Облік безготівкових грошових коштів. Надходження грошових коштів

Налаштувальні параметри

Обробка «Виписка банку»

Оплата від покупця платіжною карткою

Аналіз рухів грошових коштів

Відображення операцій надходжень безготівкових грошових коштів на розрахункові рахунки підприємства оформлюється такими видами документів:

• "Платіжне доручення вхідне";

• "Акредитив отриманий";

• "Платіжна вимога виставлена";

• "Оплата від покупця платіжною карткою";

• "Платіжний ордер: Надходження грошових коштів" (використовується при частковій оплаті банком розрахункових документів).

Передбачено такі варіанти господарських операцій, що відображаються документами надходження грошових коштів:

• оплата покупця –“ застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду "З покупцем" або "З комісіонером";

• повернення грошових коштів постачальником –“ застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду "З постачальником" або "З комітентом";

• розрахунки за кредитами та позиками –“ застосовується для зміни взаєморозрахунків за договорами виду «Інше» за статтею "Розрахунки за кредитами та позиками" - отримання кредиту або повернення підприємством контрагенту кредиту;

• інше надходження безготівкових грошових коштів –“ застосовується для введення початкових залишків і переміщення грошових коштів між розрахунковими рахунками організації;

• інші розрахунки з контрагентами –“ застосовується для розрахунків за договорами з видом "Інше";

• надходження оплати за платіжними картками –“ застосовується при надходженні грошових коштів від банку –“ еквайрингу.

Одночасно один документ підсистеми може зареєструвати й обробити лише одну з вищеописаних операцій.

Розглянемо основну функціональність документів на прикладі документа "Платіжне доручення вхідне".

"Платіжне доручення вхідне"

Вибір варіанта використання конкретного документа здійснюється з меню, що випадає за кнопкою "Операція". Залежно від виду операції може знадобитися заповнення різних додаткових реквізитів. Наприклад, контрагента, від якого надійшли гроші, та інших параметрів взаєморозрахунків (договору, угоди, документів розрахунків).

Валюта платежу визначається валютою вибраного розрахункового рахунку організації. Якщо документ проводиться за бухгалтерським обліком, то валюта платежу повинна збігатися з валютою регламентованого обліку для договорів, які не належать до зовнішньоекономічних. Заповнення банківського рахунку контрагента не є обов'язковим.

При відображенні операцій за розрахунками з контрагентами у платіжних документах є можливість:

• відобразити оплату за одним договором (угодою, документом розрахунків з контрагентами);

• розбити суму платежу за кількома договорами (угодами, документами розрахунків з контрагентами);

• вибір варіанта відображення платежу здійснюється вибором значення реквізиту 'Редагувати":

  • без розбиття;

  • списком.

  • вибір договору (угоди), на який слід віднести платіж, можна зробити:

  • або вручну, зокрема за допомогою кнопки "Підбір";

  • або автоматично за кнопкою "Заповнити" –“ результат автозаповнення також може бути відредагований користувачем.

Документ "Платіжне доручення вхідне": список

При автоматичному заповненні за кнопкою "Заповнити" з'являється діалогове вікно налаштування, у якому потрібно вказати такі параметри автозаповнення:

• спосіб заповнення:

  • за поточною заборгованістю –“ аналізуватиметься наявна на момент заповнення заборгованість;

  • за запланованими надходженнями грошових коштів –“ аналізуватимуться сформовані заявки, незалежно від того - чи буде оплата погашати заборгованість, чи це авансовий платіж.

Заповнення –“ це налаштування визначає, з якого регістру обліку взаєморозрахунків підбиратимуться заборгованості. Налаштування доступне лише в тому разі, якщо вибрано "Спосіб заповнення" = "За поточною заборгованістю":

• за фактичною заборгованістю –“ аналізуватиметься стан регістру "Взаєморозрахунки з контрагентами";

• за оперативною заборгованістю (з урахуванням замовлень) –“ аналізуватиметься стан регістру "Розрахунки з контрагентами";

Налаштувальні параметри

Список налаштувальних параметрів залежить від вибраного значення в першій групі реквізитів.

1.Якщо вибрано "За поточною заборгованістю":

• спочатку ранні заборгованості –“ заборгованості погашатимуться за методом FIFO;

• спочатку пізні заборгованості –“ заборгованості погашатимуться за методом LIFO;

• за табличною частиною документа –“ заборгованості погашатимуться в порядку розташування договорів та угод у табличній частині платіжного документа, який задає користувач;

2. Якщо вибрано "За запланованими надходженнями грошових коштів":

• за зростанням дати запланованого надходження;

• за спаданням дати запланованого надходження.

3. За встановленого прапорця "Підбирати суму" –“ суми платежу підбираються за встановленими вище правилами до досягнення заданої користувачем суми.

4. Облік запланованих рухів грошових коштів:

• підбирати заплановані надходження грошових коштів;

• не перевищувати запланованих значень –“ якщо прапор встановлено, то частина суми платежу, що не покриває наявні плани надходження грошових коштів, залишиться без розшифровки, тобто підбір здійснюватиметься лише в межах запланованих •ў надходжень грошових коштів;

5. Спосіб підбору:

• за сумою платежу;

• за сумою взаєморозрахунків;

• лише включені до платіжного календаря. Аналізуватимуться лише заявки, у яких включено прапор "Включати до платіжного календаря".

На вкладці "Відбір договорів" можна відібрати договори контрагентів за деякими заданими параметрами договорів.

У загальному випадку проведення документа за податковим обліком можливе лише за включеного прапорця "Відобразити в бухгалтерському обліку". Але якщо організація є фізичною особою-платником єдиного податку (СПДФО), то допускається проведення грошових документів лише за оперативним і податковим обліком. Вони мають право не вести бухгалтерський облік, а податковий облік для них - це облік єдиного податку. Якщо для організації, від імені якої ведеться облік, у податковій обліковій політиці вибрано схему оподаткування "Єдиний податок", то в платіжних документах з'явиться обов'язковий для заповнення реквізит "Стаття декларації з єдиного податку".

При вибраному виді операції "Інше надходження безготівкових грошових коштів" в обліку відображається лише збільшення залишку грошових коштів на розрахунковому рахунку. У цьому разі платника можна не вказувати.

Важливо! Цей режим можна використовувати для внесення початкових залишків безготівкових грошових коштів при старті інформаційної системи.

Іншим призначенням цього виду операції є оформлення переміщень грошових коштів між розрахунковими рахунками організації. Така господарська операція виконується у два етапи:

• списання грошових коштів з одного розрахункового рахунку організації: "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Інше списання безготівкових грошових коштів";

• зарахування грошових коштів на інший розрахунковий рахунок організації: "Платіжне доручення вхідне" з видом операції "Інше надходження безготівкових грошових коштів".

Перекидання грошей між розрахунковими рахунками різних організацій підприємства для коректності відображення в регламентованому обліку має оформлюватися як операція розрахунків з контрагентами.

Обробка «Виписка банку»

Акцептувати платіжні документи можна інтерактивно у формі документа, шляхом встановлення прапорця оплати та зазначення дати руху грошових коштів. Такий підхід може бути незручним, оскільки час користувачів при цьому витрачатиметься на пошук потрібних документів. Зручніше вирішувати це завдання за допомогою обробки "Виписка банку".

Оплата від покупця платіжною карткою

Документ "Оплата від покупця платіжною карткою" призначений для фіксації оплати від покупця, у разі якщо покупець розраховується за допомогою платіжної картки. При цьому покупцем може бути як фізична, так і юридична особа. Документ може бути створений як незалежно у списку документів, так і за допомогою введення на підставі документа відвантаження "Реалізація товарів і послуг" або на підставі угод ("Рахунки на оплату покупцю", "Замовлення покупця").

Документ має два види операції: "Оплата від покупця" та "Повернення грошових коштів покупцю". Вкладка "Основна" заповнюється аналогічно документу "Платіжне доручення вхідне". На вкладці "Еквайринг" зазначається договір еквайрингу (укладений з контрагентом банком, який надає цю послугу, у межах договору з видом "Інше"), і вид оплати (найменування платіжної картки). Сума торговельної поступки розраховується автоматично за даними, введеними в договорі еквайрингу. При проведенні документа зменшується заборгованість покупця на зафіксовану суму оплати та на цю ж суму збільшується заборгованість банку-еквайрера.

Надходження грошових коштів від банку-еквайрера оформлюється документом "Платіжний ордер: надходження грошових коштів" або "Платіжним дорученням вхідним" з видом операції "Надходження оплати за платіжними картками". У цьому документі зазначається сума грошових коштів, перерахована банком за договором еквайрингу. Сума зазначається за вирахуванням суми оплати послуг банку. На вкладці "Облік витрат" зазначається сума оплати послуг банку (сума торговельної поступки). Також на цій вкладці можна зазначити ті аналітичні розрізи витрат, на які буде списано суму торговельної поступки: стаття витрат, номенклатурна група, підрозділ.

Для сторнування оплати від покупця, здійсненої платіжною карткою, оформлюється документ "Оплата від покупця платіжною карткою" з видом операції "Повернення грошових коштів покупцю". При проведенні документа буде зменшено борг банку перед підприємством. Документ може бути введений на підставі того документа "Оплата від покупця платіжною карткою", яким була зафіксована оплата за платіжною карткою.

При проведенні грошових документів надходження реєструється така інформація:

• якщо встановлено лише прапорець "Відобразити в оперативному обліку":

  • реєструється намір отримання грошових коштів, тобто неакцептоване надходження грошей (прихід у залишковому регістрі накопичення "Грошові кошти до отримання");

  • реєструється прогноз (намір) зміни розрахунків із контрагентом - зменшення заборгованості контрагента (видаток у залишковому регістрі накопичення "Розрахунки з контрагентами"). Крім випадків, коли вибрано операцію "Інше надходження безготівкових грошових коштів";

• якщо встановлено лише прапорець "Оплачено":

  • реєструється фактичне збільшення залишку грошових коштів (прихід у залишковому регістрі накопичення "Грошові кошти");

  • реєструється здійснення операції оплати - акцепту платежу (видаток у залишковому регістрі накопичення "Грошові кошти до отримання");

• якщо встановлено обидва прапорці - і "Оплачено", і "Відобразити в оперативному обліку":

  • реєструються намір (неакцептований платіж) та його акцепт (прихід і видаток у регістрі накопичення "Грошові кошти до отримання");

  • реєструється фактичне збільшення залишку грошових коштів (прихід у залишковому регістрі накопичення "Грошові кошти");

  • реєструється для цілей аналізу рух грошей у розрізі статей руху, контрагентів та угод, проєктів (запис в оборотному регістрі накопичення "Рух грошових коштів");

  • реєструється фактичне зменшення заборгованості контрагента (видаток у регістрі накопичення "Взаєморозрахунки з контрагентами");

  • реєструється план (намір) зміни розрахунків із контрагентом –“ зменшення заборгованості контрагента (видаток у залишковому регістрі накопичення "Розрахунки з контрагентами"). Крім випадків, коли вибрано операцію "Інше надходження безготівкових грошових коштів".

Аналіз рухів грошових коштів

Аналіз інформації за операціями надходження грошових коштів можна провести за допомогою різних звітів. Проаналізувати обороти та залишки за грошовими коштами можна за допомогою звіту "Відомість за грошовими коштами". Якщо необхідно проаналізувати рух грошей у розрізі статей руху, у розрізі контрагентів та угод, валют, розрахункових рахунків або напряму руху, то потрібно скористатися звітом "Рухи грошових коштів".

Звіт призначений для детального аналізу руху грошових коштів підприємства за певний період часу. Джерелом даних для звіту є регістр "Рухи грошових коштів". У цьому регістрі зберігається найповніша інформація щодо надходжень і платежів підприємства, згрупована:

• з одного боку, за реквізитами руху грошових коштів (форма оплати, розрахунковий рахунок (каса), стаття руху грошових коштів),

• з іншого боку, за реквізитами платника/одержувача (контрагент, договір контрагента, угода).

Також у звіт може бути виведена докладна інформація як за документами обліку фактичного руху грошових коштів (банківські та касові документи), так і за документами, якими ці платежі планувалися. Таким чином, наприклад, можна визначити співвідношення між обсягами платежів, здійснених за заявками на витрачання коштів, і незапланованими платежами (за якими заявки не оформлялися). Звіт виводиться у вигляді крос - таблиці. Додатково результати звіту можуть бути згруповані за часовими періодами (день, тиждень, місяць тощо).

Інформацію про неакцептовані платежі надають звіти "Неоплачені вихідні платежі" та "Неоплачені вхідні платежі". Ці звіти відображають стан регістрів "Грошові кошти до списання" та "Грошові кошти до отримання" відповідно.

У ньому можна встановити відбір різного виду, можна змінювати групування рядків і стовпців. Наприклад, можна встановити відбір лише за рухами безготівкових грошових коштів і до групування колонок віднести параметр "Банківський рахунок". Звіт сформується в такому вигляді, як показано на рисунку.

Для контролю операцій із грошовими коштами дуже важливо регулярно відстежувати коректне відображення операцій оплати. Тобто щоб грошові документи були вчасно відображені і в оперативному обліку, і за оплатою. Якщо неакцептований документ втратив свою актуальність і з якихось причин гроші не надійдуть найближчим часом - у документі, як мінімум, потрібно скасувати проведення документа, а як максимум - видалити документ оперативного обліку. Якщо ж платіж усе-таки має надійти, але через кілька днів або ще пізніше, то такий план краще зафіксувати за допомогою документа прогнозного шару "Заплановане надходження грошових коштів". У цьому разі у звіті "Платіжний календар" таке надходження відображатиметься, але не спотворюватиме дані оперативного обліку. Контроль незавершених операцій надходження (неакцептовані платежі або документи лише з прапорцем "Оплачено") виконується за допомогою звіту "Неоплачені вхідні платежі". Додатні залишки у звіті - це платіжні документи надходження, проведені за оперативним обліком, але без акцепту (прапорця "Оплачено"), така ситуація може бути в разі, поки платіжки ще не роздруковані й не проведені за банком. Від'ємні залишки показують оплачені платіжні документи, але не відображені в оперативному обліку, така ситуація свідчить про те, що бухгалтер відобразив реальне надходження грошей, але "торговий" менеджер не вніс до документа дані про угоди, у межах яких пройшов платіж, і не встановив проведення за оперативним обліком.