Концепція підсистеми "Бюджетування"

Завдання, що вирішуються за допомогою підсистеми

Альтернативні варіанти вирішення завдань формування бюджетів

Фінансовий аналіз

Доцільність використання підсистеми для вирішення інших завдань

Формування бюджетів

Управлінський і фінансовий аналіз статей бюджету та фактичних даних

Вирішення інших завдань у підсистемі "Бюджетування"

Завдання, що вирішуються за допомогою підсистеми

Основними завданнями, що вирішуються за допомогою підсистеми "Бюджетування", є:

• формування основних бюджетів підприємства, контроль за їх виконанням;
• управлінський і фінансовий аналіз сформованих бюджетів, а також фактичної діяльності підприємства.

Однак універсальність механізмів підсистеми дає змогу за її допомогою вирішувати дуже широке коло завдань планування та аналізу, наприклад:

• ведення управлінського обліку діяльності підприємства на бухгалтерському плані рахунків;
• формування й аналіз виконання матеріальних планів;
• розподіл витрат підприємства за даними управлінського обліку;
• розрахунок попередньої собівартості готової продукції та напівфабрикатів;

тощо.

Альтернативні варіанти вирішення завдань формування бюджетів

Підсистема дає змогу побудувати бюджети різних видів вручну або шляхом автоматизованого розрахунку, а також контролювати виконання бюджетів. Однак якщо завдання фінансового планування на підприємстві досить прості, можуть бути запропоновані альтернативні варіанти.

Бюджет руху грошових коштів може бути побудований за допомогою механізму "План руху грошових коштів". Перевагою побудови бюджету за допомогою механізму "План руху грошових коштів" є спрощення роботи завдяки використанню спеціалізованих, частково вже налаштованих джерел планування, можливість більш детальної деталізації взаєморозрахунків. Перевагою побудови бюджету за допомогою підсистеми бюджетування є можливість використання практично необмеженого переліку джерел планування, можливість обмежувати витрачання грошових коштів відповідно до статей бюджету.

Дуже простий бюджет доходів і витрат торговельного підприємства може бути побудований за допомогою підсистеми матеріального планування, заповненням документів "План продажів" і "План закупівель". Однак при цьому доведеться вручну заповнювати суми витрат за всіма статтями бюджету, крім собівартості товарів. Як правило, бюджет доходів і витрат формується за допомогою підсистеми бюджетування.

Фінансовий аналіз

Звіт "Рапорт керівнику" та його розшифровки дають змогу отримати уявлення про фінансовий стан підприємства без використання підсистеми "Бюджетування". Однак повноцінний фінансовий аналіз можливий лише з використанням звітів "Фінансовий аналіз даних бюджетування" і "Фінансовий розрахунок" підсистеми "Бюджетування".

Доцільність використання підсистеми для вирішення інших завдань

Практично завдяки універсальності підсистеми за її допомогою можна вирішувати будь-які завдання планування, обліку та аналізу. Але для ефективного використання підсистеми потрібне добре знання її механізмів; налаштування довідників підсистеми; чітке розуміння того, що за зміни умов діяльності буде потрібне її переналаштування.

Тому рекомендується застосовувати підсистему "Бюджетування" для вирішення лише тих завдань, які не можуть бути вирішені за допомогою спеціалізованих підсистем конфігурації.

Розглянемо приклади вирішення таких завдань.

ПРИКЛАД. План виробництва підприємства формується таким чином, щоб забезпечити максимальне завантаження виробничих потужностей.

Ця стратегія планування не є типовою, тому не реалізована в "Помічнику планування". Такий план виробництва може бути реалізований за допомогою механізмів бюджетування.

У розглянутому прикладі формується план виробництва продукції одного виду (диван для відпочинку) виходячи з місячного фонду робочого часу дільниці складання диванів і норми часу виготовлення однієї одиниці продукції на цій дільниці.

Місячний фонд робочого часу дільниці складання диванів визначається за даними регістру відомостей "Доступність ключових ресурсів підприємства" за ключовим ресурсом "Праця" і за тим самим сценарієм, за яким формується план. Норма часу вводиться вручну й дорівнює 8 год. Автоматичне визначення норми часу виходячи з технологічної карти або відомостей про виробничі потужності можливе, однак у цьому прикладі не розглядається, оскільки планування виробництва таким способом є ефективним у разі, якщо номенклатура готової продукції на підприємстві невелика або однотипна; у такому разі норми часу виготовлення на ключових робочих центрах простіше ввести вручну.

Отже, запланована кількість продукції визначається як обсяг доступності ключових ресурсів підприємства / 8.

ПРИКЛАД. Потрібно розподілити комерційні витрати торговельного підприємства між підрозділами пропорційно до оборотів їх продажів.

Фактичні комерційні витрати періоду визначаються за даними регістру накопичення "Витрати" за статтями витрат, що мають характер "Комерційні витрати". Для їх розподілу використовується профіль розподілу "Продажі за ЦФВ"; за цим профілем розподіл здійснюється пропорційно до обсягу фактичних продажів кожного підрозділу (ЦФВ) за той самий період.

Для розподілу фактичних витрат використовується документ "Розрахунок за моделлю бюджетування", який призначений для планування і в якому тому обов'язково зазначення сценарію. У документі використовується сценарій, спеціально створений для розподілу фактичних даних.

ПРИКЛАД. Попередня собівартість продукції, що виробляється, визначається як фактична сума прямих витрат і планова сума непрямих витрат.

Фактична сума прямих витрат на весь обсяг випуску кожного виду продукції за період визначається за даними регістру накопичення "Витрати на випуск продукції" за цим видом продукції. Планова сума непрямих витрат на одиницю кожного виду продукції визначається за регістром відомостей "Планова собівартість"; визначається сумарна планова собівартість за цим видом продукції за всіма статтями витрат, крім статей, що мають характер "виробничі". Обсяг випуску кожного виду продукції за період визначається за даними регістру накопичення "Випуск продукції" за цим видом продукції.

Таким чином попередня собівартість випуску продукції визначається за формулою:

Як і в попередньому прикладі, у документі використовується сценарій, спеціально створений для розподілу фактичних даних.

Формування бюджетів

Підсистема "Бюджетування" дає змогу формувати необмежену кількість бюджетів на будь-які періоди. Усі бюджети, незалежно від виду бюджету, формуються за однаковими принципами:

• автоматизований розрахунок за попередньо налаштованими джерелами даних. Як джерела даних можуть виступати всі без винятку регістри системи, обороти за будь-яким із планів рахунків (бухгалтерський, податковий, МСФЗ, бюджетування);
• ручне введення бюджетних транзакцій;
• комбіноване заповнення. Наприклад, суми бюджету за деякими статтями розраховуються, а за деякими вводяться вручну; або сума за статтею бюджету вноситься вручну й автоматично розподіляється за ЦФВ або проєктами;
• автоматичне формування бюджетних транзакцій за залежними статтями бюджету за ручного або автоматизованого формування оборотів за впливовими статтями.

Управлінський і фінансовий аналіз статей бюджету та фактичних даних

Підсистема дає змогу проводити управлінський і фінансовий аналіз даних бюджету та фактичних даних за допомогою одних і тих самих звітів.

Аналіз даних бюджету можливий відразу ж після формування бюджету.

Для аналізу фактичних даних, а також порівняльного аналізу даних бюджету та фактичних даних необхідно визначити, якій статті бюджету відповідають фактичні дані за кожним із розділів обліку. Після цього фактичні дані транслюються до підсистеми "Бюджетування" і можуть бути проаналізовані за допомогою звітів цієї підсистеми.

Вирішення інших завдань у підсистемі "Бюджетування"

Для вирішення специфічних завдань планування й аналізу можуть бути використані ті самі механізми:

• автоматизований розрахунок сум і кількостей за статтями бюджетів;
• трансляція фактичних даних до підсистеми "Бюджетування";
• фінансовий аналіз даних бюджету та фактичних даних.