Оперативне планування руху грошових коштів.
Зазначення запланованої дати оплати в замовленнях постачальникам і замовленнях покупців. Затвердження заявок на витрачання коштів. Затвердження запланованих надходжень грошових коштів. Включення затверджених «Заявок на витрачання коштів» і «Запланованих надходжень грошових коштів» до платіжного календаря. Введення неоплачених платіжних документів. Формування платіжного календаря.
Зазначення запланованої дати оплати в замовленнях постачальникам і замовленнях покупців
Затвердження заявок на витрачання коштів
Затвердження запланованих надходжень грошових коштів
Введення неоплачених платіжних документів
Формування платіжного календаря
Функціональність конфігурації "Управління торгівлею для України" дає змогу не лише відображати в обліку здійснені операції руху грошових коштів, а й планувати такі операції заздалегідь. Така можливість дає змогу ефективніше розпоряджатися грошовими коштами підприємства, не допускати дефіциту грошових коштів і підвищувати фінансову дисципліну.
Оперативне планування РГК можна здійснювати різними способами, що не виключають один одного. Розглянемо ці способи у порядку підвищення достовірності планування:
- зазначення запланованої дати оплати в Замовленнях постачальникам і Замовленнях покупців;
- затвердження Заявок на витрачання коштів і Запланованих надходжень грошових коштів;
- включення затверджених Заявок на витрачання коштів і Запланованих надходжень грошових коштів до платіжного календаря;
- введення неоплачених платіжних документів.
Наведені в розділі приклади моделювалися на конфігурації "Управління торгівлею для України", редакція 2.3, версія 2.3.2.6.
Зазначення запланованої дати оплати в замовленнях постачальникам і замовленнях покупців
Якщо в момент оформлення або погодження "Замовлення постачальнику" відома запланована дата оплати замовлення, її можна внести до системи. При цьому слід пам’ятати, що зазначення дати оплати не призведе до резервування грошових коштів. Зазначення дати оплати лише дасть змогу побудувати графік вихідних платежів.
Дата оплати зазначається в "Замовленні постачальника" у полі "Оплата". Крім того, бажано зазначити в полі "Б/рахунок, каса" банківський рахунок (касу), з якого планується здійснювати оплату.
Якщо дата оплати погоджується з постачальником уже після прийняття ним замовлення, потрібно зайти до вже наявного документа "Замовлення постачальнику" і зазначити в ньому дату оплати.
Аналогічно, якщо в момент приймання замовлення від покупця погоджується дата його оплати, у документі "Замовлення покупця" можна заповнити поля "Оплата" і "Б/рахунок, каса". Якщо дата оплати погоджується з покупцем пізніше, то ці поля потрібно заповнити у вже проведеному документі "Замовлення покупця". Зазначення передбачуваної дати оплати в "Замовленні покупця" дасть змогу побудувати графік вхідних платежів.
Графік запланованих вхідних і вихідних платежів, що включає, зокрема, оплати за "Замовленнями покупців" і "Замовленнями постачальникам", можна отримати, сформувавши звіт "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)".
Затвердження заявок на витрачання коштів
Для планування витрачання грошових коштів і контролю за таким витрачанням призначений документ "Заявка на витрачання коштів".
Заявка подається до фінансової служби підприємства, наприклад, у таких випадках:
- менеджером, відповідальним за закупівлю товарів – на оплату постачальнику;
- бухгалтером – на сплату податку;
- начальником відділу – на видачу грошей під звіт його співробітнику.
Операцію (мету) запланованої оплати обов’язково потрібно вибрати в документі. Крім того, необхідно зазначити потрібну форму оплати, суму й валюту платежу. Бажано також зазначити передбачувану "Дату витрачання" і "Рахунок/Касу", з якої планується виплата.
Заявку на витрачання коштів має затвердити фінансовий директор (співробітник фінансової служби). Затвердженою вважається проведена "Заявка на витрачання коштів".
Будь-яка проведена заявка вважається затвердженою, і за нею можуть бути видані (перераховані) гроші. Для Заявки може бути зазначено "Стан" (Підготовлено, Затверджено, Відкладено, Відхилено). Стан заявки використовується для аналізу роботи фінансової служби, але не впливає на подальшу роботу із заявкою.
Щоб відхилити заявку, потрібно ввести документ "Закриття заявок на витрачання коштів". Закрита заявка вважається відхиленою, і за нею не можуть бути видані (перераховані) гроші.
Грошові кошти, необхідні для виконання заявки, можна зарезервувати в касі (на банківському рахунку) або розмістити в майбутніх надходженнях грошових коштів. Механізм резервування та розміщення грошових коштів дуже схожий на резервування (розміщення) товарів. Резервування грошових коштів можна провести вручну, для цього потрібно заповнити таблицю на вкладці "Розміщення", зазначивши місця зберігання коштів (каси, банківські рахунки, заплановані надходження грошових коштів) і суми зарезервованих коштів. Резервування можна провести в автоматизованому режимі. Для цього потрібно встановити прапорці "Автоматичне резервування" (для резервування під Заявку наявних на підприємстві коштів) і "Автоматичне розміщення" (для розміщення Заявки в запланованих надходженнях коштів), а потім натиснути кнопку "Заповнити/Заповнити та провести".
На підставі затвердженої заявки грошові кошти можуть бути видані з каси або перераховані з банківського рахунку. У системі для цього потрібно ввести документ "Видатковий касовий ордер" або "Платіжне доручення вихідне" на підставі "Заявки на витрачання коштів".
Якщо грошові кошти видаються (перераховуються) у межах заявки, у документі "Видатковий касовий ордер" або "Платіжне доручення вихідне" обов’язково має бути зазначена "Заявка". Інакше Заявка вважатиметься невиконаною.
Для посилення контролю за витрачанням коштів можна заборонити касиру видавати, а бухгалтеру перераховувати грошові кошти без затвердженої заявки або в сумі, що перевищує суму заявки. Для цього потрібно в "Налаштуваннях додаткових прав користувачів" у групі "Документи" зняти прапорець "Дозволити проведення платежу без заявки".
Заборона на проведення платежу без заявки контролюється лише під час оперативного проведення документа. Щоб дійсно не дати можливості касиру видавати грошові кошти без заявки, потрібно також заборонити йому неоперативне проведення документа "Видатковий касовий ордер".
Якщо витрачання безготівкових грошових коштів відображається тоді, коли отримано банківську виписку, то таке витрачання має бути відображено повністю, незалежно від того, чи були грошові кошти перераховані за заявкою або без неї. У такому разі бухгалтеру слід дозволити проведення платежу без заявки.
Затвердження запланованих надходжень грошових коштів
Якщо ймовірність надходження коштів досить висока й можна планувати подальше витрачання цих коштів (наприклад, клієнт надіслав копію платіжного доручення факсом), то така операція оформляється документом "Заплановане надходження грошових коштів".
Якщо в "Замовленні покупця" зазначити дату передбачуваної оплати, то це означає лише те, що можна буде побудувати графік вхідних платежів. Якщо ж на підставі цього документа ввести "Заплановане надходження грошових коштів" з тією самою датою, то можна буде під час затвердження "Заявки на витрачання коштів" розміщувати її в "Запланованому надходженні", тобто вважати заявку забезпеченою ще не отриманими грошима.
Планувати можна не лише надходження грошових коштів від клієнта (покупця), а й надходження грошових коштів за кредитами та позиками, надходження роздрібної виручки від магазинів, повернення грошових коштів від постачальника тощо.
Так само, як "Заявка на витрачання коштів", "Заплановане надходження грошових коштів" вважається затвердженим незалежно від значення реквізиту "Стан". Щоб скасувати "Заплановане надходження грошових коштів", потрібно ввести документ "Закриття запланованих надходжень грошових коштів".
Якщо грошові кошти надходять у межах "Запланованого надходження грошових коштів", у документі надходження обов’язково має бути заповнений реквізит "Дата надходження". Інакше вважатиметься, що гроші за "Запланованим надходженням грошових коштів" насправді не надійшли.
Включення затверджених «Заявок на витрачання коштів» і «Запланованих надходжень грошових коштів» до платіжного календаря
Включення "Заявки на витрачання коштів" до платіжного календаря означає, що заявку не лише затверджено, а й взято під контроль фінансовою службою підприємства. Фінансова служба не лише стежитиме за виконанням заявки, а й забезпечуватиме своєчасне надходження до каси (на банківський рахунок) грошей, необхідних для виконання заявки.
Якщо Заявку подано для оплати в межах "Замовлення постачальнику", затверджено та включено до платіжного календаря, то таке замовлення вважається оплаченим. Це видно у звіті "Аналіз замовлення постачальнику". Такий підхід пояснюється тим, що менеджер із закупівель, який подав заявку на оплату постачальнику та отримав інформацію про те, що заявку включено до платіжного календаря, може не стежити за виконанням заявки, оскільки вся відповідальність за її виконання покладається на фінансову службу. Таким чином, з погляду менеджера із закупівель "Замовлення постачальнику" оплачено.
Так само включення "Запланованого надходження грошових коштів" до платіжного календаря означає, що фінансова служба впевнена в тому, що грошові кошти будуть перераховані (передані) платником. Якщо ці кошти не будуть отримані вчасно, це означатиме, що їх не перераховано банком або не доставлено кур’єром, але сам факт оплати не ставиться під сумнів.
Якщо "Заплановане надходження" проведено в межах "Замовлення покупця" та включено до платіжного календаря, то таке замовлення вважається оплаченим покупцем. Товари в межах такого замовлення можуть бути відвантажені, навіть якщо договором передбачено 100%-ву передоплату й гроші фактично не надійшли. Такий підхід пояснюється саме тим, що включення "Запланованого отримання грошових коштів" до платіжного календаря означає повну довіру до покупця; ненадходження від нього грошових коштів у зазначений строк може пояснюватися лише незалежними від нього причинами й не повинно впливати на відносини з ним.
Включення "Заявки на витрачання коштів" і "Запланованого надходження грошових коштів" до платіжного календаря – рішення, що приймається індивідуально для кожного документа. Для включення документа до платіжного календаря потрібно в документі встановити прапорець "Включати до платіжного календаря".
Введення неоплачених платіжних документів
У всіх документах фактичного руху готівкових і безготівкових грошових коштів є прапорець "Оплачено". Це означає, що такі документи можуть бути введені до системи до того, як відбулося фактичне надходження/витрачання грошових коштів. Введення неоплачених платіжних документів означає, що рух грошових коштів відбудеться абсолютно точно.
Розглянемо кілька прикладів, коли введення ще неоплачених платіжних документів є доцільним. "Платіжні доручення вихідні" можуть формуватися в системі в той момент, коли вони надсилаються до банку. Така схема роботи має такі переваги:
- платіжні доручення можуть бути введені на підставі "Замовлень постачальнику" або "Надходжень товарів і послуг" і заповнені автоматично;
- після введення до системи платіжних доручень фінансовий директор сьогодні зможе досить точно визначити, на який мінімальний залишок грошових коштів (без урахування надходжень) на розрахункових рахунках він може розраховувати завтра;
- після отримання банківської виписки за допомогою обробки "Виписка банку" можна проконтролювати, чи всі платіжні доручення оплачені банком.
Неоплачене "Платіжне доручення вхідне" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: покупець, договором з яким передбачено передоплату, повідомляє менеджеру з продажу про те, що перерахував гроші, і на підтвердження своїх слів надає платіжне доручення або його копію. Якщо менеджер з продажу ухвалив рішення відвантажувати товар, він реєструє інформацію про платіжне доручення, але прапорець "Оплачено" не встановлює.
Неоплачений "Прибутковий касовий ордер" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: покупець робить замовлення менеджеру з продажу; менеджер з продажу виписує прибутковий касовий ордер і вручає його покупцю; покупець здійснює оплату до каси. У такому разі менеджер з продажу формує "Прибутковий касовий ордер", а касир лише ставить у ньому позначку про оплату. Якщо касир працює з касою ККМ, підключеною в режимі "Фіскальний реєстратор", то позначка про оплату буде встановлена автоматично під час пробиття чека на касі ККМ.
Неоплачене "Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів" має сенс реєструвати в системі в такій ситуації: співробітник фінансової служби, який видав розпорядження про переміщення грошей, формує документ. Касир каси-одержувача в момент отримання грошей ставить позначку про оплату.
Формування платіжного календаря
За допомогою звітів "Платіжний календар" і "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)" можна отримати прогноз руху грошових коштів по підприємству за вибраний період, визначити, у які моменти може виникнути дефіцит грошових коштів.
Звіти "Платіжний календар" і "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)" не має сенсу формувати за періоди, у яких уже відбулися фактичні рухи грошових коштів. Для отримання достовірної інформації необхідно визначати дату початку звіту не раніше, ніж сьогоднішня дата.
Під час прогнозування руху грошових коштів у звіті "Платіжний календар" враховуються:
- неоплачені вхідні документи: планується надходження за неоплаченими документами "Платіжне доручення вихідне", "Прибутковий касовий ордер"; планується надходження до каси-одержувача (на рахунок-одержувача) за неоплаченими документами переміщення грошових коштів;
- документи планування надходження: планується надходження за документами "Заплановане надходження грошових коштів", включеними до платіжного календаря
- неоплачені вихідні документи: планується витрачання за неоплаченими документами "Платіжне доручення вхідне", "Видатковий касовий ордер"; планується витрачання з каси-відправника (з рахунку-відправника) за неоплаченими документами переміщення грошових коштів;
- заявки на витрачання коштів: планується витрачання за документами "Заявки на витрачання коштів", включеними до платіжного календаря.
Таким чином, до звіту "Платіжний календар" потрапляють найбільш імовірні заплановані рухи грошових коштів: неоплачені, але підтверджені документально платіжні документи, а також "Заплановані надходження грошових коштів" і "Заявки на витрачання коштів", включені до платіжного календаря.
Це також означає, що з погляду відображення в платіжному календарі такі документи рівнозначні. Наприклад, якщо в межах "Заявки на витрачання коштів" ввести неоплачене "Платіжне доручення вихідне", прогнозована сума залишку на розрахунковому рахунку не зміниться.
У звіті можна встановити додаткове групування за статтями руху грошових коштів і за контрагентами, що дає змогу детальніше проаналізувати витрачання й надходження грошових коштів.
Під час прогнозування руху грошових коштів у звіті "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)" враховуються ті самі документи, а також:
- замовлення покупців: планується надходження за документами "Замовлення покупців", у яких проставлено дату оплати та в межах яких не введено документи "Заплановане надходження грошових коштів", включені до платіжного календаря;
- замовлення постачальникам: планується витрачання за документами "Замовлення постачальникам", у яких проставлено дату оплати та в межах яких не введено документи "Заявка на витрачання коштів", включені до платіжного календаря.
