Організація складського ордерного обліку

Загальні положення

Надходження товарів з використанням прибуткових ордерів

Приклад

Вибуття товарів з використанням видаткових ордерів

Приклад

Переміщення товарів між складами з використанням ордерів

Аналіз інформації

Наведені в статті рекомендації моделювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2, та актуальні для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3 і «Управління торгівлею для України», редакція 2.3.

У статті описано методику організації складського ордерного обліку на підприємстві:

• Загальні положення.
• Надходження товарів з використанням прибуткових ордерів.
• Вибуття товарів з використанням видаткових ордерів.
• Переміщення товарів між складами з використанням ордерів.
• Аналіз інформації.

Загальні положення

Організація складського обліку з використанням ордерів дає змогу в різні моменти часу фіксувати в інформаційній базі рухи товарів у їх кількісному вираженні та відображати ці рухи в сумовому вираженні.

Ордер – це документ, яким відображають рухи товарів по складу в кількісному вираженні. Ордери на товари оформляються комірниками на складах. У цих документах обов'язково зазначаються склад, найменування товару та його кількість.

Ордери використовуються для оперативного обліку в управлінському обліку фактів надходження та вибуття товарів.

Документи, що відображають рухи в сумовому вираженні, – це фінансові документи, до них належать, наприклад, «Надходження товарів і послуг», «Реалізація товарів і послуг» та інші. На їх підставі здійснюється вартісна оцінка ТМЦ, що надійшли та вибули.

Використання ордерного документообігу під час відображення операцій надходження та вибуття товарів дає змогу вирішувати такі завдання:

• оперативність і точність обліку товарного надходження та вибуття за територіальної віддаленості відділів, що оформляють товарні документи, від складів;
• можливість відобразити одним фінансовим документом усю номенклатуру угоди, при тому що реальні надходження та відвантаження можуть виконуватися частинами, у різний час або з різних складів;
• можливість відстрочити видачу товарів і продукції, оформлених фінансовим документом, до моменту надходження оплати від покупця;
• можливість зарезервувати товар і продукцію, оформлені фінансовим документом з видом реалізації «За ордером», до моменту прибуття покупця на склад;
• можливість зазначення серій номенклатури в момент видачі зі складу, а не в момент виписування накладної в обліковому відділі тощо.

Правила оформлення фінансових документів залежать від того, чи було раніше оформлено надходження запасів на склад ордером, чи це безордерна поставка.

Крім того, важливо – з яким видом операції зареєстровано ордер.

Правила відповідності ордера та фінансового документа такі:

• За хронологією формування.

Під час надходження ТМЦ обов'язково спочатку оформлюється прибутковий ордер на товари, а потім фінансовий документ.

Під час реалізації ТМЦ обов'язково спочатку оформлюється фінансовий документ, а потім видатковий ордер на товари.

• За видом операції. Вид операції ордера на товари жорстко й однозначно визначає вид фінансового документа.
• За обліковими параметрами документів. Мають збігатися склад, найменування номенклатури та характеристики із серіями (якщо такий облік ведеться), а також кількість номенклатури.
• За посиланням. У фінансовому документі обов'язково має бути встановлено вид надходження або реалізації «За ордером» і наведено посилання на вихідний ордер у шапці документа або в табличній частині, якщо вихідних ордерів кілька.

Рисунок 1 – налаштування параметрів обліку на вкладці «Загальні»

Надходження товарів з використанням прибуткових ордерів

У конфігурації не передбачено будь-яких обмежень щодо кількості введених документів у зв'язці «Ордер – Фінансовий документ».

Одним ордером можна оприбуткувати ТМЦ, що надійшли за кількома прибутковими накладними.

Водночас ТМЦ, оформлені однією прибутковою накладною, можуть надходити частинами за кількома ордерами, зокрема на різні склади.

Приклад

На підприємстві використовують ордерну схему складського обліку. Комірник спочатку оформляє надходження товарів на склад, після чого менеджер оформляє документ надходження.

• Реєстрація факту надходження товарів на склад виконується за допомогою документа «Прибутковий ордер на товари» (Рис. 2).

• Документ може бути оформлено під час приймання товарів за такими видами операції:

  • Від постачальника. У цьому разі в документі фіксується факт надходження товарів від постачальника до моменту оформлення фінансових документів надходження. При цьому документ може бути оформлено без зазначення контрагента-постачальника.
  • Від покупця. У цьому разі в документі фіксується факт повернення товарів покупцем до моменту оформлення фінансових документів повернення. При цьому документ може бути оформлено без зазначення контрагента-покупця.
  • Від підзвітної особи. У цьому разі в документі фіксується факт надходження товарів від підзвітної особи до моменту оформлення авансового звіту.
  • Переміщення. У цьому разі в документі фіксується факт надходження товарів на склад-одержувач.
  
  Рисунок 2 – документ «Прибутковий ордер на товари» з видом операції «Від постачальника»

  У всіх випадках, крім операції переміщення, документ може бути оформлено з правом продажу товарів або без права продажу товарів. Це право регулюється встановленням прапорця «Без права продажу» у шапці документа.

  • Якщо прапорець «Без права продажу» не встановлено, товари, що надійшли за прибутковим ордером, можуть бути продані оптом або вроздріб, а також передані в переробку до оформлення фінансових документів.
  • Якщо прапорець «Без права продажу» встановлено, товари, що надійшли за прибутковим ордером, можуть бути продані лише після того, як на підставі прибуткового ордера буде оформлено один із фінансових документів: «Надходження товарів і послуг», «Повернення товарів від покупця» або «Авансовий звіт».
    
    
• Реєстрація інформації про вартість товарів і суму взаєморозрахунків із контрагентом-постачальником виконується документом «Надходження товарів і послуг» з видом надходження «За ордером» (Рис. 3).

• Документ може бути введено до інформаційної бази як з використанням механізму «Введення на підставі», так і у вигляді самостійного документа.

  
  Рисунок 3 – документ «Надходження товарів і послуг»

  Якщо документ «Надходження товарів і послуг» формується без використання механізму «Введення на підставі», то під час його створення слід обирати вид надходження «За ордером» і зазначити документ «Прибутковий ордер на товари» з видом операції «Від постачальника».

  Автоматичне заповнення документа можна виконати за кнопкою «Заповнити» «Заповнити за прибутковим ордером».

Вибуття товарів з використанням видаткових ордерів

Оперативне відвантаження в натуральному вимірі (лише кількість) здійснюється документом «Видатковий ордер на товари».

Рішення про використання схеми «вибуття за ордером» так само, як і під час надходження, може прийматися на рівні конкретної фінансової операції.

Приклад

На підприємстві використовують ордерну схему складського обліку. Менеджер спочатку оформляє фінансові документи на відвантаження товарів покупцеві. Після отримання повної оплати за відвантажені товари комірник оформляє видачу товарів зі складу.

• Реєстрація інформації про вартість товарів і суму взаєморозрахунків із контрагентом-покупцем виконується документом «Реалізація товарів і послуг» з видом відвантаження «За ордером» (Рис. 4).
• 
  Рисунок 4 документ «Реалізація товарів і послуг» з видом реалізації «За ордером»
  
  
• Оплата від покупця за відвантажений товар відображається за допомогою документа «Платіжне доручення вхідне» з видом операції «Оплата від покупця».

• З методикою відображення оплати покупця за відвантажені товари можна ознайомитися в статті «Безготівковий рух грошових коштів оплата від покупця».
  
  

• Реєстрація факту відвантаження товарів зі складу виконується за допомогою документа «Видатковий ордер на товари» (Рис. 5).

• Документ «Видатковий ордер на товари» може бути введено до інформаційної бази як з використанням механізму «Введення на підставі» документа «Реалізація товарів і послуг», так і у вигляді самостійного документа.

  Під час використання методу «Введення на підставі» до документа «Видатковий ордер на товари» не лише копіюються всі необхідні дані, а й установлюється правильний вид операції.

  Якщо документ «Видатковий ордер на товари» формується без використання механізму «Введення на підставі», то під час його створення слід обирати вид операції «Видаток за накладною» і зазначити документ «Реалізація товарів і послуг».

  
  Рисунок 5 – документ «Видатковий ордер на товари» з видом операції «Видаток за накладною»

Ще один варіант списання зі складу за ордером – це повернення тих ТМЦ, які були прийняті на склад за прибутковим ордером і на які зрештою так і не були оформлені фінансові товарні документи.

У цьому разі такі рухи жодним чином не відображаються фінансовими товарними документами.

На підставі одного прибуткового ордера може бути введено необмежену кількість видаткових ордерів на товари (Рис. 6). При цьому в програмі передбачено автоматичний контроль кількості товарів, що повертаються.

Рисунок 6 – формування видаткових ордерів на повернення товарів

У разі якщо поверненню підлягають ті товари, що надійшли за прибутковим ордером, але вже оформлені фінансові документи надходження, потрібно використовувати схему, що використовується під час повернення придбаних товарів.

Під час проведення видаткового ордера система контролює відповідність асортименту та кількості номенклатури у фінансовому документі й ордері. У разі спроби списати інші найменування або більшу кількість в оперативному режимі документ не проведеться і буде видано відповідне повідомлення.

Переміщення товарів між складами з використанням ордерів

Під час оформлення переміщення товарів між складами (місцями зберігання) можливе застосування двох схем:

• Без застосування ордерів. Вид операції документа «Товари»;

• При цьому списання товарів зі складу-відправника та оприбуткування на склад-одержувач здійснюється одночасно в момент проведення документа. У цьому разі відразу формуються рухи з переміщення кількості та собівартості (якщо ведеться управлінський партійний облік у розрізі складів і партії списуються під час проведення документів) між складами. Така операція може реєструватися для складів будь-якого виду.
  
  

• Із застосуванням «ордерної» схеми. Вид операції документа «Товари за ордерами» (Рис. 7).
• 
  Рисунок 7 – документ «Переміщення товарів» з видом операції «Товари за ордерами»

Різниця між цими схемами виявляється в такому:

• оперативний документообіг;

• Ордерна схема переміщення має велике значення для оперативного відображення руху запасів, особливо якщо існує значний часовий розрив між вибуттям ТМЦ з одного складу та надходженням на інший склад.

  Важливо! Є лише обмеження в застосуванні цієї схеми – не можна переміщати товари за ордерами зі складу виду НТТ.

• рухи в управлінських регістрах накопичення.

З погляду регламентованого обліку всі проводки та рухи в регістрах накопичення в будь-якому разі формуються відразу документом «Переміщення товарів».

Якщо обрано вид операції «Товари за ордерами», то оформлення операції здійснюється у три етапи:

• оформлення документа «Переміщення товарів» зі складу-відправника на склад-одержувач. В управлінському обліку рух ТМЦ не здійснюється;
• оформлення документа «Видатковий ордер на товари» за складом-відправником. В управлінському обліку виконується списання ТМЦ зі складу-відправника;
• оформлення документа «Прибутковий ордер на товари» за складом-одержувачем. В управлінському обліку виконується надходження ТМЦ на склад-одержувач.

Переміщення вартості ТМЦ (партій) зі складу-відправника на склад-одержувач відображається в управлінському обліку в тому разі, якщо в налаштуванні облікової політики увімкнено прапорець «Вести партійний облік за складами».

У конфігураціях передбачено можливість відображати операції переміщення зарезервованих товарів, зокрема із застосуванням ордерної схеми.

Заповнення реквізиту табличної частини «Документ резерву» здійснюється за такими правилами:

• якщо переміщуються запаси, на які ще не оформлено фінансові документи надходження, але які заборонено використовувати до оформлення таких документів (увімкнено прапорець «Без права продажу»), то в табличній частині документа в реквізиті «Документ резерву» слід зазначати документ виду «Прибутковий ордер на товари»;
• якщо переміщуються зарезервовані під замовлення покупця товари, то в табличній частині обирається конкретний документ виду «Замовлення покупця».

В інших випадках документ резерву не зазначається.

Товари, на які вже виписано фінансові документи продажу, але відвантаження за ордером ще не оформлено, переміщенню зі складу на склад не підлягають. Реквізит шапки «Внутр. замовлення» призначений для зазначення того, що це переміщення є виконанням внутрішнього замовлення зі складу-одержувача.

Під час оформлення переміщення товарів до НТТ у табличній частині документа «Переміщення товарів» з'являється обов'язкова для заповнення колонка для зазначення цін продажу. При цьому переміщати можна лише товари з вільного залишку

З методикою відображення операцій переміщення товарів і використанням ордерної схеми можна ознайомитися в статтях:

• «Оформлення переміщення товарів, що надійшли за прибутковим ордером»;
• «Списання партій під час переміщення товарів за ордерною схемою».

Аналіз інформації

Для аналізу інформації про обсяги закупівель і продажів товарів у розрізі прибуткових і видаткових ордерів на товари можна скористатися такими спеціалізованими звітами:

• Звіт «Відомість за товарами на складах» (Рис. 8).

• Для того щоб у звіті виводилася інформація про документи руху, за якими здійснювалися надходження та відвантаження товарів, у налаштуваннях звіту на вкладці «Поля» до списку треба додати поле «Документ руху (реєстратор)».

  
  Рисунок 8 – звіт «Відомість за товарами на складах»

  У звіті «Відомість за товарами на складах» можна вивести дані про залишки товарів з розподілом за складами на певну дату.

  Важливо! Слід звернути увагу, що під час використання ордерної системи товари, що надійшли за ордером, відображатимуться у звіті, навіть якщо фінансовий документ ще не оформлено. А ось під час реалізації за ордером навіть за виписаного документа «Реалізація товарів і послуг» товари із залишків не списуються. Залишок товарів зменшиться лише після виписування «Видаткового ордера на товари».

• Звіт «Відомість за партіями товарів на складах» (Рис. 9).

• Для того щоб у звіті виводилася інформація про документи руху, за якими здійснювалися надходження та відвантаження товарів, у налаштуваннях звіту на вкладці «Поля» до списку треба додати поле «Документ руху (реєстратор)».

  
  Рисунок 9 – звіт «Відомість за партіями товарів на складах»

  Звернути увагу! Якщо під час списання (реалізації) товарів недостатньо залишків на складах, то в кількісному вимірі буде списано кількість за документом (за неоперативного проведення), а за партіями буде списано лише наявні залишки – ті, які система зможе розподілити за доступними для списання партіями. Тобто за вартісними товарними регістрами накопичення списання «в мінус» не здійснюється, а за кількісними – цілком допустимо. Отже, за некоректного обліку можна отримати різну кількість товарів у звітах за залишками/оборотами на складах і у звіті про собівартість.

  Коректність даних у звіті забезпечується лише після відновлення послідовностей партійного обліку за допомогою обробки «Проведення за партіями» без службових повідомлень про несписані партії.
  
  

• Звіт «Відомість за товарами до отримання» (Рис. 10).

• У звіті «Відомість за товарами до отримання» можна вивести дані про залишки невідфактурованих товарів, отримання яких оформлено за допомогою документа «Прибутковий ордер на товари».

  Інформація у звіті свідчить про товари, що надійшли на склад і не оформлені фінансовими документами. Вид операції ордера (від постачальника, від підзвітної особи або від покупця) можна побачити у звіті, задавши в угруповання налаштувань звіту поле «Документ отримання.Вид операції».

  
  Рисунок 10 – звіт «Відомість за товарами до отримання»