Погашення заборгованості підзвітній особі у разі перевитрати валютних коштів

У цій статті на прикладі службового відрядження за кордон наведено методику погашення заборгованості підзвітній особі в іноземній валюті, якщо працівник витратив більше грошей, ніж йому видано як аванс.

Приклад моделювався в типовій конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України», редакція 1.0. Аналогічний порядок дій застосовний і для типової конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Якщо сума витрачених підзвітною особою грошових коштів перевищила суму у валюті, видану їй перед поїздкою, у цьому випадку працівникові просто відшкодовується сума, витрачена у відрядженні понад суму виданого авансу. Ця норма регламентується п.3.32 Додатка 2 Наказу Міністерства фінансів України № 611 від 26.06.2013.

Видача авансу підзвітній особі в іноземній валюті оформляється:

• документом «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Інші» (Рис. 1), у разі видачі готівкових грошових коштів;
• документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Інші платежі», у разі перерахування грошових коштів на банківські картки.

У документах потрібно зазначити валютний рахунок взаєморозрахунків із працівниками — 362.3 та іноземну валюту. Детальніше про це написано в консультації «Чому в документі «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Розрахунки з працівниками» немає можливості зазначити валюту документа і суму відрядження у валюті?».

Рисунок 1 – видача авансу в іноземній валюті підзвітній особі

Порядок проведення розрахунків із підзвітними особами за банківськими картками описано у статті «Розрахунки з підзвітними особами за банківськими картками».

Під час проведення документа «Видатковий касовий ордер» буде сформовано проведення, що відображає видачу грошових коштів підзвітній особі з каси підприємства (Рис. 2).

Рисунок 2 – проведення документа «Видатковий касовий ордер»

Після повернення з відрядження протягом 3-х банківських днів працівник повинен відзвітувати за відрядження. У конфігурації для цього передбачено документ «Авансовий звіт» з видом операції «Відрядження».

У шапці документа потрібно зазначити працівника, джерело фінансування та в полі «Рахунок працівника» рахунок взаєморозрахунків із підзвітними особами в іноземній валюті – 362.3. Вибір валюти документа виконується у формі «Ціни і валюта», що викликається кнопкою «Параметри документа» на верхній панелі документа. Після зазначення в параметрах документа іноземної валюти, у шапці документа з’явиться поле «Рахунок працівника (грн.)», у якому потрібно зазначити рахунок взаєморозрахунків із підзвітною особою в національній валюті – 362.1.

Інформація про видані аванси заповнюється на вкладці «Аванси» (Рис. 3).

Рисунок 3 – зазначення валюти та документа авансу в документі «Авансовий звіт»

Дані про витрачені у відрядженні кошти заповнюються на вкладці «Основна». За кнопкою «Заповнити» - «Даними відряджень» дати проїзду, проживання та сума добових можуть бути розраховані на підставі строку відрядження, зазначеного у шапці документа, і норм добових, зазначених у довіднику «Класифікатор країн світу» (Рис. 4). Детальніше про це написано в консультації «Як використовується реквізит «Вид витрати» у табличній частині «Основна» документа «Авансовий звіт»?».

Рисунок 4 – зазначення країни та заповнення вкладки «Основна» в документі «Авансовий звіт»

За прикладом працівник у відрядженні витратив на 16 USD більше, ніж отримав авансу. Під час проведення документа «Авансовий звіт» за рахунком взаєморозрахунків 362.1, зазначеним у полі «Рахунок працівника (грн.)», буде сформовано проведення в національній валюті на суму перевищення витрачених грошових коштів над сумою отриманого авансу, за курсом USD на дату документа (Рис. 5).

Рисунок 5 – проведення документа «Авансовий звіт»

Оскільки працівник витратив більше грошей, ніж йому було видано як аванс, необхідно відшкодувати йому цю перевитрату у валюті. Як зазначалося вище, у конфігурації ця операція оформляється документом «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Інші» (Рис. 6) або «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Інші платежі». У параметрах документа потрібно зазначити іноземну валюту та рахунок взаєморозрахунків із працівником у національній валюті – 362.1.

Рисунок 6 – заповнення документа «Видатковий касовий ордер»

Порядок проведення розрахунків із підзвітними особами за банківськими картками описано у статті «Розрахунки з підзвітними особами за банківськими картками».

Під час проведення документа «Видатковий касовий ордер» буде сформовано проведення, що відображає видачу грошових коштів підзвітній особі з каси підприємства (Рис. 7).

Рисунок 7 – проведення документа «Видатковий касовий ордер»

Проаналізувати правильність виконаних дій можна за допомогою стандартних звітів бухгалтерії, які передбачені програмою. Наприклад, за допомогою звіту «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 362» (Рис. 8).

Рисунок 8 – звіт «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 362»