними вибраного працівника: вводити, переглядати та редагувати дані кадрового обліку й відомості щодо нарахувань та утримань.