Оформлення повернення залишку невитрачених грошових коштів підзвітною особою

Авансовий звіт повинен оформлятися згідно з Наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання зазначеного Звіту".

У п. 2 Порядку складання Звіту зазначено:
«За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок податкового агента платника податку, що їх надав, до або під час подання зазначеного звіту».

У конфігурації "Управління торгівлею для України", редакція 2.3 повернення залишку невикористаних грошових коштів підзвітною особою оформляється за допомогою документа "Прибутковий касовий ордер" із встановленим видом операції "Повернення грошових коштів підзвітною особою".

Розглянемо оформлення цієї торгової операції на конкретному прикладі. Приклад, наведений у цьому розділі, моделювався в конфігурації «Управління торгівлею для України», редакція 2.3, версія 2.3.3.4. Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2, версія 1.2.7.8.

Приклад. Підзвітній особі було видано грошові кошти на закупівлю кондитерських виробів: 10.12.2008 у розмірі 100 гривень і 11.12.2008 у розмірі 200 гривень. Підзвітна особа закупила кондитерських виробів на суму 120 гривень. Залишок грошових коштів у розмірі 180 гривень було повернуто до каси.

Видача грошових коштів підзвітній особі оформляється за допомогою документа "Видатковий касовий ордер" із встановленим видом операції "Видача грошових коштів підзвітній особі".

Після закупівлі кондитерських виробів підзвітна особа оформляє авансовий звіт. В авансовому звіті зазначається, на що були витрачені видані їй грошові кошти.

Порядок заповнення авансового звіту повинен бути таким:

1. На вкладці "Аванси" за допомогою кнопки "Заповнити" - "Заповнити за залишками" автоматично заповнюється список тих видаткових ордерів, за якими підзвітній особі було видано грошові кошти, за які вона ще не відзвітувала (не оформила авансовий звіт)
2. На вкладках "Товари", "Тара", "Оплата", "Інше" заповнюється інформація про те, на що були витрачені грошові кошти.

У наведеному прикладі грошові кошти були витрачені на закупівлю кондитерських виробів, тому заповнюється інформація на вкладці "Товари".

• Після того, як заповнено інформацію на вкладці "Товари", повертаємося на вкладку "Аванси" і заповнюємо інформацію про витрачені грошові кошти (графа "Витрачено"). Розподіл витрачених грошових коштів проводиться автоматично при натисканні на кнопку "Розподілити суму за ВКО". У конкретному прикладі були повністю витрачені суми за першим ВКО та частково витрачені суми за другим ВКО.

Повернення невитрачених грошових коштів оформляється документом "Прибутковий касовий ордер" із встановленим видом операції "Повернення грошових коштів підзвітною особою".

У полі "Документ" потрібно зазначити той документ "Видатковий касовий ордер", за яким здійснюється повернення грошових коштів, при цьому сума залишку, що повертається, буде заповнена автоматично (поле Сума, грн.).

Повну інформацію про взаєморозрахунки з підзвітною особою можна переглянути у звіті "Відомість за взаєморозрахунками з підзвітними особами".

У звіті встановлюємо такий порядок групування "Підзвітна особа" - "Розрахунковий документ". Для того, щоб у звіті відображалася інформація про повернені підзвітною особою грошові кошти, на вкладці "Додаткові поля" встановлюємо групування – "Документ руху (реєстратор)".