Трансляція фактичних оборотів за статтями до підсистеми "Бюджетування"
Для план-фактного аналізу виконання бюджетів недостатньо відображення здійснених господарських операцій у підсистемах обліку фактичних даних. Фактичні дані мають бути відображені також у підсистемі "Бюджетування", для них мають бути визначені обов'язкові, а в разі потреби й необов'язкові аналітики бюджетування.
Для план-фактного аналізу виконання бюджетів недостатньо відображення здійснених господарських операцій у підсистемах обліку фактичних даних. Фактичні дані мають бути відображені також у підсистемі "Бюджетування", для них мають бути визначені обов'язкові, а в разі потреби й необов'язкові аналітики бюджетування. Облік фактичних даних у підсистемі "Бюджетування" завжди ведеться в межах порожнього сценарію; до обов'язкових аналітик фактичних даних належать стаття оборотів, період, а також для статей оборотів, за якими ведеться сумовий облік, — валюта.
Для даних фінансового планування періодичність визначається сценарієм. Для фактичних даних сценарій не зазначається. Фактичні дані можуть бути зіставлені з даними бюджету, сформованими в межах сценарію будь-якої періодичності, тому для фактичних даних у підсистемі бюджетування підтримується мінімальна з можливих для сценаріїв періодичність — день.
Фактичні дані вносяться до підсистеми за допомогою документа "Облік фактичних даних за бюджетами". Цей документ може бути заповнений вручну даними, отриманими зі звітів облікових підсистем. Однак штатним режимом є автоматичне заповнення документа. Для можливості автоматичного заповнення оборотів за статтею бюджету необхідно задати для цієї статті джерела для отримання фактичних даних. Такі джерела налаштовуються за розділами обліку, до яких належать дані, що транслюються до підсистеми. Під час налаштування джерела слід визначити необов'язкові виміри бюджетування, у розрізі яких мають транслюватися фактичні дані, і налаштувати зв'язок із цими вимірами бюджетування.
Незалежно від меж відбору даних, установлених для джерела, обороти фактичних даних формуватимуться за той період, який зазначено в документі "Облік фактичних даних за бюджетом"
Такий розрахунок фактичних даних дає змогу використовувати одне й те саме джерело для розрахунку планових і фактичних даних підсистеми бюджетування.
ПРИКЛАД: Для планування витрат на переробку сировини сторонніми переробниками було налаштовано джерело даних. Витрати за статтею планувалися виходячи з фактичних даних минулого місяця.
Це джерело використовується для формування бюджету доходів і витрат за статтею "Витрати на переробку" за допомогою документів "Розрахунок за моделлю бюджетування". Оскільки для джерела зазначено період зміщення, під час автоматичного розрахунку планові дані заповнюватимуться фактичними даними місяця, що передує періоду розрахунку. Це саме джерело може бути зазначене для статті оборотів як джерело для отримання фактичних даних, під час автоматичного заповнення документа "Облік фактичних даних за бюджетом" буде визначено фактичні дані за період розрахунку.
Для отримання кількісних і сумових оборотів за однією й тією самою статтею завжди використовується одне й те саме джерело даних. Однак показники джерела при цьому, як правило, використовуються різні. Тому для статті оборотів, крім найменування джерела, мають бути зазначені показники джерела для розрахунку суми й кількості. Крім того, і для суми, і для кількості зазначається коефіцієнт перерахунку показника джерела: сума й кількість обороту під час автоматизованого заповнення будуть визначені як значення показника джерела, помножене на відповідний коефіцієнт.
Для суми також зазначається спосіб визначення валюти залишку. Залишки можуть вводитися у валюті управлінського або регламентованого обліку, в основній валюті статті оборотів або у валюті джерела.
Для отримання під час розрахунку коректних оборотів необхідно дотримуватися правил:
- якщо показник джерела містить дані у фіксованій валюті, то для статті оборотів потрібно визначати залишок у тій самій валюті: валюті управлінського або регламентованого обліку чи в основній валюті статті;
- якщо показник джерела містить дані у валюті, що визначається вимірами джерела, то для статті оборотів потрібно визначати залишок у валюті джерела; для цього в джерелі має бути налаштований зв'язок із виміром бюджетування "валюта".
ПРИКЛАД: Фактичні обороти за статтею "Собівартість товарів" можуть бути розраховані виходячи з даних регістру накопичення "Продажі собівартість". Облік собівартості товарів у цьому регістрі завжди ведеться у валюті управлінського обліку. Це означає, що для статті оборотів як валюту фактичних даних має бути зазначено валюту управлінського обліку.
ПРИКЛАД: Фактичні обороти за статтею "Безготівкові платежі: постачальники" можуть бути розраховані виходячи з даних регістру накопичення "Грошові кошти". Облік грошових коштів у цьому регістрі ведеться паралельно у валюті управлінського обліку та у валюті банківського рахунку. Це означає, що для можливості обліку фактичних даних окремо в різних валютах потрібно вибрати показник джерела "Сума" (тобто сума у валюті банківського рахунку) і валюту джерела даних.
Документ "Облік фактичних даних за бюджетами" автоматично заповнюється фактичними оборотами за однією вибраною статтею оборотів або за всіма статтями оборотів, для яких зазначено джерела для отримання фактичних даних, за одним або за всіма ЦФВ.
Під час проведення документа формуються обороти за статтями й аналітиками бюджетування, зазначеними в документі, та проведення за рахунками плану рахунків бюджетування, що відповідають сформованим оборотам. Рахунки за дебетом і кредитом проведень визначаються шаблонами, заданими для статей оборотів; субконто визначаються аналітиками сформованих оборотів бюджету.
Обороти за залежними статтями під час проведення документа не формуються. Для обліку фактичних даних до підсистеми слід транслювати дані за всіма статтями оборотів.
