Хронологічні механізми

Дата актуальності обліку

Захист періодів

Важливо!!!

Дата актуальності обліку

Механізм (див. рис. 1) створено для мінімізації розрахунків, які виконуються системою під час проведення документів протягом робочого періоду. Фактично завдяки такій обробці визначається дата, пізніше якої під час проведення документів за окремими розділами регламентованого обліку не виконується низка тривалих за часом розрахунків. У результаті з'являється можливість розподілу навантаження на обчислювальні ресурси підприємства — порівняно тривалі розрахунки можна виконувати тоді, коли в системі мінімізується кількість користувачів і зменшується пов'язане з ними навантаження на систему.

Рис.1. Дата актуальності обліку

Механізмом потрібно керувати в налаштуваннях програми на вкладці "Дата актуальності":

• механізм можна вимкнути — у цьому разі всі проводки створюватимуться одразу під час проведення документів,

• можна вказати необхідність інформування користувача під час проведення документів про неактуальність обліку.

Доступ до механізму здійснюється через меню "Сервіс - Керування датою актуальності обліку". Підтримуються:

• Оцінка МПЗ при вибутті — не виконується розрахунок собівартості списуваних ТМЦ у бухгалтерському та податковому обліку;

• Розрахунки з контрагентами — не виконується розрахунок сальдо заборгованостей (усі платежі йдуть в аванс, а утворена заборгованість не погашає наявну передоплату).

При цьому для коректного ведення обліку ці операції мають бути виконані до завершення робіт у конкретному періоді. Але, можливо, наприкінці періоду в якийсь зручний для розрахунків час. Наприклад, наприкінці дня, тижня, місяця. Під час перенесення дати актуальності вперед система видає запит на перепроведення документів за повною схемою за період зі старої до нової дати актуальності обліку.

Завдяки механізму можна встановити або загальну дату, або дві дати — для кожного з "обслуговуваних" розділів прикладного рішення. Також підтримується окреме зберігання цих параметрів за організаціями.

Захист періодів

У конфігурації є можливість встановлювати обмеження зміни даних раніше призначеної дати (далі "дата заборони"). Застосування цього механізму дозволяє захищати від змін ті періоди, за якими вже здано звітність, і інформація в яких уже не може змінюватися з плином часу. Фактично "1С:Підприємство" побудовано так, що всі дані зберігаються в межах єдиного інформаційного поля. З одного боку, це забезпечує пов'язаність даних та їх послідовність. Але з іншого боку, будь-які зміни заднім числом можуть негативно впливати не лише на самому коригованому періоді, а й на всіх періодах між виправлюваним і поточним. Для захисту від випадкових або навмисних помилок і створено цей механізм.

Рис.2. Захист періоду

Доступ до механізму здійснюється через меню "Сервіс - Керування користувачами та доступом - Дата заборони зміни даних". Перевірка обмеження зміни даних здійснюється для:

• усіх документів під час їх проведення або скасування цього проведення;

• наборів записів періодичних регістрів відомостей, із самостійним від таких реєстраторів порядком запису;

• наборів записів регістрів накопичення, у цьому разі перевірка здійснюється в абсолютно всіх випадках коригування записів регістрів, включно з програмним.

Для документів, які перевіряються, значенням є дата такого документа, а для наборів записів таким є період кожного із записів наданого набору. Коли встановлюється дата заборони, потрібно враховувати, що під вплив такого обмеження потрапляють дані, період дії яких обмежений кінцем попередньої дати щодо дати заборони. Іншими словами, наприклад, під час встановлення значення 01.01.2006, зміна даних буде допустимою лише починаючи з 02.01.2006 00:00:00.

Механізм не обмежує зміну елементів довідників. Таким чином, навіть за "закритого" періоду можна змінювати наповнення та зміст довідників типової конфігурації. Захист від такого роду змін можливий лише за допомогою механізму обмеження прав користувачів.

Є кілька варіантів для того, щоб встановити дату заборони змін:

• Загальна дата заборони змін. Тут встановлюється загальна дата заборони синхронно для всіх груп користувачів і організацій;

• Дата заборони за організаціями. Дозволяє встановити різні значення дат заборони для організацій, не розділяючи користувачів за групами/користувачами;

• Дата заборони користувачам/групам користувачів і організаціям. Дає можливість встановити різні значення дат заборони для організацій у розрізі їх користувачів і груп користувачів. У тому разі, коли користувач входить не до однієї групи користувачів, то як обмеження дати беруть мінімальну з дат, визначених для груп користувача.

Якщо використовувати механізм дати заборони зміни даних, коли ви намагаєтеся провести документ (новий або наявний непроведений) у періоді до дати заборони, то користувачеві показується повідомлення "Редагування даних цього періоду заборонено. Зміни не можуть бути записані... ". Аналогічне повідомлення показується, якщо буде спроба виконати скасування проведення (перепроведення) наявного документа до дати заборони.

Важливо!!!

Обмеження за датою заборони впливає на користувачів, яким доступна роль "Повні права" лише за спеціального налаштування програми (вкладка "Заборона зміни даних").